合同档案管理办法.docx
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合同档案管理办法
合同档案管理办法
第一章总则
第1条制度的目的
第2条制度的适用范围
第3条制度的原则
第4条制度的最高管理者
第5条档案管理工作监督者
第6条执行者
第2章档案管理原则
第1条管理职能部门
第2条管理部门职责
第3章档案管理
第1条档案编号
第2条档案盒编号
第3条档案柜编号
第4条保存年限
第5条档卷清理和销毁
第6条市场运营部、预算部、工程部存档清单
第4章档案的借阅
第1条档案借阅制度的目的
第2条文件机密等级划分及权限
第3条借阅权限及流程
第4条加强保密意识及责任追究
附件表一《档案入库登记表》
附件表二《合同档案和编号》
附件表三《文件档案盒编号》
附件表四《档案借阅登记表》
附件表五《档案销毁登记表》
第一章总则
第一条制度的目的
为了进一步加强与规范集团公司（以下简称“公司”）档案管理，规范公司档案的收集、整理、归档、保管，确保公司档案的完整性、准确性、系统性和可行性。
全面提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制的本制度。
第二条制度的适用范围
本制度适用于公司形成的对企业有保存价值意义的各种文件、合同、图纸、凭证、报表、荣誉证件等；适用于外部政府机关单位、行业部门发给我市的公文、通知、函件、协议等资料。
第三条制度的原则
统一领导，统一管理，维护档案的完整与安全。
便于公司各方面使用。
第四条制度最高管理者
董事长是公司档案最高管理者。
对公司档案进行全面管理和监督。
第五条档案管理工作监督者
档案管理部门分管领导、部长为档案管理工作监督者和领导者。
对公司档案管理和流动的合理性、有效性等进行全面监督。
第六条执行者
公司任职的档案管理员，负责对本公司文件资料日常收集、标识、归档和处理。
第2章档案管理原则
第一条管理职能部门
（一）公司档案实行行政人事部统一管理。
第二条管理部门职责
（一）行政人事部应建立健全的公司档案管理制度，负责公司档案集中管理和制度执行、指导，监督检查情况；
（二）建立公司统一档案室，并设立专人专岗负责档案的收集整理、分类归纳、保管公司的工程项目文档和其他资料；
（三）严格执行公司档案管理的接收查阅、复印与借用制度。
第三章档案管理
第一条档案编号
编制《档案入库登记表》将所有资料按年份及代表数字进行编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（见附表一）
第二条档案盒编号
（一）档案盒编号规则：
宗卷序号￣公司主体名称￣项目名称￣文件名称￣日期￣宗卷册数（见附表二）
（二）部门文件档案盒编号规则：
宗卷序号￣公司主体名称￣文件名称￣日期￣部门（见附表三）
第三条档案柜编号
在存放档案的柜子上按年份、工程项目大小、部门资料先交原则编号序号，以便查找。
以上编号一经作出确定，不宜任意修改，如确有修改必须先审查讨论，并拟定新旧档案编号对照表，经各方领导审批同意后方可更改。
第四条保存年限
归档的文件资料保存期限分为定期和永久。
定期按文件材料的保存价值分为1年、5年、10年。
（1）永久保存：
公司章程、公司证照、公司年度总结和经营计划、年度财务报表、重要技术资料、不动产所有权证件、工程项目资料原件人事资料、大型活动照片、股东会、董事会、监事会会议纪要，其他指定应永久保留的文件。
（2）定期保存：
经核定须定期保存的文件。
第五条档案清理和销毁
（1）每年年度更换时，依规定清理一次保存期已满的文件，得予销毁。
销毁时应填写《销毁登记表》，请示文件传送部门负责人和分管领导人审批后方可执行，并在目录表之备注栏内注明销毁日期。
（见附表六）
（2）保管期限届满的文件中，部分经核定后仍有保存和参考价值的，管理人员应将其保存。
第六条市场运营部、预算部、工程部存档清单
市场运营部存档清单
1、招标文件
1.招标文件（纸质或电子档）
2.资审文件
3.答疑文件
4.电子版图纸（各单位单独刻录，客观原因除外）
5.招标控制价
6.投标预算（纸质或电子档）
7.施工组织设计（纸质或电子档）
