办公室管理制度汇编.docx
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办公室管理制度汇编
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办公室管理制度汇编
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广西南宁比尔萨斯
服饰有限公司
行政管理制度汇编
[2012年2月]
拟稿部门：
行政人事部
实施日期：
2012年3月1日
目 录
TOC\o"1-2"\h\z\u
HYPERLINK\l"_Toc193720143"第一部分行政办公管理制度3
HYPERLINK\l"_Toc193720144"第一章办公区域管理规定3
HYPERLINK\l"_Toc193720145"第二章工衣管理规定8
HYPERLINK\l"_Toc193720145"第三章食堂管理规定9HYPERLINK\l"_Toc193720147"
HYPERLINK\l"_Toc193720148"第四章车辆管理规定PAGEREF_Toc193720148\h10
HYPERLINK\l"_Toc193720149"第五章司机管理办法PAGEREF_Toc193720149\h13
HYPERLINK\l"_Toc193720150"第六章公文管理PAGEREF_Toc193720150\h14
HYPERLINK\l"_Toc193720151"第七章请示报告制度15
HYPERLINK\l"_Toc193720152"第八章资料管理16
HYPERLINK\l"_Toc193720154"第九章名片管理17
HYPERLINK\l"_Toc193720155"第十章通讯管理18
HYPERLINK\l"_Toc193720156"第十一章会议管理办法19
HYPERLINK\l"_Toc193720157"第十二章办公用品管理办法19
HYPERLINK\l"_Toc193720158"第十三章钥匙管理办法PAGEREF_Toc193720158\h23
HYPERLINK\l"_Toc193720159"第十四章印章管理办法23
HYPERLINK\l"_Toc193720161"第二部分人力资源管理制度25
HYPERLINK\l"_Toc193720163"第一章考勤管理制度25
HYPERLINK\l"_Toc193720163"第二章人事异动管理规定30HYPERLINK\l"_Toc193720164"HYPERLINK\l"_Toc193720165"
HYPERLINK\l"_Toc193720167"第三章员工奖罚制度36
HYPERLINK\l"_Toc193720168"第四章人事档案管理办法11
HYPERLINK\l"_Toc193720169"第五章劳动关系管理制度42
HYPERLINK\l"_Toc193720170"第六章员工关系管理制度46
HYPERLINK\l"_Toc193720171"第十一章修改与解释47
第一部分行政办公管理制度
办公区域管理规定
目的
规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。
职责/权限
行政部：
负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。
其他部门负责人：
所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。
工作要求
办公室职员工作纪律：
办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣。
文明礼貌待人，严禁大声喧哗。
室温26℃以上方可以开启空调，温度调节不得低于26℃（含）以下。
保持个人办公台面整洁。
做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。
办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。
非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室、洽谈室与展厅。
在使用公共场所（会议室、洽淡室、阅览室、培训室、展厅等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。
除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网，挂工作以外QQ。
接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。
上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室、会议室或展厅内进行。
公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议负责人请假）外，皆须准时参加，不得迟到、早退。
行政文员要负责整个前台区、入门大厅的管理。
前台禁止无关人员闲坐。
下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。
行政文员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机（调整为自动接收）、复印机、门窗等。
上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。
在上班期间不能制造杂音影响他人工作，营造良好的工作环境。
具体日常工作管理
复印管理
有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养，任何人必须听从其安排，不得有故意损坏机器的行为。
复印机发生故障应立即关机，行政部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。
行政部人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。
节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。
各部门复印用纸由行政部统一申购，复印时行政部要监督复印人员节约。
非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。
行政部人员上下班时应检查复印机的开关情况。
电话管理
公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。
原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。
正常工作联络应长话短说，提高效率。
通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况视情况而定。
上班时间内电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。
接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。
管理人员手机使用管理
