BizfocusCOA易维协同办公系统通用版用户使用手册.docx
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BizfocusCOA易维协同办公系统通用版用户使用手册
北京东方易维软件有限公司
BizFocusCollaborationOA
易维协同办公系统（通用版）
用户手册
版本
前言
本系统是由东方易维科技有限公司采用java,xml技术独立开发，基于WEB的新一代协同办公自动化产品。
本系统按照功能主要可以划分为【个人办公】、【网络通讯】、【公共信息】、【工作流】、【辅助办公】等五大模块共计20余个小模块。
本用户手册主要用来指导系统一般用户学习和使用易维OA办公自动化系统4.0（以下简称系统）。
工作流管理（库管理，表单管理，流程管理等）方面的内容请参考工作流手册，系统管理内容请参考管理员手册。
产品界面、图标和布局说明
操作图标说明
通过点击“操作图标”可以实现常规的操作处理
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此图标表示执行添加操作。
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此图标表示显示列表操作。
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此图标表示执行修改操作。
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此图标表示执行删除操作。
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此图标表示执行某个处理。
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此图标表示执行查看详细信息的操作。
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此图标表示执行搜索操作。
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此图标表示退回上一级目录和页面的操作。
弹出窗口图标说明
通过点击“弹出窗口图标”可以弹出一些特殊的功能窗口。
●
：
此图标为电子邮件专用，表示弹出选择一个收件人邮件地址信息窗口。
见下图：
点击左侧的树形菜单可以显示不同类别下的人员列表，点击右侧显示的人员名称或者电子邮件地址可以将该地址写入相应地址栏。
●
此图标为电子邮件专用，表示弹出窗口选择多个收件人。
如下图：
与选单人类似，左侧的菜单可以选取不同的分类的人员，从中间的列表中可以选取多个人员（按住Ctrl选取多人）点击【加入】即可，或者点击【全部选择】将列出的人员全部选中，右侧显示为已经选择的人员，点击【确定】后，系统会自动将此栏中的人员电子邮件地址添加到相应的地址栏。
●
：
点击此图标弹出“选择日期窗口”来选择日期。
如下图：
选取需要的年份和月份后点击天，即可将该日期填写到相应的栏目中。
●
：
点击此图标弹出窗口选择日期和时间。
如下图:
选取需要的年份、月份，以及时分，点击要选择的天，即可将该时间填写到相应的栏目中。
●
：
点击此图标弹出窗口选择部门或者岗位。
如下图：
左图为显示选择部门的弹出窗口，右图为显示选择部门岗位的弹出窗口。
●
：
点击此图标弹出窗口选择一个人员。
如下图：
左侧的菜单选择部门，右半部分根据左侧的选择列出相应的人员。
●
：
点击此图标弹出窗口选择多个人员。
如下图：
从左侧的菜单选择部门，中间的列表会列出相应的人员，选择一个或者多个人员后（按住Ctrl选择）点击【加入】，右侧的列表中会添加选择的人员，点击【确定】，系统会将选定的人员添加到相应的栏目。
2登录页面
如下，在下面的窗口内填写正确的用户名和密码，点击登录按钮即可以登录本系统，如果发生登录异常或者遗失密码请及时与系统管理员联系。
