物业管理系统及信息管理中心详述.docx

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物业管理系统及信息管理中心详述

第一章物业经管系统

一、简介

在现代化物业经管中,为了加强对中高档住宅小区、商务楼宇、涉外物业的经管，不断满足日益增加的商务、住宅和服务的需求，充分发挥所经管的物业的各项人才、设备和信息优势，提高经济效益，以达到最大的投资回报率及用户满意率，需要规划一整套科学、严密、高效、实用的物业经管系统，对人员、设备、服务、信息、财务及个项活动实施全面经管。

光信物业经管系统正为顺应这种需求而产生的，整个系统所有业务设计都符合ISO9002规范的要求。

物业经管中心可以实时搜集其他各系统全部数据，并能够查询、分析、统计、打印；与各系统进行双向控制；各系统数据相互共享，避免手工环节；从整个小区的高度上对各系统进行经管、控制。

本物业经管系统是根据先进开发技术与客户需求相结合的原则开发的现代物业经管系统。

本系统已在多个大型楼盘、商厦的物业经管中起到关键作用，为广大用户带来真正方便、有效、全面的物业经管。

二、系统特点

◆基于Microsoft公司的SQLServer大型数据库开发的客户机-服务器结构的最新版本，无以伦比的安全性和稳定性，具备海量数据的存储能力，支持远程实时操作。

◆界面及操作风格充分吸取WINDOWS的风格特点,独创的多事务多窗口处理操作，大大简化操作过程，美观简洁，用户更易上手，大大降低用户的学习成本。

◆系统提供大量的向导操作，丰富详实的在线帮助，以及自动演示功能，易学易用。

◆与OFFICE的无缝连接，可直接将各种报表、单据清单导入EXCEL，为用户的二次分析方便地提供数据依据，还可将Word文件直接存入数据库，并可方便的再导回Word。

◆强大的多条件组合查询，自定义报表和独创的透视分析功能，可对所有数据进行任意加工和输出。

◆系统自带的单据编辑功能可对所有报表单据进行动态的排版，编辑。

用户可自行设计并建立符合自身要求的报表格式。

◆具有与闭路监控、周边防盗、电子巡更、一卡通、煤气泄露、三表抄送、电梯监控等自动化系统接口功能，允许共享数据库，减少中间操作环节，避免手工录入数据。

◆具有与通用财务软件接口的功能，支持多币种收费经管。

◆充分利用物业经管系统的综合性，一次性解决各系统连接及财务处理等实际问题，使物业经管流畅、方便、快捷、简单地完成由监控、抄表等前端功能到财务、统计等后端功能的自由过渡。

三、业务特点

◆所有的业务设计都符合ISO9002规范的要求，做到凡事有章可循，凡事都有记录，凡事有人负责，凡事有人监督。

◆根据现实复杂多变的收费情况，用户可以自行定义各种费项，每种费项的计费方式，包括各种分摊的计算，完全由用户输入计算公式定义，并可设置其计费的起始日期和周期，费项的单价可设为随用量和时间变化。

适合于任何房地产工程，包括各种住宅小区、大型商厦、写字楼及专业市场等的物业收费经管。

◆能处理各种特殊的收款业务，如各种外协单位的收款，各种临时性费用的收取，各种滞纳金的收取等，另外，还能处理各种退款业务，如按金，预收帐等，安全可靠，保证数据的严密性。

