电子文件归档与管理办法.docx

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电子文件归档与管理办法

双流县国土资源局

电子文件归档与管理办法

第一章总则

第一条为适应信息化建设和电子政务建设的需要,规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令）,结合我局实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。

第三条本办法适用于本局范围内的各科（室）、队、所、中心。

第二章电子文件归档与管理体系

第四条建立与本单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员联系制度，保证解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第五条严格的管理制度,采取切实有效的技术措施，在软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统,保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。

第六条电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。

第七条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。

具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等,同步归档保存。

第八条对只有电子签章的电子文件,归档时应当附加具有法律效力的非电子签章,以保证电子文件的凭证作用.对电子文件中使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认.

第三章电子文件的真实性、完整性和有效性

第九条电子文件的形成单位，应当采取可靠的安全防护技术措施,保证电子文件的真实性.

（一）建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。

（二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

（三）对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。

（四）对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。

第十条从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合下列规范要求,具有完整性。

（一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。

（二）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。

（三）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。

（四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

（五）电子文件形成人员及时对修改的重要文稿进行逻辑归档,正式文本随后物理归档.按照档案部门给定的全宗号、归档范围登记并归档.

（六）采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

第十一条局档案室应当配备满足存贮要求的大容量内存和单独的计算机、服务器，并联入电子政务内网。

（一）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数。

（二）办公自动化软件系统及档案管理软件系统应当提供严格的操作权限管理，能对各功能模块的操作权限进行严格控制，对操作的数据范围进行读、写控制.

（三）对于加密电子文件,应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的,应当将其解密程序同时归档。

（四）档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业.

第四章电子文件的数据结构及通用格式

第十二条不同类型电子文件的收集应当遵循如下数据结构：

（一）收文的数据结构

收文的数据结构包括收文登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。

其中,文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理项包括文件来源分类、收文日期、收文号、收文者、拟办意见、领导批示、主办部门、协办部门、处理结果；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。

（二）发文的数据结构

发文的数据结构包括发文登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。

其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识;文书处理项包括主办部门、协办部门、起草人、修改人、审核意见、签发意见、打字人、登记日期、发往单位、抄送单位；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号.

（三）会议及其他文件材料的数据结构

包括会议及其他文件材料登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。

其中,文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识

第五章电子文件的收集与积累

第十三条电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。

（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应当保留。

正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行全文数字化工作，则应当将纸质文件与数字化后的电子文件一同保存。

（二）套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的元数据保存.

（三）电子文件在形成、接收时就要制作备份.在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的,都必须制作备份。

对已经办理完毕的电子文件,无论有没有归档，都要定期制作备份.

第十四条电子文件的登记

电子文件登记表应当与电子文件同时保存。

第六章电子文件的归档

第十五条归档要求

电子文件由本单位的档案室集中归档。

形成的电子文件应当定期把电子文件向档案室移交，并存储到符合保管期限要求的脱机载体上.

第十六条电子文件鉴定

电子文件的归档范围参照省市县关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应当包括相应的背景信息和元数据。

第十七条归档时间与方法

（一）电子文件可以实时归档，也可以按照纸质文件的规定完成归档.

（二）电子文件归档时,应当对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：

硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

（三）电子文件的归档，按照归档分类方案所设置的鉴定标识（归档分类代码）进行。

第十八条归档步骤

采用的载体，按优先顺序依次为：

只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体.

第七章归档电子文件的利用与统计、分析

第十九条电子文件的利用

（一）归档电子文件的封存载体不外借。

未经审批同意,任何单位或者个人不允许擅自复制电子文件。

（二）利用电子文件应当使用拷贝件。

（三）具有保密要求的电子文件采用联网方式利用时，应当遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施.

（四）利用电子文件不得超出权限规定范围。

第二十条归档电子文件的鉴定销毁

（一）归档电子文件的鉴定销毁,参照省市县有关档案鉴定销毁的规定执行，并且应当在办理审批手续后实施。

（二）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上,应当连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十一条统计、分析

（一）档案保管部门应当及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

（二）档案管理软件应当能提供对归档电子文件的数据分析和利用情况分析。