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质量管理体系建设指南烟草行业

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质量管理体系建设指南（烟草行业）

烟草行业质量管理体系建设工作指南

（试行）

国家烟草专卖局经济运行司

2009年8月

目录

第一章总则

一、指导思想与基本原则

（一）指导思想

以科学发展观为指导，围绕❽两个至上❾的行业共同价值观及建设❽严格规范、富有效率、充满活力❾的中国烟草总要求，以全面贯彻实施✋SO9000质量管理体系（以下简称体系）为抓手，积极借鉴和导入国际先进的管理理念、原则和方法等，构建高效顺畅、协调运转的基础管理平台,建立科学、规范、和谐、统一、开放的管理体系，充分发挥管理体系对实际工作的强力支撑作用，推动工业公司从行政管理向生产经营主体转变、商业企业从传统商业向现代流通企业转变，切实提升行业整体管理水平，增强行业总体竞争实力。

（二）基本原则

1、坚持八项基本原则。

将八项质量管理基本原则始终贯穿于体系建设和运行的全过程。

以外部顾客和内部顾客为关注焦点，在不断识别和确认持续变化的顾客要求和期望的基础上，努力满足顾客要求；明确各级领导层在体系中的职责，充分发挥其作用，在组织内部营造全员参与的良好氛围，为全员参与提供必要的资源和条件；企业全体员工积极参与，努力工作，落实责任，全面提升员工的执行力；采用过程方法、管理的系统方法、基于事实的决策方法，推动体系建设，提升运行水平，实现企业管理的有效性、系统性和科学性；坚持管理体系的持续改进，采用PDC✌循环工作方法，积极主动地寻找改进机会，不断提高体系运行的效率和效果；建立与供方长期互利的关系，提升包含供方、烟草工业、烟草商业在内的整体供应链的管理水平，降低成本，优化资源配置，增强双方创造价值的能力。

2、坚持继承发展的原则。

积极借鉴和吸收传统管理中已有的好经验、好做法，将其作为体系的重要组成部分，但体系建设不是对原有管理体系和模式的简单再现，要用✋SO9000标准化、规范化、流程化的方法重新构造、安排、组合和完善现有的管理体系，进一步优化、整合、补充、完善和提高原有的管理手段和制度等，从而形成具有自身特色、适应企业改革发展需要的基础管理平台。

3、坚持统一开放的原则。

严格按照全行业体系建设的有关部署和要求，统一整体推进各项具体工作。

将目前行业已经或者即将出台的标准、规范、制度等纳入到体系之中，尤其要在工业公司❽四大中心❾、地市级商业企业市场营销主体以及县局（营销部）专卖管理主体的建设和运行方面，形成相对统一的管理模式框架。

同时，坚持体系建设的开放性原则。

保持质量管理体系与职业健康安全管理体系、环境管理体系等的协调统一。

可结合本企业实际适时导入、整合其他先进的管理手段和方法。

鼓励各企业在统一原则下体现体系建设的适度灵活性。

4、坚持全面提升的原则。

逐步将所有工作内容、部门和岗位纳入体系建设的范畴，实现全行业基础管理水平的整体提升。

高度重视并着力解决在体系建设过程中可能出现的单位或部门间发展不平衡、步调不一致、推进不协调的问题。

将❽质量❾的内涵从产品质量进一步延伸到广义的❽大质量❾理念，促进产品质量、服务质量、管理质量、工作质量以及管理体系质量的全面提升。

二、建设目标与总体要求

（一）建设目标

力争通过3至5年在行业工商系统内全面实施以质量管理体系为主体，其他管理标准和工作标准相配套的现代综合管理标准体系，为转变行业发展方式、推进行业持续健康发展奠定坚实的基础管理平台。

