行政部门管理职责.docx
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行政部门管理职责
济南市沣盛房地产实业有限公司
行政部管理职能及各岗位职责说明书
文件编号
版序：
A201201号
页次：
1of19
生效日期：
2012-03-08
批准：
董事长
审批：
总经理
审核：
厂长
审核：
行政总监
拟制：
行政部
特别
强调
1、持有或经培训学习过本文件者，应严格按此文件要求执行。
2、若认为本文件有不合理之处，应及时向本文件的审批人提出修改意见。
行政部管理职能
一、人力资源管理：
1、根据公司发展战略规划制定与实施公司人力资源规划；
2、控制人力资源管理成本；
3、落实公司组织架构和部门职能建设；
4、负责办理员工的招聘、录用、转正、晋级、离职等人事手续；
5、负责公司员工的岗位设计、工作分析、岗位描述和完善；
6、负责管理员工劳动合同和人事档案、人事任免与人事政策的咨询和实施；
7、根据公司业务需要和人力发展规划，制定公司培训规划并实施；
8、负责公司薪资、福利体系规划、设计和实施；
9、负责公司绩效管理和考评体系建立和实施；
10、处理劳动纠纷、员工申诉等；
11、负责公司企业文化建设和规划，提升归纳、深化企业文化核心理念和价值观。
二、行政办公管理：
1．建立健全各项规章制度
（1）负责公司内部各项行政各项管理制度的起草和推行公司制度的执行。
（2）掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见，对出现问题进行研究论证并修改完善。
（3）对全体员工进行管理制度的宣传及解释。
三、文书起草事项
（1）起草公司各种文件、报告、通知、请示、计划、决定、会议纪要、工作联系函等各种文字材料。
（2）汇总各部门的周、月工作总结并对各部门的月工作报告进行汇编与跟进。
（3）负责制定年度工作计划、进行年度工作总结。
（4）审核以公司名义签发的各种内部及外部文件。
四、文件发放
（1）收到外部文件进行收文编号并对上报下发进行登记。
（2）收到内部文件经核稿后，根据拟办意见进行文件发放，记录文件发放情况。
五、档案管理
（1）根据《档案法》和公司的实际情况制定相关的档案管理制度。
（2）收集公司内部、外部一切有保存价值的文件、资料，分门别类的及时、准确、安全地进行归档，并办理档案移交手续。
（3）划分公司档案秘密等级，在档案管理方面严格执行公司保密制度。
（4）负责组卷、编目并建立档案总台账。
（5）负责借阅档案资料的登记和定期收回工作。
（6）对公司各部门相关的档案资料管理人员进行业务指导和工作监督，并协助配合各部门相关人员完成档案信息、资料的交接、协调工作。
六、印鉴、介绍信管理
（1）负责“行政专用章”的保管和使用管理，履行印章审批登记手续。
（2）使用公司合同章时，应在合同文件加盖骑缝印。
（3）印鉴如有遗失除立即向上级领导汇报，并应依法公告作废。
（4）使用介绍信需履行审批登记手续。
七、会议管理
（1）会议准备工作。
负责会议室卫生、通风、会议所用设备、资料并通知与会人员会议召开时间。
（2）会议时间变更要及时通知与会人员。
（3）记录会议内容，整理会议纪要，保证及时发放。
八、接待工作
（1）及时接听电话，使用文明用语，简短扼要的表达意图。
（2）对公司来访客人热情接待，主动让座，倒水。
（3）对公司来访客人提出的问题婉转解答，遵守公司保密制度。
（4）协助各部门和公司领导做好政府领导和相关业务合作单位领导的来访、参观等接待工作。
九、订阅报刊、杂志、书籍并负责管理相关图书资料
十、办公用品及设备的管理
（1）对公司各部门的办公用品、办公设备使用情况进行登记统计、造册。
制定公司办公设备采购计划。
（2）登记统计办公用品、办公设备发放领用情况。
（3）办公设备使用说明书等资料及时存档。
（4）保证办公设备及时维修与日常保养工作。
十一、车辆管理
（1）对公司车辆使用情况进行登记统计。
（2）管理调度公司公用车辆，保证公司业务顺畅。
十二、固定资产管理
（1）做好固定资产、可移动资产登记，建立台账。
（2）对固定、可移动资产进行编号并确定负责人。
（3）定期检查、巡视固定资产使用情况。
（4）离职人员或岗位调整人员要进行固定资产移交登记。
十三、其它综合协调管理
（1）推行公司各项规章制度的执行，进行动态跟踪、管理、监督。
为公司领导提供正确的决策信息。
（2）为各职能部门服务，站在全局的高度做好综合协调工作。
（3）与公司有业务往来的外联单位保持良好的合作关系。
（4）负责办理公司各种证照的申办、年检工作。
（5）完成公司各种大小型活动的计划、筹备、组织、实施或配合工作。
（6）组织员工开展娱乐、体育等健康活动，丰富员工的业余生活。
十四、后勤总务管理
1．员工食堂管理
（1）加强食堂卫生与食品安全管理。
（2）控制食堂经营成本，有条件的提高食堂饭菜质量。
（3）炊事员定期身体检查。
2、宿舍管理
（1）分配员工宿舍，对住宿员工登记。
（2）管理宿舍生活秩序，管理宿舍卫生。
（3）宣导节约意识，加强员工宿舍费用管理。
（4）完善宿舍公用设施设备并登记造册存档，落实保管责任人，定期盘点。
3、安全保卫管理