其中，登录窗口中【记住用户名】前面的复选框如果被选中，那么下次利用此台机器登录系统时，用户名一栏会自动填写此次输入的用户名，用户只需填写密码即可。
3系统界面布局
如图所示，可以看到系统的主界面基本上由三部分组成，即：
导航栏、菜单区、内容区。
导航栏分布着系统的第一、二级菜单，点击一级菜单显示二级菜单，二级菜单对应着各个模块。
点击二级菜单的各个模块。
左下方显示该模块的菜单区。
除公告栏、论坛等个别的模块没有菜单区外，系统的其余模块均统一的采用这种窗口布局方式。
功能说明
2个人办公
个人办公包括待办事宜、日程安排、工作日志和个人设置4个功能模块。
2.1待办事宜
待办事宜主要起到综合提醒的作用，此模块将系统用户经常使用或者需要进行提醒的工作例如待办公文、最新公告、最新日程安排、最新的电子邮件、消息等进行汇总，列在同一个窗口，便于用户浏览处理。
内容区以列表的形式列出待办的工作，用户也可以在菜单区通过点击相应菜单项目选择需要浏览的具体内容，系统会自动跳转到相应的模块。
2.2日程安排
如上图所示，日程安排可以帮助系统用户安排自己的日程，处理事务，有特别权限的用户（例如单位、部门领导）还可以安排他人（下属）的日程，日程安排的菜单区比较特殊，用一个日历代替了选项，用户可以点击日期来查看该天的日程安排。
日历详见下图，可以通过顶部的下拉菜单选择年份和月份，下半部分日期的列表中蓝色表示当天的日期，用户选择好年份、月份后，通过点击代表日期的数字来选择指定的日期。
●添加日程：
点击内容区日程列表上方的【添加日程】按钮，可以看见下图所示的窗口：
用户根据自己的实际情况填写系统列出的项目，点击【提交】按钮即可。
●日程列表：
可以将当天的日程以列表的形式列出，如下图所示：
●一日日程：
提供给用户按天浏览日程的方式。
用户可以通过点击【前一天】，【后一天】两个按钮来浏览日程。
详见下图，直接点击【主题内容】的链接就可以查看该日程的详细情况。
●一周日程：
提供给用户按周浏览日程的方式。
用户可以通过点击【上一周】、【下一周】两个按钮来浏览日程，详见下图，直接点击【*】可以查看该日程的详细情况。
通过点击后面的小图标在弹出窗口选择人员后，选择查看方式（分按天查看或者按周查看两种方式）点击【查看】按钮即可以按天或者按周的方式查看他人的日程安排。
附属说明：
弹出窗口，如下图所示，可以通过左边的部门树（或者日历）来决定右边列表中的内容，在列表找到需要的内容点击链接就会在主窗体相应的位置填写上该内容。
●安排他人日程：
与安排自己的日程设置方法完全相同，差别在于需要先选择被安排日程的对象。
●查询日程：
在下图中填写查询的条件即可进行查询。
2.5工作日志
工作日志不仅帮助用户记录自己的工作总结、计划等，而且还有助于领导和员工之间的沟通，用户通过给自己书写的日志设置不同的查看级别，来决定该日志公开的范围。
与日程安排比较相似，工作日志也提供按日和按周两种查看方式这里就不一一赘述。
●添加日志：
点击日志列表上方的【添加日志】按钮，系统会切换到下图所示窗口，
用户填写工作日志的相应内容，这里需要说明的是公开范围的设置，列表中【是否公开】选项包括两种范围：
公开和私有，选择公开的类型使得该日志可以被有查看其他用户日志权限的用户查看，私有则表示该日志除了本人外其他人都不能查看。
●查询日志：
与前面所述查看他人日程相同，用户可以通过设置查询条件来查找符合条件的日志。
需要特别说明的是，此处可以查到的内容都是进行查询的用户权限允许范围内的内容，并不是全部的内容，可以列出的内容取决于日志作者的公开范围的设置，参见添加日志。
2.6个人设置
个人设置允许用户查看、修改、自己的用户信息。
●个人基本信息：
通过该菜单项可以查看用户在系统中注册的基本信息，包括帐号、真实姓名、职位、职务、所在部门等信息。
●个人权限：
可以查看本人在系统的各个模块中拥有的权限（只有管理员可以修改）。
●修改密码：
略。
●修改个人信息：
可以修改和完善个人的基本注册信息。
