行政部作业指导书.docx

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行政部作业指导书

四、行政部作业指导书

1.0行政部管理架构

1.1岗位配置：

1.1.1行政部经理：

1名

1.1.2行政人事专员：

1名

1.1.3行政事务助理：

1名

1.1.4信息管理专员：

1名

1.2任务

1.2.1负责本部门日常行政事务的管理工作；

1.2.2负责本部门人力资源管理工作，保证公司各项工作的正常开展；

1.2.3负责本部门各部门工作和员工的考核工作；

1.2.4负责本部门财务管理工作，为总经理的决策提供依据；

1.2.5负责本部门资产及经营管理工作，保证公司资产发挥最大效意；

1.2.6负责本部门各种物品的采购和保管工作；

1.2.7负责本部门举办大型社区活动的组织、筹备、落实和协调工作；

1.2.8负责本部门各种档案的管理工作；

1.2.9负责本部门外部关系的联络与沟通，掌握市场及行业管理的相关信息；

1.2.10完成领导交办的其他工作。

2.0行政部经理岗位职责

2.1在总经理助理的领导下，负责行政部的全面工作；

2.2负责组织制定、修订公司的人事行政管理制度；

2.3负责编制公司年、季、月度工作计划及工作总结；

2.4负责编制公司年、月培训计划并负责培训的考核工作；

2.5负责组织对公司各部门及员工的绩效考核工作；

2.6负责公司内、外联系、沟通、协调事宜；

2.7负责公司物品的采购和保管工作；

2.8负责公司重大资产的经营管理工作；

2.9负责公司各部门公文、资料的编写、修改和校对；

2.10负责公司各种档案和文书的管理工作；

2.11遵守保密制度，搞好保密工作，废弃文稿应及时销毁；

2.12完成领导交办的其他工作。

3.0行政人事专员岗位职责

3.1负责公司各种信函、传真、电子邮件、报刊杂志、行政文件的收发、登记及

传阅。

3.2负责办公用品（消耗品）、招待用品的购置、承办出入库、登记、发放等

具体工作。

3.3对服务中心的固定资产进行定期清查和盘点，负责对办公资产进行维修和保

养。

3.4负责档案室卫生清洁、物品管理工作。

3.5汇总、记录员工的考勤，上报考勤、人员变动、社会保险、劳动合同签订情

况等事务。

3.6负责服务中心各类档案的汇总、保管工作，并按档案管理及保密原则进行管

理。

3.7负责服务中心印章管理。

3.8协助各部门做好物业日常管理工作

3.9培训及会议组织

3.10完成主管领导交办的其他工作。

4.0行政事务助理岗位职责

4.1负责对公司年度及月度工作计划的分解以及执行督导

4.2负责各部门工作计划的执行督导

4.3负责公司各项培训的效果评估

4.4负责各部门及全体管理人员的绩效及品质考核

4.5负责主管以下人员的月度考评劝戒

4.6负责物业区域内的日检及周检组织

4.7负责向行政经理提交月度质检报告

4.8完成主管领导交办的其他工作

4.9协助行政专员做好相关事务的报送接收、档案整理、库存盘点、固定资产管理以及采购询价事宜

4.10协助财务及客服部做好各项费用的核算收缴工作

4.11协助物业经理做好外联接待工作

4.12负责各种工作记录、归档资料的装订、整理事宜

4.13社区文化及员工文化年度计划制定、策划及组织实施

4.14完成主管领导交办的其他工作

5.0信息管理专员职责

5.1认真贯彻执行金海物业的方针政策和规章制度，完成职责范围内的各项工作及临时性任务。

5.2及时准确的做好各种档案数据录入工作，对数据的准确性负责。

5.3认真收集公司所需的各种技术资料。

5.4负责管理档案数据统计表查询、为有需要及有权限的人员提供服务。

5.5宣传《档案法》，做好各种门类和各种载体（纸、相片、胶卷、磁带、磁盘）文件材料的形成、积累、归档、修改补充和复印工作。

5.6熟悉《档案管理暂行办法》，做好日常借阅管理工作。

5.7负责各类档案的鉴定、销毁工作。

5.8具体确定文件材料归档范围和保管期限的划分。

