商务年会商务大会策划方案.docx
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商务年会商务大会策划方案
XXXXX2O1O年大会
策划方案
(中国XX)
批准:
审定:
审核:
编制:
XXXXXXX公司
年月日
内容提要
第一部分大会主要素
第二部分公司、宾馆布展
第三部分大会主要工作流程
第四部分整体预算报价
第五部分工作注意事项及考核
第一部分大会主要素
一、名称、时间、地点
1、会议名称:
XXXX2010年大会
2、会议时间:
2010年月日—月日
3、会议地点:
XXXXX大酒店(总机)
二、参会人员组成
序号
单位
人员
参会
人数
住宿
人数
人员组成
1
国内
经销商
总经理、销售经理服务经理、
●
2
国际
经销商
3
公司
本部
4
5
6
营销系统
特邀
嘉宾
小计
特邀
嘉宾
协会领导
新闻媒体
小计
总计
收费项目:
超出规定人数,收费600元/人;纪念品按照220元/件进行收取费用。
三、大会主要内容
1、2010年大会工作报告
2、XXXX新产品上市活动
3、2009年营销工作总结
4、2010年营销工作规划
5、2010年任务目标协议签订
6、2010年政策宣贯
四、会议主题、口号
1、主题词:
2、会场两侧:
1)主题大会:
2)业务大会:
五、会议主要议程
内容
日期/时间
项目
责任人/主讲人
主持人
报到
主题大会
合影拍摄
公司参观
晚宴、演出
业务大会主会场
业务大会
晚宴
大会结束
六、会议组织管理部门
主办:
协办:
七、领导小组:
组长:
副组长:
成员:
职责:
总体协调各小组的工作进展,对会议流程和方案进行审核、批准、对随机重大问题的决策
八、工作小组
1、小组一:
策划管理组
组长:
副组长:
成员:
策划管理组下设布展管理组、会议管理组
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
2010年大会总体策划方案编制
2
2010年大会总体策划方案报批并下发、宣贯
3
布展方案制定、与会议布展方签订协议
4
大会各种资料收集落实:
印刷类资料、奖牌及证书、绶带、奖金袋、车辆贴花、“代表证”、“工作证”“嘉宾证”设计方案设计完毕
5
会议音响、麦克、投影、桌签、鲜花、条幅
6
颁奖主持人确定及提前预演
7
会议议程表编制、会议过程控制、摄像、照相、会场桌签打印、会场桌次安排表制定
8
大会发言人员发言材料收集、整理
9
接待、住宿全过程协调、监控、协助接待组的工作
10
会议奖项设置、授奖流程编制
11
策划管理组有权对其他小组的工作进行必要的监督、协调和管理。
临时性的费用增加须由策划管理组统一登记、领导批复
12
大会全程摄影安排(两台摄像机)
13
1月11日晚文艺节目演出联系、落实、演出协议签订
14
对临时增加得费用请示、登记
2、小组:
接待组
1)国内经销商接待组:
组长:
副组长:
组员:
接待组下设报到登记组、车辆调度组、餐饮安排组、颁奖引导组、参观接待组,各分组成员如下:
接待组主要工作任务见下表:
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
经销商邀请人数确认、12月15日发放请柬、25日回执统计完毕
2
报到登记、房卡等报到物资分发,当天房间使用数量统计
3
餐饮菜品、酒水落实、桌签打印、12.30日前编制就餐桌次安排表
4
经销商接站方案制定并安排接站
5
大区域经理、区域经理酒店大厅协助接待
6
11日上午主题大会颁奖引导、上台领奖分组安排
7
11日中午合影人员的组织与座次安排
8
11日到公司参观接待方案制定,包含参观分组、参观路线安排等
9
11日公司参观组织、协调
10
11日傍晚挖机上市活动组织、协调
11
酒店所有活动安全总指挥,负责紧急、突发事件处置
资料装袋,发放:
3、小组:
文秘后勤组
组长:
副组长:
成员:
文秘后勤组主要工作任务见下表:
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
公司领导讲话材料、主持稿、祝酒辞撰写
2
各种奖牌、证书等发奖物资制作、购买;各种政策、会议流程确定的印刷资料印刷准备
3
11日主题大会公司领导人员就座安排,颁奖总指挥
4
1月11日下午参观大巴车辆租用
5
1月11日下午公司参观背景音乐准备及播放安排
6
大会全程照片拍摄、通讯报导
7
媒体、政府领导来宾接待、会谈安排
8
公司领导大会期间主要工作安排
4、小组:
安全保障组
组长:
副组长:
组员:
安全保卫组主要工作任务见下表:
序号
工作任务
责任人
完成时间
1
1月11号参观车辆开道警车联系、落实,往返路线确定
2
车辆进厂停放引导
3
公司参观安全总指挥、入厂参观安全警戒、提示
4
XXXX中心安全检查、应急灯设置、应急通道保持畅通
第二部分公司内部布展
一、公司内部布展:
1、厂区一:
2、厂区二:
3、公司各角落卫生由保洁公司负责打扫、清理
4、公司大屏幕
二、酒店布展