●修改个人状态：
如遇出差、请假等特殊情况可以将本人在系统中的状态进行修改，以便通知其他用户做出相应的工作调整。
详见下图：
3网络通讯
系统的网络通讯模块包括电子邮件、即时通讯和通讯录三个模块。
默认选中模块为电子邮件模块。
3.1电子邮件
用户可在局域网或者Internet上收发电子邮件。
功能截图
内容区首先会显示【邮件总览】，显示用户邮箱收件箱、发件箱、已发送邮件和废件箱的邮件信息。
列表的下方通过数值和柱状图两种方式直观的显示邮箱的使用程度。
最下方可以通过【创建】和【更改】两个按钮新建文件夹、子文件夹，修改已有的文件夹。
整个电子邮件的菜单区是用树形显示的，更加直观的显示出了各个文件夹之间的关系。
●写邮件：
点击【写邮件】菜单项，内容区显示如下内容：
功能截图
其中通过点击【
】或者【
】可以直接从通讯录中选择一个或者多个收信人（通讯录将在后面说明）。
【主题】一行的最后【超文本形式】按钮可以帮助用户编辑撰写形式更加丰富的超文本邮件，它提供了如下的工具组：
●收邮件：
与收件箱的功能相同，主要用于显示列出收件箱中所有的邮件及其状态（已读、未读）。
其中，点击表头项目文字（发件人、主题、时间等），可以按照该项目进行排序。
●发件箱：
与收件箱的功能基本相似，列出选择保存的邮件和为发送成功的邮件，方便用户对这一类的邮件进行再次发送的操作。
●已发送邮件箱：
列出已经成功发送的邮件。
●废件箱：
对于用户已经删除的邮件系统将其移入废件箱，进入废件箱可以将其中的邮件彻底删除。
●邮件搜索：
当邮箱中的邮件随着时间的累计数目会变得十分庞大，查找一封邮件操作的难度也就越来越大，针对这种情况系统提供了邮件搜索功能，如下图所示：
填写需要搜索的邮件的条件点击【搜索】按钮即可列出需要查找的邮件，或者缩小查找的范围。
●帐号管理：
这也是本系统的一个特点，如果局域网可以与Internet互联，则可以利用本系统将用户在Internet的其他邮件服务器上的邮件（一个或者多个）进行统一管理，可以点击【添加帐号】按钮来设置邮件管理服务。
其中帐号名需要用户根据自己的情况填写，一般选择能表达外部邮件服务器特征的名称；用户名和密码是用户在外部邮件服务器上注册的用户名称和密码，Email是用户需要管理的电子邮件地址，SMTP服务器是指外部邮件服务器提供的发送邮件的服务器，POP3是指外部邮件服务器提供的接收邮件的服务器，具体的内容用户可以与外部邮件服务器的管理员联系取得，SMTP和POP3的端口号一般为默认值。
后5行的信息，用户可以根据自己的实际的需要进行选择。
3.2即时通讯
即时通讯提供了一种方便快捷的内部信息传递方式，比电子邮件操作更简单，还可以查看信息是否被对方查阅过。
3.2.1一般操作
用户可以通过选择用户即时的将信息发给指定的一个或者多个用户，当接受到其他用户发来的消息的同时，系统会有提醒。
当用户不在线，登录系统后会在首页待办事宜中看到信息。
也可以通过【收件箱】和【发件箱】浏览、检索已经收发的消息。
3.2.2手机短信
此模块可结合手机短信功能，将信息发送到用户手机上。
选中手机短信，然后选择用户，或者直接在接受者框里，填写手机号码。
3.3通讯录
通讯录包括私人通讯录，公共通讯录和系统用户通讯录。
私人通讯录可存储用户自己的联系人；公共通讯录存储公共联系人；系统用户通讯录则按部门结构存储了所有系统用户的通讯方式。
各通讯录均可创建多级子目录，进行检索操作。
用户可在私人通讯录创建个人的联系人；有权限的用户可在公共通讯录创建公共联系人。
此通讯录可方便的被电子邮件、即时通讯、工作流等调用来协助选择用户。
4公共信息
公共信息为整个单位提供了一个开放的交流空间，包括公告栏、论坛、在线调查、知识中心、邮编区号以及网址链接等六个功能模块。
4.1公告栏
公告栏是单位内部和部门内部发布信息、通知的一种方便有效的信息发布方式。
4.1.1一般操作
公告栏由多个栏目组成，栏目面向整个单位或者某个部门。
拥有发布公告权限的用户可以进入相应的公告区发表公告。