对于公司已给予电话费补助的管理人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。
管理人员休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。
管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政部更新后公布。
管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值（可以由财务部代替充值100元—300元，当事人返回公司须到财务部还款或者从工资内扣除）。
行政部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。
一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，取消相关管理人员该月话费补助，并记严重违纪。
参加会议或培训时，手机一律关机或调为静音，中途需要接打电话须向会议负责人或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。
手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。
办公室职员接待访客技能与礼仪
前台客服人员负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。
部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政部负责跟进。
访客接待基本技能：
既要机敏，又要有礼貌。
要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。
要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。
如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。
按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。
要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。
访客接待基本礼仪：
客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。
引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。
在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。
在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。
在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。
如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。
进入室内后，应请客人坐上位（离入口较远处），并说“请坐，稍候”。
退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门。
面谈时，应当在适当的时候端饮料（茶、咖啡、奶茶），饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。
面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水；面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。
办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。
为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。
如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。
烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。
总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。
前台管理
前台为公司形象，由行政文员与客服人员共同组成，负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。
为树立公司形象，大厅办公所有人员，遇公司部门经理以上人员及客人来访时要行礼。
前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：
“您好！
比尔萨斯，请问有什么可以为您服务”。
前台人员未经允许严禁离岗。
有资料/物品转递，须与相关人员打好招呼并尽快返回。
前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。
对找高层管理的客人，问清事先有无预约并立即通知相关人员安排接待。
必要时可以引领至部门。
各部门来访客人需进办公室洽谈的，由各部门文员第一时间迎接。
部门访客必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。
应聘人员由前台通知人力资源部招聘人员专职接待。
晚上六点开始，所有进出办公室人员（经理级以下），必须在前台详细登记进出办公室的时间及事由。
办公设施设备管理
办公室设施/设备（单价在300元以上的物品）的日常管理由行政部负责。
行政部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每半年做一次盘点。
公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。
所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政部审核后方可执行。
办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。
办公室布置一经确定，未经行政部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。
办公室卫生管理
公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政部负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。
凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫两次。
各工作场所内，严禁随地吐痰。
饮水机及周围必须保持清洁。
整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。
下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。
凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。
