Word文档排版技巧.docx
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Word文档排版技巧
Word2003文档排版技巧
、
文章编号
:
890700
最后修改
:
2004年12月1日
修订
:
1.2
简介
市场部经常要出各种分析报告，一写确实是洋洋洒洒几十页。
文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时刻修改格式、制作名目和页眉页脚。
最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不行就要重来一遍。
制作名目也是出力不讨好的事，尽管小王明白Word中有插入名目的功能，但是尝试了几次就弃之不用了，缘故是系统总是提示有错误。
现在只能手工输入名目，加班加点数页码难道成了家常便饭。
为了让自己有时刻下班后享受生活，小王花了半天的时刻学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发觉，这半天的时刻，能够让他享受许多个闲暇的傍晚和周末。
小王把自己的体会重点总结为两点：
1.
制作长文档前，先要规划好各种设置，专门是样式设置
2.
不同的篇章部分一定要分节，而不是分页
下面就看看他是如何样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。
单面打印的简单报告
这份报告要求的格式是：
A4纸；要有封面和名目；单面打印；除封面和名目外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和名目没有页码，名目之后为第1页。
设置纸张和文档网格
写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的〝纸〞，那个〝纸〞确实是Word中的页面设置。
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示〝页面设置〞对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。
通常纸张大小都用A4纸，因此可采纳默认设置。
有时也会用B5纸，只需从〝纸张大小〞中选择相应类型的纸即可。
专门多人适应先录入内容，最后再设纸张大小。
由于默认是A4纸，假如改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能专门好地满足要求。
因此，先进行页面设置，能够直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，幸免事后的修改。
考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，关于密密麻麻的文字阅读起来比较费劲，还能够调整一下文字。
通常，专门多人都采纳增大字号的方法。
事实上，能够在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。
在〝页面设置〞对话框中选择〝文档网格〞选项卡，如图2所示。
选中〝指定行和字符网格〞，在〝字符〞设置中，默认为〝每行39〞个字符，能够适当减小，例如改为〝每行37〞个字符。
同样，在〝行〞设置中，默认为〝每页44〞行，能够适当减小，例如改为〝每页42〞行。
如此，文字的排列就平均清晰了。
设置样式
现在，依旧不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。
通常，专门多人差不多上在录入文字后，用〝字体〞、〝字号〞等命令设置文字的格式，用〝两端对齐〞、〝居中〞等命令设置段落的对齐，但如此的操作要重复专门多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。
熟悉Word技巧的人关于如此的格式修改并不担忧，因为他能够用〝格式刷〞将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地点。
然而，假如有几十个、上百个如此的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？
使用了样式就不必有如此的担忧。
样式是什么？
简单地说，样式确实是格式的集合。
通常所说的〝格式〞往往指单一的格式，例如，〝字体〞格式、〝字号〞格式等。
每次设置格式，都需要选择某一种格式，假如文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。
而样式作为格式的集合，它能够包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。
样式在设置时也专门简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就能够变成样式。
而通常情形下，我们只需使用Word提供的预设样式就能够了，假如预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。
从菜单项选择择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。
要注意任务窗格底端的〝显示〞中的内容，在图3中，〝显示〞为〝有效格式〞，那么其中的内容即有格式，又有样式。
例如，〝加粗〞为格式，〝标题1〞为样式，〝标题1+居中〞为样式和格式的混合格式。
关于初学者来说，专门容易混淆。
为了清晰地明白得样式的概念，可在如图3所示的〝显示〞下拉列表中选择〝有效样式〞，那么显示如图4所示的内容。
这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。
〝正文〞样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采纳〝正文〞样式。
专门多其他的样式差不多上在〝正文〞样式的基础上通过格式改变而设置出来的，因此〝正文〞样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会阻碍所有基于〝正文〞样式的其他样式的格式。
〝标题1〞~〝标题9〞为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。
如此，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和名目。
在如图4所示的样式列表中，只显示了〝标题1〞~〝标题3〞的3个标题样式，假如标题的级别比较多，可在如图3所示的〝显示〞下拉列表中选择〝所有样式〞，即可选择〝标题4〞~〝标题9〞样式。
现在，规划一下文章中可能用到的样式。
a.
关于文章中的每一部分或章节的大标题，采纳〝标题1〞样式，章节中的小标题，按层次分别采纳〝标题2〞~〝标题4〞样式。
b.
文章中的说明文字，采纳〝正文首行缩进2〞样式。
c.
