渠道部商务工作手册.docx

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渠道部商务工作手册

渠

道

部

商

务

工

作

手

册目录

一、渠道部商务工作职责分工………………………………………3

二、订单事宜……………………………………………………4

1、订单处理流程…………………………………………4

2、订单处理及注意事项…………………………………5

3、审单……………………………………………………7

三、对帐…………………………………………………………8

四、应付帐款统计………………………………………………9

五、返款统计……………………………………………………10

六、增值税票统计………………………………………………11

七、总价格单整理………………………………………………11

八、报量系统……………………………………………………12

1、ASUS……………………………………………………12

2、THINK……………………………………………………

3、DELL………………………………………………………

九、家电下乡事宜………………………………………………

十、以旧换新事宜………………………………………………

十一、调货………………………………………………………

十二、快件收发……………………………………………………

渠道部商务工作职责分工

一、商务王慧霞

1、返款统计

2、调货

3、总价单整理

4、渠道分销各商务人员工作监控

二、商务张莉——刘建国、王苏江

1、订单处理

2、审单

3、报量

4、价保核对

5、增票统计与催收

6、家电下乡

7、以旧换新

8、快件收发

9、配合产品经理处理一切后勤工作

三、商务胡涛——熊红中、宗国强、陈志华

1、订单处理

2、审单

3、报量

4、价保核对

5、对帐

6、应付款统计

7、财务所需要材料及其它资料提供

8、快件收发

9、配合产品经理处理一切后勤工作

四、商务李洁茹——李丹

负责SONY产品线一切商务工作

订单处理流程

产品经理写单

↓

商务处理订单

↓

订单状态跟踪

↓

货物到库

↓

物流部入库

↓

商务审单

↓

物流执单

↓

订单完成

订单处理及注意事项

●在进入订单处理之前请仔细阅读订单注意事项：

1、核对价格：

必须要保证手上的订单与网上订单价格完全相等，THINK订单核对价格时须将包鼠与机器成套价格加总来进行核对。

DELL台机系统上均是标配自带显示器，下单时只需下主机即可，核对价格时将显示器与主机价格加总进行核对。

2、下单过程中碰到如系统问题、赠品未知下单编码、或一个型号有两个及两个以上选择不确认时都可直接找对方商务或业务员咨询。

3、华硕机器除了华捷订货，翰林汇及联强网单均要同时进入华硕经销商订购系统下P0单。

4、订单跟踪：

订单下好不间隔进入已下订单查看订单状态，了解到货时间及订单是否通过等，及时发现未审核通过的订单，及时进行处理。

5、手工订单：

所有传真的手工订单必须盖合同章，传真完毕后须与对方接洽人员确认是否收到，直到确认订单没问题。

6、下单时有返款未使用的及时使用返款，时刻关注返款使用期限。

●各供应商订单处理及注意事项：

一、翰林汇

网单：

进入系统→订单管理→订单头创建→插入→创建订单行→输入品名→查询→输入数量→搭配关系→插入→（如需再加品名点插入订单行重复前步骤）→提交。

注意事项：

1、账户选择：

帐期下单使用翰云账户；现款下单使用天之宇账户，现款下单在进入订单头创建页面勾选使用现返以使用现金返点，使用现款下单最后点击等款提交。

2、价格问题：

系统默认价格便是下单正确价格，若默认价格与下单价格不一致则在进入订单头创建页面WEB订单类型中选择特殊订单，这样查询出的机型价格便可进行更改。

　　3、查询库存：

数量框右边有供货状态，状态为可以订货则表明南昌库没有库存，状态为数字则表明南昌库现有库存量。

　　　4、提交：

提交时若弹出有效性错误使订单无法提交则点击提交暂挂单。

二、神码

网单：

进入系统→产品描述框输入产品型号→查询→点击左边勾选框→将选中产品加入购物车→继续购物重复前步骤→输入单价与数量→选择送货地址→短信通知项可去除→下一步→信用问题点“是”→点击SBU按扭