◆能预先定义收款涉及的总帐科目体系，能将收款记录自动生成财务软件的记账凭证，实现了与财务软件的无缝接口。

最终实现了以收费经管为龙头，带动整个物业经管水平的提高。

◆完善的租户中途退场结算处理，符合实际收费经管的规范。

◆在业务设计中融入了办公自动化OA的特性，在发生住户投诉、报修时，指定的电脑能自动打印相关的单据，或自动通过声音、动画进行提醒。

◆在保洁和绿化的工作安排上，能对工作的各个工程定义计划完成时间，并对完成情况进行量化的检查。

◆用户合同文件，档案等经管功能强大，既可对档案的原件进行扫描经管，又可进行文件的二次编辑。

◆系统的权限经管严谨，采用按组经管权限，由各操作员输入自己的密码，并在后台数据库中加密保存。

权限所能经管的功能划分详细，不但有进入各模块的权限，更有进入各模块后，新增、删除、打印等各项子功能的权限。

四、功能简介

1、房产资料

完成对物业所管辖的房产基本资料的经管，如楼盘、楼阁、单元资料的新增设计规划，验收，查询，增删，修改等操作。

并能新增、删除各单元的业主和住户（租户）的基本资料，亦可查阅有关物业公司，发展商，代理商资料。

1.1、成批生成楼盘及单元资料

根据楼宇的属性、如楼层数、每层户数、自动生成单元，并可用“所见即所得”的方式，成批录入单元资料。

方便地进行新增、修改、删除单个单元资料，对有特殊单元数的楼层，单个生成或删除单元。

1.2、成批修改单元资料

用类似Excel的风格，用鼠标的拖拉操作，成批修改单元的基本资料。

方便地进行新增、修改、删除业主资料。

通过选定单元，再录入、修改该单元的业主资料。

1.3、单元历史住户一览表

由单元可查询该单元业主或住户的详细资料以及曾入住过的所有住户名称，入住日期和退住日期。

1.4、条件查询

能通过单元编号或住户名称精确查找或模糊查找单元，能通过多种条件组合查找单元资料，图纸均可通过扫描输入经管系统，用户可任意查询。

2、住户经管

完成住户/租户入住档案登记，归档，查询，以及退住处理等日常操作。

2.1、住户基本资料的新增，修改，删除。

2.2、住户家庭成员资料的新增，修改，删除。

2.3、住户入伙资料的新增，修改，删除。

2.4、住户的兴趣爱好，职业状况，收入状况等资料的新增，修改和删除。

3、相关资料

3.1、图文资料

将物业特点、位置，环境、文化活动等各方面的图片（缩放图、原图），以及文字资料通过扫描输入经管系统，并可连接触摸屏，用户可以调用查看，以图文并茂的方式向各方面人士介绍物业情况。