文章中的图和图号说明，采纳〝注释标题〞样式。
规划终止之后，即可录入文字了。
第一，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。
注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。
从菜单项选择择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击〝标题1〞样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。
用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。
注意在如图3所示的〝显示〞下拉列表中选择〝所有样式〞，即可为文字和段落设置〝正文首行缩进2〞和〝注释标题〞样式。
当所需样式都被选择过一次之后，可显示〝有效样式〞，如此可不能显示无用的其他样式。
文章的部分内容录入和排版之后的成效如图7所示。
为了方便对比，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。
在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，如此会阻碍速度。
对样式设置快捷键，就能幸免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。
将鼠标指针移动到任务窗格中的〝标题1〞样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。
显示〝修改样式〞对话框，如图9所示。
单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示〝自定义键盘〞对话框，如图10所示。
现在在键盘上按下期望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在〝请按新快捷键〞设置中就会显示快捷键。
注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。
单击【指定】按钮，快捷键即可生效。
用同样的方法为其他样式指定快捷键。
现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。
文档中的内容采纳系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。
例如，〝标题1〞样式的字号太大，而且是左对齐方式，期望采纳小一点的字号，并居中对齐。
这时能够修改样式。
将鼠标指针移动到任务窗格中的〝标题1〞样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。
显示〝修改样式〞对话框，如图9所示。
选中〝自动更新〞选项，单击【确定】按钮完成设置。
如此，当应用了〝标题1〞样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更换〝标题1〞样式的格式。
选中采纳了〝标题1〞样式的某段文字，例如〝一、中国互联网络宏观状况〞，然后利用〝格式〞工具栏设置字号和居中对齐。
注意文章中所有采纳〝标题1〞样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像往常那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。
因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。
查看和修改文章的层次结构
文章比较长，定位会比较苦恼。
采纳样式之后，由于〝标题1〞~〝标题9〞样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。
从菜单项选择择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。
在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。
再次从菜单项选择择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。
假如文章中有大块区域的内容需要调整位置，往常的做法通常是剪切后再粘贴。
当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。
从菜单项选择择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。
文档顶端会显示〝大纲〞工具栏，如图12所示。
在〝大纲〞工具栏中选择〝显示级别〞下拉列表中的某个级别，例如〝显示级别3〞，那么文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示。
假如要将〝用户职业〞部分的内容移动到〝用户年龄〞之后，可将鼠标指针移动到〝用户职业〞前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至〝用户年龄〞下方，即可快速调整该部分区域的位置。
如此不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。
从菜单项选择择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。
对文章的不同部分分节
文章的不同部分通常会另起一页开始，专门多人适应用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。
另一种做法是插入分页符分页，假如期望采纳不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。
正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，如此就能分别针对不同的节进行设置。
定位到第二部分的标题文字前，从菜单项选择择【插入】|【分隔符】命令，显示〝分隔符〞对话框，如图14所示。
选择〝分节符〞类型中的〝下一页〞，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，那个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。
用同样的方法对文章的其他部分分节。
关于封面和名目，同样能够用分节的方式将它们设在不同的节。
在文章的最前面输入文章的大标题和名目，如图15所示，然后分别在〝名目〞文字前和〝一、中国互联网络宏观状况〞文字前插入分节符。
假如要取消分节，只需删除分节符即可。
分节符是不可打印字符，默认情形下在文档中不显示。
在工具栏单击〝显示/隐藏编辑标记〞按钮
，即可查看隐藏的编辑标记。
在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。
在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。
为不同的节添加不同的页眉
利用〝页眉和页脚〞设置能够为文章添加页眉。
通常文章的封面和名目不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面差不多对文章进行分节，因此专门容易实现那个功能。
设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，如此不容易纷乱。
按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单项选择择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入〝页眉和页脚〞编辑状态，如图18所示。
