完整版办公自动化在办公中的应用毕业设计.docx

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完整版办公自动化在办公中的应用毕业设计

亳州职业技术学院毕业论文（设计）

办公自动化在办公中的应用

姓名：

张雪勤

系别：

信息工程系

专业：

市场营销（企业形象设计与办公自动化方向）

指导老师：

马健

亳州职业技术学院

2011年4月

毕业论文（设计）承诺书

本人郑重承诺：

1、本论文（设计）是在指导教师的指导下，查阅相关文献，进行分析研究，独立撰写而成的。

2、本论文（设计）中，所有实验、数据和有关材料均是真实的。

3、本论文（设计）中除引文和致谢的内容外，不包含其他人或机构已经撰写发表过的研究成果。

4、本论文（设计）如有剽窃他人研究成果的情况，一切后果自负。

毕业论文（设计）作者签名：

　　　　　　　签字日期：

　　年　　月　　日

毕业论文（设计）版权使用授权书

本论文作者完全了解亳州职业技术学院有关保留、使用论文的规定，有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和借阅。

本人授权亳州职业技术学院可以将论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编论文。

论文作者签名：

　　　　　　　　　指导教师签名：

签字日期：

　　　年　月　日　　　签字日期：

　年　月　日

摘要

随着计算机及网络技术的飞速发展，办公自动化的应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。

各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。

与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。

但是，这些中小企业由于自身的种种原因其使用还相当的落后，那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统值得每个人去深思。

本为一次为例，展开研究阐述。

关键词：

办公自动化，应用，企业管理，计算机，信息系统

ABSTRACT

Withrapiddevelopmentofthecomputerandnetworktechnology,theapplicationofofficeautomationgrowingpopularityintheglobalscope.However,somesmallandmedium-sizedenterpriseduetoitsvariousreasons,itsusealsoisbackward.So,howthoseenterpriseconstructionofofficeautomationinformationsystemiswortheverybodytoponder.Thisisjustwhatthispapertalkabout.

Keywords：

officeautomation，application，enterprise，

目录

1引言1

2办公自动化的含义及特征1

2.1办公自动化的含义1

2.2办公自动化的主要特征1

2.3国内外办公自动化发展的现状1

2.4办公自动化的发展趋势2

3办公自动化在办公中的运用2

3.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求2

3.2处理大量的复合文档型的数据信息3

3.3包含大量的工作流应用3

3.4支持协同工作和移动办公3

3.5应有完整的安全性4

3.6能集成其他业务应用系统和Internet4

4目前企业办公自动化的现状及问题4

4.1目前企业办公自动化的现状4

4.2企业使用办公自动化面临的问题5

5办公自动化的组建5

5.1实施办公自动化的原则5

5.2实施办公自动化在办公中运用的操作条件：

6

5.3实施办公自动化在办公中的步骤6

6对企业办公自动化在办公运用中的几点思考7

6.1企业适合使用办公自动化系统7

6.2建立严格的使用权限和层次分明的管理制度7

7总结8

致谢10

1引言

随着计算机及网络技术的飞速发展，办公自动化的应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。

各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。

与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。

但是，这些中小企业由于自身的种种原因其使用还相当的落后，那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统值得每个人去深思。

2办公自动化的含义及特征

2.1办公自动化的含义

办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。

办公室自动化英文原称officeautomation，缩写为OA,办公自动化一般指具有现代化思想和技能的人，使用先进的办公自动化设备和科学管理的方法，充分利用信息资源，提高办公室管理水平和工作质量，求取更好的经济效益。

一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。

2.2办公自动化的主要特征

（1）办公自动化是一门综合性学科，他涉及到行政管理，电子，文秘，机械，物理等多个领域。

（2）办公自动化是一个人机信息系统，是一门具有信息处理功能的科学。

（3）办公自动化是对文字，数据，语音和图像等信息的一体化的处理过程。

2.3国内外办公自动化发展的现状

（1）传统办公模式

传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统﹑轻印刷系统﹑文档管理系统。

这种模式无法实现信息的共享﹑交换﹑传递；无法实现单位﹑企业内部的协调；难以对非文本的如声频﹑视频﹑图形﹑扫描对象等多媒体信息﹑超文本信息进行有效的处理。

同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况﹑不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。

部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。

信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。

（2）网络办公模式

网络办公就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。

改变过去复杂﹑低效的手工办公方式，实现迅速﹑全方位的信息采集﹑信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。

2.4办公自动化的发展趋势

随着三大核心支柱技术：

网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：

（1）集成化。

软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。

（2）智能化。

面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。

如：

　　汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。

（3）多媒体化。

包括对数字﹑文字﹑图象﹑声音和动画的综合处理。

（4）运用电子数据交换（EDI）。

通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。

办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。

3办公自动化在办公中的运用

3.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求

　　在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

[1]

3.2处理大量的复合文档型的数据信息

　　办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。

一般而言“文档数据库”或“对象存储”的概念被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。

当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。

　　办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

3.3包含大量的工作流应用

　　所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。

办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。

每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。

工作流程也可是打破单位界限的，发生于部门与部门的相关单位之间。

　　在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。

即：

基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。

　　从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

3.4支持协同工作和移动办公

　　在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。

而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。

随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。

　　所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。

办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

3.5应有完整的安全性

　　安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。

企业办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。

这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

3.6能集成其他业务应用系统和Internet

　　随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等，这不仅沟通了企业内外的信息、对外宣传了企业单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。