5.9保证案卷质量完好；保证案卷材料组合排列的条理性；保证案卷规格形式合科有关标准要求；案卷装订结实美观。

5.10负责各类档案的分类编目和提供利用工具。

5.11对所管理档案的丢失、损坏、泄密负责。

5.12熟悉公司档案归档范围，懂得分类编目，服务周到，书写端正，字迹整齐。

5.13完成行政部经理交办的其它任务。

6.0仓库管理规定

6.1目的

为规范和理顺仓库物品的管理，确保仓库物品的贮存质量及有效利用。

6.2范围

适用于金海物业物料仓库的管理。

6.3职责

6.3.1行政专员负责对仓库物品的管理工作。

6.3.2各部门技术人员针对本部门采购的专业技术物品协助仓库管理员进行验收。

6.3.3行政部经理负责仓库管理工作的管理和控制。

6.4物品分类

6.4.1材料类：

6.4.1.1水暖类：

水表、水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、连接管、水胶布等；

6.4.1.2电器类：

电表、开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险丝、电工胶布等；

6.4.1.3五金配件：

铁钉、铁丝、螺丝、螺丝帽、钢锯条、门窗配件等；

6.4.1.4清洁类：

垃圾袋、毛巾、拖布、清洁剂、去污粉、洁厕灵等；

6.4.1.5绿化类：

肥料、药品、花盆、种籽等；

6.4.1.6土建类：

沙、石、砖、水泥等；

6.4.1.7油料类：

油漆、涂料、酒精、润滑油、稀释剂、机油、汽油等；

6.4.2工具类：

6.4.2.1机械设备类：

吸尘器、疏通器、梯、剪草机、绿篱机、水泵、电钻、电焊机等；

6.4.2.2易耗品类：

扫帚、地拖、尘拖、玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、浇水胶管、修枝剪；

6.4.3仪器仪表类：

万用表、钳形表、摇表、水平仪、压力表等；

6.4.4机械零件：

空调、水泵、电梯等设备的备用配件；

6.4.5劳动保护用品

6.4.5.1绝缘鞋、手套、工装等；

6.4.5.2安全帽、安全带等；

6.4.5.3口罩、防护面具等。

6.5物品的标识

6.5.1入库：

购买物品入库时单独堆放。

6.5.2检验：

按《采购控制程序》执行。

6.5.3分类标识：

将检验后的物品按4.1“物品分类”的内容分类摆放并贴标识。

6.6物品堆放与防护

6.6.1易燃、易爆、挥发性强的物品；

6.6.1.1远离热源，尽量不放在货架上，摆放地上，既方便倒取，又减少因碰撞而产生火花的危险；并做好防火措施，按规定配备一只4公斤的灭火器。

6.6.1.2保持包装完好，密封不好的应及时采取适当的防护措施，如：

更换包装。

6.6.2吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品；

6.6.2.1用砖或木架空放置、置放干燥地上或货架上。

6.6.2.2超长或散装物品，可置放架空层上，防潮通风；也可倚墙而立，重的应在墙上预设稳固铁钩，以防时间长倚墙物品角度变化或取料时有倾倒伤人的隐患。

6.6.2.3重型机具设备放置干燥地上，并在摆放时考虑取放的方便性。

6.6.3常用工具、材料和配件等：

6.6.3.1不易规则摆放在货架上的物品，用盒或袋装好摆放（如：

铁钉）。

规则的物品整齐摆放在货架上，或地上（如：

用塑料桶装的清洁剂）。

6.6.3.2体积大的，重量轻的物品（如：

散铁线、胶管、地拖等），可靠墙而立或挂墙上，也可选择干燥通风的地面堆放。

6.6.4易碎、易损物品：

6.6.4.1体积较小的（如：

瓷片）或瓶装物品，可放置货架底层或摆放在不常使用的物品货架上或整齐堆放地上，但不可放置货架较高层，因体积小、不稳固，不易摆放。

6.6.4.2体积大的物品（如：

玻璃），应靠墙放置，一般不应采用平放，应考虑立放，且该位置的上方一般不再悬挂物品。

6.6.4.3堆放地应选择人员活动量较少的地方。

