公文管理与公文写作(颜色规定可参考).ppt

1、公文管理與公文寫作一、文書處理作業一、文書處理作業（一）速別之區分：（一）速別之區分：1.卷宗：普通件卷宗：普通件白色；速件白色；速件藍色；最速件藍色；最速件紅色；密件紅色；密件黃黃色。（校內處理之速度）色。（校內處理之速度）本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上加貼最速件字樣。加貼最速件字樣。2.函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。（二）密等及解密條件或保密期限：分為絕對機密、極機（二）密等及解密條件或保密期限：分為絕對機密、極機密、機密、密，解密條件或保密期限於其後以括弧密

2、、機密、密，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。註記。第1頁共12頁1公文管理與公文寫作（三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。（三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。（四）內文：（四）內文：1.主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主，主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主，必要時得加簡必要時得加簡單原因，應力求具體扼要單原因，應力求具體扼要；不分項。不分項。2.說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。縮格書寫。3.辦法：分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附辦法：分

3、項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附件；於簽中使用擬辦。件；於簽中使用擬辦。4.中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。第2頁共12頁2公文管理與公文寫作（五）分項標號：一、二、三（五）分項標號：一、二、三(一一)、(二二)、(三三)、()、()、()（數字為全形，括弧為半形數字為全形，括弧為半形）對齊方式：對齊方式：說明：說明：一、一、空空1個字個字 (一一)空空2個字個字 有括弧者，後面不須加頓號（、）有括弧者，後面不須加頓號（、）、空空3個字個字 ()空空4個字個字第3頁共12頁3公文管理與公文寫作（六）數字使用原則：

4、（六）數字使用原則：1.1.數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。2.數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依中央法規標準法、法律統一用語止案之法制作業者，應依中央法

5、規標準法、法律統一用語表等相關規定辦理。表等相關規定辦理。3.3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。第4頁共12頁4公文管理與公文寫作舉例說明舉例說明-使用阿拉伯數字者：使用阿拉伯數字者：附件附件1 1、東總字第、東總字第09500865170950086517號、第號、第1 1階段、階段、2121世紀、第世紀、第1 1優先、第優先、第2 2次、第次、第3 3名、第名、第6 6次會議紀錄、次會議紀錄、9595年度、年度、921921大地震、延

6、後大地震、延後3 3週辦理、週辦理、150150公分、公分、8080、3.593.59、6 6億億3,9443,944萬萬2,7892,789元、元、442,789442,789人、人、1 1：3 3、依兒童福利法第44條規定舉例說明舉例說明-使用中文數字者：使用中文數字者：一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政行政院令：修正事務管理規則第一百十一條條文院令：修正事務管理規則第一百十一條條文、法草案法草案總說明：爰擬具總說明：爰擬具法草案，計五十一條法草案，計

7、五十一條第5頁共12頁5公文管理與公文寫作（七）其他注意事項：（七）其他注意事項：1.人名、數字（例如：金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆人名、數字（例如：金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆成兩行。成兩行。2.有隸屬關係之上級機關、長官稱鈞，例如有隸屬關係之上級機關、長官稱鈞，例如 教育部稱為鈞教育部稱為鈞部、對機關首長稱鈞長（座）；無隸屬關係則稱為貴部、對機關首長稱鈞長（座）；無隸屬關係則稱為貴或大。通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。或大。通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。3.文中提及其他機關、團體，應稱全銜或簡銜，如一再文中提及其他機關、團體，應稱全銜或簡銜，如一再提及，必要時

8、得稱該，前面不需空格；對職員稱職稱。提及，必要時得稱該，前面不需空格；對職員稱職稱。4.上行、平行及下行文，自稱皆為本，例如：本校。上行、平行及下行文，自稱皆為本，例如：本校。5.引號之使用：引號之使用：。第6頁共12頁6公文管理與公文寫作 6.主旨句末應加公文期望或目的語，例如：請主旨句末應加公文期望或目的語，例如：請 查照；請查照；請 備備查；請查；請 核示；請核示；請 鑒核鑒核。7.常見錯字：公佈常見錯字：公佈、分佈（布）；部份、分佈（布）；部份、身份、身份證（分）；盡量（儘）；粘貼（黏）證（分）；盡量（儘）；粘貼（黏）.；劃與；劃與畫、記錄與紀錄畫、記錄與紀錄。8.假與在及於的分別。假

