会计档案管理手册.docx

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会计档案管理手册

会计档案管理规定

1目的

为了规范会计档案管理工作，有效地提供档案利用，制定本规定。

2范围

本规定适用公司和所属各单位会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作管理。

3术语和定义

3.1会计档案

本规定所称会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

4职责

4.1办公室（党委办公室）（以下简称办公室）

4.1.1负责公司会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作；

4.1.2负责指导、监督、检查各单位会计档案管理工作。

4.2财务处

负责在当年会计年度终了后，及时将形成的会计档案按照归档要求整理立卷、装订成册，并保存一年后移交公司档案室集中统一管理。

4.3所属各单位

4.3.1所属各单位档案管理部门

4.3.1.1负责对本单位会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作；

4.3.1.2监督、指导本单位会计档案的形成、积累、整理及归档工作。

4.3.2所属各单位财务管理部门

负责在当年会计年度终了后，及时将形成的会计档案按照归档要求整理立卷、装订成册，并保存一年后移交本单位档案管理部门统一管理。

5管理内容

5.1会计档案的整理

5.1.1会计档案整理的质量要求

5.1.1.1会计凭证、会计帐簿、财务报表、其它类的有关审批签署禁止用红墨水、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写；审批手续要按指定位置填写，避免装订时被压掉，审批人、交（领）款人签名要求正楷书写。

5.1.1.2归档材料应为原件，一般不允许用复制件代替。

5.1.1.3会计帐簿、财务报表、转（记）帐凭证及用于报销的自制凭证单据、粘贴单所用纸张，均应纸制优良、书写字迹清晰、规格统一。

5.1.1.4采用电子计算机进行会计核算的单位，磁盘等电算档案与打印的纸制会计档案同时归档、保管。

5.1.2会计档案的分类要求

会计档案分类按《档案管理程序》5.5条款规定执行。

5.1.3会计档案归档范围与保管期限要求

5.1.3.1会计档案归档范围与保管期限，见附录A。

5.1.3.2各种会计档案保管期限从年度终了第一天算起。

5.1.4会计档案的组卷要求

各单位会计机构应将每年形成的会计档案按照《档案管理程序》的归档要求整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。

5.1.4.1在立卷整理时应把一本凭证作为一个案卷，对于帐簿，原则上保持原基础，一本帐作为一个案卷；

5.1.4.2会计报表，可按年报、季报和月报分别整理立卷，同时也考虑报表的多少来组成案卷；

5.1.4.3报表、凭证需在会计期间次月底前完成打印、整理、装订工作。

5.1.5案卷编号整理要求

5.1.5.1会计档案的整理按照会计档案形成规律和固有特点，把一个年度内形成的所有会计档案收集齐全完整，会计档案为一级类目，下设凭证、帐簿、报表、其他四个二级类目。

5.1.5.2会计档案以卷编写保管单位号，即卷号。

凭证、帐簿、报表、其他类分别编写目录，并用案卷目录号区别。

　　a）凭证每年从001编案卷流水号，十年更换一次目录号；

　　b）帐簿从001逐年连续编号；

　　c）报表从001逐年连续编号；

　　d）其它类从001逐年连续编号。

　　标识如下：

1I1I012000001

卷号

年度

二级类目

一级类目

目录号

全宗号