空调管理制度.docx
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空调管理制度
某某空调公司管理制度
（市场推广广告宣传管理规定）
编制:
审核:
批准:
二零零三年十二月
1、广告业务管理制度-------------------------------P2
2、广告合同费用结算规定-------------------------P7
3、户外广告管理规定-------------------------------P10
4、市场推广计划及费用审批程序及流程-------P12
5、终端建设管理规定-------------------------------P14
6、导购代表管理规定-------------------------------P16
广告业务管理规定
一、目的
空调公司市场部在公司领导的指导与协调下，为实现“贴近市场、快速反应、服务销售、促进销售”的目标，特制订2004年度广告业务管理制度。
二、适用范围
本规定适用于格朗灵空调公司。
三、月度广告活动与促销策划的管理与审批程序
1、市场部整体广告策划的贯彻
1）、广告整体策划包括：
由市场部与一级广告代理公司会同空调公司
其他部门及领导共同完成。
整体策划包括：
A企业整体形象、品牌广告；
B全国性的促销活动方案；
C全国性的新品上市、推广方案；
D必须由市场部组织的区域性广告与公关活动；
E有必要的跨区域媒介策划的购买与集中投放；
2）、每月15日前，市场部将拟订下月的广告计划提案，包括促销主
题建议及媒介支持与组合建议等内容传真至当地分公司/办事处。
3）、由市场部经理或分公司经理组织销售人员征询本省代理商（或主要商场）意见，确定并制定适合当地情况的一套细化策划与执行方案将其传真至市场部广告企划。
2、地方月度促销策划及广告活动的实现
1）、促销策划的要求
1一般情况下，地方分公司/办事处及二级代理应围绕市场部整体策划的广告或促销主题进行二级策划与执行细化。
2市场推广主管或分公司经理根据各地市场的特殊性，特别是代理商的意见或主要经销商意见，制定目标市场或细分市场的促销建议与执行计划。
2）、广告及促销的策划审核程序
1每月上旬，分公司市场推广主管或分公司经理组织各地业务员填写各地市下月的“月度广告计划表”。
2将各地的要求汇总给市场推广主管或分公司经理，分公司市场推广主管或分公司经理进行各省的广告与促销策划和执行细化方案，征询销售代理商或主要经销商意见，方案于当月18日前传回市场部广告企划进行汇总。
3、月度广告执行
1）、每月18—19日（如遇周末往前倒推两天），市场部与一级广告代理公司共同论地方意见，进行审核论证与整合。
2）、每月20日市场部与一级广告代理公司邀请公司领导对经过整合的各省所有促销方案与广告计划进行一次会审拍板决定。
3）、当月23日市场部将公司领导已审批的各省促销方案与广告计划传真回分公司/办事处贯彻。
4）、分公司及相关单位迅速落实，分公司市场推广主管或分公司经理将执行计划分解情况通知各地业务员及代理商或主要经销商。
4、月度广告总结
每月25日前，分公司市场推广主管或分公司经理将各省当月广告促销活动按各项明细进行总结并传真回市场部广告企划进行汇总。
5、控制与考评
如果不按时向市场部传回月度计划与总结或敷衍了事者按相应规定进行扣罚，并在公司内通报。
四、临时广告活动审批与管理程序
1、商家促销活动的审批与执行
2、厂商联合促销的策划审核程序
1）、厂商联合促销的策划在正常情况下，应预见在下月的地方整合计划中，特殊情况另行解决，其审核程序如下：
1各地业务员根据经销商要求进行洽谈双方承担责任项目后，作为“厂商联合促销”项目，根据销售政策，原则上厂家与商家分摊促销费用。