在公告列表的上方点击【发布新公告】按钮，可以发表新的公告如下图所示，点击【搜索公告】按钮可以输入搜索条件进行快速查找。
填写主题和内容之后点击【提交】按钮即可完成发布操作。
4.1.2栏目管理
拥有公告栏管理权限的用户可以进行公告区的设置，点击公告区列表右上方的【公告栏管理】按钮，可以进入公告栏的管理页面。
可以添加新的公告区或者修改已有的公告区，公告区需要指定一个隶属的部门，这样公告区里发布的公告就只有其隶属的部门的人员才能看到，如果不选取隶属部门则系统的全体注册用户都会浏览到。
如果将一个公告区删除，那么其中所有的已经发表的公告也将被一起删除。
4.2论坛
论坛可以给系统用户提供一个讨论问题的空间一个用户可以提出一个问题或者论点发布在论坛的版面上，其他的用户可以发表自己的见解，这样进行多人的意见的交流。
功能截图
4.2.1论坛基本操作
根据讨论内容的分类，论坛由多个论坛区组成，每个论坛区由包括多个版面组成。
讨论的话题发表在版面上，如上图所示，点击版面名称的链接可以进入相应的版面，如下图：
点击【添加新话题】按钮可以发表新的话题，如果点击列表中的话题名称的链接，则可以查看该话题的详细信息并且参加讨论。
自己发表的话题可以进行修改，也可以对任意一个话题进行回复（参加讨论），话题可以由作者本人或者由拥有管理权限的用户删除，其他一起针对本话题的回复的讨论也将被删除。
用户也可以通过【查询话题】按钮，来按照一定的查询条件找到话题。
如果个别用户违反了论坛的制度发表不当的言论，管理员或者版面的版主（由管理员指定）可以将该用户在该版面发表文章的权限进行封锁，届时该用户只能浏览阅读本版面的文章，而不能发表自己的言论或者参加讨论，直至解禁。
4.2.2管理论坛
管理员可以通过点击【用户管理】按钮进入管理界面，封锁或者接触封锁指定的用户,从而维护论坛秩序。
论坛管理员可以创建论坛区以及版面，并且拥有指定版主的权限，版主只能在自己负责的版面进行管理操作。
4.3在线调查
由某个授权用户发起某项调查，系统的其他用户可以参与该调查，投票并可填写自己的意见，最后系统会自动计算出调查的结果并用柱状图显示投票结果。
功能截图
4.3.1基本操作
调查的列表中可以看到已经发表的调查题目，点击后面的
可以参与调查进行投票，投票后系统自动计算出比例关系。
4.3.2调查管理
拥有权限的用户可以进行调查管理，修改或者删除已有的调查，也可以通过点击列表上方的【添加调查】按钮新建一个调查，提交之后可以通过【选项管理】添加选项。
4.4知识中心
知识中心的作用是将单位内部的一切知识进行分类的保存和管理，进行知识的沉淀和积累，着眼于长远的发展。
功能截图
如图所示知识库主要由三大类知识库组成，公共知识库、部门知识库以及个人知识库。
●公共知识库：
公共知识库中保存的知识是面向全体用户的。
在公共的知识库中发布知识需要管理员的审批。
●部门知识库：
每个部门都拥有自己的部门知识库，虽然不同用户看到都是部门知识库但是显示的内容却是由用户所在的部门决定的，用户只能看到自己部门的知识库的知识。
如果需要在自己部门的知识库中发布知识需要部门知识库的管理员审批。
●个人知识库：
系统给每一个用户都建立了一个针对个人的知识库。
4.4.1基本操作
●浏览知识：
每个用户在知识中心的首页会看到自己以前上传过的所有的知识及其目前状态。
从左边分类树点击其分支的链接可以直观的查看指定分支目录下的知识，包括公共知识库的全部知识，所在部门知识库的全部知识以及个人知识库的全部知识。
点击列出的知识的标题或者后面的查看按钮可以阅读该知识详细内容。
●查询知识：
点击左边菜单中【知识查询】，查询的方式有两种，一是查询其他用户的个人知识库（包括该用户设置为全体共享的知识，若用户与查询对象同部门，则还包括该对象设置为部门共享的知识，如果用户本人拥有“查询所有用户”权限，则可以查看任何用户的全体共享和部门共享的知识），点击后面的图标选择需要查询的用户名称，点击【提交】。
