财务管理制度单项资金审批流程及报销管理制度.docx
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财务管理制度单项资金审批流程及报销管理制度
国际集团有限公司
财务管理制度
《单项资金审批流程及报销管理制度》
文件目录
文档编号
内容
JB-CW-001
《单项资金审批流程及报销管理制度》
审批
签批流程
签字确认
签字日期
编制
运营部
审批
董事会
董事
董事
监事
董事长
修订记录
日期
版本
编制\日期
审核\日期
批准\日期
目录
一单项资金审批程序4
1目的4
2适用范围4
3权责单位4
4各类事项审批程序4
4.1采购申请单审批流程4
4.2采购合同审批流程5
4.3采购预付货款审批流程5
4.4预付货款冲帐审批流程5
4.5采购月结款的审批流程6
4.6费用类分类6
4.7费用类审批程序7
4.8借款类审批程序7
二、各项费用报销管理程序8
5报销时间规定8
6财务报销填写规范9
7出差报销规定10
8业务招待费报销规定11
9特殊情况规定11
10借支管理制度11
11不予报销规定12
国际集团有限公司
单项资金审批程序及报销管理制度
一、单项资金审批程序：
1、目的:
1.1、为了简化审批程序，提高工作效率，加强职能管理。
1.2、审批程序简化，加强审批人员的连带责任
1.3、事项分性质按金额大小，分类走审批程序
1.4、加强对部门的审批责任及考核责任
1.5、加强会计部分对各部门的经济事项的监督责任
2、适用范围
本集团公司（包括佳比亚公司、新峰龙公司）因公产生的费用均依照本办法规范的体制管理
3、权责单位:
财务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作，总经理负责总核准。
4、各类事项审批程序：
4.1采购申请单审批流程：
佳比亚公司审批流程：
新峰龙公司审批流程：
使用部门根据工作需要向提出书面采购申请，说明购买原因；按采购申请单预算金额大小区分终审权限：
（1）采购申请单预算金额在500元（含）以内的则运营审批为终审；
（2）采购申请单预算超过500元—3000元（含）由副总审批为终审权限；
（3）采购申请单预算超过3000元由总经理批准为终审权限；
佳比亚公司零星采购申请单预算超过500元则直接由总经理批准；新峰龙公司零星《采购申请单》预算超过3000元的，需报总经理批准。
注：
零星采购专指日常的办公物料采购，不包括产品配件的采购，产品配件采购走产品货款流程。
4.2采购合同审批流程：
（本流程适合固定资产、包装材料、工程物资等批量采购及价值高的采购业务）
采购原则上一定有合同（协议），新峰龙公司由副总签字确认，并加盖公章为正式生效；佳比亚公司则由总经理签字确认，并加盖公章为正式生效。
4.3采购预付货款审批流程：
佳比亚公司审批一般流程：
新峰龙公司审批流程：
4.3.1佳比亚公司审批流程：
副总审批环节不需要执行，由运营审批后直接转到总经理批准。
4.3.2新峰龙公司审批流程：
运营审批环节不需要执行，经会计复核，财务经理审批，直接流到副总（黄总）审批为终审；但如果预付款单笔金额超过50万（含）则需电话或其他方式报告总经理（李总）批准。
4.3.3财务审批指会计复核，财务经理审核。
4.3.4预付货款附原始单据：
（1）经盖章并签字确认的采购合同或采购申请单
（2）供货商名称及账号（第一次须提供）
4.4预付款冲账：
4.4.1预付货款冲账的审批流程：
4.4.1.1佳比亚公司审批流程：
副总审批环节不需要执行，由运营审批后直接流到总经理批准。
4.4.1.2新峰龙公司审批流程：
对于预付款项通常较紧急，经会计复核，财务经理审批，直接流到副总审批（黄总）处。
4.4.2预付货款冲账（采购入库）附原始单据：
（1）本公司出具的经仓管员确认的《入库单》（核对后单独归档保管）
（2）供应商的送货单原件（核对后单独归档保管）
（3）经双方确认的对账单
（4）发票或收据（收据未能提供原件的，则提供加盖财务章的复印件）
（5）经产品经理审核的入库商品《抽查检测报告书》
4.5、采购月结款的审批流程：
4.5.1、财务部依据月结供应商资料于每月15日前制作供应商月结表《供应商付款申请表》，随同请款单据一并请款审批：
4.5.2佳比亚公司审批流程：
由运营审批后直接流到总经理批准。
4.5.3新峰龙公司审批流程：
采购月结款项，经会计复核，财务经理审核，直接流到副总审批，如果月结款项单笔金额超过50万（含）则需总经理批准。
4.5.2会计制作付款凭证的附件单据：
（1）送货单
（2）发票复印件（加盖财务专用章）
（3）双方确认的对账单
（4）经产品经理审核的入库商品《抽查检测报告书》
4.6、各种费用类分类：
4.6.1非正常类开支：
不是日常正常业务发生的费用，且金额不限。
比如：
的士费、业务招待费、飞机票费、广告费、装修费、年会费、旅游费等。
4.6.2正常开支类：
指日常经营业务正常发生的费用且单笔金额在3，000元之内。
