会计档案管理手册.docx

1、会计档案管理手册会计档案管理规定1 目的为了规范会计档案管理工作，有效地提供档案利用，制定本规定。2 范围本规定适用公司和所属各单位会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作管理。3 术语和定义3.1 会计档案 本规定所称会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。4 职责4.1 办公室（党委办公室）（以下简称办公室）4.1.1 负责公司会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作；4.1.2 负责指导、监督、检查各单位会计档案管理工作。4.2 财务处负责在当年会计年度终了后，及时将形成的会计档案按照归档要求整理立卷、装订

2、成册，并保存一年后移交公司档案室集中统一管理。4.3 所属各单位4.3.1 所属各单位档案管理部门4.3.1.1 负责对本单位会计档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作；4.3.1.2 监督、指导本单位会计档案的形成、积累、整理及归档工作。4.3.2 所属各单位财务管理部门负责在当年会计年度终了后，及时将形成的会计档案按照归档要求整理立卷、装订成册，并保存一年后移交本单位档案管理部门统一管理。5 管理内容5.1 会计档案的整理5.1.1 会计档案整理的质量要求5.1.1.1 会计凭证、会计帐簿、财务报表、其它类的有关审批签署禁止用红墨水、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写；审批手续要按指定位置

3、填写，避免装订时被压掉，审批人、交（领）款人签名要求正楷书写。5.1.1.2 归档材料应为原件，一般不允许用复制件代替。5.1.1.3 会计帐簿、财务报表、转（记）帐凭证及用于报销的自制凭证单据、粘贴单所用纸张，均应纸制优良、书写字迹清晰、规格统一。5.1.1.4 采用电子计算机进行会计核算的单位，磁盘等电算档案与打印的纸制会计档案同时归档、保管。5.1.2 会计档案的分类要求会计档案分类按档案管理程序5.5条款规定执行。5.1.3 会计档案归档范围与保管期限要求5.1.3.1 会计档案归档范围与保管期限，见附录A。5.1.3.2 各种会计档案保管期限从年度终了第一天算起。5.1.4 会计档案

4、的组卷要求各单位会计机构应将每年形成的会计档案按照档案管理程序的归档要求整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。5.1.4.1 在立卷整理时应把一本凭证作为一个案卷，对于帐簿，原则上保持原基础，一本帐作为一个案卷；5.1.4.2 会计报表，可按年报、季报和月报分别整理立卷，同时也考虑报表的多少来组成案卷；5.1.4.3 报表、凭证需在会计期间次月底前完成打印、整理、装订工作。5.1.5 案卷编号整理要求5.1.5.1 会计档案的整理按照会计档案形成规律和固有特点，把一个年度内形成的所有会计档案收集齐全完整，会计档案为一级类目，下设凭证、帐簿、报表、其他四个二级类目。5.1.5.2 会计档案以卷编写保管单位号，即卷号。凭证、帐簿、报表、其他类分别编写目录，并用案卷目录号区别。a) 凭证每年从001编案卷流水号，十年更换一次目录号；b) 帐簿从001逐年连续编号；c) 报表从001逐年连续编号；d) 其它类从001逐年连续编号。标识如下：1 I1 I 01 2000 001 卷号 年度 二级类目 一级类目 目录号 全宗号