注意在页眉的左上角显示有〝页眉–第1节–〞的提示文字，说明当前是对第1节设置页眉。
由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在〝页眉和页脚〞工具栏中单击〝显示下一项〞按钮
，显示并设置下一节的页眉。
第2节是名目的页眉，同样不需要填写任何内容，因此连续单击〝显示下一项〞按钮。
第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有〝与上一节相同〞提示，表示第3节的页眉与第2节一样。
假如现在在页眉区域输入文字，那么此文字将会显现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。
在〝页眉和页脚〞工具栏中有一个〝同前〞按钮
，默认情形下它处于按下状态，单击此按钮，取消〝同前〞设置，这时页眉右上角的〝与上一节相同〞提示消逝，说明当前节的页眉与前一节不同。
现在再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题〝中国互联网络进展状况〞作为页眉。
后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为〝同前〞，即与第3节相同。
在〝页眉和页脚〞工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。
用打印预览能够查看各页页眉的设置情形，其中封面和名目没有页眉，名目之后才会在每页显示页眉。
在指定位置添加页码
通常专门多人适应从菜单项选择择【插入】|【页码】命令插入页码，如此得到的页码，将会在封面和名目处都添加页码。
而现在期望封面和名目没有页码，从名目之后的内容再添加页码，同时页码要从1开始编号。
这同样要得益于分节的设置。
按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单项选择择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入〝页眉和页脚〞编辑状态，如图18所示。
在〝页眉和页脚〞工具栏中单击〝在页眉和页脚间切换〞按钮
，显示页脚区域，如图20所示。
注意在页脚的左上角显示有〝页脚–第1节–〞的提示文字，说明当前是对第1节设置页脚。
由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在〝页眉和页脚〞工具栏中单击〝显示下一项〞按钮，显示并设置下一节的页脚。
第2节是名目的页脚，同样不需要添加任何内容，因此连续单击〝显示下一项〞按钮。
第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有〝与上一节相同〞提示，表示第3节的页脚与第2节一样。
假如现在在页脚区域插入页码，那么页码将会显现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。
在〝页眉和页脚〞工具栏中有一个〝同前〞按钮，默认情形下它处于按下状态，单击此按钮，取消〝同前〞设置，这时页脚右上角的〝与上一节相同〞提示消逝，说明当前节的页脚与前一节不同。
这时再插入页码，就能让页码只显现在当前节及其后的其他节。
从菜单项选择择【插入】|【页码】命令，显示〝页码〞对话框，如图22所示。
采纳默认设置即可。
单击【格式】按钮，显示〝页码格式〞对话框，如图23所示。
默认情形下，〝页码编排〞设置为〝续前节〞，表示页码接续前面节的编号。
假如采纳此设置，那么会自动运算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，如此本节就不是从第1页开始了。
因此需要在〝页码编排〞中设置〝起始页码〞为〝1〞，如此就与前面节是否有页码无关了。
第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为〝同前〞，而且页码格式默认设置均为〝续前节〞，将会自动为每一节编排页码。
在〝页眉和页脚〞工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。
用打印预览能够查看各页页脚的设置情形，其中封面和名目没有页码，名目之后才会在每页显示页码，同时名目之后的页码从1开始编号。
插入名目
最后能够为文档添加名目。
要成功添加名目，应该正确采纳带有级别的样式，例如〝标题1〞~〝标题9〞样式。
尽管也有其他的方法能够添加名目，但采纳带级别的样式是最方便的一种。
定位到需要插入名目的位置，从菜单项选择择【插入】|【引用】|【索引和名目】命令，显示〝索引和名目〞对话框，单击〝名目〞选项卡，如图24所示。
在〝显示级别〞中，可指定名目中包含几个级别，从而决定名目的细化程度。
这些级别是来自〝标题1〞~〝标题9〞样式的，它们分别对应级别1~9。
假如要设置更为精美的名目格式，可在〝格式〞中选择其他类型。
通常用默认的〝来自模板〞即可。
单击【确定】按钮，即可插入名目。
名目是以〝域〞的方式插入到文档中的〔会显示灰色底纹〕，因此能够进行更新。
当文档中的内容或页码有变化时，可在名目中的任意位置单击右键，选择〝更新域〞命令，显示〝更新名目〞对话框，如图25所示。
假如只是页码发生改变，可选择〝只更新页码〞。
假如有标题内容的修改或增减，可选择〝更新整个名目〞。
小结
至此，整篇文档排版完毕。
在整个排版过程中，能够注意到样式和分节的重要性。
采纳样式，能够实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更换格式，同时易于进行文档的层次结构的调整和生成名目。
对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。
有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，那个地点介绍的仅仅是最差不多的用法。
下一篇文章将会看到更为杰出和精妙的应用。
Word2003长篇文档排版技巧〔二〕
来源：
MicrosoftChina客户关心和支持主页:
//support.microsoft/kb/890701/zh-cn
文章编号
:
890701
最后修改
:
2004年11月29日
修订
:
1.1
简介
小王通过一段时刻的学习和摸索，现在差不多成为市场部的Word高手，制作报告又快又好，同事们经常向他请教。
不料，这却应验了那句话：
能者多劳。
市场部经理这次又给小王安排了一个重要的任务：
制作一个专业的分析报告，要做成杂志的成效，还要正式出版印刷。
小王找来专门多正式出版的杂志和书刊进行对比，这才发觉，杂志和书刊的编排难点专门多，要紧有以下几个特点：
•
正反面打印或印刷
•
假如杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后可不能遮挡文字。
•
奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图1所示。
•
关于书而言，每一章的首页总是位于右侧页〔奇数页〕，如图1所示中的名目和第1章首页。
•
假如某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页〔偶数页〕，如图1所示中的名目左侧的页和第1章首页左侧的页。
•
奇偶页的页眉能够不同，一样偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题，如图1所示。
•
每一章的首页都没有页眉，如图1所示。
•
名目和正文部分采纳不同的页码格式，〔例如名目用罗马数字，正文用阿拉伯数字〕，同时都从1开始编号。
如何设计如此的文档呢？
抓住以下几个关键就行了：
1.
