电大专科行政管理《办公室管理》期末考试总汇.docx

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电大专科行政管理《办公室管理》期末考试总汇

《办公室管理》期末复习指导

二、判断题

1、办公室是组织部办文、办公、办事、办会的主要平台。

（）

2、省政府的办公厅比其他厅的行政级别要高。

（）

3、信息调研是办公室的一项具体职能。

（）

4、办公室的工作具有综合性特点。

（）

5、办公室管理要严格按既定条条框框办事，不能用弹性原理。

（）

答案：

1.√．2.×3.√4.√5.×

三、简答题

1、简答办公室的主要特点。

参考答案：

（1）辅助性

（2）综合性（3）服务性

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

参考答案：

办公室人员“善谋”要求：

要善于正确理解领导的意图，替领导呢过滤重要的事务

要参到点子上，谋到关键处，注重谏言技巧；学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合

善谋要避免几个误区：

一是参政意识过度，把自己摆在准领导或副职的位置上。

把幕后工作放到台前。

二是轻易抛出夹生的想法，并强加领导，于工于己都不利。

三是出馊主意，帮倒忙，给单位造成损失，造成被动。

要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

四、设计题

X市政府办公室的助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的副市长叫了过去。

副市长要秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。

助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对副市长说的什么心不在焉。

副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。

面对两位领导几乎同时布置的工作，助理陷入左右为难的境地。

面对这种情况，助理应该怎么办？

参考答案：

1.助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成副市长交办的事项。

2.助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务

3.他人查找完副市长所要的材料后，助理亲自将材料送至副市长处，如果可能，可以顺便把参与查找人员的名字讲一下。

五、案例题

文员小曹向分管营销业务的副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．认为小曹与关系亲近些，支持过，认为小曹有意与他作对；而认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对?

错在哪里?

面对这种情况小曹应该怎么办?

参考答案：

（1）小曹犯了多头请示的错误。

遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按的意见办，不应多头请示；

（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；

（3）两位领导都作了指示，如果通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按的意见办；

（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；

（5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对或作解释。

这是文员执行主要决策人的意见。

二、判断题

1、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。

（）

2、办公应定期检查并核对账单以控制开销。

（）

3、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

（）

4、办公用品的库存管理和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

（）

5、办公设备使用权的获取只能通过购买。

（）

参考答案：

1.×．2.√3.×4.√5.×

三、简答题

1、简述办公室设备使用规。

参考答案：

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的

（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限

（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。

（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。

2、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

参考答案：

（1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。

（2）储藏需要的面积取决于单位的大小

（3）合理摆放。

例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。

（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到

（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将导致纸不能正常的送人打印机或复印机中。

四、设计题

设计一份A4白文件纸库存记录卡

参考答案：

库存记录卡库存参考号B4

项目A4白文件纸最大库存量100令

最小库存量15令

单位数量（1令=500页）再订货量25令

日期

接受

发放

接受数量

发票号

供应商

发放数量

申请号

个人/部门

余额

第三章政务性工作实务

三、简答题

1.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

参考答案：

（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求

（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段，主要撰写调研报告

2.简述办公室督查工作的方式。

参考答案：

（1）现场督查

（2）会议督查（3）书面督查（4）督查

三、简答题

1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别

参考答案：

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。

2.简述信访工作中网络来信的处理要求

参考答案：

（1）定时打开信箱，及时处理电子

（2）重要信访，及时报请

（3）转办信访，跟踪督办

（4）网络保密，脱机阅读

3.简述第三代时间管理的ABCD法则及其容

参考答案：

第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则

A．重要且紧急——必须立刻做。

这是第一级的优先管理，又称危机管理

B．紧急但不重要（如有人因为打麻将三缺一而紧急约你，有人突然打请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压力，就应该讲其当成紧急的事情去做，不要拖延。

D．既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲功夫再说。

四、设计题

1.设计一份记录单

参考答案：

来电人

单位部门

来电时间

年月日时分

通话地点

来电人地点

通话要点

1、

2、

3、

结束时间

年月日时分

处理要点

1、交由进行处理

2、请尽快处理

记录人

2.设计一个开业典礼的筹备工作流程

参考答案：

开业典礼的筹备工作流程：

开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中贴开业告示）→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作

