采购管理程序03-催交.doc
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宁夏石化500万吨/年炼油改造项目
NX.Q/CX-09-2010
采办管理程序（A版）
催交
中国石油工程建设公司
宁夏石化炼油项目经理部
发布时间2010年02月10日实施时间2010年03月01日
宁夏石化炼油项目经理部 -10-
宁夏石化500万吨/年炼油改造项目
NX.Q/CX-09-2010
目录
3 催交
3.1 目的............................................3
3.2 职责............................................3
3.3 关键的物件......................................4
3.4 供货商图纸和资料................................4
3.5 催交级别划分....................................5
3.6 材料状态........................................6
3.7附件............................................7
3.1 目的
项目的催交组应采取必要的步骤使各种材料和设备及时运输以满足现场施工进度计划，并获取供货商的全部图纸和资料。
催交人员应对所有采购订单授予后CPECC和供货商之间的非商务活动进行协调。
3.2 职责
3.2.1催交员负责对分配给他们的采购订单的执行进度进行监督以保证供货商迅速提交图纸资料，材料即时订购，制作及时完成，设备/材料按合同要求准时装运。
这些情况要记录在“催交情况登记表”（表No.EXP01）和“催交和供货商进度检查报告”（表No.EXP02）。
3.2.2催交员要保持与采办部经理的联系，告知他所有可能会对项目产生不利影响的问题。
他们将直接与设计一起工作使供货商方面的设计问题迅速得到解决和答复。
他们可通过电话、用户电报、信函、传真与供货商联系，在某些情况下可对供货商的工厂进行查看访问。
并记录“催交联系登记”（表No.EXP03）、“电话谈话记录”（表No.EXP04）和“催交要点报告”（表EXP05）。
3.2.3派员赴货源催交需事先请求采办部经理、项目经理批准。
并填写“催交任务委托书”（表No.EXP07）。
3.2.4赴货源催交员直接与供货商的设计、采购、计划和生产人员一起工作并获取有关情况，通过在货源处的查证，确认设计和生产进度，督促图纸提交和材料物资装运计划得到改善，并形成“赴货源催交报告”（表No.EXP06）报送到采办部经理。
报告中应包括可能对采购订单及时装运产生不利影响的内部和外部环境。
3.2.5采办部经理将报告发送到有关各方。
需予以立即注意的特殊问题，应用电话或传真发送到公司采购部以便采取特别行动或获得特别的帮助。
3.3 关键的物件
3.3.1项目各专业计划员应尽早分析、确定影响项目进度计划的关键物件，形成记录并告知采办部经理。
3.3.2采办部经理组织讨论、确定关键的物件催交计划（包括产地催交）并实施。
3.4 供货商图纸和资料
在催交员收到催交用的采购订单拷贝后，即与供货商联系并指出所有图纸和资料的交送要得到催交员的注意。
在与供货商初次口头联系后，催交员要详细阅读CPECC在采购订单中所规定的图纸和资料要求。
然后确定文件提交的日程安排。
初次发出的联系传真是对来自供货商的那些必要的基本信息进行再次确认，列出图纸的类型和数量，图纸和资料上必要的标志，焊接文件包说明，操作手册和说明书的数量。
还可提出图纸，装运和制作的状态计划表。
当经催交而收到供货商的图纸和其它资料后，指派的催交员要对图纸/资料是否符合采购订单要求进行检查。
图纸必须含有CPECC的采购订单号，规范号，采购订单要求号，供货商图号，版本号，图纸说明和设备位号。
然后将图纸亲手交文控。
3.4.1设计审查。
要向主要专业的工程师提供可复制的，所需数量的图纸拷贝以便进行审阅。
允许审阅时间是从文件传送日算起35天。
主专业工程师还要将图纸拷贝发送到其它专业和施工计划员以便他们提出意见。
3.4.2提有意见的图纸。
当图纸审阅时提有意见。
文控要将这审阅后的组合图纸返回给供货商。
如果只有一些次要的意见。
供货商就通过了设计这一关可着手进行制作，否则供货商就要按指示将意见包括进去并重新提交图纸。
3.5 催交级别划分
3.5.1 催交级别