2销售主管审核后，市场推广主管进行方案策划，并取得当地分公司经理的确认，填写“单项广告活动费用审批表”及方案传回市场部。
3市场部人员进行方案审核认证，并根据其方案的媒介安排，提出原定媒介的调整与补充意见。
并审核报批。
4报空调公司领导审批，审批后每一时间回复地方办事处并指导其展开。
3、厂商联合促销的执行
1）、原则上委托当地广告公司设计制作并进行代理执行。
2）、确因媒介或活动的特殊性，由市场部根据本地区实际情况，可借助当地广告公司策划广告活动，其设计制作也由其完成，但必须做到以下三点：
①广告表现，主题及识别均须保持宗申广告的VI统一风格。
制作设计实施前须经市场主管审核确认，报纸平面创作如离开一级代理作品（从公司已经审核提供的作品）时，须经市场部审核确认，方可实施。
②负责广告发布的监测并反馈市场部。
3有关费用由当地垫付。
4、商家志庆活动（如赞助等）的临时审批
1）、当地业务员根据经销商要求洽谈后，提供要求商家的补偿条件，并附商家的公函。
2）、销售主管审核后，市场部经理了解情况确认后，填写“单项广告活动费用审批表”传回市场部呈公司领导审批。
五、地方创奖评奖/展览展示活动的管理与审批程序
1、全国或地区综合性的创奖评奖/展览展示工作，由公司组织实施。
2、地区单一空调品牌的创奖评奖/展览展示工作，由市场部经理组织实施，审批程序如下：
1）、市场部经理通过了解并研究各地创奖评奖/展览展示活动的必要性，由分公司经理确认。
2）、报市场部审核转公司领导批准后方可执行。
3）、地方办事处负责参与活动的有关联络并与广告公司协调组织落实。
4）、市场部经理负责及时反馈活动的有关情况和结果。
六、重要要求说明
1、关于快速反应的部长临时审批
1）、对突发的地方促销活动方案与计划，可由主管部长以上领导审核项目，由地方办事处先组织执行，并必须在部长审核后的第二天内，迅速办理补批手续。
2）、市场部对费用构成审核，对项目指导与协调。
3）、市场部审核后，报空调公司总经理批准。
2、主管部长的审核性质：
项目的必要性与可行性
1）、审批程序
广告计划与促销方案，必须由地方销售经理，市场部共同完成并确认一致，不得将不完善的计划或不完善的手续传回市场部，否则不予审批。
2）、媒介实施
音像平面等媒介执行原则上二级代理完成，个别特殊媒介可报告市场部审批后另行执行。
七、公关企划的管理与要求
1、基本工作任务：
1）、建立健全的公关新闻发布网络；
1国家级媒介网络；
2省地级媒介网络；
3二、三级地区媒介网络；
2）、规划、组织、实施可行且具成效的公关企划方案
1新闻公关；
2事件公关；
3危机公关；
4人员公关；
3）、建立健全的公关预警体系，及时处理各种危机事件；
4）、动态新闻网络的终端管理；
2、项目工作流程：
申请立项项目审批项目执行项目监控项目评估
广告合同费用结算规定
一、目的
为缩短广告费用审核结算的周期，加快费用结算速度，从而更好地服务市场，根据公司财务结算的有关要求，特制定本管理规定。
二、适用范围
本管理适用于格朗灵空调公司广告费用的结算。
三、广告费用的承付依据
空调公司根据“合同手续齐备，刊播手续齐全，财务凭据无误”把关，然后按财务程序通过各级审批支付。
1、合同
1）、广告合同必须为原件。
2）、广告合同必须按照范本中的空格认真填写每一项目，字迹清晰。
3）、计划开支的每笔广告费都必须事先填写“费用开支审批表”后回传市场部。
4）、寄回市场部结算的每笔广告费者必须附上“费用开支审批表”（不能为传真件，须为复印件），并经过分公司市场推广主管或分公司经理严格审核结算手续，合格后方可寄往市场部，否则延误结算时间由办事处负责。