（1）对公司办公区外来人员出入管理。
（2）对公司的消防安全管理。
（3）对公司工程施工现场的治安及消防安全管理提供建议。
4、办公环境、办公秩序
（1）创建良好的办公环境，维持良好的办公秩序。
（2）办公区域、用房分配。
（3）办公家具、设备分配。
（4）办公区环境美化。
责任人签名：
部门组织架构
部门定编定岗
序号
岗位
定编
在编
缺编
是否招聘
1
行政总监
1
1
0
——
2
行政主任
1
1
0
——
3
行政计划专员
1
1
0
——
4
人事文员
1
1
0
——
5
前台文员
2
2
0
——
6
文员
1
1
0
——
7
保安
2
2
0
——
8
厨工
3
3
0
——
9
司机
1
0
1
待招
10
清洁员
2
2
0
——
11
合计
15
14
1
是
一、行政总监岗位职责
●汇报工作上级领导：
公司董事长/总经理
●直属上级：
总经理
1、协助总经理做好公司整体经营运作规范化统筹管理；并根据公司经营发展的需求，逐步完善和推动、跟进公司经营管理过程中组织架构的设立、人力资源的整合、全年公司经营工作计划目标的分解、落实与完成。
2、负责发挥总经理参谋、协调和综合管理职能，直接处理尚未分清职能的公司事务。
3、负责公司行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议并作会议记录，视情况整理出会议纪要或办理下文事宜。
对会议讨论的重大问题，组织调研并提出报告。
4、根据总经理指示，编排工作活动日程表，做好重大活动的组织和接待工作。
5、负责抓好公司重要文件的起草工作，包括月、季、半年、年度工作计划和总结报告。
根据工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息。
6、及时处理重要来往文电信函的审阅、传递，督促检查领导批示、审核和修改以公司名义签发的有关文件，抓好文书归档和用印管理工作。
7、协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章的实施细则，配合公司协调各部门的工作关系。
8、严格控制行政办公经费的支出，加强办公财产的管理。
9、负责和协助指导、管理、监督各部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好公司人员的绩效考核和奖励/惩罚工作。
10、完成董事长/总经理临时交办的工作。
行政监管工作内容如下：
1、组织制定公司计划任务落实及完成情况的汇报和本部门工作发展规划、计划与预算方案。
2、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行。
3、负责公司计划与总结及行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作。
4、起草及归档公司相关文件、资产管理、印章管理。
5、领导公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境。
6、定期组织做好办公职能检查，及时发现问题、解决问题，同时督促做好纠正和预防措施工作。
7、接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。
8、领导公司的防火安全、保卫工作并定期组织检查，保证公司安全。
9、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况。
10、负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作中发生的问题。
11、负责公司管理模式执行情况的检查工作，汇总各部门的反馈意见，整理分析后向总经理汇报。
12、掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况，适时向总经理汇报。
13、代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。
14、搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记。
责任人签名：
二、行政主任岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责
1、在行政总监的领导下，协助行政部管理工作，履行行政主任工作职责。
2、企业运营管理工作：
主导编制公司运营管理体系方案，完善公司各主要业务流程设计和制度建立，协助行政总监监督、检查其落实执行情况，并对各部门工作计划的完成情况进行检查、上报。
3、人力资源规划工作：
根据公司年度战略规划及经营目标，作好工作岗位分析，并结合公司人力资源现状，拟订年度公司人力资源规划方案报批、执行。
4、招聘与配置工作：
根据年度人力资源规划及实际用人需求，拟订月度、年度招聘计划方案，开发有效的招聘渠道，建立各岗位胜任力模型及结构化面试和评价体系，及时配备合适的人才。
并根据工作管理需要，根据人员编制和岗位任职标准，作好员工的内部调配人管理；做好人才梯队建设，加强人才储备。
