文件和资料控制程序.docx
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文件和资料控制程序
天合光能（北京）系统集成有限公司
文件和资料控制程序
主导部门：
质量部
支持部门：
审批：
文档编号：
SDSBU-SD-020
生效日期：
文件和资料控制程序
1.目的
规范公司质量管理体系文件要求，明确质量体系管理文件和资料的控制流程，确保公司质量体系能有效运行。
2.范围
适用于天合光能（北京）系统集成有限公司所有质量管理体系文件和资料的控制，包括内部文件和外来文件资料。
3.定义
N/A
4.职责和权限
4.1文件编写者负责文件的编写和获得批准。
4.2文档管理负责文件和资料的管理、安全保密工作。
文档管理需及时更新公共文件夹“高级文档中心”中的受控文件清单和有效版本文件。
4.3各部门负责保管自己使用的文件，部门领导确保部门内的人员均是按目前现行有效操作的。
4.4文件的使用者应该使用当前文件的最新版本，并保管好防止损坏。
5.内容
5.1文件编制
各文件的编制者按照本程序的要求编写文件，同时编写人员向质量部申请文件编号。
5.2文件的审核和批准。
5.2.1质量手册和程序文件通过文件审批流程进行审批。
在申请新增或者修订文件时必须经过三级审批。
程序文件需要审批到管理者代表，手册经过管理者代表审核后还需要总经理批准。
5.2.2三级文件的会签批准
5.2.2.1一般作业指导书由编制者确定会签部门，会签部门领导会签，本部门领导批准。
5.2.2.2专用作业指导书
5.2.2.2.1过程作业指导书由工程部、技术部和质量会签，由编写部门领导批准。
5.2.2.2.2设备作业指导书由其部门的领导批准。
5.2.2.2.3质量作业指导书由质量部门领导批准。
5.2.2.3临时作业指导书按照5.2.2.2执行。
5.2.2.4技术文件
5.2.2.4.1一般产品规格由编写部门批准。
5.2.2.4.2项目工程图纸与档案资料由技术部、工程部实施批准。
5.2.2.4.3材料清单由工程部实施批准。
5.2.2.4.4材料规格由技术、质量、采购共同参与审批，并由编写部门的领导批准。
5.3文件受控
5.3.1文件批准以后，文件编制者将批准的文件纸文档和相应电子档的文件进行受控，质量部检查文件是否满足《文件和资料控制程序》的要求，对不满足要求的文件退回编制者进行修改并重新审核和批准。
5.3.2将符合要求的文件纸文档和电子档进行归档保存，同时将电子档设成只读文件放到公共文件夹“高级文档中心”中让大家共享。
5.3.3质量部负责建立和更新《受控文件清单》。
5.4文件的发放
质量手册和程序文件一般不发放纸文档。
三级文件由文件编制者根据实际的需求确定发放部门，并将发放记录填写在《文件发放登记表》上，文件领用人在《文件发放登记表》上签字确认。
5.5文件的更改
5.5.1文件需要更改时，文件的主要责任部门负责修改，修改人填写《文件更改申请单》，说明拟变更的理由和更改的内容，并提交该文件审批人审批。
手册和程序文件修改的内容要用蓝色的字体标识出来，三级文件的修改的地方要用斜体并加粗加以突出。
修改后的文件同样走审核、批准和受控的流程。
5.5.2质量部每年年初组织相关部门评审文件的适宜性，需要更改的文件按照5.5.1进行。
5.6文件的回收、作废和销毁
5.6.1文件申请作废取消需要接收文件的相关部门在《文件作废申请表》上会签，并需要体系负责人审核。
文件改版或者被作废后，要将发放的旧版文件回收并销毁。
5.6.2若因任何原因要保留作废文件时，要对这些文件进行适当的标识。
5.7文件分类
5.7.1公司质量体系文件可以分为四个等级，如下：
第一级：
质量手册
第二级：
程序文件
第三级：
作业指导书
第四级：
表单和记录
5.7.2三级文件的分类
5.7.2.1作业指导书
一般作业指导书
专用作业指导书
过程作业指导书
设备维护作业指导书
质量作业指导书
临时作业指导书
5.7.2.2技术文件
产品规格
图纸
材料规格
BOM材料清单
5.8文件编号系统
