文秘管理与写作第二章.ppt

文秘管理与写作第二章.ppt

《文秘管理与写作第二章.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文秘管理与写作第二章.ppt（83页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

第二章第二章办公环境及人员管理办公环境及人员管理学习目标：

学习目标：

1、掌握办公环境布置和管理的基本内容、掌握办公环境布置和管理的基本内容和方法；和方法；2、掌握文秘人员职业形象设计；、掌握文秘人员职业形象设计；3、掌握文秘人员的招聘与培训。

、掌握文秘人员的招聘与培训。

第一节第一节办公环境办公环境一、办公室环境概述nn

（一）办公室环境nn广义：

指一定组织机构的所有成员所处的大环境。

nn狭义：

指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，包括人文环境（软件）和自然环境（硬件）。

1、办公室环境包括nn办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；nn办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；nn办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；nn办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；nn办公室的健康与安全环境。

2、优化办公环境的原则nn

（1）舒适）舒适nn

（2）和谐）和谐nn（3）实用）实用nn（4）安全）安全

（二）办公室的空间设计nn所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。

1、设计办公室需考虑的因素、设计办公室需考虑的因素（11）职工的人数。

）职工的人数。

）职工的人数。

）职工的人数。

（22）购买或租用的面积。

）购买或租用的面积。

）购买或租用的面积。

）购买或租用的面积。

（33）机构的建制和办公空间的分类。

）机构的建制和办公空间的分类。

）机构的建制和办公空间的分类。

）机构的建制和办公空间的分类。

（44）组织经营的性质或内容。

）组织经营的性质或内容。

）组织经营的性质或内容。

）组织经营的性质或内容。

（55）部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，）部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，）部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，）部门间的工作联系，以确保科学有效实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。

减少或避免不必要的重复与浪费。

减少或避免不必要的重复与浪费。

减少或避免不必要的重复与浪费。

（66）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。

）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。

）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。

）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。

（77）走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，）走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，）走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，）走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。

并安排好公用区域。

并安排好公用区域。

并安排好公用区域。

（88）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。

）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。

）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。

）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。

2、办公室布局的类型nn

（1）开放式）开放式nn

（2）封闭式）封闭式nn（3）混合式）混合式开放型办公室布局开放型办公室布局封闭式办公室案例分析案例分析nn某公司准备在上海开办一所销售分公司，某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用做产品展厅，大门右边作为销门左边用做产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。

该销售分公接待区、销售部、财务部。

该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计为司的负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。

楚可见。

三、办公室布置三、办公室布置nn11、分析不同部门业务特点对办公条件的要求、分析不同部门业务特点对办公条件的要求、分析不同部门业务特点对办公条件的要求、分析不同部门业务特点对办公条件的要求nn面积、空间的大小面积、空间的大小面积、空间的大小面积、空间的大小nn人员流动的频率人员流动的频率人员流动的频率人员流动的频率nn声音对办公效率的影响声音对办公效率的影响声音对办公效率的影响声音对办公效率的影响nn需要设备及家具量的多少需要设备及家具量的多少需要设备及家具量的多少需要设备及家具量的多少

（一）设计不同形式办公室的工作程序

（一）设计不同形式办公室的工作程序nn2、设计平面图、设计平面图nn3、选择办公家具、设施和装饰、选择办公家具、设施和装饰办公室装饰应该考虑颜色、植物、办公室装饰应该考虑颜色、植物、图片图片等因素。

等因素。

冷：

白、绿、蓝；冷：

白、绿、蓝；暖：

黄、红、棕；暖：

黄、红、棕；中：

灰、紫中：

灰、紫；nn4、采光、温度和通风、采光、温度和通风

（一）设计不同形式办公室的工作程序

（一）设计不同形式办公室的工作程序

（二）布置办公室的基本要求nn1、视觉环境视觉环境nn

（1）色彩nn

（2）照明nn2、听觉环境听觉环境nn3、空气环境、空气环境nn温度、湿度、空气流通温度、湿度、空气流通四、办公环境的维护和管理nn

（一）维护责任区的整洁、有序

（一）维护责任区的整洁、有序nn1、责任区域、责任区域nn2、经常清洁整理责任区经常清洁整理责任区nn3、设备、物品放置适当，取用有序设备、物品放置适当，取用有序案例1nn秘书初萌每天一上班和下班前都将自己秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、有条的工作区域清洁整理的干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿零公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

护办公环境的整洁。

案例1nn秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，摆放有序。

下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

人找不到，影响了工作。

人找不到，影响了工作。

人找不到，影响了工作。

nn秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的文件总是东查西翻，每日常用的文件总是东查西翻，每日常用的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本访客接待本访客接待本访客接待本”也总也总也总也总是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

及他处。

及他处。

及他处。

案例2nn秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。

归来后创造一个舒适温馨的工作环境。

归来后创造一个舒适温馨的工作环境。

归来后创造一个舒适温馨的工作环境。

nn许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。

任何人要进入许总办公室都得从王琳的办公室通过。

有一扇门相通。

任何人要进入许总办公室都得从王琳的办公室通过。

有一扇门相通。

任何人要进入许总办公室都得从王琳的办公室通过。

有一扇门相通。

任何人要进入许总办公室都得从王琳的办公室通过。

王琳的办公室就相当于枢纽和窗口。

其他的部门呈半环形分布在王琳王琳的办公室就相当于枢纽和窗口。

其他的部门呈半环形分布在王琳王琳的办公室就相当于枢纽和窗口。

其他的部门呈半环形分布在王琳王琳的办公室就相当于枢纽和窗口。

其他的部门呈半环形分布在王琳和许总办公室的对面。

和许总办公室的对面。

和许总办公室的对面。

和许总办公室的对面。

nn王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和竟相开放的各色鲜花。

进门在右边是棵高大的绿色灌木，很清闲的感竟相开放的各色鲜花。

进门在右边是棵高大的绿色灌木，很清闲的感竟相开放的各色鲜花。

进门在右边是棵高大的绿色灌木，很清闲的感竟相开放的各色鲜花。

进门在右边是棵高大的绿色灌木，很清闲的感觉。

不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，觉。

不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，觉。

不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，觉。

不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。

王琳的办公桌上有一台电脑、清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。

王琳的办公桌上有一台电脑、清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。

王琳的办公桌上有一台电脑、清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。

王琳的办公桌上有一台电脑、传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品。

办公桌的前面放着一些为客的文件，另有一些笔筒之类的必备用品。

办公桌的前面放着一些为客的文件，另有一些笔筒之类的必备用品。

办公桌的前面放着一些为客的文件，另有一些笔筒之类的必备用品。

办公桌的前面放着一些为客人准备的椅子和沙发。

办公桌后面是自己的座椅。

再后面则是靠墙的人准备的椅子和沙发。

办公桌后面是自己的座椅。

再后面则是靠墙的人准备的椅子和沙发。

办公桌后面是自己的座椅。

再后面则是靠墙的人准备的