5、培训与开发工作：
主导建立公司培训体系，建设公司内部讲师队伍，开发外部专业培训机构、渠道，做好培训需求调查和相关培训教材的编写（或协助编写），拟订年度培训规划方案并组织实施，并做好培训效果的评估。
6、薪酬与福利工作：
调研本地同行业薪酬水平，结合公司用工情况，为制订合法、合适、可操作性的薪酬福利制度（标准）提供合理化建议。
7、绩效与考核工作：
完善公司绩效管理体系，适时合理调整各岗位的绩效指标，拟订考核流程及评价标准，完善考核评价工具，适时跟进处理各部门绩效考核结果，加强各部门的绩效管理。
8、劳动关系管理工作：
协助作好员工的日常沟通、申诉管理，排解员工困扰，及对员工日常违纪违规处理和一般劳动争议等劳动关系的解决处理。
9、行政管理工作：
协助行政总监监督、检查公司各项制度、规定等的落实执行情况和其它部门的工作协调以及公司安排或指定的对外工作联络；负责本部门各阶段的工作计划、总结提报；负责公司工作会议的召集、会场布置及会议纪要作成（审核），对决议事项及各部门阶段性工作计划完成情况进行跟进、监督、检查、报告；负责全公司防火防盗及公司治安保卫综合治理督促工作。
10、合同、档案管理工作：
负责组织、指导人事档案、劳动合同的定期审查和整理工作，提供人力资源报表，做劳动合同签订、续订、终止或协商解除等工作，防范劳资纠纷隐患。
11、企业文化建设工作：
主导策划、组织开展公司各类大型文体活动（年会、节日庆典、户外活动等），负责公司年度工作总结报告及重要会议、活动领导讲话稿的撰写。
做好公司网站的建设与维护，编制文化手册，培植企业文化，营造良好工作氛围，培养员工归属感。
12、日常管理工作：
负责起草或审核日常通知、通告等公文及行政类对外行文的拟定或审核工作，协助对外签订各类合同文稿的审核工作。
作好办公室环境卫生监督、检查工作。
13、完成上级临时交办的其它工作。
责任人签名：
三、人事文员岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责1、负责完成本部门人事工作任务，并提出改进意见；2、负责员工档案管理，及时将同员工的简历表、证件复印件、照片、培训、考核表、薪资职位异动、奖惩等记录归并，形成员工档案，并按所在部门分类存放与管理；3、负责员工招聘的初试、报到及解聘手续的办理，接待引领新进员工；4、负责于每月5日前对上月人员状况（总人数、新入职/离职人数、性别、地区分布、学历等）进行统计分析，提供相应报表、人事分析资料及工作总结；5、协助行政主任对新进员工的入职培训和试用期的跟踪考核、晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料；6、负责员工调查问卷的发放和收集，分析汇总、分析调查结果，形成结论上报；7、负责于每月5日前统计汇总和上报员工考勤月报表到行政总监核准；再负责上报总经理批准，处理考勤异常情况；8、负责员工绩效考核资料的定期统计汇总、上报，并对绩效考核的方式方法提出意见和建议；9、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查，提供相应的报表和资料；10、协助行政主任对员工技能的培训、技能测评的督导与跟进；11、协助上级做好员工业余文化活动方案的制定和组织实施；12、负责公司办公用品的采购和管理；15、负责解释公司的福利保险制度，组织办理入保手续、联络退保、理赔事务；
16、负责公司宿舍管理；
17、协助上级处理人事方面的其他工作。
责任人签名：
四、行政计划专员岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责主要工作内容1、负责跟进各部门的月度工作计划、总结的提报，并经汇总、整理后呈报总经理审阅。
2、负责对各部门的工作计划执行情况进行跟踪、检查、验证，对部门未完成的计划任务作及时提醒，与部门沟通找出原因和解决方案后及时向行政总监汇报。
3、对各部门的月度工作计划完成率的进行详细统计、分析工作，根据相关规定提出奖惩建议，形成书面报告提交行政总监审核。
4、参加每月公司例会并编制会议纪要，经总经理审批后发放至各部门签收。
5、协助行政主任做好人员招聘录用管理工作：
收集、汇总各部门人员需求并按程序呈报批准后，通过公司招聘网站等途径搜集简历及作好面试预约工作；作好新员工入职手续办理及入职培训工作。
6、协助作好试用员工的试用期考核及转正/解职办理工作。
7、监督作好公司人员档案管理工作，并按要求定时提供相关人力资源状况分析报表。
8、作好员工劳动合同管理及员工离职手续办理。
9、日常公司通知、通告等公文的撰写、发布工作。
10、及时完成上级领导交办的临时性工作。
责任人签名：
五、行政文员岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责1、遇前台接线员忙时，协助接听、转接电话；接待来访人员；
2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，协助做好办公室档案收集、整理工作；
3、负责办公室有关领导的茶座清洁卫生；
4、做好本部门会议记录和公司会议纪要的分发；