5.8.1质量手册编号为“SDS-SC-2016”，其中SDS为本公司代号，SC为质量手册代号，2016为2016版。
5.8.2程序文件编号为“SDS-CX××-2016”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，2016为2016版。
5.8.3操作指导性文件（三级文件）编号为“SDS-文件类别-文件次类别××-2016”，其中SDS为事业部代号；
文件类别分为：
管理制度--“GL”表示；作业指导书--“ZY”表示；
5.8.4记录的编号为“SDS-CX××-2016-xx”，其中SDS为本公司代号，CX为程序文件代号，为程序文件顺序号，2016为2016版，xx为文件流水号；
5.9文件版本
手册/程序文件、作业指导书的版本号应从A/0版开始，A/1、A/2…B/0、B/1…..依次变更，表格等其他文件的版本号应从A开始，然后B，C，D，…，AA，AB，…。
每修订一次，版本号变更一次。
5.10临时文件的管理
临时文件的使用有效期为不超过6个月，超过有效期的要回收作废。
临时文件发放和其他文件的发放一致。
5.11外来文件的管理
5.11.1外来文件主要下列文件：
ISO9001标准
国家标准
行业标准
测试设备说明书
供应商文件
相关质量法律法规
其他文件
5.11.2外来文件的接收/收集和评审
各部门负责接收/收集和评审相关外来文件，必要时也可以召集其他部门一起评审收到或收集的外来文件。
所有接收或收集的外来文件必须交至文档管理统一管理、发放，各部门不得使用非正规版本的外来文件。
5.11.3外来文件的发放
如果需要外来文件的，可以填写《文件申领单》申请。
5.12外发文件的管理
外发文件的管理参见GI-0003《文件外发流程》
5.13文件的借阅
需要向DM借阅文件的，要在《文件借阅单》上签字，借阅期限一般不超过一个月,超过一个月要到文档管理续借。
5.14文件遗失
当发放的文件被丢失时，相关人员应填写《文件遗失声明》，做出相应的纠正预防措施防止再发生并经过本部门领导签字确认。
如因为文件遗失需要再申领，需要填写《文件申领单》，DM需发放新的受控号，且必须申明遗失文件的受控号作废。
6.参考文件
6.1TPV-200100《文件和资料控制程序》
6.2GI-0003《文件外发流程》
7.更改历史记录
N/A
8.附则
本制度由质量部负责解释和更新。
9.附件
9.1文件控制流程图
9.2《受控文件清单》
9.3《文件发放登记表》
9.4《文件借阅单》
9.5《文件更改申请单》
9.6《外来文件清单》
9.7《文件销毁申请表》
附件一：
9.1文件控制流程图
附件二：
9.2《受控文件清单》
受控文件清单
序号
文件名称
文件
编号
版本
编制部门
编制者
备注
编制：
审核：
保存期限：
3年编号:
SDS-CX01-2016-01版本:
A
附件三：
9.3《文件发放登记表》
文件发放/回收记录表
分发号
文件名称
文件编号
版本
份数
日期
签收人
回收日期
接收人
备注
保存期限：
3年编号:
SDS-CX01-2016-02版本:
A
附件四：
9.4《文件借阅单》
文件借阅登记表
序号
文件名称
文件编号
版本
借阅者
借阅日期
归还日期
保存期限：
3年编号:
SDS-CX01-2016-03版本:
A
附件五：
9.5《文件更改申请单》
文件更改申请单
文件名称
文件编号
原版本
更改理由和内容
申请人
批准人
保存期限：
3年编号:
SDS-CX01-2016-04版本:
A
附件六：
9.6《外来文件清单》9.7《文件销毁申请表》
外来文件清单
序号
文件编号
文件名称
文件来源
归档日期
接收人
保存期限：
最新编号:
SDS-CX01-2016-05版本:
A
附件七：
9.7《文件销毁申请表》
文件销毁申请表
文件名称
文件编号
版本号
申请人
分管领导
文件销毁理由
会签
部门
意见
签字
日期
备注
质量体系确认
保存期限：
3年编号:
SDS-CX01-2016-06版本:
A
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