模板程序.docx
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模板程序
目次
1目的
2范围
3程序管理
4参考文件
5定义、缩略语
6职责
7文件的分类
8文件编码
9程序的级别、标识、格式、层次
10程序的内容要素
11程序的编制、审核、批准
12程序的发布、分发、存档
13程序的评审、修改、取消
14其它文件的控制
15翻译的控制（必要时）
16附录
附录A程序制定流程
附录B取消程序申请单
附录C跨组织审核单
附录D符合性审核单
附录E程序分发单
1目的
本程序描述了建设事业部总部及所属各分公司、各直属项目部（以下简称“各单位”）文件（含外来文件）的控制要求，确保文件的编制、审核、批准、修改、分发、作废得到有效控制。
2范围
本程序适用于建设事业部总部及所属各单位的文件控制。
注：
1.各单位在项目合同有要求时，按合同要求制定本单位的文件控制文件；项目合同无要求时，可执行本程序或参照本程序文件制定本单位的文件控制文件。
2.在本程序发布之前已发布的有效文件仍适用，在本程序发布之后发布的文件应按本
程序要求执行。
3程序管理
本程序由安全运营部管理，并具有以下签名：
—编制：
编制人；
—审核：
安全运营部经理；
—批准：
安全运营部主管领导。
—跨部门审核：
综合办公室、人力资源部、财务部、市场部、技术物资部
4参考文件
4.1编制参考
—建设公司《文件控制程序》（QT-22009）
—《质量环境职业健康安全管理手册》（QEOHSM）
4.2执行参考
—《建设事业部组织管理规程》
5定义、缩略语
—跨组织审核：
程序涉及其他部门的责任和业务，其他部门审核、确认的过程。
—符合型（性）审核：
对程序内容与手册、组织程序等上游文件的符合性进行审核的过程。
—受控分发：
对提供给实施该文件的人员、领导以及认证机构所采取的分发方式。
—非受控分发：
对那些仅将该文件作为参考使用的人员的分发和对公司外部不能回
收场所的分发。
6职责
6.1总经理部领导
—负责批准分管职能部门的各类管理程序、工作程序。
6.2综合办公室
—负责外来文件的接收、登记、批办、分发；
—编制并维护总部适用文件总清单；
—负责建设公司程序文件的分发；
—负责外来文件和总部各类程序文件的归档；
—负责局域网上的程序发布专用文件夹的维护技术支持。
6.3安全运营部
—负责对本程序执行情况进行监督；
—负责总部各部门一体化手册支持程序和组织管理程序的符合性审核；
6.4人力资源部
—负责组织管理程序文件岗位设置及名称的符合性审核；
6.5各部门
—负责本部门程序文件及文件分发单的编制、审核、评审；对文件的充分性、适
宜性和有效性负责；
—编制本部门、本单位的适用文件清单；
—部门经理负责批准文件分发单。
6.6各单位
—各单位文件控制的职责由各单位自行决定；
—各单位应执行本程序或编制、执行本单位文件控制的文件。
7文件分类
文件分为程序、国家或企业的技术标准、设计文件（含图纸）、合同文件、公函、质量计划以及法律法规、公文（指综合办公室控制的党政行文、传真、电报等）、业主和其他外部组织接收的外来文件等类型。
以下仅对程序文件进行分类。
程序文件划分为管理程序和技术程序、内部指示书。
是对手册的补充和支持
7.1管理程序
分为三种类型：
—组织管理程序：
描述事业部各职能部门及各级岗位的组织管理原则、工作职责和组织机构的管理文件。
—一体化体系支持程序：
按照ISO9001/IS014001/GB/T28001标准要求，对质量体系、职业健康安全体系、环境体系直接支持的管理文件。
—工作管理程序：
描述除一体化体系支持程序外的各职能部门在实施管理、履行职能和实现公司战略目标中可规范和重复进行的职能活动及其作业步骤的文件。
7.2技术程序
描述各专业操作步骤的技术性文件。
技术程序需按不同专业进行细分。