6.6.5沙石、砖类：

可放置在露天的材料库，放室内仓库时，必须用袋装好，堆放地上。

6.7工具设备的检修和保养

6.7.1行政专员按工具设备的检修规定，及时组织有关专业人员进行检修。

6.7.2库存工具应经常上润滑剂和除锈，以确保工具的良好使用状态。

6.7.3如实填写《入库设备维修保养记录》

6.8库存物品存量限制

6.8.1仓库库存数量原则：

少投入，周转快；

6.8.2水泥、沙石、红砖等地方材料类，部门不考虑库存。

6.8.3其他物品最低库存数量，以满足需要为原则，同时考虑合格供应商的供货能力和及时性，尽量减少库存。

6.9半年检查与检查内容

6.9.1由公司负责按半年检查；

6.9.2查核台帐和库存实物是否帐物相符、是否按规定对物品采取了适宜的保管和防护措施等、是否按规定办理出入库手续等。

6.10引用文件和相关质量记录

6.10.1《采购控制程序》

6.10.2《入库设备维修保养记录》

7.0采购物品检验规程

7.1目的

加强对采购物品入库前的管理，确保采购物品的质量。

7.2范围

适用于金海物业所有采购物品的验证。

7.3验证方法及要求

7.3.1本公司物品采购普遍属零星性采购，对采购物品的验证采用抽样的方法，采购物品数量（单个）少于10个的，100%验证，对采购物品多于10个的，抽样10%—20%验证。

7.3.2对所采购的物品应具备合格证，特别是对批量（或成箱、成件）购买的物品必须要验证物品的合格证，而且合格证由仓管员保存。

7.3.3验证工具：

钢板尺、卡尺、万用表或其他工具。

7.3.4对验证物品的规格、数量等必须与《资金计划单》上的相符。

7.3.5仓库应对常用物品的产品说明书等资料应适当保存、备查。

7.4标准

7.4.1包装

7.4.1.1目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；

7.4.1.2在包装上标明生产日期和有效期的，注意核对日期是否过期，当物品的有效使用时间不足一个月时，如无特殊情况（指该产品生产厂家有限或市场货源不足等），采购员应进行限购，仓管员对已采购的该类物品应组织人员进行“试用”以检查其有效程度是否合格。

7.4.2物品本身：

7.4.2.1目视表面无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形；

7.4.2.2铁制品无锈迹；

7.4.2.3有连接部位的转动灵活，应无大的磨擦声；

7.4.2.4接口部分无松动，接口无滑丝现象；

7.4.2.5验证物品质地是否符合购买要求；

7.4.2.6颜色是否符合购买的要求；

7.4.2.7验证规格、尺寸是否符合要求；

7.4.2.8对受力部分应用手或其他方法做加力实验；

7.4.2.9检查附属件是否齐全。

7.4.3性能：

7.4.3.1对机械部分反复试动，检查其灵活性；机械设备类必须进行“试用”验证方法；

7.4.3.2对具有弹性的物品进行反复伸缩或弯曲，合格物品应回复或基本回复原状；

7.4.3.3对电器物品用万用表测试，测试的电压和电阻的指数首先应达到物品合格证明的标准，其次还必须达到国家有关指数的正常标准；

7.4.3.4国家规定的其他验证方法。

7.5物品验证分类

7.5.1需送计量所检定的物品

仪器仪表类：

万用表、钳形表、摇表等；

7.5.2需抽样验证合格证的物品：

7.5.2.1材料类：

水暖类：

水表；电器类：

电表；清洁类：

清洁剂、去污粉、洁厕灵等；绿化类：

肥料、药品、种籽等；

7.5.2.2工具类：

7.5.2.3机械设备类：

绿篱机等；

7.5.2.4仪器仪表类：

水平仪、压力表等；

7.5.2.5机械零件：

空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件；

7.5.3需抽样验证外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品：

7.5.3.1