3.设计一个新闻发布会的筹备流程

参考答案：

主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划

五、案例分析题

1.新加坡利达公司销售部新聘任了文员小姐，试用期三个月。

小姐大专刚毕业，比较单纯，经理鼓励她努力干。

某一天，经理外出了，小姐正在公司打字，铃响了，小姐与来电者的对话如下：

来电者：

“是利达公司吗？

”小姐：

“是。

”来电者：

“你们经理在吗？

”小姐：

“不在。

”来电者：

“你们是生产塑胶手套的吗？

”小姐：

“是。

”来电者：

“你们的塑胶手套多少钱一打？

”小姐：

“1.8美元。

”来电者：

“1.6美元一打行不行？

”小姐：

“对不起，不行的。

”说完，“啪”挂上了。

经理回来后，小姐也没有把来电的事告知经理。

过了一星期，经理提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。

小姐突口而出：

“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。

”经理当即脸色一变说：

“你被解雇了”小姐哭丧着脸说：

“为什么？

”问题：

小姐被解雇，你认为她犯了哪些错？

参考答案：

（1）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；

（2）该记的没有记录（对方的、公司、）；

（3）该说的没有说（没有及时向上司汇报）；

（4）不该说的却说了（价格上的自作主，不向上司请示）；

（5）不懂得保护自己（即使自己自作主拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；

（6）礼仪方面，铃响了没有自报家门；

（7）不等对方说完，就“啪”挂上。

2.爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，铃响了，拿起，丁秘书听着对方的声音，辨别出又是那位推销员朱磊打来的。

第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这不是经理正在等的，也不是紧急要事。

于是她说：

“很抱歉，经理不在。

请你留下、地址、回电，我会转达给经理的。

”可对方非要找经理本人不可。

挂断，丁秘书就此事汇报了经理。

经理听后，告诉她，曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。

十天前，朱磊又来了，丁秘书说：

“对不起，经理仍然不在。

我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！

”随即，主动挂断了。

现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？

问题：

（1）文秘人员接听时，首先应做些什么？

结束后又应该怎么做？

（2）假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？

（3）文秘人员怎样审查来电？

具体做法怎样？

（4）文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？

参考答案：

（1）文秘人员接听时，首先应自报家门。

挂断应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。

丁秘书做错了。

（2）丁秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。

在朱磊第三次来电时，丁秘书应该说：

“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。

请你以后不要来了。

如果情况有了变化，我会主动与你联系的。

谢谢！

”

（3）审查来电时应询问对方的、单位、来电事由、回电，然后请示上司是否想与对方通话。

如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。

（4）在中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。

3．某国营企业总经理办公室人员小正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。

小客气地请小林坐下，说：

“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。

小林就滔滔不绝地讲了起来。

小一边听，一边看报表。

小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能?

你是大材小用，为什么不去大公司呢?

’’小的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。

小说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。

正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。

小在一边干着急，不知道怎么办才好……

你认为小在这两件事上做得怎么样?

他有什么失误，他应该怎么做才对。

参考答案：

（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主；

（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；

（3）对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；

（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；

（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；

（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。

4.小受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小才与之相握。

小一把拿过客人的行，放入汽车的行箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：

“坐在这里视野好。

”而后，自己坐到汽车后排座位上。

一路上，小非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。

小有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么

你认为小的举止是否合乎礼仪？

为什么？

小应该怎么做才是正确的？

参考答案：

（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；

（2）在替客人拿行前应征求同意；“我替你拿可以吗？

”