近期的体系建设目标是要在行业工商企业系统内建立起有效的规章制度、清晰的岗位职责、健全的标准体系、顺畅的信息传递和严格的绩效管理，促进企业基础管理水平明显提升。

1、有效的规章制度。

建立健全完整的管理制度体系，在组织内部形成严格的运作秩序和规则，实现全部生产经营过程的规范运作，同时，促使健全的规章制度得到有效执行。

要将体系建设与企业制度建设有机结合起来，推动企业规章制度执行力的明显提升。

2、清晰的岗位职责。

每个岗位、部门、员工都真正做到分工明确、职责清晰，包括岗位职责的主要内容、岗位要求和标准、岗位流程、岗位职责执行情况的评价与考核等，避免职责重复和职责缺位。

全面分析、梳理、整合和优化管理流程和业务接口，做到纵向层级清晰、接口平滑，管理到位；横向职责明晰、衔接顺畅、高效运转，实现职能与流程的统一协调。

3、健全的标准体系。

把体系建设和标准化建设融为一体，使标准化做到全面、系统、科学、定量。

标准化包括技术标准、管理标准、工作标准等。

要把目前行业已经形成的标准成果纳入体系范畴，同时，结合企业改革发展实际，进一步完善、充实、健全标准体系，真正实现标准化管理。

4、顺畅的信息传递。

管理过程也是信息输入、输出和反馈的过程。

通过体系建设，进一步形成畅通的内外部信息传递、采集、分类、使用的机制，外部与相关方之间、内部各单位、部门、岗位之间建立顺畅有效的沟通协调渠道，提高信息传递和沟通协调的效率和效果，提升行业的信息管理水平。

积极运用信息化的技术和手段，为体系建设和运行提供必要的信息化支撑。

5、严格的绩效管理。

根据建立起来的制度、职责和标准等，建立健全并严格执行单位、部门和岗位绩效考核的有关内容、程序和方法。

建立绩效管理的PDC✌循环，形成良好的绩效计划、绩效信息收集、绩效反馈、绩效沟通和绩效改进机制。

以绩效管理为基础，在企业内建立起有效的激励和约束机制。

上述建设目标是当前体系建设工作应重点关注的内容，是评价体系建设和运行水平高低的重要标准。

（二）总体要求

以体系建设为抓手，加强企业基础管理，坚持从实际出发，把标准转化为行为规范，努力做到❽三个突出❾，即突出运用，突出创新，突出解决管理中存在的实际问题。

1、突出运用。

注重对标准条款的灵活理解和贯彻应用，不能对应标准条款生搬硬套，也不能直接套用行业兄弟企业的体系文件；注重对行业各项政策要求和管理规范的贯彻和应用，把行业要求用企业文件或标准的形式固化下来并纳入体系文件，并且坚持企业标准高于行业标准和国家标准的原则；注重在体系建立运行后，避免多个管理体系多头管理和维护，进行必要的管理体系整合的实践和应用；注重对先进管理方法、成熟管理工具的引入和应用；注重提高体系文件的执行率，切实避免❽两张皮❾现象。

2、突出创新。

坚持❽以我为主，为我所用❾，建立符合✋SO9000标准形式，更体现✋SO9000标准实质和精髓的质量管理体系，努力使体系通俗易懂、好用管用。

建立鼓励创新的管理机制，营造创新的氛围、引导创新的方向、确定创新的重点，在四大中心建设、重点品牌培育、工商协同营销、卷烟营销、现代物流、烟叶生产经营等方面形成具有本企业特色的创新成果，并将成果转化为相应的标准和流程，成为体系的有机组成部分。

通过体系建设不断推动管理创新和管理进步，使体系建设成为带动新一轮管理创新和管理进步的手段和平台。

3、突出解决管理中存在的实际问题。

体系运行的重点在于不断发现和解决问题，不断持续改进。

工业企业要突出解决四大中心运转不畅、效率不高等显现❽大企业病❾苗头的问题，解决柔性生产、产品安全以及产品多点生产的均质化保障等问题。

商业企业要进一步完善和优化烟叶生产经营、卷烟营销、物流配送、专卖管理等主要业务流程，解决规范经营、提高管理精细化程度、与工业企业共育品牌、营造公平竞争的市场环境、提高烟叶生产经营管理水平、提升内涵式发展质量等问题，努力提升服务质量，提高烟农、零售户、消费者和工业企业的满意度。

三、适用范围

本指南主要为烟草工商企业的体系建设和运行提供参考，适用对象主要包括实体化运作的省级工业公司、直辖市（含计划单列市）烟草专卖局（公司）、地市级烟草专卖局（公司）。

对于已经建立并运行✋SO9000质量管理体系的烟草工商企业，参照本指南进一步完善提高体系建设和运行水平；对于准备和正在建立✋SO9000质量管理体系的工商企业，参照本指南开展体系建设。

