中华传统文化公益论坛会务参考.doc

中华传统文化公益论坛会务参考.doc

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中华传统文化公益论坛

（公民德行教育公益论坛）

会务指导参考

目录

一、论坛筹备方案

二、论坛举办工作流程

三、义工守则

四、老师简介及论坛课程表

五、弘扬中华传统文化汇报团特别说明

六、论坛温馨提示

七、申办论坛须知

八、邀请函式样

中华传统文化公益论坛

（公民德行教育公益论坛）

筹备方案

为大力倡导社会主义精神文明，积极响应中宣部提出的“弘扬中华文化，做有道德的人”的要求，促进“身心和谐，家庭和谐，社会和谐”，努力建设中华民族共有精神家园，（主办方）决定邀请“弘扬中华传统文化汇报团”在省（市、县）举办“公民德行教育公益论坛”。

具体筹办方案如下：

一、论坛时间

二、主讲人：

陈大惠老师带领的“弘扬中华传统文化汇报团”各位老师

三、地点

四、致开幕词领导及主要邀请嘉宾

五、参会人员

六、组织方案

七、各组工作分工

l秘书处

²办理论坛报批手续

²确定会场、规模

²拟定论坛筹备方案

²草拟领导演讲稿

²邀请嘉宾及嘉宾席位排序，嘉宾接待

²学员报名录取掌控

²发放资料、文件掌控

²合作单位联络受理

²协调督导各组工作进度

l财务处

²统筹大会收支

²接收、管理捐款

²收支登记记账

老师接待组

l食宿安排

l接送站

l车辆调度

l订票

l预定酒店；

l检查房间卫生、设施；

l根据老师行程保障老师车辆接送订票；

l按照老师要求安排房间住宿；

l有专人与老师方面沟通，确定老师用餐人数，准备经济节约的全素菜品，每天有专人陪同老师到预定地点就餐。

会务组

l会场布置

l物资准备

l午餐热水

l医疗卫生

l会场主讲台、主持台、点评台布置（参见图示）；

l会场主背景板、宣传展板、会标、背标、场外会标、分组牌、接站牌、导视牌（注）、送行牌准备；

l嘉宾席卡、老师席卡、贵宾席卡准备；

l工作人员工作证、记者证、胸卡制作；

【注：

导视牌：

记者报到处、问询处、医务处、饮水处、卫生间等；手举式牌：

请关闭手机、还有五分钟、时间到、请勿录像拍照、安静、请勿吸烟。

贴墙上：

吸烟区、卫生间指示牌；支架式易拉宝：

问询处、签到处。

】

l根据参会人数，确定车辆类型、数量及司机的配备并留有余量；

l根据秘书处确定的资料袋数量及袋内资料清单，准备齐全并装袋，在会场座位上摆放；

l采购各组所需物资，列出物资清单。

确定物资处管理员，制作物资流通登记表；

l根据大会组织方案与条件，为学员提供午餐视频与就餐方式，可以集中分区就餐（快餐），也可以订制盒饭或简单食品。

提供的食品均为健康卫生素食。

在会场准备保温开水桶，提供足量热水与纸杯供学员方便使用；

l设立医务小组，挑选有一定急救经验的医生2—3位，准备常用应急药品用具：

急救箱，应急药品，创可贴，纱布，胶带等。

媒介与新闻组

l会场灯光音响

l摄影投影

l摄像

l记者接待

l配备专业人员1—2名负责调试灯光音响，并与会场工作人员协调配合，保障会场正常使用效果；

l主席台两侧两个投影，一个为主讲人镜头，另一个为课间放映，没有课件时，两个均为主讲人镜头投影。

主摄像机录音线连接到主音控台音频输出口，不得用外录话筒。

如有视频分会场，可用另一台摄像机输出到分会场投影；