（3）哪些行可以放入行箱中也要征得同意；

（4）司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；

（5）客人应该坐后排，小应该坐副驾驶座；

（6）客人公司的一些容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；

（7）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。

二、判断题

1、狭义的文件即指公文。

（）

2、公文行文时越级行文是普遍现象。

（）

3、办文能力就是指写文能力。

（）

4、意向书简单而言就是传递意向的文书。

（）

5、协议书本身与合同的法律效力是一样的。

（）

参考答案：

1.√2.×3.×4.√5.×

三、简答题

1、简要回答公文写作的五部曲。

参考答案：

第一步，领悟领导意图。

要求：

准确、全面、提炼、增加贴近度；

第二步，站在领导角度考虑问题

第三步，把握常用思维方法：

模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。

第四步，牢记拟写公文要素及要求

第五步，符合国家公文格式标准

2、简要回答起草请示的“五步棋”。

参考答案：

因为什么请示——对于原因、目的的说明

请示什么问题——提出请示的主题容

怎样解决问题——提出解决问题的建议与方案

请求上级回复——结尾用语的使用

有无附加需要说明——根据需要确定附件的使用与否

四、案例分析题

　　公司经理在星期一早上告诉文员小，星期四上午9：

00到11：

00召开销售员会议，要求小通知有关人员。

小刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。

接下来小忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

　　一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：

“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。

”

　　星期四上午8：

30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。

9：

00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：

00见面。

到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。

公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。

经理对小非常不满。

　　问题：

你认为小究竟错在哪些地方？

正确的做法应该是怎样的？

参考答案：

（1）应该搞清销售员的人数和，准备这份；

（2）打印好书面通知；

（3）在三天，当面发放通知或通知（中需要对方确认时间、地点、容等）到上的每一个人；

（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；

（5）通知上应会议的时间（开始到结束时间）、地点；

（6）应详细写清会议容，应做好那些准备；

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作。

会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。

参考答案：

1.会议通知缺少主题（议题））；

2.时间上缺少从几点到几点；

3.请哪些人出席不明确；

4.发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释；

⑸.如本人不在，应请代收人（或秘书）签字，打确认是否出席。

二、判断题

1、上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。

（）

2、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。

（）

3、档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关。

（）

4、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。

（）

5、电子文档不存在销毁问题。

（）

参考答案：

1.√2.√3.×4.√5.×

三、简答题

1、简述公文校对工作要求。

参考答案：

（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；

（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；

（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理；

（4）需要使用标准校对符号；

（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错

2、简答电子公文处理过程的五个环节。

参考答案：

创建：

根据一定的规则建立电子公文的过程

办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作

交换：

按始发者意图进行跨系统的公文传递

归档：

依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储

销毁：

依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除

四、设计题

设计一份归档文件目录

参考答案：

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

二、判断题

1.办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。

（）

2.危机的诱致因素是组织外部环境变化，组织部管理都是预防危机的。

（）

3.危机管理是指当组织发生了危机组织和公众利益的各种矛盾、纠纷、重大突发性事件时，及时采取有效手段，以最快的速度、最大的努力，降低损失、重塑形象的过程。

（）

4.请人勿送的常用礼貌用语是说“留步”。

（）

参考答案：

1.×2.×3.√4.√

三、简答题

简述公共关系的三大构成要素及其原则

参考答案：

1.三大构成要素是：

主体：

社会组织；

客体：

公众；

手段：

传播途径

2.公共关系原则：

公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。

二、判断题

1.会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。

（）

2.会议的主办者就是会议的主持者。

（）

3.大型会议的主持人宣布会议闭幕，通常对会议举办者而言会议的基本流程即告终结。

（）

4.大型会议应设立会务组、秘书组、接待组等筹备组织机构。

（）

参考答案：

1.√2.×3.×4.√

三、简答题

1.衡量会议质量的会前基本标准有哪些？

参考答案：

会议是否确有召开的客观必要；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件

2.简述会议的积极作用。

参考答案：

（1）交流信息，互通情报

（2）发扬民主，科学决策

（3）增强友谊，促进团结

（4）统一认识，协调行动

（5）带动消费，促进经济

3.简述会务管理的要求。

参考答案：

（1）会前的最后检查：

工作认真负责、细心、耐心

（2）组织签到和登记：

任劳任怨能连续作战

（3）做好联络协调：

沟通协调能力强

（4）会议记录与保密：

业务素质与原则性

（5）会议后勤保障：

服从分配协作意识好