公文管理与公文写作(颜色规定可参考).ppt
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公文管理與公文寫作一、文書處理作業一、文書處理作業
（一）速別之區分：
（一）速別之區分：
1.卷宗：
普通件卷宗：
普通件白色；速件白色；速件藍色；最速件藍色；最速件紅色；密件紅色；密件黃黃色。
（校內處理之速度）色。
（校內處理之速度）本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上加貼最速件字樣。
加貼最速件字樣。
2.函（稿）中的速別：
希望受文機關辦理之速度。
函（稿）中的速別：
希望受文機關辦理之速度。
（二）密等及解密條件或保密期限：
分為絕對機密、極機
（二）密等及解密條件或保密期限：
分為絕對機密、極機密、機密、密，解密條件或保密期限於其後以括弧密、機密、密，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。
註記。
第1頁共12頁1公文管理與公文寫作（三）附件：
請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。
（三）附件：
請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。
（四）內文：
（四）內文：
1.主旨：
全文精要，以說明行文目的與期望為主，主旨：
全文精要，以說明行文目的與期望為主，必要時得加簡必要時得加簡單原因，應力求具體扼要單原因，應力求具體扼要；不分項。
不分項。
2.說明：
如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列說明：
如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。
縮格書寫。
3.辦法：
分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附辦法：
分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附件；於簽中使用擬辦。
件；於簽中使用擬辦。
4.中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。
中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。
第2頁共12頁2公文管理與公文寫作（五）分項標號：
一、二、三（五）分項標號：
一、二、三（一一）、（二二）、（三三）、（）、（）、（）（數字為全形，括弧為半形數字為全形，括弧為半形）對齊方式：
對齊方式：
說明：
說明：
一、一、空空1個字個字（一一）空空2個字個字有括弧者，後面不須加頓號（、）有括弧者，後面不須加頓號（、）、空空3個字個字（）空空4個字個字第3頁共12頁3公文管理與公文寫作（六）數字使用原則：
（六）數字使用原則：
1.1.數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。
統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。
2.數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依中央法規標準法、法律統一用語止案之法制作業者，應依中央法規標準法、法律統一用語表等相關規定辦理。
表等相關規定辦理。
3.3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。
或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。
第4頁共12頁4公文管理與公文寫作舉例說明舉例說明-使用阿拉伯數字者：
使用阿拉伯數字者：
附件附件11、東總字第、東總字第09500865170950086517號、第號、第11階段、階段、2121世紀、第世紀、第11優先、第優先、第22次、第次、第33名、第名、第66次會議紀錄、次會議紀錄、9595年度、年度、921921大地震、延後大地震、延後33週辦理、週辦理、150150公分、公分、8080、3.593.59、66億億3,9443,944萬萬2,7892,789元、元、442,789442,789人、人、11：
33、依兒童福利法第44條規定舉例說明舉例說明-使用中文數字者：
使用中文數字者：
一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政行政院令：
修正事務管理規則第一百十一條條文院令：
修正事務管理規則第一百十一條條文、法草案法草案總說明：
爰擬具總說明：
爰擬具法草案，計五十一條法草案，計五十一條第5頁共12頁5公文管理與公文寫作（七）其他注意事項：
（七）其他注意事項：
1.人名、數字（例如：
金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆人名、數字（例如：
金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆成兩行。
成兩行。
2.有隸屬關係之上級機關、長官稱鈞，例如有隸屬關係之上級機關、長官稱鈞，例如教育部稱為鈞教育部稱為鈞部、對機關首長稱鈞長（座）；無隸屬關係則稱為貴部、對機關首長稱鈞長（座）；無隸屬關係則稱為貴或大。
通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。
或大。