真正将图文放到数据库里，实现网络共享。

3.2、相关单位

记载与物业经管相关的各单位（国土，规划，公安，供水，供电等）的详细资料，并可以方便的查询、打印。

记载物业建设中的设计单位、施工单位、投资组合等与本物业经管相关的各单位的详细资料，供查询调用。

3.3、规章制度

各项物业经管法规，物业公司规章制度等。

系统与office进行了无缝连接，用户可以实时编辑文档，并以文本文件式、RTF文件格式保存。

4、三表收费经管

采用光信物业经管，三表抄表数据可直接导入经管模块，继而展开统计、分析、经管、财务处理、打印等系列功能。

无论是发给客户的费用单据还是财务收费对帐，都无须再使用其他工具或系统，一次抄表即可满足各单位的数据需要。

三表系统与物业经管系统无缝连接，完全避免采用其他系统作为接口可能带来的问题，如不兼容、不稳定、不保密等等。

4.1、用户装表

能设置各种单元表、公用表、总表、虚拟表，能为各种非虚拟表设置父表（共能设三级），能按表名、单元、表间关系查看各种费表的安装情况。

4.2、收费工程

设置收费工程的名称、计算公式、单价、币种、滞纳率、计费起止日期和计算周期等属性。

计算公式完全由用户自定义，提供几十种参数和函数供用户选择，轻松实现各种分摊的计算。

能对每个单元的每一种收费工程设置折扣的起止日期和折扣率，自动进行折扣的计算。

能对每个单元的每一种收费工程的单价设置成为能按用量和时间自动变化。

能对不同单元的不同费项设置不同的滞纳率，以及设为是否划帐。

4.3、抄表经管

录入每次抄表的行度，自动计算用量。

能自动识别费表读数归0的情况，能根据设置，对过大和过小的读数，自动报警。

预留与三表自动抄表的接口。

4.4、计费经管

A．计算周期性费用

以向导形式带领用户完成周期性费用的计算。

可选择任意费项，任意楼阁或单元计算。

B．添加临时性费用

能对任何单元添加临时性费用。

C．银行划帐处理

根据银行所要求的格式，自动生成银行划帐文件，文件由银行帐号和各单元应收款构成。

银行划帐成功后，可自动生成各单元的收款收据。

D．滞纳金计算

按预先设置的滞纳金比例及收款终止日期成批计算用户应缴纳的滞纳金金额，便于在通知单中打印滞纳金。

E．可以单个或成批打印两种样式的付款通知书及六种样式的催款通知书，系统提供的单据编辑器能使用户方便快捷的编辑各种样式的通知书。

F．查费

以单元为单位，快速查看各单元的费用。

G．费用浏览

综合多种筛选条件，成批查看多种费用。

H．快速统计各收费期间的应收、实收金额以及收缴率。

I．汇总表向导

此向导可以为您随心所欲的生成进行计费的汇总，生成汇总表。

4.5、收款经管

A．自动对账

针对银行划帐，系统提供银行对账向导，一步一步指导用户根据银行返回的对账文件进行对账，自动生成收据。

B．自动冲账

针对预收款，系统提供冲账向导，指导用户完成预收款冲销应收款。

C．现场收费

系统模拟商场、超市的收费环境，提供了收款助手，模糊查找等功能，使您能高效，准确的现场收费。

D．查询各收费期间的收费情况。

4.6、退款经管

用户可以退以收款单收入的预收款和按金。

4.7、财务软件接口

根据用户需求，系统更可向国内著名的财务软件输出所有的收费数据，自动生成凭证。

避免财务人员重新抄写数据，或在财务系统中重新输入有关内容。

5、行政及人事经管

5.1、部门和员工的基本信息经管。

5.2、办公用品经管。

5.3、考勤经管模块，自动生成考勤月报，可与一卡通考勤系统直接连接

5.4、员工奖惩记录。

5.5、工资计算模块，能自动和考勤挂钩。

6、投诉经管

录入住户/业户投诉内容，包括主题，类别，投诉方式，投诉人等。

并能通过声音或动画通知同一个局域网内的任一部电脑，或发送至同一局域网内的任一部打印机。

录入处理投诉意见时包括处理负责人，处理意见，处理方法，立项与否，立项人具体经办事务的记录。

对立项的投诉需进行销项。

能按投诉单的状态（是否处理）或单元对投诉单进行查看，并且还可按投诉类别，投诉时间，投诉主题进行统计。

7、安防经管

用户可以灵活自定义保安值勤的班次，时段，人员，地段等详情。