5）、每一份广告合同必须由分公司市场推广主管或分公司经理签定或市场推广主管委托业务员签定（须有书面委托书），合同中还必须有分公司经理的确认方可生效。
6）、合同应分类（制作、促销、报纸、电视、电台、户外、其它）签定，以便计算机的分类统计。
2、刊播凭据
凭据依不同媒介，分别如下：
1）、报纸广告：
附媒介单位本阶段价位表及报样。
2）、电视、电台广告：
附媒介单位本阶段价目表，电视、电台播出通知单原件（由广告公司执行的必须附监播证明）。
3）、户外广告（灯箱、布幅）：
附材料预算表、验收单（按公司标准的单据填写）、照片（必须用A4纸将照片贴好）及户外广告发布证明（工商部门开出的证明或商场开出的收据），灯箱照片必须分日景照和夜景照。
4）、制作广告（含印刷）：
附照片或样品、验收单、发放各地的签发记录。
5）、促销活动广告：
促销现场照片、促销抽奖记录表、抽奖活动必须有公证处的证明、临时促销员工资签收单。
6）、其它广告（场地费、进场费）：
附公司售点支持协议、收款单位开户行、帐号。
7）、若样报确实丢失，无法找到，需经办人写说明并在报样复印件上加盖报社的财务专用章。
四、发票种类规范化的具体说明
1、票据种类
1）、直接与传播媒介或广告公司、装修公司广告业务结算，需要使用统一的广告专业发票。
2）、直接与机关行政事业单位广告业务结算，原则上应使用广告业专用发票，至少是国家规范行政事业类专用收据。
3）、制作广告、促销小礼品必须开具增值税发票。
4）、由第三方代垫费用的发票要求：
第三方（代垫方）对本司的发票或正式财务收据，要求代垫项目说明清晰。
发布单位开具给第三方（代垫方）的发票原件或复印件（复印件要求条款清晰无误）其抬头必须是给代垫方（第三方），广告/制作发布项目内容必须清晰。
5）、由第三方代垫奖品发放款项或发补津贴，则要求：
由代垫方开具发票或正式财务收据。
奖品清单及领奖记录：
对较重奖项（100元以上的奖品）之获奖人要求签领及身份证复印件。
属津贴（出席会议之津贴）则应有签到记录。
2、票据要求
1）、开具的发票必须有荧光、水印、不可为过期发票；若确实是过期发票的继续延用则须税务局开具证明原件。
2）、发票收据大小写金额应准确无误，倘若小写更改，须在更改处加盖财务专用章；大写金额错则必须重开发票。
3）、发票大写金额，在金额开头可用“⊕”或“零”表示，但其后“零”不可用“⊕”代替，其它任何符号都不可代替“零”。
如：
123元，大写可写为：
“零万零仟壹佰贰拾叁元零角零分”，也可写为“⊕万⊕仟壹佰贰拾叁元零角零分”，不可写为“⊕万⊕仟壹佰贰拾叁元⊕角⊕分”。
4）、发票、收据章必须为财务专用章。
5）、增值税发票章不能乱盖，须盖在“销货单位栏”处，税额允许误差值为“1分”，超过“1分”不行。
6）、代垫款收据中的金额与发票中金额相符，如有代理费须另开发票。
7）、发票抬头必须写“格朗灵空调公司”。
五、承付手续
1、必须先返回发票后，方可申请办理汇款手续。
2、除全国性的大媒介单位以外，地方各单位不给预付款。
六、广告费用的特殊支付方式
1、商业部门代垫广告费的结算办法:
1）、应具有本司业务员的已审批计划的合同执行委托书及商业与媒介的正式合同，并由本司业务员补签，市场推广主管确认。
2、关于代垫广告费冲抵货款的结算办法:
1）、由代垫方（经销单位）开具财务证明同时附上。
2）、广告费用由广告帐直接汇入销售帐内。
七、以上规定是费用结算时最基本的一些要求，希望各推广经理、业务员必须严格按照以上要求通知合同经办人办好广告合同签订、费用结算有关手续，认真审核，手续齐全后方可寄回公司结算。
户外广告管理规定
一、目的
空调公司为实现“贴近市场、快速反应、服务销售、促进销售”的目标，特制订2004年度户外广告的管理规定。
二、适用范围
本规定适用于宗申空调公司。