比如：
市内省内交通费、正常的汽车费用、办公用品费，税费、电话费、房租水电、手续费、社保费、合理的运输费、培训费、服务费、招标费等。
4.6.3特殊类开支：
指突发性或发生的且金额较大的（如固定资产），金额超过3,000元。
4.7费用类审批程序：
佳比亚公司审批一般流程：
新峰龙公司审批流程：
4.7.1正常开支审批程序：
佳比亚公司审批程序：
由运营审批直接到总经理批准；
新峰龙公司审批程序：
由副总审批为终审。
4.7.2非正常开支审批程序：
对于非日常发生的业务,需走预申请审批流程：
预先书写<申请单>,经部门审核后；佳比亚公司直接总经理批准为终审，新峰龙公司由副总审批；金额超过3000元的，则需报告总经理审批（如电话或网络）。
4.7.3特殊性开支审批程序：
指单笔费用超过3000元的开支。
佳比亚公司直接到总经理批准；新峰龙公司按副总审批后，还需要报告总经理批准。
4.8、借款类审批程序：
佳比亚公司审批一般流程：
新峰龙公司审批流程：
4.8.1借款金额在5000元内（一项业务），新峰龙公司由副总审批，超过5000元金额的还需要报告总经理审核。
佳比亚公司借款全部由总经理审批。
4.8.2借款人因公务需要借用资金，填写借款单，注明事由，经上述流程批准后付款。
4.8.3借款人应于借款后七天内到财务部销帐，因公出差应在返回七天（或预定期）内办理报销。
4.8.4借款人超出规定报销又无提出延期报销理由，财务部有权在其工资中扣还，直至扣完为止。
4.8.5财务人员对未归还的其他应收款项要定期进行清理、追收和跟踪，若因财务人员工作失职，造成借款长时间未清或无法收回，将追究其责任。
4.8.6集团内公司的总经理、副总经理、监事的报销规定：
副总、监事的报销单据由总经理审批，总经理的报销单据依经济发生事项，则由副总或监事作签批证明。
二、各项费用报销管理程序：
5.报销时间规定：
5.1公司规定原则上一周报销一次，每周六上午定为员工费用报销日，如遇节假日或公司其它情况可适时提前或延后，具体时间以公司财务部通知为准。
（或顺延到下周一），如果确认是否批准款项的支付，事后请相关负责人其在支出单上补签意见。
5.2费用报销原则上必须在费用发生后的7个工作日内，出差人员则在出差回来后7个工作日内呈递报销单据，按规定程序进行报批，逾期不报。
对报销金额在壹百元以内的，则不受7个工作日的时间限定，可累积每月报一次，但不得跨月报销。
5.3、若因特殊原因无法在规定期限报销或延期的，需说明原因，经调查核实后方可报销。
5.4、对于7天内无故不及时报销的，财务出纳应催办一次，仍不办理者，若借支金额大于报销金额的，行政部有责任从其当月工资和奖金中扣除。
6、财务报销填写规范：
6.1、填写费用报销单时均需提供报销事项的相关明细清单并按事项逐一填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的，应注明借款人姓名、金额及时间。
填报业务招待费时必须有2个人以上签字并注明时间及招待客户名称；交通费须注明起点、地点及原因；礼品费须注明所送人名及礼物名称、数量；快递费单据上请注明客户名称。
6.2、费用报销的发票抬头必须统一为公司名称，发票内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。
发票涂改、大小写不符、假发票以及非行政部门开具的收款收据一律不予报销。
有些事项没发票只有收据时，经办人应自行找发票进行充抵，充抵的发票金额不得低于收据金额。
6.3、填写报销单时一律用签字水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。
6.4、发票及相关附件应分类、逐张整齐地粘贴在报销单背面的左上角，完整规范地填写相应的报销单
6.5、未按规定填写的，财务应在一个工作日内将报销凭证退回当事人并说明原因。
6.6、当事人填好报销单，上级主管签名审核，财务依据公司资金审批流程规签字审核规定，财务出纳人员依据批准后的《费用报销单》给予付款，付款后在单上加盖“现金付讫”。
7、出差报销规定：
7.1、出差借款规定：
出差人填写《出差申请单》并按规定经批准后，出差人可根据出差的需要，填写借款单，经部门主管经理审批后到出纳处办理借款手续。
出差人员因特殊原因无法在预定期限返回而必须延长滞留的，根据出差者申请，经部门主管经理调查审核无误后由部门主管经理代为办理借款手续，财务根据借款单支给出差人差旅费。
由此而产生的转账手续费，若为公司指定的银行（如中国银行、建设银行等），手续费由公司出，否则转账所产生的费用由销售人员自己承担。
7.2、报销差旅费：
需在出差报销单据上面应附上《出差申请单》原件。
7.2、差旅费报销标准：
差旅费是指公司员工国内出差公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：