条件成熟的省级专卖局（公司）应开展自身的体系建设工作。

四、各级单位在体系建设中的主要职责

（一）国家局的主要职责

一是明确行业体系建设的总体目标和方向，制定有关政策文件，明确工作要求和工作要点，整体推进行业体系建设工作。

二是对各省局（公司）和工业公司的体系建设工作进行监督与考核，把握行业工商企业体系建设的总体进度，实施分类指导、分步推进。

三是组织开展行业审核工作，制定行业审核方案、组建行业审核队伍，对省级工业公司和36家重点城市的市局（公司）进行行业审核，并指导各省局（公司）的本省行业审核工作。

四是做好研究和推广工作，及时发现并研究解决体系建设过程中带有普遍性的重点难点问题；组织开展行业体系建设现场会，发现各单位体系建设的亮点，总结推广成功经验和方法；定期编发行业体系建设情况简报。

（二）省级烟草专卖局（公司）的主要职责

一是制定推进本省体系建设的总体计划，明确各阶段的工作目标、内容及要求并组织实施。

二是做好协调与沟通工作。

与地市级公司做好协调，确保其领会国家局和省局的思路及要求；在省局机关各部门之间做好协调，使省局各部门强化对所属地市公司对口部门的体系建设和运行指导，确保❽上下❾之间的协调一致。

严格执行国家局季度工作汇报制度，建立全省工作逐级上报制度。

三是对所属地市级公司进行监督指导。

监督地市级公司的体系建设工作计划执行情况，督促其保质保量完成体系建设各阶段工作。

四是组织开展好本省的行业审核。

负责组建本省的行业审核队伍、制定行业审核方案，并适时组织开展本省行业审核工作。

条件成熟时，省级局（公司）应开展自身的体系建设工作。

直接从事烟草制品经营业务的省局（公司）☎如西藏、新疆✆、直辖市局（公司）、计划单列市局（公司）应开展自身的体系建设工作。

（三）省级工业公司、开展体系建设的省级烟草专卖局（公司）和地市级烟草专卖局（公司）的主要职责

按照上级单位有关要求，发挥体系建设的主体作用，建立并有效运行具有企业自身特色的有效适用的管理体系。

领导班子要高度重视，切实发挥领导作用，为体系建设提供资源支持；全体员工要积极主动的参加体系建设工作，按体系要求转变工作观念和工作方法；各职能部门管理人员和操作人员要积极参与文件编写和文件评审，形成具有自身特色的标准和流程。

严格按照体系文件要求开展工作，提高文件执行率和体系执行力。

扎实开展体系内审、管理评审和自我评价，不断提高体系建设和运行水平。

五、体系建设的主要工作步骤

为确保体系实施效果，体系建设应包含以下主要阶段。

1、前期准备阶段：

了解管理现状、业务流程、组织机构，进行体系策划，确定体系范围、资源配置、进度、分工；

2、培训动员阶段：

分层次全员培训，正确理解标准内容及其基本原理，统一并提升全员的思想认识，明确烟草行业全面实施质量体系的主要任务及有关要求；

3、过程识别、文件编写与评审阶段：

对组织管理现状、经营、过程进行识别，注重流程优化，各类法律法规、国家标准、行业标准及操作规程的收集与整理，质量手册、程序文件、作业指导文件、质量记录的编制、评审、审批与发布；

4、体系运行阶段：

体系文件的宣贯培训并在实际工作中予以贯彻执行；

5、体系评价与持续改进阶段：

内部审核，检查管理体系的运行情况，编制内审报告、不合格报告，采取纠正、预防措施；管理评审，评价体系的适应性、充分性和有效性，采取改进措施；体系自我评价，综合评价体系运行质量、效率、成熟程度，对体系运行进行纵向和横向比较，不断发现体系运行存在的问题并寻找改进机会。

6、行业审核阶段：

国家局组织行业审核员对省级工业公司、36家重点城市专卖局（公司）进行行业审核。

省局（公司）负责对本省地市级局（公司）进行行业审核。

第二章构建文件化的质量管理体系

一、体系建设前期准备

（一）成立体系建设领导机构和工作机构

1、成立体系建设领导小组，负责决策体系建设和运行过程中的重大事项，把握体系建设方向。

最高管理者应在领导班子成员中指定一名管理者代表，负责代表领导层组织体系建设和运行，协调各种关系、处理出现的问题。

对于存在异地多点生产的工业企业，每一个生产厂可任命一名分管理者代表，商业系统内的生产类企业或分公司/子公司，如打叶复烤企业、烟叶分公司等，也可任命一名分管理者代表，以保证各个层级管理体系的建立、实施和保持。