各工作场所须充分保持空气流通。
垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。
公司设置常用的药品并存放于小箱或木橱内，以便于取用。
公共区域清洁管理
公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊（通道）、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。
办公室卫生包括：
每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。
走廊（通道）卫生包括：
走廊（通道）地毯/地面/墙壁的清洁、走廊（通道）两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。
楼梯卫生包括：
楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。
洗手间卫生包括：
洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。
会议室卫生包括：
会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁（包括地面、墙壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、立架、空调、排气扇、壁扇、光管、饮水机、垃圾篓等）。
工衣管理规定
目的
为树立公司形象，形成良好社会效应，促使公司管理及经营效益进一步提高。
根据公司的经营性质，结合各部门、各岗位的特点，特制定本规定以规范员工的工衣操作。
职责/权限
行政部作为工装联系制作及监督部门，行政负责人为第一责任人。
规定
为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员只要到公司上班应按要求着装。
办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。
头发梳理须整齐。
男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班必须化淡妆。
各部门负责人应认真配合，督促下属职员共同遵照执行。
公司正式员工，上班时间必须严格着工装（试用期员工及特殊岗位员工除外）。
公司正式员工每年10月1日起至次年6月1日止必须身穿制服，男员工佩戴领带；6月1日至10月1日可以不用佩戴领带，因会议、特殊场合需要，男员工必须佩戴领带，女员工必须佩戴胸花。
试用期员工原则上不做工衣，如有特殊或工作需要需部门直属领导以上批准。
公司所有正式员工，工衣由公司与员工各摊50%，费用分6个月内摊消。
如因工作时间长，工装损坏或不合身者，在节约的基础上，经过部门经理以上领导及行政负责人批准可加做工装，费用50%分摊。
公司每两年更新工作服，两年内公司更新工作服，公司免费提供；超过两年后更新的费用各摊50%。
食堂管理规定
用膳
公司供应中餐，每月有两天不提供用膳；（特殊节日或加班除外）。
员工用膳时间：
中餐：
12：
30-13：
00。
因公司不提供用膳情况下，员工补助标准为每餐8元。
员工必须遵守用膳时间，超过时间原则不予用膳，因工作原因，须提前通知，食堂应做好留餐或加餐安排。
食堂清洁卫生要求
食堂工作人员清洁要求：
上班上岗前必须做好个人清洁，用洗涤剂洗手。
禁止留长指甲、长发。
工作时间须带口罩、工作帽等。
食堂工作人员每年进行一次健康检查，不合格不得上岗。
食品清洁卫生：
肉食及海鲜水产类必须冲洗三次以上，保持新鲜、变质一律不准食用。
青菜类必须逐颗瓣开冲洗三次以上。
生熟食品分开摆放。
盛菜用餐盘等应清洁干净。
菜案每天清洁，每周大清洁一次，用洗洁净洗后须用清水冲干净。
用具清洁：
各种厨房用具使用前、用后须清洁干净。
员工用碗、碟、筷用后须用清洁剂清洗，再用清水冲洗，放入消毒柜内清毒。
炒菜锅及灶台、灶具，随时保持干净。
抽油烟机、抽风扇等每月大清洁一次，保持干净。
冰柜每月化霜清洁一次，储物分类摆放，生熟分开。
厨房环境清洁要求：
地面随时用水清洗拖干，保持地面无脏物。
天花无烟尘及脏物。
食堂员工用膳处台面及周围环境保持整洁。
经常性地消灭蚊、蝇、蟑螂等。
服务要求
食堂工作人员对待员工必须热情，树立为员工服务的思想，把员工当顾客一样对待，态度和蔼，礼貌待人。
如有员工态度野蛮或不礼貌现象予以处罚。
保持厨房卫生清洁。
遇有员工加班或其他原因不能按时用膳，接到通知应留饭菜。
采购规定
采购应有计划性，根据每天用膳人数，日常平均食量予以采购。
采购时禁止采购腐烂、变质食物，防止食物中毒。
采购必须有采购清单，并由对方提供证明单据。
食堂管理人员应经常了解市场行情变化及价格。
行政部管理人员每周至少抽查一次。
成本核算规定
每月由行政部门专项负责人进行一次厨房盘点，并填报《员工食堂月成本费用核算表》报行政负责人。
车辆管理规定
原则
公司车辆的使用管理以保证公司业务开展和正常运作为中心原则。
公司行政部负责对公司车辆实施统一管理。
车辆使用及管理
公司车辆主要供以下三种用途：
A、业务用车B、行政用车C、其它用途用车。
上述用车中，以保证业务用车为首要前提。
行政用车原则上在公司部门经理级以上管理人员或多人公务外出时方予派车，其它用途用车的，由行政部负责人安排执行。
派车原则：
按递交派车单的先后顺序，按保证业务用车为先，按业务的轻重缓急派车，按公司上级领导用车为先的原则。
车辆使用的一般程序如下：
用车人填写《派车申请单》→所在部门负责人签字→报行政部审批→出车。
公司车辆过夜必须安全停放，并采取相应防盗措施，防止车辆被盗或损坏。
凡早晚或节假日没有安排任务的车辆，于规定地点停放，司机和其他人员不得擅自动用。
公司所有车辆原则上不得外借，确因工作原因需外借的，由总经理批准，行政部办理外借手续，注明借用人，交还时间、交还地点后方予外借。
私人用车（仅限急用车），按用车申请后，在不影响公司运行情况下可派车，一切费用个人负担，自行向财务部缴纳。
非行政部指派，私自使用车辆的，每次罚款300元，并且由此造成后果由司机本人承担。
司机出车，应将加油行驶公路数，过路费等情况详细记于《车辆行车保养维修记录表》上，隔日上交行政部负责人签字。
维修、保养管理
行政部建立车辆档案，对每辆车的维修、保养状况、费用使用情况、操作驾驶特点等进行详细记录。
出现车辆故障时，司机应立刻予以排除，无法排除的应马上报修，经检查确认后，予以处理。
车辆送修配厂检修前或每年年检及中修、大修的，司机需填写维修单，经各级审批后可送修。
公司所有车辆必须定点维修，定点修配厂无法维修的需经行政负责人同意方可转换维修点。
定期保养标准：
每周至少清洗车辆两次（每天出车前应确保清洁为原则）。
每月至少打腊一次。
正常情况按照4S店更换各项消耗品的行驶里程标准保养。
费用核算及报销管理
油费、过路桥费、维修保养费应由行政部负责人逐级审核申报。
若车外出遇紧急情况，须电话向行政负责人请示，经同意回来后补办有关手续。
费用的报销一般不超过一周，同时报销费用以当月结清。
交通违章处理
司机因违章被交通部门处罚的，由个人负责，被处拘留的，拘留期间扣发工资和各项补贴，司机被处吊扣驾驶证的，扣证期间临时安排其他工作的，发放其基本工资，未安排其他工作的，对其做停职处理。
司机违章被电子监控中心查处的，由当事人接受交警处理。