在途交通费、住宿费、市内交通费、伙食费补助、其他公杂费（行李费、储蓄卡取款手续费、通讯费、购退票手续费、文件复印费）等。
（1）出差费用标准：
本公司员工差旅费报销遵循限额标准内实报实销原则，即在限额标准内，按员工出差实际发生费用进行报销，超过限额的按限额数报销。
具体限额标准见表7-1。
（2）出差时往返机场、码头、车站等的交通费可以凭票实报实销，原则上往返机场、码头、车站应乘坐公交车，特殊情况经领导同意方可使用出租车，此费用均不计入最高上限。
使用公司交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。
表7-1出差费用标准规定
职务
费用标准
总经理
副总经理
各部门经理及主管
一般员工
长途交通费（火车、汽车、飞机）
实报
实报
实报
实报
（三大特殊城市）留宿报销限额标准
400元/天包干
400元/天包干
350元/天包干
350元/天包干
省外留宿报销限额标准
300元/天包干
300元/天包干
260元/天包干
260元/天包干
省内广州市外留宿报销限额标准
200元/天包干
200元/天包干
170元/天包干
170元/天包干
省内广州市外不留宿报销餐补标准
30元/餐
30元/餐
15元/餐
15元/餐
后勤人员广州市内交通报销限额最高标准
/
/
（实报实销）最高不超过40元/天
（实报实销）最高不超过40元/天
说明：
1、三大特殊城市指：
北京、上海、深圳三个繁荣城市；
2、省外留宿类：
报销限额标准中均已包含住宿费、伙食补助费及其它公杂费、出差市内交通费等；（一般指佳比亚公司报销标准）
3.1、省内广州市外，留宿报销限额标准：
包含住宿费、伙食补助费及其它公杂费、出差地市内交通费等；（一般指新峰龙公司报销标准）
3.2、省内广州市外，不留宿报销标准：
只报销伙食补助费；销售人员广州市内出差不报销任何费用。
（一般指新峰龙公司报销标准）
4、广州市内后勤人员报销标准：
只可据实际发生的市内交通费实报实销，最高不超过40元/天。
（的士费则走预申请审批流程）。
5、长途交通费用则据实际发生的费用实报实销，飞机费需走预申请审批流程。
8、业务招待费报销规定：
8.1、佳比亚公司销售部的业务招待费，控制在部门区域完成的营业收入的5‰之内，由部门经理掌握；超指标外的业务招待费，一般不予报销，如有特殊情况，须经总经理审核加签，方能报销。
公司各行政职能部门，按公司分配下达指标使用，由各部门经理掌握，超过部分一律在年终利润分配中予以扣除。
8.2、新峰龙公司业务招待费实行报批制度，即销售人员根据情况需要产生业务招待费时必须事前向部门主管经理审批，未履行审批手续的一律不予报销。
吃饭的招待费用原则上每次不得超过贰百元，特殊情况必须向部门主管经理申请，否则一律不予报销。
8.3、业务招待费：
指工作需要，接待客人，支付的费用。
原则上在发生费用前，填写“业务接待申请单”，由部门经理及副总经理签字确认。
经手人、证明人必须在报销单上列出使用日期、使用原因。
特殊情况没有证明人的，必须经总经理签字同意。
9、特殊情况规定
公司选派参加专修班、培训班、进修班的人员到外地学习期间，只报销培训费，培训费中若不含住宿费，住宿费按正常出差标准内限定开支，差额不补。
10、借支管理制度：
10．1、因公事借款的则一律填写借支单，借支单一式三联，第一联：
存根联，由会计作为挂账依据；第二联：
出纳联，出纳记录借款人记录备查簿，第三联：
借款人联，由出纳暂时保管，待借支人报销还清款项时，出纳退还给借支人。
10.2、借支单的填写要求：
写清楚还款日期；写清楚借款用途，并将审核后的“还款日期”备查登记，作为超期处罚的依据。
10．3、出纳员应单独登记好借支备忘录。
内容包括借款开始日期，姓名，金额，用途,还款日期等。
10.4、按每笔借款结清的原则。
借支人还款时，登记好还款日期。
会计凭借支的原始单据冲借支款。
10.5、出纳支付借支款时，借支手续须办完整，否则出纳有权拒付借支款。
例如出纳要审核是否有经相关人员审核签字。
10.6、借款人超过还款期限，尚没有来财务报销或还款的，则每日按万分之五（0.5‰）加罚滞纳金。
直接缴纳现金作为滞纳金罚款。
10.7、出差人员必须于返回后一周内办理报销冲帐手续。
报销期限以回程票据为准，最后一天为假期的顺延。
差旅费冲帐部分若小于本次借支款，则必须在报销时以现金补足结清借款，不允许挂在帐上或挪做它用。
10.8、借支原则严格执行“专款专借、及时报账，前账不清、后款不借”的原则。
旧款未能还清且无正当理由的，财务部一律不予借款。
11、有下列任一情形者不予报销规定：
1、违章罚款及其它因当事人过失造成损失浪费。
2、其它不符合国家报销标准的单据，无理由跨年度的单据。
3、出差人员不实事求是，发现弄虚作假，并一律按企业有关规章制度严肃处理。
国际集团有限公司
制订部门运营总监制订人：
梁英料
二0一二年三月二十八日
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