1、会场外部布展
2、报到大厅:
设置喷绘
第三部分、大会主要工作流程
一、大会准备工作日程安排
日期
项目内容
地点
责任人/主持人
参加人员
总体会议方案制定报批
总体方案宣贯
各小组汇报工作进度
发出经销商参加大会请柬
所有印刷资料准备完毕
各小组汇报工作进展,安排有关事宜
会议策划布展组主要成员进驻会场
公司/酒店
会议主要工作人员到位
酒店
凭邀请函、身份证签到
宾馆签到处
自助午餐
餐厅
自助晚餐
餐厅
二、1月10日工作安排(接站、报到)
时间
活动内容
地点
负责人
三、1月11日大会议程(主题大会、公司参观、文艺汇演)
时间
内容
参加人员
地点
负责人/主持人
上
午
7:
00-8:
00
8:
10-8:
30
8:
30-8:
40
8:
40-9:
20
9:
20-10:
00
10:
00-10:
30
10:
30-11:
15
11:
15-12:
00
中
午
12:
00-12:
30
12:
30-14:
00
下
午
14:
00
14:
30-17:
00
17:
00-18:
00
晚
上
18:
00
19:
00-20:
30
20:
00-22:
00
四、1月12日工作安排议程(业务大会)
时间
内容
参加人员
地点
负责人/主持人
上
午
7:
00-8:
00
8:
10-8:
30
8:
30-9:
20
9:
20-9:
50
9:
50-10:
50
10:
50-11:
30
11:
30-12:
00
中午12:
00-13:
00
下
午
14:
00-14:
40
14:
40-15:
20
15:
20-16:
00
16:
00-16:
30
16:
30-18:
00
晚上
18:
30-20:
00
国际业务分会场会议流程由国际营销事业部单独制定。
第四部分、整体预算报价
一、住宿用房(预计:
38.1万元)
日期
房间类型
预计用房/间
房间价格
元/间/天
天数
合计(元)
住宿人数
10、11、12日住宿费用
豪华单人间
标准间
合计
●超出规定人数的代理商缴纳800元/人。
●代理商提出单人住单间的另外需缴纳1500元/3天。
二、餐饮杂费(餐饮预计:
万元)
1、餐费(35.86万元)
日期
时间
地点
方式
预计人数
价格(元/人)
合计(元)
10日
12:
00-14:
00
一楼餐厅
自助
19:
00-21:
00
一楼餐厅
自助
11日
12:
00-13:
00
一楼餐厅
自助
18:
30-20:
00
多功能A厅
围桌
12日
12:
00-13:
00
多功能厅C厅
自助
18:
30-20:
00
多功能厅D厅
围桌
13日
中午自助
合计
2、自购酒料、香烟、水果等
序号
自购酒类
数量
价格
金额/元
1
自购白酒
(五粮液、江泉液)
2
红酒
3
啤酒
4
饮料
5
自购香烟
会场茶歇
6
自购其他
以上小计
三、会议室费用
日期
会议名称
时间
会议室
价格
(元/半天)
使用次数
(半天)
会议室费用/元
1月11日
主题大会
1月12日
业务大会
1月12日
海外经销商会议
合计
会议室总体费用约8万元
会议室提供:
⏹免费提供会议欢迎牌、会议指示牌;
⏹免费提供优质的音响服务和话筒;
⏹免费提供纸、铅笔、白板服务。
四、布展及照相
分类
序号
项目
数量
价格
金额
公司
1
道路两侧灯杆刀旗
2
立柱拱门,包含条幅
3
道路两侧空飘气球
4
道路两侧充气立柱
5
车辆及附具展示说明牌
6
红色地毯
7
公司内部红黄蓝竹杆刀旗
酒店
(气球第二天起50元/天)
8
道路两侧灯杆刀旗
9
拱形门包含条幅
10
酒店入口空飘气球
11
喷绘费用
12
条幅
13
集体合影
14
合影站台费
15
花篮
16
演讲台鲜花及桌花
17
主席台鲜花布置
18
主席台两侧XXXX旗帜
合计
五、演出费用:
文艺汇演,约计20万
六、杂费(4.6万)
1、主持人费用:
元
2、大会全程摄影费用:
元
3、车辆租用:
元
4、奖牌及证书制作:
元
合计费用
序号
项目
总金额/万元
1
住宿费
2
餐饮
3
会议室
4
布展合影
5
文艺演出
6
杂费
7
礼品费用(防寒服):
8
金融系统、政府领导、行业领导礼品,演出期间活动抽奖礼品费用
9
不可预见
合计
备注:
1、以上费用计入公司运营费用;
2、以上费用不含接送站差旅费。
第五部分工作注意事项及考核
1、各小组根据职能职责组织本小组二次分工,制定细化工作方案,按要求开展工作,及时沟通,按照时间节点完成相应工作。
对于未按时完成相应工作的给予具体责任人100元/次的处罚,并给予小组负责人50元/次的处罚。
2、会议期间,工作人员着公司西装工装,白色衬衣,蓝色领带;产品驾驶人员着公司工作服,讲解人员着公司西装工装。
3、所有工作人员务必注意安全,有保护自身安全和提示他人安全的责。
如遇突发事件,在第一时间报告安全负责人,安全责任分工:
●接送站安全负责人:
●酒店活动安全负责人:
●公司内部活动安全负责人:
4、所有参会人员务必保持手机开机,联系畅通。