9、與在及於的分別。（八）正（八）正、副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加國立副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加國立2字，字，私立學校則不加私立私立學校則不加私立2字；字；承辦單位應不列為副本收受者承辦單位應不列為副本收受者。（九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明（九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明含附件或含含附件或含附件。附件。第7頁共12頁7公文管理與公文寫作二、公文製作系統二、公文製作系統（一）正確開啟檔案方式：先開啟公文製作系統，再選用公文樣版（一）正確開啟檔案方式：先開啟公文製作系統，再選用公文樣版東吳大學的設定：檔案系統資訊系統資訊設

10、定東吳大學的設定：檔案系統資訊系統資訊設定（二）詞組（詞庫）的使用（二）詞組（詞庫）的使用 1.如開啟時未出現詞庫如開啟時未出現詞庫設定啟用詞庫輸入；左下角詞設定啟用詞庫輸入；左下角詞 2.新增刪除詞組：文字新增刪除詞組：文字編輯詞庫內容；在詞庫選擇視窗編輯詞庫內容；在詞庫選擇視窗按右鍵，選編輯詞庫內容按右鍵，選編輯詞庫內容 3.快速新增法：於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後快速新增法：於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後，按右鍵，選置入詞庫。按右鍵，選置入詞庫。4.換詞庫：在詞庫選擇視窗按右鍵，選換詞庫。換詞庫：在詞庫選擇視窗按右鍵，選換詞庫。第8頁共12頁8公文管理與公文寫作（三）段

11、行首內縮設定：（三）段行首內縮設定：千萬不可用空白鍵千萬不可用空白鍵Tab：每按一下，該段內縮一個字。每按一下，該段內縮一個字。ShiftTab：每按一下，該段前移一個字。每按一下，該段前移一個字。（四）更換用紙（稿轉函）：檔案公文用紙更換基本公文用紙（四）更換用紙（稿轉函）：檔案公文用紙更換基本公文用紙（五）列印：（五）列印：1.請選擇合印非套印。請選擇合印非套印。2.其他選項（例如：頁碼、檔名、正副本其他選項（例如：頁碼、檔名、正副本），請依個人需要，），請依個人需要，自行選擇。自行選擇。3.多址分文及分繕列印的區別。多址分文及分繕列印的區別。第9頁共12頁9公文管理與公文寫作 4.多址分

12、文常用方式：多址分文常用方式：文字欄：來源名稱選取行文單位正本（副本）文字欄：來源名稱選取行文單位正本（副本）目的欄位選擇受文機關目的欄位選擇受文機關文字檔：來源型態改選文字檔文字檔：來源型態改選文字檔 瀏覽（須副檔名為瀏覽（須副檔名為.txt之檔案）至來源名稱之檔案）至來源名稱新增新增 目的欄位選擇受文機關目的欄位選擇受文機關第10頁共12頁10公文管理與公文寫作 三、公文管理系統三、公文管理系統（一）基本設定：工具（一）基本設定：工具網際網路選項：網際網路選項：1.一般設定：每次查閱畫面時一般設定：每次查閱畫面時 2.安全性信任的網站：安全性信任的網站：網站：網站：http:/163.14

13、.189.245（https:的勾要取消）的勾要取消）自訂層級：自訂層級：Active X控制項與插件項下，皆選啟用控制項與插件項下，皆選啟用（二）何時必須帶進（二）何時必須帶進ODS檔案？檔案？需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統 1.直接用直接用ODS創稿創稿 2.創稿時，在主檔瀏覽帶入創稿時，在主檔瀏覽帶入ODS檔案檔案第11頁共12頁11公文管理與公文寫作報告人：王蓉貞 分機：8201E-mail：chenscu.edu.tw（三）其餘功能介紹（三）其餘功能介紹 1.查詢：文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式查詢：文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式 2.檔案：檔案：單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、指定單位存查公文清單指定單位存查公文清單 3.報表：第一次使用報表者，請務必先下載列印報表相關檔報表：第一次使用報表者，請務必先下載列印報表相關檔案，並以開啟方式執行案，並以開啟方式執行第12頁共12頁12