e6在档案信息化管理中的应用 徐世锐.docx

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e6在档案信息化管理中的应用徐世锐

山西大学继续教育学院

毕业论文

类别专科

年级2006级

专业计算机信息与管理

姓名徐世锐

学号06418538028

论文题目计算机在档案信息化管理中的应用

论文评语

建议成绩指导老师

年月日

目录

摘要……………………………………………………………………4

1档案信息化的内容及其发展趋势……………………………………5

2计算机在档案信息化管理中的应用…………………………………6

2.1档案自动编目和自动索引………………………………………7

2.2档案自动全文（原文）存储与检索……………………………7

2.3档案业务工作辅助管理…………………………………………7

2.4计算机辅助立卷…………………………………………………8

2.5档案自动标引……………………………………………………8

2.6档案资料的自动编辑……………………………………………8

2.7文档一体化自动管理……………………………………………9

2.8档案保管环境的自动控制………………………………………9

2.9字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理………………………9

3企业档案科如何实现档案的计算机管理……………………………9

结束语…………………………………………………………………11

参考文献………………………………………………………………12

计算机在档案信息化管理中的应用

[摘要]计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式。

档案实现信息化管理已成为档案部门刻不容缓的问题。

计算机在档案管理中的应用范围逐步扩大，几乎覆盖了档案管理的全过程和大部分工作环节，而且正在向与档案工作相衔接或相关的工作领域展.档案自动编目和自动索引；档案自动全文（原文）存储与检索；档案业务工作辅助管理；计算机辅助立卷；档案自动标引；档案资料的自动编辑；文档一体化自动管理；档案保管环境的自动控制；字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。

档案的计算机管理要运用辩证思维，既要着眼于本身，也要关注相关事物。

档案信息化管理是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。

要加快档案管理现代化、信息化的建设，全面实现档案的计算机管理应主要做好几方面的工作:

坚持技术与管理并行，并将企业档案信息化纳入企业信息化建设之中;加强对电子文件和电子档案管理方法的研究;注重档案信息化工作的标准化和规范化建设。

总之，计算机的广泛应用，档案信息化系统的建立，适应了社会经济发的客观要求，是档案管理现代化的一大进步。

轻视或者拒绝利用计算机技术，就不可能真正地、全面地实现企业档案管理现代化。

[关键词]档案信息化管理电子文件自动编目自动索引自动标引

以现代通讯和计算机技术引起的信息革命，势不可挡地冲击和推动着整个信息业的变革和发展，向每一个信息部门提出了严峻的挑战。

计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式。

政府机关和社会各行各业都在积极创造条件，采用电子计算机提高工作效率，加速信息化进程。

各级党政机关也有很多采用电子计算机及网络技术，及时将文件发送到各部门。

国务院颁布的《全国政府系统政务信息化建设2001－2005年规划纲要》根据我国国情和政府工作的特点，提出了我国政务信息化的总体目标，即用三至五年的时间建立以“三网一库”为基本架构的我国政府系统政务信息化的枢纽框架。

作为档案保管者的档案部门来说，在不久的将来，不实现信息化或许连基本的档案保管和利用职能都无法完成。

档案信息化已成为档案部门刻不容缓的问题。

所以在制定全国档案工作“十一五”规划中，把对档案信息化建设的要求放到突出位置。

企业作为我国经济建设的主战场，档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求，也是全国档案信息化建设的重要组成部分。

要把做好企业档案信息化建设提高到有效为经济建设这个中心服务和促进档案事业发展的高度，切实予以重视和推进。

一、档案信息化的内容及其发展趋势

在档案工作中，信息化包括两方面的内容，一是档案的信息化，即现存档案实现信息化，档案信息化不仅是信息技术的应用问题，而且是对传统管理的革命；二是信息的档案化，即电子文件的归档与管理，电子文件归档是将应归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可移动的磁、光等记录介质上，以便长期保存的工作过程。

人类社会在科学技术的强劲推动下，正以惊人的速度跨入“信息时代”，电子计算机和网络技术的广泛利用，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。