二是点击【自定义查询】，填写相应的条件（如果不填写则表示不作要求），点击【提交】，可以列出公共知识库和该用户所在部门知识库中全部符合条件的已经发表的知识。
●上传知识：
从左边的分类树中选择需要上传知识的分类，点击【上传新知识】，正确填写知识内容后点击【提交】按钮即可。
如果是向个人知识库中提交知识则必须在【共享级别】一栏中指定级别。
如果是上传到非个人知识库则需要该知识库的管理员审核后决定是否发布。
●修改知识：
仅限于个人知识库使用，浏览个人知识库的知识列表，点击需要修改的知识后面对应的修改操作图标，可以对该知识进行修改，点击【提交】完成修改。
●删除知识：
仅限于个人知识库使用，浏览个人知识库的知识列表，点击需要删除的知识后面的删除操作的图标，确认删除后即可删除该知识。
●添加分类：
拥有公共管理权限的用户对公共知识库，拥有部门管理权限的用户对其负责的部门知识库，所有的用户对个人知识库都可以增加新的分类，在分类树选择需要添加子分类的分类，点击【新建子分类】，填写新分类的名称（必填）。
点击【提交】即可。
●修改分类：
权限的要求同添加分类，修改个人知识库中某分类的名称，在分类树中点击需要修改的分类，点击【修改该分类】，修改名称后点击【提交】。
●删除分类：
权限要求同添加分类，在分类树点击需要删除的分类的链接，点击【删除该分类】，该操作属于不可逆操作，将删除该分类下所有的子分类及知识，所以请谨慎操作。
4.4.2知识中心管理
管理上传知识：
公共管理权限和部门管理权限分别管理公共知识库和相应的部门知识库。
以公共知识库的管理权限为例说明，在拥有公共知识库管理权限的用户可以将其他用户上传到公共知识库的知识发布或者退回。
具体操作：
首先在左边目录点击【管理公共知库】（部门管理则点击【管理部门知识库】），可以通过点击上方的【查看待处理】、【查看已批准】和【查看退回】来选择查看的类别。
点击待处理的知识标题或者后面的查看按钮，可以将该知识发布（点击【批准】）或者退回（点击【拒绝】）。
4.5邮编区号
“邮编区号”功能的作用是方便本单位员工查询国际国内的电话和通信，单位内部的员工可以通过本功能模块查询到国内各省市的电话区号和邮政编码。
也可以查询到国际电话区号和与我国的时区差异。
如图所示,本功能模块主要包含:
“国内电话区号邮编查询”和“国际电话区号查询”两个选项。
●国内电话区号邮编查询：
当用户点选本功能后，系统显示出我国全图。
用户在图上点选各省，就会给出相应省份的邮编和区号。
●国际电话：
当用户点选本功能后，系统显示出世界全图。
用户点选各大洲，就会给出相应地区的邮编和区号。
4.6网址链接
“网址链接”功能的作用是管理网址。
包括“我的网址集”和“公共网址集”两部分。
每个用户均可在个人网址集收集网址信息，授权用户可在公共网址集创建多级子目录，录入公共网址信息。
功能截图
5工作流
工作流是本系统的一个重要的模块，所有和工作流相关的部分都是以本模块为基础的。
工作流在本系统中设计的范围很广，不仅仅包括了流程的用户自定义、收发文管理，而且其他的模块例如会议管理、车辆管理、人事管理、办公自产等模块也都和工作流结合的十分紧密。
易维办公自动化系统自身集成了自主知识产权的工作流引擎，其设计参考了WFMC等国际标准支持顺序、并发，实现了与或汇聚、多路分支等标准模式，可以实现高级用户的复杂业务流程。
此用户手册仅说明工作流的一般操作方法，涉及工作流管理方面的内容请参看工作流管理手册。
5.1我的工作
这里将列出所有通过工作流流转到登录用户手中有待处理的工作和文件。
可以通过【当前工作】、【已做工作】、【待阅文件】和【已阅文件】四个菜单项分别处理相应的工作或者公文，起到一个综合管理汇总本人工作的作用。
当前工作/已做工作：
是指流转到当前用户，该当前用户处理的文件，这些文件被处理后，即转到已做工作里。
待阅文件/已阅文件：
是指此文件传阅给该用户，该当前用户处理的文件。
功能截图
5.2收发文管理
本系统公文流转方面的设计参考了ISO9000体系关于文件控制的有关标准，保证其在各个阶段的可控性，并对其发放、作废、归档等操作系统会做出相应记录。