注意事项：

1、账户选择：

THINK与LENOVO的机器用天之宇或翰云账户进入北京神州数码有限公司，

DELL机器用美日承账户进入北京神州数码供应链服务有限公司，三星机器用翰云账户进入神州数码有限公司。

2、价格问题：

系统默认价格非正确价格，下单价格均按手动输入为准，手动输入价格时若不下包鼠，则用包、鼠及机器价格总和做为下单价格，并在备注里注明请对方后台为我们在订单上加上包鼠。

三、长虹佳华

网单：

DELL：

进入DELL线系统→右上角选择笔记本或台机→勾选型号→输入数量→添加到购物车→结账

→继续结账→使用现金池返款（现金池奖励任何一项只要有金额的都照填）→付款方式选择电汇→帐期默认是正常，若特殊帐期则选择临时帐期选择天数→若超额度则填写“备货”两字→提交

THINK：

进入THINK武汉专卖→右上角选择海量或渠道进入产品系列→勾选型号→输入数量→添加至购物车→点促销代码→添加促销代码→促销代码框里输入大写“THINK”→应用→项目→结账→继续结账→使用现金池返款（现金池奖励任何一项只要有金额的都照填）→付款方式选择电汇→帐期默认是正常，若特殊帐期则选择临时帐期选择天数→若超额度则填写“备货”两字→提交

注意事项：

1、账户选择：

THINK用翰云账户，HP用天之宇账户，DELL用美日承账户

2、价格问题：

系统默认价格为正确下单价。

四、北京讯宜

网单：

进入系统→服务协议点同意→网站下单→正常下单→类别选择→型号选择→输入数量→增加→下一步→下一步→送出订单

注意事项：

1、账户选择：

通常使用美日承账户，特殊情况美日承因超额超期无法下单时用天之宇账户

五、佳杰

网单：

进入系统→下单管理→普通订单录入→信用帐期→产品线选择→添加→输入型号→查询→确定→输入价格数量→指定签收人汪美红→委托发货否→→运送地址展览中心南厅四楼→生成订单

注意事项：

1、账户选择：

DELL用美日承，HP用天之宇

六、联强

网　　单：

进入系统→产品说明中输入型号→查询→数量→订购→下一步→运交方式联强确认→送货地址→展览中心001室→出货短信删除→送出订单

注意事项：

1、账户选择：

HP用天之宇，ASUS用翰云。

2、ASUS大本不能下网单，只能使用手工单，见手工单模版。

七、伟仕

网单：

进入系统→确认→新增订单→LENOVO→产品代码选择型号→计量单位→数量→单价→出货地→计算→地点选汪美红→运输方式卖方送货→运输费用卖方承担→付款方式及期限选择合同签署21日付款→备注：