7.3内部指示书
指建设事业部各职能部门指导本部门人员工作，便于内部管理而制定的一些更为详细的内部作业文件。
此类文件由部门编制、审核、批准、发布，并报综合办公室备案。
8程序内部标识号
程序的内部标识号由各编制部门根据本程序编号。
8.1内部标识号构成：
由部门代码、程序类型的代号、顺序号三部分组成。
8.2建设事业部代码
中核二三建设有限公司建设事业部的代码由两位字母表示，为英文名称的缩写“CB”。
8.3部门代码
8.3.1事业部各职能部门的代码，由三位字母表示，均为英文名称的缩写：
表1
部门
代码
部门
代码
总经理部
CBG
市场部
CBM
综合办公室
CBC
财务部
CBF
人力资源部
CBH
安全运营部
CBS
技术物资部
CBT
8.3.2各职能部门需要以自己的名义编制程序时，应在内部标识号中按照表一代码加以标记。
8.4程序的代号和顺序号。
8.4.1管理程序的第一位代号：
2；第二位代号按类别划分：
—组织管理程序：
1；顺序号：
001~999；
—一体化体系支持程序：
2；顺序号：
001~999；
—工作管理程序：
3；顺序号：
001~999；
例如：
CBC-23001指综合办公室的第一份工作管理程序。
8.4.2内部指示书的代号：
5；顺序号：
0001~9999；
9程序的级别、标识、格式、层次
9.1程序的级别
根据程序文件的广泛适用性情况，程序文件均为普通级，标识为“N”。
9.2程序的标识
程序的封面和每一页一律以建设公司的徽标作标识。
所有的文件都必须标明版次（或修改版号），发布时的状态、日期，并编页码。
9.2.1版次
程序的版次（或修改版号）用英文字母标识，即第一版用A,第二版用B，依次类推。
9.2.2状态
每一份程序都必须标明其状态。
程序在批准前应标明“PRE”状态，批准后发布应标明“CFC”状态。
9.2.3日期
程序的日期按“年.月.日”的格式填写，如：
2012年5月17日写成“2012.5.17”。
9.2.4页码
—程序页码编号采用阿拉伯数字，标识每一页的顺序号，例如：
3表示该文件的第3页。
—页码编号从修改页开始，到附录的最后一页为止统一编号。
9.2.5类型
文件类型依照文件的分类标识，分别标识为管理程序、技术程序、内部指示书。
9.3程序的格式
程序应由封面页、修改页、目次页、正文页、附录页（当需要时）和签名页（当需要时）组成。
格式参照本程序。
内部指示书的组成参照本程序。
各单位的文件格式应体现出各单位的名称和工程特点。
9.4层次划分
程序的层次划分为：
章、条、段、附录、列项。
其具体的书写格式、字体、编号示例、说明如下：
表2
名称
编号
示例
书写
方式
字体
说明
章
1
顶头
宋体或TimesNewRoman字体、小四、加粗
章应从“目的”为第1章编起；每一章应有一个标题，直接放在其编号后。
条
1.1
顶头
宋体或TimesNewRoman字体、小四
条是章的有编号的细分单元，可继续细分。
条用阿拉伯数字编号。
同一层次至少有两条，才能使用编号，例如，在第1章中，如果没有1.2条，就不应标出1.1条。
条
1.1.1
顶头
宋体或TimesNewRoman字体、小四
段
无编号
空两格
宋体或TimesNewRoman字体、小四
段是章或条中一个不编号的层次。
附录
A
顶头
宋体或TimesNewRoman字体、小四、加粗
附录用英语大写字母从A开始标注，但去掉I和O，如附录A、附录B等。
列项
—
空两格
宋体或TimesNewRoman字体、小四
对内容作列项说明时使用。
如需再细分可在内容前用半括号英语小写字母编号，如：
a）。
10程序的内容要素
10.1总体编排
—必要要素：
程序必须具备的内容。
包括：
目的、范围、程序管理、参考文件、
职责、程序内容、记录；
—补充要素：
根据需要表述。
包括：