三、申请原则
1、各办事处根据地区实际情况，制订本地区户外广告整体规划，报市场部审批后执行。
2、各办事处应遵循市场部制定的各地市场推广费用预算，上报户外广告发布计划。
3、因市场客观实际需发布户外广告时，由各地办事处在计划发布日前30日将户外广告发布申请报市场部，批准后实施。
4、片区办事处上报的本片区户外广告发布计划应包括如下内容：
发布形式、规格、地点、期限、费用预算。
四、申请程序
填写户外广告上报地区办事处经理同意上报市场部
发布申请表审核意见审核批准
同
意
上
报
同意
地区办事处执行主管总经理批准
五、实施流程
1、遵循“货比三家”的原则，办事处需推荐三家以上户外广告公司供市场部选择。
备注：
三家公司须将以下资料传至格朗灵空调公司市场部：
媒体计划、最新媒体价格表及折扣、费用清单及付款方式、公司价格（工商证明、业务能力等）以及现有通讯方式（地址、电话、传真、E-mail及联络人）。
2、市场部在收到地区申请48小时内完成价格审核；48小时内完成签约（需报经主管副总经理通过的，在主管副总经理通过后48小时内完成签约）。
3、户外广告签约时，广告公司必须提供场地使用证明，工商、市政、城管、城建、公安、消防、电力等各相关部门的批文原作。
4、户外广告合同内容必须包括具体的发布期限、形式、规格、地点、材料要求、单价、发布费用与支付程序、合同终止/中止与变更、违约责任以及广告公司名称、地址、联系人、电话、开户行、帐
号等内容。
5、户外广告发布合同需另行制定，不得沿用其他范本。
6、市场部审核（或提供）设计方案或稿样，在价格相对优惠的前提下，由当地制作单位按照稿样制作、发布户外广告。
7、制作、发布户外广告后，广告发布公司必须提供发布证明材料（如：
有效照片、定期记录等）给市场部。
8、制作、发布单位须维护我方广告，各地办事处监督实施。
六、结算流程
1、户外广告一律采用先发布后付款的合作方式。
2、由市场部凭户外广告项目费用申请表、合同、已发布证明材料、广告业专用发票交由财务部按合同规定执行付款。
3、发票必须严格遵守国家票据法的规定开具，客户单位、开票时间、开票人、印章等必须准确无误，否则我公司拒绝付款，不承担一切因非法操作引发的法律责任。
七、附则
合同变更与终止/中止，必须出具书面报告。
市场推广计划及费用审批程序及流程
一、目的
为适应格朗灵空调销售系统推广费用的使用及审批要求，保证推广费用的合理使用及权限的划分，特制定本流程。
二、适用范围
本办法适用于宗申空调营销广告费用的审批。
三、审批程序及流程
1、据年度销售任务及分解确定的推广费用额度制定年度市场推
广计划及资金使用计划，年度市场推广计划及资金使用计划由市场部编制，空调公司主管副总经理审核，报空调公司总经理批准，报董事备案。
流程图：
市场部分解空调公司副总经理空调公司总经理董事长
各分公司（办事处）空调公司财务科
2、由市场部根据年度市场推广计划及资金使用计划，在收集各区域计划的基础上编制月度市场推广计划，报空调公司总经理审核，报有限公司总经理批准，集团有关部门对单项费用有异议可指派有关人员对项目费用进行审计，同时对5万元单项费用加签意见。
流程图：
费用控制审价
市场部月度计划编广告企划方案审核市场部部长意见、审核
空调公司总经理批准
5万元以上
董事长
集团公司备案
3、月度推广计划内的单项广告费用在5000元以下的由市场部经理审批执行，并传回分公司/办事处执行，市场部备案。
流程图：
分公司市场推广费用控制审价市场部经理批准
市场部备案
4、月度计划内单项广告费用在5000元以上10000元以下由主管副总经理审批执行。
流程图：
分公司市场推广经理编制费用控制审价市场部部长批准
市场部备案
5、月度计划内单项费用在10000—50000元的由总经理批准执行。