4目前企业办公自动化的现状及问题

4.1目前企业办公自动化的现状

　　办公自动化建设因每个企业的自身情况其程度亦有所不同，目前企业的办公自动化在办公中的运用大体存在以下几方面的特征：

　　1起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，msoffice系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。

2、已经建立了自己的办公自动化系统，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。

系统处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

　　3、已经建立了自己的办公自动化系统，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

4、已经建立了自己的办公自动化系统，能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet发布，宣传企业的产品﹑技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。

现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

4.2企业使用办公自动化面临的问题

　办公自动化系统从最初的汉字输入﹑问题处理﹑排版编辑﹑查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。

再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。

目前,在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意：

　　1、效率。

办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。

计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。

2、安全性。

人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视，而今，病毒的破坏﹑黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。

　　.3、企业实现办公自动化的要求

　　办公自动化已经成为企业界的共识。

众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

　　办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。

按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待：

（1）第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。

（2）对于第二﹑第三类企业，由于企业intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。

即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。

　　（3）对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

5办公自动化的组建

5.1实施办公自动化的原则

　　在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：

（1）实用性原则

（2）先进性及成熟性原则（3）可靠性原则（4）开放性及安全性原则（5）标准化原则（6）可扩充性原则（7）可维护性﹑可管理性原则（8）节约性原则

5.2实施办公自动化在办公中运用的操作条件：

1、具备了计算机硬件、软件常识

　2、熟练掌握了一种汉字录入方法

3、了解了计算机上的目录和文件的基本概念

　4、网络软件的基本操作：

会收发Email、文件和传真，会用浏览器

　5、熟练并掌握数据库检索、查询、统计和分析的基本概念

　6、其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然都是不可或缺的。

　　硬件：

技术设备﹑计算机是系统重要因素。

再使用办公自动化运用的过程中涉及的设备中有各种机器，如计算机﹑复印机﹑电话机﹑传真机﹑路由器﹑服务器﹑光盘机等等，同时这些设备也要维护﹑更新。

　　软件：

各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统﹑网络操作系统﹑文字处理软件﹑专项工作程序软件等等。

　　此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。

5.3实施办公自动化在办公中的步骤

　1、在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

2、在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批﹑通知纪要﹑会议管理﹑信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。

在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

3、在internet上建立公用网站，进行信息采集﹑发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区﹑跨省市。

　　在以上过程中，网络信息系统的安全性﹑稳定性自始至终都是十分重要的。

是否建立起强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。

4、办公自动化的在办公中的具体实施

　实施的的某一全网络办公自动化系统基于internet/intranet技术开发，通过统一的信息共享与发布平台，实现传统OA的公文运转与企业内部管理信息的协调统一，达到信息的高度共享与管理，集成了企业的各种信息系统的应用，是新一代基于知识管理的办公自动化系统。

它改善了无纸化办公环境，提高了工作实效，为领导及时决策提供支持信息，同时，各职能部门实现信息共享。

根据我厂办公及业务的特点将系统分为个人办公﹑部门办公﹑公文管理﹑机关事务以及公共信息等栏目。

6对企业办公自动化在办公运用中的几点思考

6.1企业适合使用办公自动化系统

　　绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业在办公中以企业和工作性质使用的目的性会有所不同，具体体现在：

1、信息化尚未入门的企业。

由于没有信息化的应用基础，先用办公自动化，OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

2、信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。

信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

　3、缺少信息化资金准备的企业。

信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。

因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先用办公自动化，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

　　已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。

办公自动化与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

6.2建立严格的使用权限和层次分明的管理制度

　　从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门﹑职务，进行优先等级和功能模块的设定。

要建立办公自动化管理制度和考核办法，明确单位的责任领导﹑责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定相应的奖惩措施，推行一套融管理﹑监督﹑激励相一致的有效机制。

1、牢固树立信息安全意识

　　在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。

是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。

　　2.要加强对职能人员的培训

（1）具备了计算机硬件、软件常识

（2）熟练掌握了一种汉字录入方法

　　（3）了解了计算机上的目录和文件的基本概念

　　（4）网络软件的基本操作：

会收发Email、文件和传真，会用浏览器

　　（5）熟练并掌握数据库检索、查询、统计和分析的基本概念

　　（6）其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等知识掌握，当然都是不可或缺的。

　　3.勤维护，常保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中

　　办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现一些问题，因此要认真对待办公人员的每一个求助，认真解决操作中的问题，及时处理系统的疵点。

7总结

综上所述，办公自动化在现在的办公中的运用已经发生了很大的变化，办公自动化系统的定义已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经有了极大的飞跃。

然而，在一些初步发展的企业源于自身条件限制以及随着计算机技术水平的不断发展和用户对功能不断增长的需要，企业在办公中对办公自动化的需求是不间断的，这时间还很漫长。

愿企业中的每位人员共同努力，为办公自动化技术的发展以及在办公中的很好使用作出自己的贡献。

[参考文献]

[2]XX知道

[3]XX文库

致谢

大学三年的学习生活即将结束，在此，我要感谢所有曾经教导过我的老师和关心过我的同学，他们在我成长过程中给予了我很大的帮助。

本文能够成功的完成，要特别感谢我的导师老师的关怀和教导。

在论文的写作过程中，也得到了许多同学的宝贵建议，同时还到许多在工作过程中许多同事的支持和帮助，在此一并致以诚挚的谢意。

感谢所有关心、支持、帮助过我的良师益友。

最后，向在百忙中抽出时间对本文进行评审并提出宝贵意见的各位导师表示衷心地感谢！