定义、附录、注释、表和图。
10.2必要要素
10.2.1目的
这一要素应列于每个文件的开始，以明确规定程序的主题及其所包括的方面。
描述方式应规范为“本程序描述了……”。
10.2.2范围
这一要素明确文件适用的范围。
描述方式应规范为“本程序适用于……”。
10.2.3程序管理
这一要素明确文件的管理部门，指明编制、审核、批准的人员。
10.2.4参考文件
这一要素应列出编制文件所依据的文件、引用的文件，所列文件应是公开得到的文件、作为信息参考的文件。
根据管理活动的需要可分为以下两个要素：
—编制参考：
编制程序所引用文件不具有强制性，着重于增强编制程序科学合理性、
规范性和协调性；
—执行参考：
编制程序所引用文件是必不可少的，在按程序运作不明确时，所引用
文件可作为运作的依据。
10.2.5职责
明确由哪些部门实施该管理活动，他们的职权、责任。
10.2.6程序的内容
应详细描述文件所包含的具体内容和达到的要求，采用的措施和方法。
列出开展此项活动的细节，明确每个环节中各项步骤由谁干，干什么，干到什么程度，何时何地怎么干，如何控制，如何持续改进，以及所达到的要求（即PDCA模式），并注明需要注意的任何例外或特殊情况。
必要时辅以流程图。
10.2.7记录
明确管理活动应形成记录。
10.3补充要素
10.3.1定义、缩略语
这是可酌情取舍的要素。
根据具体情况可只有“定义”或“缩略语”。
给出理解该文件中使用的某些术语、缩略语所必要的含义。
10.3.2附录
附录是程序不可分割的部分。
为方便起见，该附录放在所有程序条文的后面。
附录应在目次、正文中提到。
10.3.3条文中的注释
条文中的注释只可用来给出为理解程序所需要的信息。
它们不应包含要求。
注释通常应放在它们所涉及的章、条或段的后面。
10.3.4表和图
适当时可使用表和图，以一种易于理解的方式提供信息。
表题和图题单独用阿拉伯数字编号，放在表的上方或图的下方，居中，如：
表1、图1。
11程序的编制、审核、批准
11.1程序的编制、审核
编制部门负责人指定程序编制人员。
编制人员按照本程序的编制要求编制程序，并将程序以及背景资料提交审核人审核。
编制人员要确保编制所依据文件的有效性以及所编制的程序的准确性、完整性和适用性。
编制人员制备“文件分发单”（见附录E），对文件接收单位按“受控”和“非受控”两种方式分类。
审核人应由编制部门负责人指定，应为该作业岗位的上一级的负责人或比编制人的专业技术职务高一级的专业技术人员或部门负责人。
审核人应审查程序的符合性、充分性、适宜性。
程序审核人应审核文件分发单，确保分发到所有适用单位和分发方式的正确性，必要时对照旧版程序的文件分发单。
11.2程序的跨组织审核
程序内容涉及其它部门业务或需要工作协作时，应将程序提交相关部门进行跨组织审核。
跨组织审核由审核部门负责人或其指定人员进行。
审核期限为三个工作日。
编制部门收集跨组织审核的记录原件（即跨组织审核单，格式见附录C）。
11.3程序的符合性审核
组织管理程序：
编制部门完成相关审核后，将程序送交安全运营部、人力资源部进行符合性审核。
（符合性审核单，格式见附录D）
一体化手册支持程序：
编制部门完成相关审核后，将程序提交安全运营部进行符合性审核。
审核期限为三个工作日。
11.4程序的批准
对审核部门提出的符合性审核意见、跨组织审核意见，编制部门要进行意见分析，相应地修改程序，并经过符合性审核、跨组织审核人员的验证。
程序编制部门完成符合性审核后提交批准人批准，批准人要确保程序的充分性和适宜性，确保程序已完成跨组织审核、符合性审核，同时批准文件分发单。
12程序的发布、分发、存档
程序的发布和分发可通过两种信息载体进行：
一种是书面文件；一种是电子文件。
12.1总则