这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。

广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。

由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

二、计算机在档案信息化管理中的应用

档案计算机管理是指在档案管理的过程中，以计算机及其网络作为工具或基本工作环境自动或半自动地代替人从事工作。

其本质是用计算机进行的档案信息处理或称档案数据处理。

计算机系统中信息表示为数据，数据被认为是载荷信息的物理符号，也就是计算机加工的对象。

档案计算机管理中的数据可以是反映档案内容和原始形态的一次信息、反映档案著录标引数据的二次信息以及经过整理编辑的三次信息。

计算机在档案管理中的应用范围逐步扩大，几乎覆盖了档案管理的全过程和大部分工作环节，而且正在向与档案工作相衔接或相关的工作领域发展。

1、档案自动编目和自动索引

档案自动编目和自动索引是最早出现和最常见的应用类型。

自动编目的主要作用是在对档案机读目录的处理基础上实现定期或定任务自动编辑公布档案目录，是档案部门依法管理和为用户批量查找档案的重要手段。

自动检索则主要是为利用者提供实时性的联机档案目录检索服务，利用者可以快速找到所需的档案。

2、档案自动全文（原文）存储与检索

当计算机具备了对大量图形或文本信息的存储检索能力后，于是实现了对档案全文或原文信息的存储和检索。

档案经过扫描器扫描后可按两种方式存储，一种是扫描直接获得的档案的图形信息，一种是继续经过文字识别获得的档案的文字信息。

图形方式反映了档案的原貌，更适用于带有手迹或图表的档案信息处理。

文字方式则可支持针对档案内容中的字、词进行的档案自动检索或进行文字编辑。

3、档案业务工作辅助管理

指用计算机对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统计等环节的管理应用。

其中应用广泛的是档案自动借阅管理和统计。

档案自动借阅管理应用的主要作用是，对利用工作中涉及的利用登记、审批手续、检索、调卷、归还、利用情况统计等进行自动管理。

可以完善管理机制、提高工作效率。

自动统计可以实现对馆藏档案数量、利用、编研等数据进行统计分析，以便对档案工作的状况进行分析。

4、计算机辅助立卷

计算机辅助立卷是指根据文件的归档立卷参数自动进行的立卷整理。

其主要步骤和功能有，逻辑组卷、逻辑案卷调整、卷内目录编印、卷皮打印、物理组卷归档、检索工具编制等。

计算机辅助立卷可以明显提高工作效率和工作质量，并在文档一体化管理中起到重要作用。

5、档案自动标引

档案自动标引，是指计算机通过对档案题名或全文信息进行字词切分、内容特征的分析提取及给出正式主题词或分类号的过程。

这个过程和人工标引过程的工作原理相似，所不同的是自动标引采用计算机“阅读”被标引的档案，包括题名、文摘或全文，并在计算机“读取”关键性词汇时，用词频统计测定的方法，或者使用同预先存贮在计算机的主题词表的词进行对比、分析方法，对档案进行“主题分析”和选定标引词的过程。

它可以部分代替档案的手工著录标引工作，提高工作效率加快档案目录数据库的建设。

6、档案资料的自动编辑

计算机可以对档案资料的编辑工作提供支持，实现对档案资料的自动编辑处理，其主要作用有联机提供对档案原文信息的检索与分类、对档案资料的文字编辑处理、排版、印刷等。

7、文档一体化自动管理

文档一体化管理前后有两种含义，前一种是指支持同一部门或相同人员对文书和档案的连续性管理的计算机系统，其功能主要集中在文书的归档和档案管理的工作环节；后一种则是依靠较大的计算机网络，将办公系统和档案管理系统有机地融合在一起，实现文秘工作和档案工作的统一管理，从功能上覆盖了文件生成直到转变成档案的全过程管理。