5、负责公司公文、公告、通知、信件、邮件、报刊杂志等的分送；
6、负责公司的传真机和打印机清洁和废纸整理及传真件的收发工作；
7、负责办公室物品（含固定资产）的管理和使用登记和做好物品出入库的登记；
8、协助行政主任做好公司宣传专栏的组稿和出榜工作；
9、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管；
10、协助行政主任做好员工社会保险的投保、申领和其它商业保险的具体工作；
12、协助行政主任做好员工纪律检查和督促员工出勤管理工作；
13、负责公司总部各部门需要时的打印、传真等工作；
14、领导安排的其他临时工作。
责任人签名：
六、前台文员岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责
1、注重自身形象、仪表端庄、接听电话时要注意声音清脆、流利；
2、熟练、礼貌的接转电话及电话信息的准确传递；
3、协助行政主任打印、复印本部门及公司领导交办的文件及其他相关工作；
4、负责传真、传真文件的分发及登记工作；
5、负责公司车辆专用油票的领用、登记和保管工作；
7、协助行政主任和行政文员对办公用品的申购、发放工作；
8、做好公司总部有关领导来客接待事务和有关办公室茶座清洁整理工作；
9、接听电话规范；
①接听外线电话时用礼貌用语“你好，南方”，“请问您找谁”---“请稍等”---接听内线电话时用礼貌用语：
“你好”。
②有外线找公司主管级以上人员及财务时，要先问清对方找谁、哪里找、姓氏、然后经得被访人同意后方可接转，如被访人不在或拒绝接听的，应礼貌回答对方即：
“不好意思。
---有事走开，有事帮你转告或留下你的联系电话好吗？
”等。
10、接待公司前来应聘人员，并负责向应聘者递交填写入职登记表格，填好入职登记表格后，根据需要将应聘者带入有关被聘管理人员办公室；
11、严守公司秘密，不得将电话号码转告给无关人员。
12、完成领导交办的其它临时性工作任务。
责任人签名：
七、保安人员岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责
1、维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序。
维护公司内部治安秩序，消除隐患于萌芽状态，防患于未然。
2、加强对重点部位的治安防范，加强防盗活动，发现可疑人和事，并逐出。
监督员工遵守安全守则及其他规则。
3、加强防火活动，及时发现火灾苗头，并消除之。
对违反治安条例的行为，查清事实，收集证据向公司或公安机关报告。
4、配合领导做好下班后值班工作，检查公司办公场所关灯，关水，办公室关闭电源、门是否上锁等情况。
5、妥善保管配发的安保器械，不得丢失和擅自使用。
正确记录值班日志和案件笔录，及时提出专案报告。
保安人员应做到：
1）.服务领导，听从指挥。
加强组织纪律性，遇事勤请示、报告；
2）.坚守岗位、克尽职守，不脱离睡岗、不闲聊；
3）.明辨是非，保持警惕，遇到复杂问题，多思多想，对周边情况仔细观察；
4）.遵守制度，文明服务，注意工作方法，着装整洁、态度和气；
5）.坚持原则，机智灵活，做到反映情况快，解决问题快；
6）.不得超越法律私设公堂、打骂、搜身、体罚、拘留，不能触犯个人隐私权；
7）公司财物出公司一律凭行政部开出的放行条方可放行；
8）做好外来人员出入登记工作（必要时，要求外来人员出具有效证件）；
9）.完成上级领导临时交办的其他任务。
责任人签名：
八、清洁人员岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责
1、 服从行政部领导的管理，按时上下班，不得缺勤；
2、 负责按要求认真清理好公司办公室及办公室环境卫生区域的卫生工作；
3、 在清理办公室及会议室卫生时要小心谨慎，不要碰坏家具和物品，否则责任自负；
4、 在清理卫生的过程中，不可将公司或他人的物品挪作已有；
5、 清理垃圾出公司电楼门时应主动接受保安员检查；
6、 完成行政部临时安排的其它工作任务。
责任人签名：
九、厨房人员岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责
1、做到按时出勤和不迟到和早退；遇私事要向行政部领导请假；
2、保持仪容仪表整洁，干净利落，不留长指甲，穿工作服上班；
3、对待就餐人员要热情礼貌，服务周到；
4、每天清理饭堂卫生，厨具、案板等使用前后必须涮净，碗、筷、碟使用后要涮洗干净并放置消毒柜严格消毒，餐桌擦净，水池无污水，墙上无污垢、蛛网等，饭堂垃圾要及时清倒；
5、各种主副食品在加工制作前必须清洗干净；
6、饭堂采购人员不得采购病变之猪肉、鸡鱼、禽蛋和不新鲜的蔬菜；
7、对所剩的新鲜食物要及时入冰柜或纱窗柜，防止腐烂变质或蝇、鼠污染，定期灭蝇、灭鼠；
8、厨师应爱岗敬业，不断提高烹饪技术，努力为员工提供新鲜可口的饭菜；
9、每半年到医院体检一次并提供健康证明交行政部存档；
10、安全使用燃气、电器，注意防火防爆；
11、爱护饭堂厨具、餐具、桌凳、电器等设施；
12、完成行政部临时安排的其它工作任务。
责任人签名：
十、司机岗位职责
●直属上级：
行政总监