12.1.1程序文件分发单经批准人批准后，由编制人员将“CFC”状态的原始书面文件、一份分发单、跨组织审核单原件及符合性审核单原件一起送交综合办公室，并同时将电子文件传递给综合办公室。
12.1.2综合办公室在收到分发单及“CFC”状态的文件后，应对分发单做出统一编号，以便于统一管理。
对程序的格式进行调整符合要求。
12.1.3综合办公室根据分发单执行分发，要确保文件的使用场所得到有效版本文件：
—书面文件分发：
综合办公室应准备相应数量的文件。
文件分发前应在首页上加盖专用红章标识；
—电子文件分发：
综合办公室在公司局域网中建立程序文件发布的专用文件夹，程
序文件在专用文件夹中发布（应在封面中打上编制人、审核人、批准人的名字），同时以电子邮件形式向分发部门发出程序发布的通知，并获取已读的反馈信息，确保分发部门及时得到有效程序文件。
综合办公室需维护专用文件夹中程序的有效性，并建立、及时维护有效程序文件清单。
对于以“受控方式”分发的程序，各接收部门应将之视为本部门适用程序进行管理，同时建立、维护本部门的适用程序清单，并确保使用场所使用的清单是有效的。
12.1.4程序分发完成后，分发人员应在分发单上签名确认，综合办公室应将分发单、原始的程序文件、跨组织审核单及符合性审核单一起存档（以电子文件形式发布时，还要保存程序发布的通知和各部门已读的反馈信息）。
12.1.5内部指示书是部门内部使用的文件，文件的发布和分发由部门自己负责。
原始文件及分发单交综合办公室存档。
12.2公司制定的程序在总部的发布和分发
经批准的程序文件由综合办公室按照文件编制部门制定的分发单以书面文件形式或电子文件形式执行分发。
12.3公司制定的程序在各单位的发布和分发
经批准的部门程序文件由程序的主控部门根据需要确定是否分发到各单位，对需要下发各单位的程序由综合办公室根据分发单以书面形式或电子文件形式执行分发，各单位根据需要，由其指定的责任部门制定分发单，交文件资料管理部门制备，并执行分发。
13程序的评审、修改、取消
13.1程序的评审
当出现组织机构、工作职责、工作流程、法律法规等发生变化时，程序的编制部门应对程序的充分性、适宜性进行评审，以确定程序是否需要保持不变、修改或取消。
13.2程序的修改
13.2.1程序修改后，当修改的内容涉及职责、流程、结构及其他重要内容时应在修改页注明修改内容所属章、条。
13.2.2程序的修改，以升版的方式进行，由编制部门应按程序编制的过程执行审核和批准。
13.2.3新版程序发布后，旧版程序自动作废。
程序使用部门应确保使用人员使用新版程序，对旧版书面文件应予以销毁或做出“作废”标识，对旧版电子文件应予以删除。
13.3程序的取消
13.3.1程序编制部门首先要填写“取消文件申请单”（见附录B）。
13.3.2对程序文件的取消申请应经安全运营部审核，主管领导批准；其中组织管理程序文件的取消还需要经人力资源部审核；审核期限为三个工作日。
13.3.3取消程序的申请经主管领导批准后，申请部门应将申请单提交综合办公室。
13.3.4综合办公室在接到取消申请单后，应保存“取消文件申请单”
—书面取消：
在此程序的存档副本上盖上“作废”章；将盖有“作废”章的程序封
面副本分发给此程序的持有部门；
—电子取消：
向程序的持有部门发出程序取消通知的电子邮件，并获取反馈信息。
13.3.5程序使用部门对取消的程序应予以处理，对书面文件应予以销毁或做出“作废”标识，对电子文件应予以删除。
14其它文件的控制
14.1对从业主和其他外部组织接收的公函、程序、工程合同及其附件、设计文件（含技术规格书、图纸与设计变更单等）等外来文件由综合办公室负责交主管领导批示，并按批示及时分送，由文件使用部门制定相应的管理规定，并贯彻执行。
14.2对法律、法规的控制见建设公司《法律法规和其他要求管理程序》（SP-22006）。