流程图：
分公司市场推广经理编制费用控制审价市场部部长意见
总经理批准
6、月度计划内单项大于5万元由总经理审核，报董事长加签意见执行。
流程图：
分公司市场推广经理编制费用控制审价市场部部长意见
总经理审核
董事长加签
7、月度计划外单项费用在5万元以下由市场部提出，总经理批准执行；5万元以上由总经理审核，报集团总经理批准执行。
流程图：
分公司市场推广经理写方案费用控制编制审价市场部长意见
董事长备案空调公司总经理批准
终端建设管理规定
一、目的
空调公司市场部在公司领导的指导与协调下，为实现“贴近市场、快速反应、服务销售、促进销售”的目标，特制订2003年度广告业务管理制度。
二、适用范围
本规定适用于宗申空调公司。
三、专柜的选点原则
1、原则上有一定销量（经营宗申空调在50万元/年销量以上）经营面积25平方以上的直接零售商，均可申请设立宗申空调销售专柜。
2、在暂时不具备建设专柜条件的售点，以专用组合展架代替。
四、整体规范的确定
1、各区域根据对经销网点的调查数据，做出区域销售渠道整体规划，初步确定专柜数量及组合展架数量，填写“宗申空调专柜/展架汇总申请表”报市场部平衡、审批。
1）、需要制作专柜的，必须通过投标选定装潢代理公司施工；组合展架由市场部统一平衡后随货发到各区域。
2）、专柜的装潢要符合公司VI要求。
3）、审批程序
报市场部审批，同意
填写专柜/展架使用申请表签定专柜/展架支持协议
摄影，填写验收报告表格区域办事处监督制作、发放
上报通过
结算，市场部审核主管领导批准财务部付款
4）、结算要求：
填写“专柜完成情况决算表”及有关要求参照“费用结算管理有关规定”。
5）、对于不定期发展的经销商，申报填写申请表，经公司领导审批后，可以增点建柜。
专柜的改造与审批程序同上。
五、专卖店的建设与管理
1、专卖店的选点原则
1）、原则上不设立专卖店。
2）、专卖店的选择对象为当地主要经销大户，且与我司关系密切、地位显赫的商家。
3）、专卖店的开业宣传：
①本公司提供1.5万元以内的广告宣传费用,如报纸、电视、户外、开业气氛项目，其他开业费用由商家负责。
②本公司提供开业庆典专用物料，如绶带、小礼品、统一的POP等。
③促销活动由各地办事处与经营单位共同策划。
④专卖店的监督管理
未经格朗灵厂家许可，专卖店不得摆设、销售除格朗灵空调以外的其他任何产品。
六、店中店的建设及管理办法
1、开设店中店的审批程序及管理
1）、由当地办事处经理或推广主管提出申请报告
2）、市场部转公司相关领导审批
3）、按公司相关要求进行管理
七、专柜的现场网络管理与考核
1、专柜的现场网络管理如下：
1）、领导部门：
市场部
2）、归口管理岗位：
市场部终端建设主管
3）、办事处责任人：
市场推广经理（不设主管的地区由分公司经理负责）
4）、各线监督执行者：
业务员
5）、现场执行：
导购员
2、相关责任人因管理与执行不善，一经发现每次扣50元，三次扣罚则给予解聘。
八、样机、物料管理：
1、供给对象：
原则上仅供给格朗灵空调已经设立专柜/组合展架的经销商。
2、申请程序：
区域办事处申请市场部审核主管总经理批准
市场部联系制作
验收并回执发各办事处生产部门生产
3、发放、回收原则：
发放坚持“适度从紧”的原则，使用上兼顾网络覆盖与互补，商家一旦有变，务必收回所有物料；样机需当作商品管理。
导购代表管理规定
一、目的
为适应市场激烈竞争，提高企业终端零售的力量，以及加强导购人员的综合素质水平，特制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于格朗灵空调销售公司各分公司/办事处导购代表的管理。
三、导购管理职责
1、导购管理组织架构