支持WORD,EXCEL文件的在线修改，提供数字签名、电子印章技术。
“发文管理”是在网上完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。
“收文管理”是完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理；在原理上类似于发文管理。
主要帮助用户处理单位的接收外来文件和发布内部文件的工作。
两者的功能基本相似，细微的使用方面的差别会在下面详细说明。
这两个功能模块可以通过【工作流】下面的二级菜单【发文管理】和【收文管理】来进入。
接下来我们以发文管理为例详细的说明文件流转的具体管理实现方法。
功能截图
发文管理的界面如上图所示，主要包括发文拟稿、文件处理、文件阅读、文件归档以及文集总汇。
●发文拟稿：
发文管理功能模块下的选项。
点击左边菜单区中的【发文拟稿】菜单项，右边的内容区会列出所有的本登录用户发表的文件。
点击列表中的文件名称的链接或者后面的查看按钮可以查看该文件的详细内容，详见下图：
功能截图
点击文件信息列表上方的【处理意见】按钮可以查看该文件在流转过程中各个步骤的处理人的处理意见，点击【流程追踪】按钮可以查看本文件发表所选择的流程的详细步骤图解。
点击【追踪本步】按钮可以以选择的步骤为中心查看其上下相关步骤的情况，也可以反映出本步在整个流程中的位置。
回到已创建文件列表，点击其上方的创建文件按钮来发表一片新的文件（收文管理模块则是登记一片新的外来文件）。
看到以下内容。
系统要求需要发起文件的用户选择一个已有的流程（固定流程），通过下拉菜单可以选择已经创建的流程，具体创建流程的操作将在流程管理中介绍。
点击下来菜单后面的【流程管理】按钮可以查看已经选择的流程的详细步骤信息。
如果无法确认应该选择哪个流程，则可以通过点击选择自由流程来完成该文件的发表，选择自由流程后需要每一步的处理人指定下一步该文件处理的处理人和处理方法。
填写文件的各项内容之后选择下一步处理人，若是通过自由流程创建的文件还需要指定处理人执行何种的操作。
在填写文件的表格的上方可以通过点击【文件附件】按钮来给此公文添加附件，以附件的形式传递一些其他文件（例如Word文档、Excel表格、CAD图纸等），这些上传的附件也将随此文件一起在流程中流转。
点击【文件传阅】按钮可以将此文件送给指定的人员阅读，如果是发文的流程，那么指定的文件的接收人会马上看到该文件的内容，如果是收文的流程，则需要等该文件流转完毕，也就是审批结束后才能看到。
文件的传阅对象可以在待办事宜或者收发文管理的阅读文件一栏中看到该文件。
书写完文件的内容，选择好处理人后点击【提交】按钮即可将该文件转入指定的流程中开始流转。
公文、申购表、申请、请假，甚至企业机关的关键业务都可通过工作流来流转。
●文件处理：
收发文管理模块下共有的小功能选项。
每一步的文件执行人可以在待办事宜、我的工作和收发文管理的文件处理一栏看到该用户自己办理的文件。
点击菜单中的文件处理可以进入文件的处理操作界面，文件的处理人员可以通过点击列表上方的【处理意见】按钮来查看前序步骤的处理人员填写的处理意见，也可以自己填写处理的意见，点击【提交】按钮。
详见下图：
如果需要将文件返回到拟稿人手中重新拟稿或者修改，也可以点击【退文】按钮进行此操作，这样该文件就会返回到拟稿人处重新拟稿，并且已经处理的各个步骤的处理意见都予以保存以便拟稿人重新拟稿或者修改时参考。
如果文件拟稿时选择的流程是固定流程，则每一步骤的文件处理人需要在被提醒下一步需要进行的处理操作的同时选择一个执行者（存在多个被选人的情况）。
点击【提交】即可，如果拟稿是选择的是自由流程，那么每一步骤的处理人员需要既指定下一步的处理操作，又指定执行该处理操作的人员。
●文件阅收：
收发文管理模块下共有的功
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