2、投标文件（纸质或电子档）
3、施工合同
4、中标通知书
5、押证单
六、补充协议（客观原因除外）
预算部存档清单
1、施工图纸（纸质和电子版盖有审章）
2、施工合同补充协议
3、设计变更（有设计院盖章）
4、签证单
5、询价单（有设计院盖章）
6、采购合同
7、竣工图（包含电子版）有建设、监理、施工单位签字
8、竣工结算书
9、审计定案书
工程部存档资料
1、施工许可证（原件）
2、施工组织设计（原件）
3、重大危险源专家认证方案（原件）
4、施工技术资料（原件）
5、房屋工程质量备案表（原件）
6、市政工程竣工验收报告（原件）
7、项目工程效果图（电子版）
8、得到的奖项（原件）
9、开工报审表及开工报告
10、分包单位资质报审表
11、工程技术文件报审表
12、技术交底记录
13、工程物资进场报验表，材料、配件出厂合格证及进场检（实验）报告
14、结算资料
15、公司内部另外要求存档的资料
16、声像、缩微、电子档案
17、图纸会审记录
18、工程材料购销合同
第四章档案的借阅（含借用、查阅、复印）
第一条档案借阅制度的目的
为提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通，保证项目档案资料完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝档案资料流失。
第二条文件机密等级划分及权限
文件等级
文件类型
一般文件
（A类）
公司获奖证书、荣誉证书及会员证等证书；
有关公司内部人员的奖惩、公开人员表扬与奖励等的公告、通告；
各类一般性的通知、行政制度等；
公司制定的重要规章制度等；
中标或承建项目宣传图册等；
政府上级业务主管部门文件；
内部文件
（B类）
行政人事部：
公司员工相关资料，包括劳动合同、人事考评原始档案、薪酬记录、行政类合同、中高层会议纪要等；
工程预算部：
公司投标、招标文件、标书制作（工程报价、工程决算书等资料）、工程竣工资料，外部施工合同等；
机密文件
（C类）
财务部：
财务报告、审计报告、工程款支付报表及凭证、发票台账类涉税务报表等；
法务部：
内部承包合同、诉讼案卷、分公司承包合同、承诺函、委托函、公司与外部往来涉及法律方面函件等材料；
第三条档案借阅审批权限及流程：
A类档案：
借阅人向档案资料室提出申请，登记即可；
B类档案：
借阅人在OA系统提交《档案借阅申请》，通过各领导审批后，并在档案管理员处登记方可借阅。
借阅审批流程：
发起人→部门负责人→资料归属部门分管领导→档案管理员
归还审批流程：
发起人→档案管理员
C类档案：
借阅人在OA系统提交《C类档案借阅申请》，C类档案必须由董事长审批后，并在档案管理员处登记方可借阅。
借阅审批流程：
发起人→部门负责人→资料归属部门分管领导→法务部长→董事长→档案管理员
归还审批流程：
发起人→档案管理员
第四条加强保密意识及责任追究
借阅人员要强化保密意识，严禁擅自抄录和复印资料，要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，不准折叠、勾画、涂改、撕破、拆卷等。
对于损坏、丢失档案资料的，须承担相应责任。
附件：
表一《档案入库登记表》
序号
编号
档案名称
甲方/供货方（公司）名称
档案类别
（A/B/C）
金额
合同时间
留底份数
移交部门
移交人
归档时间
1
2
3
附件：
表二《合同档案盒编号》附件：
表三《文件档案盒编号》
工程部号柜
工程部号柜
XX集团
XX集团
密级
密级
☆☆☆☆☆
☆☆☆☆☆
案卷题名
案卷题名
年份：
年
日期：
年
第册共册
部门：
附件：
表四《档案借阅登记表》
序号
借用部门
档案名称
文件类别
（A/B/C）
借用人
借用时间
借用/借阅/复印
经办人
备注/借用人联系方式
归还人/时间
1
2
3
附件：
表五《文件销毁登记表》
序号
档案名称
所属部门
入库时间
销毁时间
部门领导人批准签字
经理批准签字
经办人
备注类别
（A/B/C）
1
2
3
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