惠康空调公司市场部终端管理主管
导购代表办事处经理/分公分公司/办事处
司市场推广主管
2、导购代表管理职责
1）、空调公司市场部是导购代表的归口管理部门，负责导购代表管理制度的制定，分公司导购管理的考核，导购培训计划的制定，导购代表的工资核查、统计、档案的管理工作。
2）、分公司/办事处负责导购代表的招聘工作。
3）、分公司/办事处负责导购代表的工作表现与日常促销实绩的考核管理工作。
4）、分公司/办事处负责对导购代表日常培训和指导。
分公司/办事处负责导购代表月度工资的核实及申报工作。
5）、空调公司市场部做好全国各省导购代表的综合考评、筛选工作，同时做好月度导购代表工资的核查，以及工资发放工作。
6）、空调公司将对所有在岗的导购代表进行电话或者现场督查，并做好每月的登记入册工作。
如发现不在岗，即可解聘当事的导购代表。
7）、空调公司市场部有权对虚报销量的导购代表予以处罚，同时对玩忽职守的相关人员予以处罚。
四、管理内容
1、导购代表设置条件
各分公司/办事处根据总部有关规定和各省实际情况，按照影响力足以达到可支撑惠康品牌形象或者具有一定的销售能力为原则进行导购设置。
1）、中心城市的电器销售排前12位的综合性商场，其它主要品牌的空调在当地前三名或全国前十名。
2）、根据年度各分公司/办事处网点设置及销售任务，对B、C类网点派驻导购代表，原则上B类网点2名，C类网点1名，公司首先把考核的重点放到B、C类网点上。
3）、2004年销售目标在200万元以上并在3月底以前完成30万元的客户。
4）、空调营业面积不少于60平方米的商店。
5）、导购代表《淡、旺季分配计划》见后附。
属于以下几种情况之一的网点，不予以派驻导购代表：
没有格朗灵空调专柜的网点；
空调营业面积小于50平方米的专业店；
每天提货量不曾多于15台的网点；
可以不派驻导购代表的格朗灵空调专卖店；
不大于300万元容量的城市；
销售量虽大，但其它竞争品牌并没派驻导购代表，并且上年度也没派驻导购代表。
2、导购代表聘用条件
1）、性别不限，女性为主，年龄在20—40岁之间为佳，女性身高1.55米以上，男性身高在1.65米以上。
2）、学历：
原则上需具备高中以上学历；仪表：
要求相貌端正，仪态稳重大方；谈吐：
语言表达能力强，性格外向活泼，善与人沟通；作风：
热爱促销工作，对工作尽职、尽责，吃苦耐劳。
3）、严禁聘用商家的亲属、员工，一经发现，将严惩不怠。
3、导购代表聘用形式
1）、公开、公平、公正。
2）、原则上，在原导购人员中进行招聘、筛选。
3）、为提高招聘工作质量，各省可在当地打出报纸广告，公开、公正地招聘导购代表，择优录取。
分公司/办事处对导购代表的招聘结果负全部责任。
4）、挖掘售点竞争品牌优秀的导购人员或有一定营业经验的售点电器销售人员。
5）、利用各省市人才市场、媒体，网上招聘。
4、导购代表聘用程序
1）、分公司市场推广主管（或办事处经理）根据公司制定的《导购代表考评标准》，编制省/区域导购代表考评计划，并根据《导购代表淡、旺季分配计划》中导购代表数量、区域分布情况，分配各区域聘用人数，统一进行闭卷考试。
分公司经理负责总体监控及把关工作。
2）、分公司/办事处将考评合格的导购代表资料（要求交个人工作简历、身份证复印件、照片2张、学历证；导购代表聘用表、试卷、面试成绩、银行存折复印件各式一份）汇总、审核后，报空调公司市场部部长审批备案方可上岗。
3）、未经分公司/办事处经理同意，严禁擅自安排导购代表上岗，否则其工资由责任人支付，导购代表工资从分公司/办事处经理审批之日起计算。
4）、被录用的导购代表由分公司/办事处经理（或分公司市
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