通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。
3.文中提及其他機關、團體，應稱全銜或簡銜，如一再文中提及其他機關、團體，應稱全銜或簡銜，如一再提及，必要時得稱該，前面不需空格；對職員稱職稱。
提及，必要時得稱該，前面不需空格；對職員稱職稱。
4.上行、平行及下行文，自稱皆為本，例如：
本校。
上行、平行及下行文，自稱皆為本，例如：
本校。
5.引號之使用：
引號之使用：
。
第6頁共12頁6公文管理與公文寫作6.主旨句末應加公文期望或目的語，例如：
請主旨句末應加公文期望或目的語，例如：
請查照；請查照；請備備查；請查；請核示；請核示；請鑒核鑒核。
7.常見錯字：
公佈常見錯字：
公佈、分佈（布）；部份、分佈（布）；部份、身份、身份證（分）；盡量（儘）；粘貼（黏）證（分）；盡量（儘）；粘貼（黏）.；劃與；劃與畫、記錄與紀錄畫、記錄與紀錄。
8.假與在及於的分別。
假與在及於的分別。
（八）正（八）正、副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加國立副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加國立2字，字，私立學校則不加私立私立學校則不加私立2字；字；承辦單位應不列為副本收受者承辦單位應不列為副本收受者。
（九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明（九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明含附件或含含附件或含附件。
附件。
第7頁共12頁7公文管理與公文寫作二、公文製作系統二、公文製作系統
（一）正確開啟檔案方式：
先開啟公文製作系統，再選用公文樣版
（一）正確開啟檔案方式：
先開啟公文製作系統，再選用公文樣版東吳大學的設定：
檔案系統資訊系統資訊設定東吳大學的設定：
檔案系統資訊系統資訊設定
（二）詞組（詞庫）的使用
（二）詞組（詞庫）的使用1.如開啟時未出現詞庫如開啟時未出現詞庫設定啟用詞庫輸入；左下角詞設定啟用詞庫輸入；左下角詞2.新增刪除詞組：
文字新增刪除詞組：
文字編輯詞庫內容；在詞庫選擇視窗編輯詞庫內容；在詞庫選擇視窗按右鍵，選編輯詞庫內容按右鍵，選編輯詞庫內容3.快速新增法：
於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後快速新增法：
於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後，按右鍵，選置入詞庫。
按右鍵，選置入詞庫。
4.換詞庫：
在詞庫選擇視窗按右鍵，選換詞庫。
換詞庫：
在詞庫選擇視窗按右鍵，選換詞庫。
第8頁共12頁8公文管理與公文寫作（三）段行首內縮設定：
（三）段行首內縮設定：
千萬不可用空白鍵千萬不可用空白鍵Tab：
每按一下，該段內縮一個字。
每按一下，該段內縮一個字。
ShiftTab：
每按一下，該段前移一個字。
每按一下，該段前移一個字。
（四）更換用紙（稿轉函）：
檔案公文用紙更換基本公文用紙（四）更換用紙（稿轉函）：
檔案公文用紙更換基本公文用紙（五）列印：
（五）列印：
1.請選擇合印非套印。
請選擇合印非套印。
2.其他選項（例如：
頁碼、檔名、正副本其他選項（例如：
頁碼、檔名、正副本），請依個人需要，），請依個人需要，自行選擇。
自行選擇。
3.多址分文及分繕列印的區別。
多址分文及分繕列印的區別。
第9頁共12頁9公文管理與公文寫作4.多址分文常用方式：
多址分文常用方式：
文字欄：
來源名稱選取行文單位正本（副本）文字欄：
來源名稱選取行文單位正本（副本）目的欄位選擇受文機關目的欄位選擇受文機關文字檔：
來源型態改選文字檔文字檔：
來源型態改選文字檔瀏覽（須副檔名為瀏覽（須副檔名為.txt之檔案）至來源名稱之檔案）至來源名稱新增新增目的欄位選擇受文機關目的欄位選擇受文機關第10頁共12頁10公文管理與公文寫作三、公文管理系統三、公文管理系統
（一）基本設定：
工具
（一）基本設定：
工具網際網路選項：
網際網路選項：
1.一般設定：
每次查閱畫面時一般設定：
每次查閱畫面時2.安全性信任的網站：
安全性信任的網站：
網站：
網站：
http:
/163.14.189.245（https:
的勾要取消）的勾要取消）自訂層級：
自訂層級：
ActiveX控制項與插件項下，皆選啟用控制項與插件項下，皆選啟用
（二）何時必須帶進
（二）何時必須帶進ODS檔案？
檔案？
需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統1.直接用直接用ODS創稿創稿2.創稿時，在主檔瀏覽帶入創稿時，在主檔瀏覽帶入ODS檔案檔案第11頁共12頁11公文管理與公文寫作報告人：
王蓉貞分機：
8201E-mail：
chenscu.edu.tw（三）其餘功能介紹（三）其餘功能介紹1.查詢：
文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式查詢：
文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式2.檔案：
檔案：
單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、指定單位存查公文清單指定單位存查公文清單3.報表：
第一次使用報表者，請務必先下載列印報表相關檔報表：
第一次使用報表者，請務必先下載列印報表相關檔案，並以開啟方式執行案，並以開啟方式執行第12頁共12頁12
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