填写整张单相差的金额，格式为：

→数字→打印

注意事项：

1、价格问题：

系统默认单价非正确单价，把默认的整张单金额与实际下单金额的差价填写在备注栏。

2、返款使用：

若有返款可用则在订单备注上填写负数返款金额。

八、英迈

网单：

进入系统→搜索框输入型号→搜索→勾选框→添加到购物车→去结算→数量→价格→下一步→采购单号填写（跟随上一张往下输）→提交订单

注意事项：

1、返款使用：

若有返款可用则下好网单后联系对方商务索取此单订单号码填在返款使用表上传真给商务申请使用返款。

九、华硕电脑经销商订购系统

网单：

进入系统→右上角订购管理→订单新增→单别选择一般→渠道选择对应总代→库房选择对应库房→机型新增→查询→找到型号输入数量→勾选→确定→生成订单

注意事项：

1、价格问题：

系统默认价格与数量都是正确价格与数量，若与下单不符找写单的产品经理询问。

十、华捷

手工单：

见订单模版

注意事项：

必填内容：

产品型号、配置、数量、单价、总金额、金额全计大写及签字盖章。

十一、威达

手工单：

见订单模版

注意事项：

必填内容：

机型、数量、单价、金额、备注（有返款则写扣返款）、总金额、大写金额，结算方式及期限（帐期15天）、盖章。

十二、贝尔

手工单：

见订单模版

注意事项：

必填内容：

规格型号、数量、单价、金额、总金额、大写金额及付款方式（帐期7天），签字盖章。

十三、浙大图灵

手工单：

见订单模版

注意事项：

必填内容：

签订时间、商品名称型号、数量、单价、合计金额、总金额大小写，交货地点勾先乙方备案地址、付款日期（帐期12天）、支付方式电汇、盖章。

审单

●审单流程

进入C3系统→工作台黄色区域→双击打开→查看表单→对照留底联进行整张单内容核对→关闭单据→点击通过→保存

●注意事项

必须确认C3表单上供应商、票据类型、型号、单价、金额与留底联完全一致。

对帐

●对帐时使用公司内部系统C3与各供应商网上系统进行帐务核对，供应商无网上系统的则与对方对帐接洽人核对。

●注意事项：

对帐时将以下几项发生的数据考虑进去。

1、供应商已出库我司尚未到库的金额

2、已付出的款项及已扣返款财务还未来得及上帐的金额

3、尚未到期的各帐款已扣除的返款金额

应付款统计

●时间：

每周日之前核对出下周所有到期的应付款项

●注意事项：

帐期核对：

以货物发出之日起算

以下各供应商现有正常帐期

1、翰林汇：

THINK、DELL、TOSHI15天

ASUS21天

2、神码：

THINK、三星:

21天；DELL:

15天；

3、长虹佳华：

14天

4、讯宜：

21天

5、佳杰：

21天

6、联强：

21天

7、伟仕：

21天

8、英迈：

25天

9、华捷：

15天

10、威达：

15天

11、贝尔：

7天

12、浙大图灵：

12天

返款统计

●返款统计流程

返款到帐通知→列入返款统计表→产品经理确认→部门领导确认→邮件到财务→财务上帐→商务核对

●返款到帐途径

1、各供应商网上系统返款上帐明细

2、产品经理收到返款通知

3、厂商及总代邮件或传真形式通知

●返款统计注意事项

1、预上帐返款冲帐

2、产生罚息返款扣除

3、现款到帐返款须在截止日期前开具普通发票寄出直至与对方确认收到。

增值税票统计及催收

●增票统计见《增票统计表》（已列好公式），提货金额减掉已抵扣返款为应开票金额

●注意事项

1、熟悉各供应的货物是否含税

2、已收到发票须在《增票统计表》中登记，同时核销到C3系统

3、与各供应商核对所欠发票并催收

总价格单整理

●总价单包括：

总价单、分销部价格、店面价格、NB、PC分类、清货机型整理、完成情况及主推任务

●处理流程

各产品经理定价→商务汇总→领导审核→商务排版分类→上传到店长群邮件

报量系统

●ASUS（每周一）

华捷报量系统操作流程（回函卡注册网）：

进入系统→进销存设定→NB/E家族进销存设定→设定（对比销量计算）→销量设定→门店-型号模式设定→NB/EPC→查询→设定销售数量→查询→输入销售数量→提交

联强/翰林汇报量系统操作流程（经销商订购系统）：

进入系统→进销存管理→进销存录入→渠道选择联强+翰林汇→搜索→计算销售数量→输入销售数量→保存

注意事项：

1、报量须NB、EPC分别上报

2、ASUS报量分华捷及联强／翰林汇两个系统

3、对比销量计算：

本周库存-当天实际库存＝本周销售量

4、EPC进销统计还须做一份手动表格

5、因华捷与联强／翰林汇均有型号：

X8E22DAC-SL，故在报量时将总销量拆分两边来报。

●THINK

●DELL

●SANSUNG

家电下乡事宜

●家电下乡处理流程

销售员提供资料→商务录入系统→资料送财政局→等款到帐→做补贴明细表

→财务确认→店长签字确认→领导审批→短信通知客户可以领取→财务发放

●需提供资料

1、本地（含南昌四县五区）

（1）身份证复印件

（2）发票复印件

（3）标识卡原件

（4）户口本主页复印件及本人复印件

（5）代办申领委托书

2、外地

（1）身份证复印件

（2）发票复印件

（3）标识卡复印件

备注：

外地户口凭身份证及标识卡原件到当地财政局领取补贴

●系统操作流程

进入系统→

●注意事项

1、发票开具的金额不能高于标识卡金额

2、委托日期与录入系统日期必须一致

3、委托书中授权企业名称：

联想——联想（深圳）电子有限公司

华硕——联科赛尔（北京）科贸有限公司

●以旧换新事宜

●调货

●快件收发

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