司机遇交通事故时，应立即通知交警处理，并立即报告公司行政部负责人，私自了结的，公司不承担任何责任。
凡司机负有直接责任的碰刮事故，维修赔偿事故费由司机承担。
司机因违章肇事被交警裁决的，凡裁决结果为司机负全部责任，罚款总额在1000元以下的，由司机全额承担；在1000元以上的，由车队视具体情况拟订处理意见报公司审批；如结果为司机要负间接责任的，司机本人承担罚款的50%；其中，若违章原因不在司机的，视具体情况作相应的处理。
如司机因不慎导致车辆丢失，除保险公司赔偿部分外，由公司决定余额的赔偿办法。
因公事开车，不可抗力而肇事者，除由保险公司理赔外所超出的费用由公司报销。
其他规定
外出公干在广西省内，当天往返的（200公里内），视情况均可用车，如交通便利，并可乘公交车。
其他公务用车视交通便利和办事地点及程度派车，若乘公交车办事方便的，尽量不派用车。
各级职工因有重要公务必需用车可酌情批准用车。
员工遇有急病、急诊等须用车，由公司派车。
司机管理办法
公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。
并应遵守本公司其他相关的规章制度。
司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。
每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。
司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁）。
出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。
出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。
司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。
未经批准，不许私自将车辆送厂维修。
出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。
司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
晚间司机要注意休息，不准疲劳驾车，不准酒后驾车。
司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等）。
司机因违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。
违章造成后果由当事人负责。
车内不准吸烟。
本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。
司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。
车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。
接送员工上下班的司机，要准时出车，不得误点。
上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。
不准随便乱窜其他办公室。
有要事确需离开司机室时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。
司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。
对工作安排有意见的，事后可向上级领导按正常程序反映。
司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。
下班后，应将车辆停放适当地点保管，不准私自用车。
司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。
司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励。
行政部每月负责对司机进行考核，将考核分数等级作为每月发放绩效工资依据。
公文管理
公文的种类
决定：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
通告：
适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
通知：
适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。
通报：
适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。
报告：
适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。
请示：
适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。
会议纪要：
适用于记载和传达会议情况和决定事项。
函：
适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
发文
凡以公司名义制发的文件，一般文件由行政总监签发，重要文件需请示总经理同意后，由有关部门负责拟稿，由总经理签发。
总经理签发的文件底稿，由行政文员进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。
以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，盖章后发出。
复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。
发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。
公文格式
公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。
发文字号格式：
部门简称+（年号）+文件编号（**号），例如行政部发文：
行政（2012）012号，表示行政部2012年发的第12次公文。
紧急文件分别标明“特急”、“急件”。
公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：
“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。
公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。
公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。
行文规则
“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。
“报告”中不得带请示事项。
行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。
公文立卷、归档及销毁
公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。
没有归档和存查价值的
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