级别1：
办公室催交—例行更新，至少一月作二次联系；
级别2：
办公室和赴货源产地催交—强化更新，一月一次赴源查看和报告；
级别3：
办公室和赴货源产地催交—强化更新，一月二次赴源查看和报告；
级别4：
办公室和赴货源产地催交—强化更新，一周一次赴源查看和报告；
级别5：
办公室和赴货源产地催交—最强更新，赴货源催交员常驻在
供货商并每周一报告。
3.5.2催交级别确定
采办部经理和项目经理以货物的关键性，供货商以往的业绩，施工日程要求和制造车间的工作负荷为基础而商讨决定赴源催交，确定催交级别。
采购员将采购订单拷贝发送给催交员并指定催交级别。
最初时推荐的催交级别是级别2，这就是指催交联系出自北京无须赴货源地进行催交协助。
3.5.3赴源催交的请求
催交员接到来自采办部经理的指示，提出赴源催交的请求并获取采办部经理和项目经理部的批准后才对采购订单进行催交。
每周赴源催交员应将下周的行程告知采办部经理，以对每位赴源催交员的工作计划建立档案。
3.6 材料状态：
催交报告的功能是对材料状态进行审查，向项目经理、施工人员、业主和其它人员告知物资设备订单的采购进度。
3.6.1材料状态/车间检查状态报告。
催交员通过采购订单状态报告对采购
订单进行逐日更新。
经更新的报告送交材料控制员，他把新的信息输入计算机并向催交员提供更新的报告。
3.6.2材料状态审查会议。
审查会议每两周举办一次或按需要举行，会议
在指定的地点和时间举行。
3.6.3会议程序。
在审查会议上，各催货员对分配给他们的每一个采购定
货单的进度作口头汇报，汇报自上次汇报后所发现的计划变更和产生的问题。
对新的采购订单进行审查，并介绍图纸，材料和装运计划的状态。
3.6.4材料状态/车间检查状态报告。
报告上的数据将逐日更新。
依靠这一
系统，我们对工程设备和大宗材料的状态进行报告。
催交跟踪和物件状态报告直到运输货物被确认在现场收到为止，在材料状态/车间检查状态报告上将标志出所有采购订单的状态。
3.6.5定单关闭。
一旦订单下的物件在现场收到点清，所有需要的图纸和
资料收到，则催交员对采购订单催交工作就完成了。
这还包括检查文件，会计文件和运输文件的收集整理。
一旦所有文件的收集整理完成，催交员通知采办经理，采办经理进而通知财务部，并交付出所留的图纸和资料，那时采购订单文档就关闭了。
3.7附件：
l催交情况表 （表No.EXP01）
l催交和检验分供货商进度报告 （表No.EXP02）
l催交联系记录 （表No.EXP03）
l电话谈话记录 （表No.EXP04）
l催交要点报告 （表No.EXP05）
l赴货源催交报告 （表No.EXP06）
l催交任务委托书 （表No.EXP07）
（表No.EXP01）
催交情况表
合同号
采购定单
供货商
地点：
销售参考号
电话号码
传真号码
联系人1
联系人2
制造商：
地点
车间参考号
电话号码
传真号码
联系人1
联系人2
工程师
车间催交员：
采购员
车间检查员：
名称和位号
假日
停产
劳务协定期满
收到定单回执
版本1
版本4
版本2
版本5
版本3
版本6
交货期变更
日期
变更
变更原因
定单运输日期
CPECC
供货商
初版运输日期
1版运输日期
2版运输日期
3版运输日期
最初文件
最终文件
承诺的
收到的
承诺的
收到的
总布置图
详图
详图
计算书
计算书
焊接工艺
焊接工艺
性能曲线
性能曲线
数据单
数据单
推荐的备件清单
推荐的备件清单
材料试验报告
无
材料试验报告
测试结果
无
测试结果
资料手册
无
资料手册
总的情况
总的情况
日程安排计划
不相符报告已解决
分定单
缺损已解决
检查证书全部发出
收货记录已收到
催交认为定单完成
日期
（表No.EXP02）
催交和分供商进度检查报告
合同号.：
日期：
供货商：
采购定单号：
地点：
报告号：
名称和位号
原材料名称
数量
型号/等级
分定单和日期
分供货商名称和日期
出厂编号
交付日期
原来
现在
实际
中国石油工程建设公司
（表No.EXP03）
催交联系登记
采购定单号：
设计请购单号：
用户/项目：
供货商：
电话：
联系人：
传真：
日期
联系
中国石油工程建设公司
（表No.EXP04）
电话谈话记录
采购定单号：
设计请购单号：
日期：
供货商：
联系人：
电话号：
通话人：
地点：
主题：
电话谈话内容：
中国石油工程建设公司
（表No.EXP05）
催交要点报告
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