l有专业人员负责拍照工作，准备3—4名摄像人员，并进行适当分工，每天按时把照片资料拷贝到指定电脑中；

l根据大会规模安排，可成立记者小组，邀请接待记者，提供大会新闻通稿（由秘书处草拟），与会务方沟通，联系采访和答记者问等。

义工组—学员辅导组

l引领入场

l引领出场

l引领学员就餐

l维持会场秩序

l各组义工熟悉会场，明确本组区域；

l确定各组举牌人员的站位，引领人员的进场路线，各组进场顺序；

l退场主持人上台后，迅速站位，准备引领学员老师退场；

l中午退场后，引领学员老师就餐。

义工组—嘉宾服务组

l席卡、茶水、纸巾准备

l佩戴胸花

l进退场

l根据秘书组提供嘉宾名单预留嘉宾席位；

l摆放嘉宾席席卡，茶杯，准备嘉宾胸花，纸，笔等；

l引领嘉宾进退场

义工组—迎宾组

l课前资料发放

l迎宾

l温馨提示

l领读弟子规

l领唱国歌

l安排退场

l手语表演

l课前发放资料；

l熟悉会场环境，确定站位；

l温馨提示举牌人员确定走场路线；

l确定领诵弟子规、领唱国歌人员；

l确定退场主持人，熟悉退场温馨提示；

l确定手语表演人员，学习手语。

义工组—亲友团服务组

l接待

l住宿

l就餐

l出入场

l根据老师提供亲友团名单预留亲友团席位；

l与秘书组商定亲友团入住宾馆及就餐地点；

l提前与亲友团沟通，是否需要预定返程车票；

l在入住宾馆设立接待处，接待亲友团成员并安排入住及就餐。

义工组—舞台服务组

l舞台卫生清理

l喷洒鲜花

l调整桌椅

l更换热毛巾等

l清理舞台卫生，主持台、主讲台、点评台卫生；

l熟悉课程表，准备相应物品；

l喷洒主席台鲜花。

义工组—老师服务组

l老师休息室

l会场内义工

l老师休息室：

卫生清理，摆放鲜花、水杯、热水、茶叶、水果、点心、糖果、纸巾、小毛巾等。

老师专用卫生间卫生清理，摆放空气清新剂、纸巾、洗手液、毛巾；

l会场内：

卫生清理，老师席卡、水杯、纸笔、纸巾、资料袋摆放。

外地学员接待组

l外地学员接待

l外地学员住宿

l外地学员领票

l外地学员订票

l接站、引领至预先指定的宾馆；

l住宿登记、安排房间、告知早餐时间、集合时间等；

l在登记住宿的同时核对报名信息，发放听课入场门票；

l问询返程时间和目的地，做好学员的返程订票登记，并予以确认。

报名咨询与资料组

（问询组）

l报名受理、录取

l入场卷分配

l票证标牌制作

l捐赠受理

l学习资料准备

l现场问询

l学员的报名工作、审核条件、录取通知；

l入场卷的合理分组；

l入场门票、会场幕布、引领、提示、送行等等标牌；

l对捐赠的书籍、光盘等会议一切物资的调配与管理；

l对学员听课前以及大会后送行时所需的资料核查、审核；

l会议前整合所有准备工作的相关信息，大会开始后在问询处受理学员的问题。

安保组

l提出安保方案

l接洽申报审批手续

l检票、验票。

l车辆停放疏导

l人员疏导

l熟悉会场及周边环境，确定各出入口安保人数；

l接洽申报审批手续；

l检查消防通道是否畅通，确定应急逃生路线；

l检票、验票，防止闲杂人员进入；

l确定各种突发情况应急预案，对所有义工进行安全培训；

l熟悉停车场地及会场周边车辆通行路况，确定交通疏导人员。

预备组

l突发事件处理

l弥补人数

l熟悉各组工作，随时协助；

l突发事件处理，各组人手不足及时补充。

论坛举办工作流程

老师接待组（组长：

电话：

）

1.6:

40宾馆服务人员全部着装到岗。

1）宾馆服务义工提前与餐饮组协调准备老师早餐，提醒老师起床，引领用餐。

通知后勤车辆组备车，陪同老师到会场。

【根据老师入住宾馆与会场距离，确认每天早上叫醒老师时间及安排早餐时间。

叫醒老师为两次，每次间隔10分钟。

叫醒老师要注意态度恭敬、语气缓和，问候方式如“老师早上好，现在时间是6点50分，请老师7点半在餐厅用餐”。

宾馆楼层内电梯处或楼梯处，每天有1-2名义工在此处迎送老师出入。

老师用餐前有义工在餐厅门口迎送老师。

每天早上会有几位老师提前进入会场，及时沟通，安排好老师用车。

在老师上下车时有义工迎送。

】

【老师组有一人全程陪同老师，及时解决老师提出的各种需求；宾馆内固定留守4名义工，每天更换老师房间内水果、点心，并接待会议期间回宾馆的老师】

2）全程陪同老师的义工在会场时注意聆听对讲机的信息，掌握会场内课程结束的时间，提前组织车辆在场外等候，组织安保人员确保老师退场的安全，课程结束老师退场时组织义工迎送老师上车。

3）每天及时掌握老师用餐人数，提前通知餐饮组安排老师就餐，如有领导陪同老师就餐，请提前通知老师服务组负责人。

【老师用餐以清淡、素食为主，不添加味精，饭菜不油腻；菜式不做过多花样，以实用为主，如：

白菜炖豆腐；为了节约时间，上菜时不用等候，饭菜一起上】

4）午餐过后及时安排老师去会场，宾馆内随时留两辆车供老师机动调用。

5）晚餐后恭送老师回房休息，晚上老师需要开会商讨课件，不要打扰老师。

6）会议进行时会有老师陆续来，陆续走，及时安排车辆接送站，安排订票。

会务组—医务组（组长：

电话：

）

1.7:

00医务人员到达指定位置，摆放医务组牌标志，准备好常用药品及物资。

2.关注会场环境室温、通风状态及进场学员身体状况，如有身体较差者为其做相应检查以确定是否适合进场听课。

3.准备应急药品及常见突发病药品。

会务组—卫生清洁组（组长：

电话：

）

1.7:

00卫生清洁义工到达厕所等指定位置，摆放所需物资。

2.保持场内厕所卫生，随时清理，维护公共设施。

3.每天提前打开卫生间排风设备，晚上关闭，每晚做清除异味处理。

4.保证饮水处水量充足。

5.随时关注洗手液、香皂、卫生纸、毛巾等物资，及时补充。

6.物资管理处详细登记进出物资。

媒介新闻组（组长：

电话：

）

1.7:

00

1）测试灯光、音频、视频设备是否正常，无线麦克是否有噪音。

2）检查摄影摄像机位是否到位。

3）根据老师要求在学员入场时播放音乐或视频。

4）随时关注灯光、音响、视频效果，保障设备运转正常。

5）准备记者招待会和答记者问方案。

义工组—学员辅导组（组长：

电话：

）

1.6:

50在会场集合，整理着装，领取各组所需物资。

2.7:

00开始入场

1）场外举牌义工按照原定站位举牌站立，提示学员出示入场券在本组区域列队。

2）引领义工维持排队秩序，根据人数随时带队按原定路线进入会场，指引学员在本组区域就座。

3）场内举牌人员按定位举牌站立，明确指示本组区域，引领义工带领学员进场后，协助其安排学员按先后次序就座。

4）组长随时协调场内入座及场外排队入场。

【注：

就座时尽量安排年长者坐在通道两侧方便进出，尽量不男女杂坐，按次序从后往前或从前往后就座，不留空位。

】

3.8:

00入场完毕诵读弟子规（由现场总指挥确定是否领诵）

学员辅导组义工全部入场在会场两侧通道站立（靠近本组区域）。

随时关注本组学员需求，提醒学员勿吸烟、勿拍照、勿接打电话及前往老师座位处签字等行为。

4.8:

20温馨提示

各组义工在本组预留座位上就座，轮流值守、休息。

5.12:

00上午课程结束

退场老师上台指导退场，场内举牌义工于前排站位，场外举牌义工于本组区域最后一排站位，准备引领本组学员退场。

其他义工于退场一侧分前后排站位，疏导先退场组别排队有序退场，安抚感谢暂未退场学员耐心等候。

场内义工提醒学员携带资料及私人物品退场，于餐饮处就餐。

6.13:

00下午入场

各组义工就位，按照上午入场次序入场。

7.最后一天结束前，准备发放资料，设计送行路线

义工组