2、成立体系建设办公室（以下简称体系办），具体负责策划、组织、协调和推动管理体系的建设和运行。

企业各部门应指定体系建设联络员，负责沟通协调工作，并根据需要指定数名文件编写人员。

（二）制定体系建设工作计划，并发文公布。

工作计划应明确全员培训、管理诊断、策划准备、体系设计、体系运行和体系评价等各阶段的工作内容和时间要求。

☎三✆召开体系建设启动暨动员大会，由公司最高管理者作动员讲话。

（四）开展管理诊断，了解公司现行的管理方式和规章制度，查找问题和不足，确定需要重点改进的环节和领域。

通过诊断查找公司管理现状与体系建设目标的差距，从而有针对性的开展体系建设工作。

工业企业诊断的重点是管理整合、一体化运作、组织机构设置及职责划分、四大中心建设、主要流程接口等方面。

商业企业诊断的重点是烟叶生产经营、卷烟销售、烟草专卖、物流配送等流程及制度是否健全规范，上级主管单位、各类顾客对企业各项服务、各项工作的具体要求与企业具体的实现情况，确定行业、企业各类顾客及相关方对企业的要求和期望等。

二、培训动员

（一）领导班子培训：

促使企业领导者明确体系建设的目的和意义，更新经营管理理念，了解和掌握质量管理原则和体系运行原理，把握本企业建立、实施、保持和持续改进质量管理体系工作各阶段的要点，改进领导方式，提高领导水平；

（二）中层以上管理人员培训：

明确体系建设的目的和意义，掌握✋SO9000体系的核心思想、八项质量管理原则、PDC✌循环工作方法以及在体系建设中的责任和作用，提高管理水平；

（三）基层管理人员、操作人员培训：

了解体系建设的目的和意义，熟知体系建设对本岗位的工作要求和责任，掌握和运用过程方法，积极参与体系建设的各项相关活动，提高执行力；

（四）文件编写人员培训:

熟知标准，掌握文件编写的方法和要求、记录表格的设计、流程图的画法、企业标准化管理框架和要求等；

（五）体系办成员和内审员培训：

除上述四点内容外，还应掌握标准条款详解、流程梳理方法、体系建设过程和方法等。

三、体系策划

（一）体系策划的要求

1、最高管理者要主动进行体系建设思想导入和推动，提出体系建设的要求，亲自督导体系建设的各项工作，组织相关部门和人员层层落实。

2、管理者代表负责组织体系策划工作，各部门主要负责人要积极参与管理体系的策划，确定本部门应编制的体系文件，梳理相关工作流程，协调与本部门有关的工作接口。

（二）体系策划的内容

1、识别顾客及其要求。

2、制定质量方针。

质量方针应符合标准要求，体现❽国家利益至上、消费者利益至上❾的行业共同价值观和企业特色，并成为企业文化建设的重要组成部分。

3、确定质量目标。

质量目标应符合标准要求，反映顾客要求，并与企业发展战略目标、行业和企业当期重点工作要求相一致。

4、过程识别和确认。

应充分识别和评价生产和经营的所有过程，并根据其对产品质量、服务质量和企业绩效的影响程度确定过程的控制方法和关键控制点，明确相关部门和人员的工作内容和要求，并确定所需记录的样式。

5、明确组织机构和职责分工。

应按照扁平、高效、顺畅的原则确定或优化企业组织机构，并确保部门及岗位职责分工明确、不重不漏、接口顺畅。

6、体系文件架构的设计。

可根据《卷烟企业标准体系构成及指南》（✡C/❆177）并结合企业业务范围和特点确定体系文件的组成框架，并明确需要制定和完善的体系文件目录。

四、确定质量方针、目标

（一）顾客及其对产品、服务要求的识别

在体系策划、过程确认中，要全面识别各类顾客及顾客对产品、服务的要求和期望☎包括明示的、隐含的、必须履行的要求✆。

最高管理者要通过会议、培训、讲话等多种形式，向全体员工传达满足顾客要求和符合法律法规要求的重要性。

烟草工业企业的主要产品是卷烟以及相关的配套服务，烟草商业企业的主要服务产品包括卷烟销售及配送服务、烟叶生产经营服务和烟草专卖管理等三类。

（注：

烟草商业企业的体系建设要从管理和控制服务产品的角度出发，应在服务产品的设计与开发方面进行探索，而不是简单的删减标准条款7.3；应在不合格服务产品的管理与控制方面进行探索，而不是仅仅只控制不合格卷烟产品）