用户可以按任意时段输入保安值班安排，实现系统自动排班。

用户可以登记辖区范围内发生的治安事件及其处理情况，系统自动保存并进行多条件组合查询。

可记录各警械的资料及领用情况。

能记录各消防设施资料，以及消防演习和培训记录。

8、仓库经管

软件此项功能使用户可以简单地对本公司的物流进行有效的动态控制，并可以按任意条件进行查询统计。

8.1、仓库资料

录入各仓库的基本资料，以便实现各仓库的经管。

8.2、货品资料

各物品的类别信息的新增、修改、删除。

物品的基本资料新增、修改、删除。

8.3、入仓单与出仓单

入仓单，出仓单的录入、删除。

8.4、库存统计

通过用户自定义的报表，快速查阅本期的期初、本期发生、期末的数量和金额，库存短缺明细表、库存超储明细表、库存预测表，用户可及时掌握仓库的基本情况

9、保洁经管

9.1、保洁安排

用户可以自定义保洁工程，人员，时段，地点及说明，对每个保洁工程，可定义计划完成时间，便于定量经管。

9.2、保洁检查

用户可针对每个保洁工程，录入实际完成时间。

10、维修经管

录入维修单后，能发送到其它部门的打印机或电脑，其它部门的电脑能自动通过声音或动画提示。

维修完成后，可录入完成情况，和所耗费的材料。

材料可由出仓单导入。

对有偿维修，自动生成应收款，转入财务模块，并能打印缴款通知书。

11、装修经管

系统进行装修申请的操作，包括的内容为主题，类别，方式，申请人，联系方式，内容等；

装修审批的意见包括主题，经管处意见，工程处意见，是否同意，审批人等工程；

能记录装修出入证的发放情况。

装修验收结果包括主题，验收日期，验收人，验收结果的记录。

登记住户的装修“完成情况表”，记录装修的完成情况。

系统自动将维修情况归档保存。

对维修产生的费用，自动生成应收款，转入财务模块，并能打印缴款通知书。

12、设备经管

12.1、设备资料

用户可以对每一套设备的设备类别，设备资料，保养工程，保养周期及规范进行增删，修改，并建立设备档案。

12.2、设备保养

根据设备保养工程，软件可以自动对不同的设备按全年，季，月，或天制订保养计划；计算机自动按用户设定的日期提醒。

软件可以自动对不同的设备的各保养工程按全年，季，月，或天制订保养计划

计算机自动按用户设定的日期提醒。

登记各项保养计划及保养记录的详细内容，同时每台设备的保养计划在开机时自动提醒。

对每一份装修计划，能生成派工单。

12.3、设备维修

系统通过维修单进行设备维修的经管，维修单会详尽的记录设备的损坏情况，维修内容、维修人、更换零配件等信息。

系统可以根据各种条件对维修记录进行汇总，统计，生成报表。

13、绿化经管

13.1、绿化资料

用户可以录入绿化所使用的各种植被的信息，包括名称，种类，科目，生长习性，养护技术，土壤环境，生长周期，养护周期等内容。

13.2、绿化安排

用户可以录入绿化的各种信息，包括植物名称，养护人，养护时间，内容等；生成绿化安排记录，并进行绿化日期的提醒。

13.3、绿化检查

用户可以将绿化带资料进行登记，包括绿化带名称，植物品名，棵数，时间，面积等信息；同时进行绿化带的经管日期提醒。

13.4、绿化工程

记录绿化工程的工程名称，施工单位，施工时间，竣工时间，施工单位资料，面积，地理位置，工程周期，三包期内情况等。

14、今日工作

此功能有一复选框，是让用户选择是否一开机就自动提醒今日之工作，今日工作内容有欠费住户一览表、保安清洁工作、今日保养设备清单、合同到期租户以及空置单元列表等。

用户可以很快速很清楚的知道今天的工作。

15、报表经管

系统内置了几十份报表来体现对财务部、经营部、设备部以及行政部的经管。

并且系统提供了自定义报表功能，用户可根据本单位具体情况自行设计，编辑报表。

16、领导查询

此功能是专供领导用来查询所关心的数据，系统以图表形式反映所经管楼盘的收费情况和租售情况。

收费情况可查询本月应收金额和本月实收金额，还可统计未到期应收金额及欠收金额；租售情况可查询总面积、已售面积、已租面积和空置面积，如领导还想了解更详细的情况，可以按详细资料查看或者用系统提供的销控表进行查询。