14.3技术标准的控制由技术物资部负责，见建设公司《技术标准、规范管理办法》（QT-23014）；公文的控制由综合办公室负责，见《中国核工业二三建设有限公司公文处理实施细则》。
14.4公司下属单位接收的公函等文件交主管领导批示，并按批示及时分送。
15翻译的控制（必要时）
当一份文件或资料需要从中文翻译成外文，或接收的外文文件或资料需要翻译成中文时，应验证译文与原文的格式和内容的符合性。
其翻译工作应由一名两种语言都合格的人员翻译并由另一名两种语言都合格的人员进行审查验证。
如果译文和原文分开发布，则应对其单独加以标识，并能从这份文件追溯到原文。
如果要把翻译工作委托给其他有能力的单位，则应作为服务采购项目进行管理，与之签订分包合同并签发采购定单。
16附录
附录A：
程序制定流程
程序编制、发布流程
程序的评审、修改、取消流程
附录B:
记录标识：
CBS-22001-1
取消文件申请单
CANCELINGDOCUMENTAPPLICATION
取消单编号：
CPANo.
日期：
Date：
文件编码：
DocumentNumber
内部标识号：
InternalIdentificationNumber
标题：
TitleofDocument
状态：
Status
修改版：
Revision
取消原因：
ReasonofCancellation
签名日期
SignatureDate
部门负责人批准：
ApprovalbyDepartment/TeamManager
签名日期
SignatureDate
安全运营部审核（其中组织管理程序需经人力资源部审核）：
ReviewedbyQT（SP/HR）：
签名日期
SignatureDate
主管领导批准:
Approvalbyleaderincharge
签名日期
SignatureDate
综合办公室存档:
FilingbySE
收到日期
ArrivalDate
取消日期
CancelingDate
附录C：
记录标识：
CBS-22001-2
跨组织审核单
审核单编号：
文件编码：
内部标识号：
Doc.No:
InternalID:
文件名称：
修改版：
DocumentTitle：
Rev：
跨组织审核部门：
CrossorganizationalDepartment:
跨组织审核内容：
CrossorganizationalComments:
跨组织审核意见：
CrossorganizationalAuditComments:
审核人签名：
日期：
Signature:
Date:
编制部门的反馈意见：
DraftDepartment’sBackComments:
签名：
日期：
Signature:
Date:
意见的验证：
Comments’Verify:
审核人签名：
日期：
Signature:
Date:
附录D：
记录标识：
CBS-22001-3
符合性审核单
审核单编号：
文件编码：
内部标识号：
Doc.No:
InternalID:
文件名称：
修改版：
状态：
DocumentTitle：
Rev：
Status:
符合性审核意见：
AssuranceAuditComments:
审核人签名：
审核结论意见：
Signature:
AuditConclusionComments:
日期：
Date:
编制部门的反馈意见：
DraftDepartment’sBackComments:
签名：
Signature:
日期：
Date:
意见的验证：
Comments’Verify:
审核人签名：
日期：
Signature:
Date:
附录E：
记录标识：
CBS-22001-4
文件分发单
分发单编号：
文件名称（标识号/版次）：
分发号
单位或职务
姓名
数量
（份）
分发方式
签名
日期
受控
非受控
‘
编制部门：
制表人：
审核：
日期：
日期：
部门经理审核：
分发人：
日期：
日期：
升级会员 