烟草工业企业的外部顾客包括直接顾客（烟草商业企业）、间接顾客（零售户）和最终顾客（消费者）；如开展定向整合，其外部顾客还包括品牌输出方。

烟草商业企业的外部顾客既包括直接顾客（零售户）和最终顾客（消费者），还包括工业企业、烟农等。

同时，国家、社会、上级单位在广义上也是烟草企业的外部顾客。

正确识别各类顾客的要求和期望，在体系策划、体系建设和体系运行中不断满足顾客要求和期望。

例如，商业企业主要关注产品市场接受程度、产品毛利率、卷烟供货量和供货结构、货源满足程度、交货及时性、产品质量等；零售户主要关注稳定的利润收入、产品市场接受程度、批零差价、订货的便利性、送货及时性和准确性、支付和结算情况、货源满足程度与公平性、市场规范程度、市场净化程度、投诉处理情况等；消费者主要关注卷烟品牌知名度、产品档次、产品质量、产品特色、价格、吸食安全性、社交与送礼的需要、购买的便利性、是否假烟等；烟农主要关注烟叶生产专业化服务和技术指导、基础设施建设、烟叶收购价格、收购量等；国家、社会、上级单位主要关注依法经营、依法行政、依法纳税、行业政策法规及重点工作的有效执行、履行社会责任、注重诚信、公益活动、环境保护、节能减排等。

（二）制定企业质量方针

质量方针是企业体系建设的运行的宗旨。

质量方针应与国家法律法规、行业发展政策和共同价值观保持一致，从企业生产经营战略出发，以质量管理八项原则为基础，体现本企业特色、传承历史、面向未来。

最高管理者应在征求全体员工意见的基础上，主持制定并发布质量方针；全体员工应掌握并熟知质量方针。

提高要求：

扩展质量方针为管理方针，并成为企业文化建设的重要组成部分。

如企业导入专业管理体系（如☝B/❆28001、☝B/❆14001）时，可制定相应的管理方针（职业健康安全管理方针、环境管理方针）等，对企业管理方针进行充实和完善。

（三）制定企业质量目标体系

质量目标是体系建设和运行的具体要求，是对质量方针的进一步展开。

质量目标应符合标准要求，并与企业发展战略目标、行业和企业重点工作要求相一致，满足相关法律、法规要求和持续改进方面的要求。

最高管理者应组织研究并确定质量目标,并组织将质量目标层层分解展开到企业的各个相关职能和层次上，形成公司级、部门级的质量目标体系。

质量目标是企业生产经营目标的重要组成部分，部门、岗位质量目标的管理与考核应与绩效考核结合起来，与各部门、各岗位具体工作紧密联系起来。

各级目标应是可测量、具挑战性、经努力可以实现。

应定期评审质量目标，对质量目标进行动态管理，确保目标不断优化和提高；

提高要求：

1、按照广义的❽大质量❾理念，进一步完善质量目标体系，除实物质量目标外，还应包括服务质量、生产经营质量、工作质量等目标，并从内外部顾客满意度方面确定部门分解的质量目标。

工业企业应关注完善过程的质量目标（如设计开发、原辅料采购、设备管理、工艺管理的质量目标）以及营销服务方面的质量目标。

商业企业应注意从服务产品特性的角度，针对服务产品的合法性、时效性、安全性、文明性等特性制定服务产品的质量目标，使设定的目标更科学、合理，真正起到促进服务质量提升的作用。

2、可运用平衡记分卡的方法制定企业管理目标体系，目标体系应涵盖生产经营、品牌发展、技术发展、质量、成本费用、物耗能耗、人才发展等，可包括中长期目标（3－5年）、短期目标（1年）。