●工作对公司行政总监负责
1、遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，遵守公司员工管理手册，安全驾车。
2、司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。
每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。
3、司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外和引擎的清洁）。
4、出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。
出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。
5、司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。
不会检修的，应立即报告车队长，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。
未经批准，不许私自将车辆送厂维修，违者费用不予报销。
6、出车在外或出车归来停放车辆一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。
司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
钥匙及行驶证交给管理人员。
不准私自用车。
7、司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
8、晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。
9、司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人承担，并给予行政处罚。
10、司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、追尾、争道、赛车等）。
对于旁人包括公司领导的指令，司机认为不能做到的，可以提出异议，请求变更指令。
行车途中如发生交通事故，能适用快速处理的，应采用快速处理方式解决；如必须现场处理，应当立即报警待处，不得逃离现场。
如因违反交通规则而发生事故的，司机应承担全部后果和责任。
11、司机因违章或证件不全被罚款的，当月罚款金额超过60元的，超过部分不予报销。
违章造成事故的由当事司机承担责任和后果。
12、车内不准吸烟。
本公司员工在车内吸烟时，应当即有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。
13、司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。
车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。
14、第十四条公司用车时，要准时出车，不得误点。
出车后，按要求作好行车记录，详细记录行车时间、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，并由乘坐人签字确认（如仅有公司外客人乘坐，由安排人员签字确认），次日将行车记录交管理人员审核签章。
每月末按乘坐人或部门统计当月行车里程总数，各部门合计数应与当月总行驶里程一致，不一致则由驾驶员承担多余里程。
15、上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。
不准随便乱窜其他办公室。
有要事确需离开司机室时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。
16、司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。
对工作安排有意见的，事后可向上级领导反映。
17、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。
18、任何时候，司机必须随身携带手机。
对公司领导或管理人员的呼叫，应立即应答。
情况特殊确实不能应答的，事后一定要说明原因。
19、司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给其他人驾驶；如公司领导批准同意将车交给其他驾驶员驾驶，当事司机应负责检查借车人是否具有合法的驾驶资格（包括驾照有效期、车型及驾照真实性）；严禁将车辆交给无证人员驾驶或练习开车；任何人不得利用公司车辆学开车。
20、费用报销：
司机所有因公费用（停车费、过路费、加油、修理等等）必须以正式有效凭证作为报销凭证，由驾驶员整理粘贴报销凭证后交管理人员审核签字，再交总经理签字，方可报销。
原则上一周报销一次。
每月末汇报当月报销情况，以及停车费、过路费使用人。
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