8、档案保管环境的自动控制

自动监测和管理。

其系统构成有，数据采集、自动控制、数据处理、自动报警、自动管理等。

9、字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理

通过计算机的图形信息处理技术实现对发生字迹褪色、字迹扩散、污染覆盖等情况的档案进行的处理。

其主要工作过程有档案信息的拾取、象素信息的运算加工、信息增强处理、恢复后的图形信息输出等。

三、企业档案科如何实现档案的计算机管理

档案的计算机管理要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。

档案信息化管理是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。

要加快档案管理现代化、信息化的建设，全面实现档案的计算机管理应主要做好几方面的工作：

1、坚持技术与管理并行，并将企业档案信息化纳入企业信息化建设之中。

在信息技术环境下，推进档案信息化建设不仅是技术及资金问题，也是管理问题。

电子文件的安全与长久保存也依赖严格科学的管理与先进技术的应用。

目前企业在实施企业资源计划时为保证其成功，需要同时进行业务流程再造。

档案管理信息化也同样有一个业务流程再造的问题。

很多企业实施信息化建设过程中都体会到，信息化建设是“三分技术、七分管理”。

对档案管理来说还要加上“十二分数据”。

因此信息化不仅仅是技术上的改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模式的变革和创新。

档案信息化离不开企业信息化，必须纳入企业整体信息化建设之中。

要建立适应信息化要求的档案信息化管理就必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业信息化的相应环节之中。

没有档案管理的信息化，企业信息化就不完整，而离开企业信息化，档案信息化也无从谈起。

2、加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。

适应企业信息化发展要求、创新企业档案管理模式，必须加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。

电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，档案行政管理部门和企业档案部门应加强将对电子文件、电子档案管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的研究以适应企业信息化的需求。

2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中提出了一些档案信息化建设标准，这些标准的制定为建立电子文件和电子档案管理系统提供了基础。

但是企业必须结合企业的实际情况，结合企业信息技术的应用和管理，思考企业档案管理模式、管理制度和管理方法。

航空工业档案馆提出《档案信息化建设与发展规划》及《档案信息化规章标准体系表》，初步确定需要编制的规章、标准。

同时成立了全行业档案信息化建设的专家组、业务组、技术组，对航空工业档案信息化展开全面研究。

3、注重档案信息化工作的标准化和规范化建设。

今年5月，国际标准化组织正式发布电子文件归档存储的国际标准ISO19005.1—PDF/A。

标准化是各项工作的基础。

在信息化条件下，由于计算机、网络技术的普及应用和工作交往范围更加广泛，计算机管理软件层出不穷，致使电子文件格式多种多样。

因此，要确保信息化建设进程中电子文件、电子档案的长久、真实保存和有效利用，必须注重加强对相关标准、规范的研究。

这项工作需要广泛的实践和对方法、经验的总结，企业档案部门作为档案信息化建设生力军，肩负重任。

希望你们结合企业实际，学习借鉴国外经验和国际标准，探索信息化条件下档案信息化管理的基本要求，通过实践形成企业的规范、要求及标准，进而逐步上升为更广范围内应用的国家标准。

总之计算机的广泛应用，档案信息化系统的建立，适应了社会经济发的客观要求，是档案管理现代化的一大进步。

今天我们运用计算机对企业档案进行了收集、整理、归档、编目、检索、编研及提供利用，它大大提高了档案管理工作者的工作效率，它把档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，用更多精力从事创造性的管理活动，使决策、计划和其它管理活动更加科学、精确、灵活。

因此，建立档案计算机管理信息系统，实现档案信息化管理是一种客观发展必然趋势。

轻视或者拒绝利用计算机技术，就不可能真正地、全面地实现企业档案管理现代化。

在档案科工作的三年中我积极参加到企业档案信息化建设中，而且负责具体的实施细则，以上就是我在实际工作中得到的认识和体会。

在此我要感谢上级领导对我的支持和指导，感谢学校给予我这次机会，让我对企业档案信息化建设有了一次全新的、深刻的认识和体会。

参考文献：

[1]《档案信息化基础教程》山西省档案局

[2]《全国档案信息化建设实施纲要》国家档案局

[3]《大同煤矿集团公司电子文件归档与存储实施细则》

[4]曹淑泉.充分利用校园计算机局域网搞好校园信息化建设.临沂医学专科学校学报.第24卷.2002年.

[5]楼淑君.积极推进校园信息化建设.浙江交通职业技术学院学报.第2卷第3期.2001年.

[6]于力.校园网挡案资源信息化.现代情报.第3期.2001年.

[7]温玫玫.学生档案信息库的建立、使用及其效果.广东档案.第3期.2003年.