企业管理目标体系应与行业对标管理工作相结合，进行横向和纵向的参照、对比，以行业优秀为目标，不断促进企业提高自身水平。

如企业导入专业管理体系（如☝B/❆28001）时，可制定相应的专业管理目标，扩展企业管理目标体系。

五、过程识别和确认

（一）过程识别的范围：

原则上烟草行业体系建设的范围应涵盖企业所有的生产经营管理过程。

但考虑到各企业的管理基础的差异性，各企业可以根据自身需求和能力确定体系建设的范围，工业、商业企业至少应包括主营业务范围内的主要综合管理过程、主要业务过程和主要支持过程。

（二）过程识别的步骤

1.以产品或服务的业务流程为主线，识别主要业务过程；注意要越过不同职能的过程衔接，横向梳理和评价针对工业卷烟产品实现和商业服务产品实现的全过程的前后关系和接口衔接；

2.以部门职能为主线，识别管理过程（包括综合管理过程和主要支持过程）；注意要跨越不同层级的过程衔接，纵向梳理和评价职能管理过程的上下关系和职责划分（如工业企业的设备管理）。

3.以工作区域为主线,补充遗漏过程；

4.以标准条款为主线，增加、完善标准要求的过程（如文件控制、记录控制、纠正预防措施管理等过程）；

5.初步确定过程后，考虑各项过程需进一步细化的子过程，归类调整；

6.最终整理形成：

管理系统—过程—子过程。

（三）过程分析和确认

1、确定过程的输入和输出，以及如何将输入转化为输出。

2、确定过程与其它相关过程的关系和接口，确定过程所需的资源（人力资源、基础设施、工作环境、信息、材料、财务资源、监视测量等）。

3、识别过程内部和外部的顾客、相关方及其对过程的要求（包括行业政策法规、上级单位文件要求等），根据相关要求明确过程的目标；

4、明确规定对过程进行管理的职责、权限和义务，避免职责交叉或职责缺位；

5、明确过程监控要点，确定在何处和如何进行测量和监视。

在过程中找出对过程质量具有关键影响和容易出差错的关键环节、步骤，有效监控这些环节和步骤。

以监控要点为主要考核对象，明确考核指标，建立科学有效的考核方法。

过程考核指标可从过程质量、内外部顾客满意、时间、差错、成本、浪费等方面设置。

在对内部过程运行结果有效性的监视和测量方面，建议引入❽内部顾客❾的概念，将下道工序对上道工序的满意程度作为评价过程运行结果的重要依据。

烟草工业应在保持对卷烟成品的严格检验基础上，把监视和测量的关注点向❽过程能力的提升❾方面转移（包括在制品质量控制能力、工艺保证能力、设备能力、原辅料供应和质量保障能力等）。

烟草商业应在如何有效实施对服务产品质量的监视和测量方面进行研究和探索，包括基层员工服务质量、专卖管理质量和烟叶生产专业化服务质量的监督检查。

6、评价过程可能存在的风险和控制手段；

7、根据前述过程分析和确认的结果，形成过程运行和控制的文件（可为程序文件或者三级文件），

（四）主要综合管理过程（表一）

综合管理过程

主要内容

关注点

公司治理及决策管理过程（工业）

1、公司股权结构和治理情况

2、董事会、经理层、专业委员会的责权划分

3、对决策的执行、监督和考核方法

明确董事会、领导层和专业管理委员会的责任、权力划分，明确公司战略、品牌规划、年度预算、对外投资等重大决策事项的审核、审批权限；

战略管理过程（工业）

1、战略信息收集和分析

2、总体战略和战略目标的制定

3、职能战略制定

4、战略部署、长期战略与年度综合计划的对接

5、战略调整

公司战略要符合行业发展战略的要求；应全面收集、科学分析战略信息，应制定明确的长短期发展方向和目标，应有相应的职能战略支撑总体战略

年度综合计划管理过程

年度综合计划的申报、评审、制定、调整、执行与检查等方面的职责、流程和要求

年度综合计划要与全面预算管理紧密结合，为全年生产经营管理提供指导和考核依据，内容要包括年度经济运行调控目标、年度销售计划、生产计划、采购计划、投资计划、科技创新计划、全面预算、人力资源计划、培训计划等

目标管理过程

企业综合目标的制