页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉
2.
分节时，每一节能够从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始
3.
域能够关心自动填写某些内容〔例如名目、页眉文字〕
4.
打印设置能够让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印
双面打印的复杂报告
这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。
预留装订线区域
为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后可不能遮挡文字，能够预留出装订线区域。
从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示〝页面设置〞对话框，选择【页边距】选项卡，如图2所示。
在〝页码范畴〞中，设置〝多页〞为〝对称页边距〞；在〝页边距〞中，设置〝装订线〞为〝2厘米〞，并可预览成效；在〝预览〞中设置〝应用于〞为〝整篇文档〞。
设置节和页眉页脚
文档中差不多用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节〔参见上一期内容〕，现在需要将节和页眉页脚进一步设置。
在〝页面设置〞对话框中选择〝版式〞选项卡，如图3所示。
在〝节〞中选择〝节的起始位置〞为〝奇数页〞，如此能够让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。
在〝页眉和页脚〞中选中〝奇偶页不同〞和〝首页不同〞，如此能够分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。
在〝预览〞中选择〝应用于〞为〝整篇文档〞。
假如现在打印预览，会看到在名目前和第1章前等位置显现空白页。
这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。
当上一节的文字在奇数页就终止时，为了让本节从奇数页开始，就会自动加入空白页。
专门要注意，那个空白页只有打印预览时才可看到，在编辑状态下无法看到，不要误以为没有加入空白页。
添加不同内容的页眉
在添加页眉时，只要充分明白得了分节的作用，就能快速设置出复杂的页眉。
设置页眉和页脚时，从文档开始位置设置不容易出错。
按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单项选择择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图4所示。
第一会显示第1节的首页页眉，这是封面的页眉，无需设置。
在〝页眉和页脚〞工具栏单击〝显示下一项〞按钮
，显示第2节的首页页眉，如图5所示。
第2节的首页页眉右侧显示〝与上一节相同〞，表示与上一节的首页页眉相同，名目同样无需设置页眉。
在〝页眉和页脚〞工具栏单击〝显示下一项〞按钮
，显示第3节的首页页眉，如图6所示。
第3节的首页页眉右侧显示〝与上一节相同〞，表示与上一节的首页页眉相同，每一章的首页同样无需设置页眉。
在〝页眉和页脚〞工具栏单击〝显示下一项〞按钮
，显示第3节的偶数页页眉，如图7所示。
在本文档中，这是第一次显现正文中的偶数页页眉的内容。
假如文档的前面部分也有偶数页页眉〔例如名目比较长时，就有可能在名目节第一显现偶数页页眉〕，就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。
在〝页眉和页脚〞工具栏单击〝同前〞按钮
，使〝与上一节相同〞消逝。
在页眉处输入本文档的大标题〔一样是杂志名或书名〕，并使其左对齐，如图8所示。
在〝页眉和页脚〞工具栏单击〝显示下一项〞按钮，显示第3节的奇数页页眉，如图9所示。
在本文档中，这是第一次显现正文中的奇数页页眉的内容。
假如文档的前面部分也有奇数页页眉〔例如名目比较长时，就有可能在名目节第一显现奇数页页眉〕，就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。
在〝页眉和页脚〞工具栏单击〝同前〞按钮
，使〝与上一节相同〞消逝。
奇数页的页眉要显示每章的标题，假如按照常用方法，能够录入标题内容，然而，必须在以后的每一节录入不同的标题，比较苦恼。
利用插入域的方法，能够一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采纳该节的标题。
注意到每一章的标题都采纳了〝标题一〞样式，能够用一个域引用〝标题一〞样式，如此就能自动依照当前节的〝标题一〞样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。
定位到页眉中，从菜单项选择择【插入】|【域】命令，显示〝域〞对话框，如图10所示。
在〝域名〞中选择〝StyleRef〞域，并在〝样式名〞中选择〝标题一〞样式，表示引用〝标题一〞样式中的文字。
单击【确定】按钮后，即可将本节〝标题一〞样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐后，得到如图11所示的成效。
在〝页眉和页脚〞工具栏连续单击〝显示下一项〞按钮
，显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉，现在都保持默认设置即可，让每个页眉都与上节相同。
其中奇数页页眉会依照当前节的〝标题一〞样式所对应的文字的变化自动改变。
在〝页眉和页脚〞工具栏单击〝关闭〞按钮，退出页眉和页脚编辑状态。
去除页眉中余外的水平线
在文档的首页页眉中会注意到，尽管没有文字，却保留了一条水平线。
能够去除这条余外的水平线。
按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置，在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。
要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记，如图12所示。
从菜单项选择择【格式】|【边框和底纹】命令，显示〝边框和底纹〞对话框，如图13所示。
在预览中能够看到段落底部添加了一条水平线，页眉中的水平线实
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