17、合同经管

用户可以对本经管公司的收文、发文、会议纪要、合同，图纸等文件进行登记，保存，并按任意条件进行查询统计。

如登记物业公司汇同发展商收楼时的各种信息资料，业主委员会的各类经管制度等。

经管文档的各主要条款和主要指标，文本，以及文档的相应图片。

用户可自定义各种不同的文本类别，以便将自己的各种不同的文本归类，用户可以按各种不同的文本类别来浏览，修改，新增，删除各份文本。

用户可以根据实际需要来定义各种文本类别的主要条款，用户的文本中的各主要条款可一目了然。

对于各种文本所付的图片，用户可以按文本号进行查询，浏览，保存。

18、控制面版

桌面设置：

顾客化的设置桌面颜色，桌面图案。

用户经管：

设置用户组，用户的权限。

数据清理：

当数据过大时可清理历史数据。

数据备份：

定期对数据库备份。

网格设定：

设定系统网格的字体，前景色，背景色，网格线色。

新建帐套：

新建帐套，通过它用户可以经管多帐套。

总帐连接：

同财务会计软件连接，收费金额可自动生成凭证。

记帐模版：

设置收费工程对应的财务科目。

五、归纳总结

物业经管系统作为整个小区的信息经管平台，需汇总各系统及其子系统数据，并能够进行查询、统计、打印、经管。

光信物业经管系统的全部业务符合ISO9002规范，并在广州著名商厦、楼盘有多年成功应用，得到用户的长期好评。

系统不仅充分考虑楼盘各系统的数据兼容性，并完全从使用者角度出发制定程序流程和工具。

各系统连接均留有接口，使用户通过最简单的操作完成任务，几乎无须人手再输入即可完成各系统数据读取。

第二章信息经管中心

一、简介

在整个小区完成智能化系统建设后，物业经管系统成为其他各系统的经管平台，如：

可视对讲系统、监控系统、周边防盗系统、一卡通系统等等。

而宽带网络的接入和应用，则需要小区信息经管中心对之进行全面的经管，以提供给住户安全、快捷、实用的网络服务。

信息经管中心承接着小区与外部互联网络连接的桥梁作用。

对小区住户，它负责系统的经管和应用提供；对互联网络，它负责系统连接和安全控制。

二、接入方式

三、功能应用

1、网络接入经管控制

信息经管中心主要负责与宽带网的连接，并对数据流量进行监控。

通过防火墙等软、硬件，保证整个小区的网络安全。

对网络用户进行经管，维持正常的网络秩序。

通过提供网络经管，信息经管中心可对用户收取一定的费用，如：

上网包月费等等。

2、提供网络增值应用

宽带网络的建设标志着成熟、完善的服务应用，并将是小区最重要对外窗口和宣传途径。

住户可以轻松享受局域网的种种服务，如视频点播、网络购物、网上缴费、信息发布、网络游戏、家政服务、网上炒股等等。

通过局域网，将使小区服务登上更高台阶。

2.1网络购物

为更好服务住户，建立电子商务应用平台，将小区内所有商店、超市等消费机构的商品放入网站24小时营业，住户可随时挑选并要求送货上门。

住户安坐家中即可享受购物乐趣，小区也找到更好服务大众的方式，商业由此得到无限延伸。

同时，也可把应用性服务放在网站允许浏览者进行预定，如会所、运动、美容场所预定。

各场所开放时间，预定情况都可在网站上一目了然，住户非常方便就可得知。

2.2、视频点播（VOD）

小区100M的宽带网路为视频点播（VOD）提供最大可能。

住户可根据自己喜好点播MTV或电影电视节目，情感在网路中流动。

小区更可收取一定费用，创造住户的娱乐价值。

2.3、网络缴费

真正的服务是极大方便住户，网络缴费开设供所有用户查询各类费用和交纳费用的接口。

住户可以查询每月三表行度，应缴费用；一卡通消费记录及余额，包括会所消费情况、停车场记录等等。

并可随时用广东银联的任何一张银行卡进行缴费，或者对一卡通进行冲值。

2.4、信息发布

网站是小区对世界进行信息发布的平台。

对内，可对住户发布最新活动、公告、政策、服务等等；对外，可发布楼盘发展状况、售楼情况、开盘消息、楼盘价位。

更可利用三维技术把样板房、楼盘风景放在网站上，浏览者不亲临现场都可感受金碧华府的魅力。

如看中满意的楼盘，浏览者也可直接在网站商落定，避免携带大量现金舟车劳顿。

2.5、网络游戏

开通面向所有住户的网络游戏、聊天室、BBS，用网络增进人与人的交流，用游戏释放工作生活的压力。

2.6、网上炒股

每个家庭都可以成为大户室。

利用网络传输数据的快捷，信息的快速流通和交互，住户可充分享受轻松炒股的乐趣。