商务年会商务大会策划方案.docx

1、商务年会商务大会策划方案XXXXX 2O1O年大会策划方案(中国 XX)批准： 审定： 审核： 编制： XXXXXXX公司 年 月 日内容提要第一部分 大会主要素第二部分 公司、宾馆布展第三部分 大会主要工作流程第四部分 整体预算报价第五部分 工作注意事项及考核第一部分 大会主要素一、名称、时间、地点1、会议名称：XXXX2010年大会2、会议时间：2010年 月 日 月 日3、会议地点： XXXXX大酒店（总机 ）二、参会人员组成序号单位人员参会人数住宿人数人员组成1国内经销商总经理、销售经理服务经理、 2国际经销商3公司本部456营销系统特邀嘉宾小计特邀嘉宾协会领导新闻媒体小计总计收费项目

2、：超出规定人数，收费600元/人；纪念品按照220元/件进行收取费用。三、大会主要内容1、2010年大会工作报告2、XXXX新产品上市活动3、2009年营销工作总结4、2010年营销工作规划5、2010年任务目标协议签订6、2010年政策宣贯四、会议主题、口号1、主题词：2、会场两侧：1）主题大会：2）业务大会：五、会议主要议程内容日期/时间项目责任人/主讲人主持人报到主题大会合影拍摄公司参观晚宴、演出业务大会主会场业务大会晚宴大会结束六、会议组织管理部门主办： 协办： 七、领导小组： 组 长： 副 组 长： 成 员： 职 责：总体协调各小组的工作进展，对会议流程和方案进行审核、批准、对随机重

3、大问题的决策八、工作小组 1、小组一：策划管理组 组 长： 副组长： 成 员： 策划管理组下设布展管理组、会议管理组序号工作任务责任人完成时间12010年大会总体策划方案编制22010年大会总体策划方案报批并下发、宣贯3布展方案制定、与会议布展方签订协议4大会各种资料收集落实：印刷类资料、奖牌及证书、绶带、奖金袋、车辆贴花、“代表证”、“工作证”“嘉宾证”设计方案设计完毕5会议音响、麦克、投影、桌签、鲜花、条幅6颁奖主持人确定及提前预演7会议议程表编制、会议过程控制、摄像、照相、会场桌签打印、会场桌次安排表制定8大会发言人员发言材料收集、整理9接待、住宿全过程协调、监控、协助接待组的工作10会

4、议奖项设置、授奖流程编制11策划管理组有权对其他小组的工作进行必要的监督、协调和管理。临时性的费用增加须由策划管理组统一登记、领导批复12大会全程摄影安排（两台摄像机）131月11日晚文艺节目演出联系、落实、演出协议签订14对临时增加得费用请示、登记2、小组：接待组1）国内经销商接待组：组 长：副组长： 组 员： 接待组下设报到登记组、车辆调度组、餐饮安排组、颁奖引导组、参观接待组，各分组成员如下： 接待组主要工作任务见下表：序号工作任务责任人完成时间1经销商邀请人数确认、12月15日发放请柬、25日回执统计完毕2报到登记、房卡等报到物资分发，当天房间使用数量统计3餐饮菜品、酒水落实、桌签打印

5、、12.30日前编制就餐桌次安排表4经销商接站方案制定并安排接站5大区域经理、区域经理酒店大厅协助接待611日上午主题大会颁奖引导、上台领奖分组安排711日中午合影人员的组织与座次安排811日到公司参观接待方案制定，包含参观分组、参观路线安排等911日公司参观组织、协调1011日傍晚挖机上市活动组织、协调11酒店所有活动安全总指挥，负责紧急、突发事件处置资料装袋，发放：3、小组：文秘后勤组 组 长： 副组长： 成 员： 文秘后勤组主要工作任务见下表：序号工作任务责任人完成时间1公司领导讲话材料、主持稿、祝酒辞撰写 2各种奖牌、证书等发奖物资制作、购买；各种政策、会议流程确定的印刷资料印刷准备3

6、11日主题大会公司领导人员就座安排，颁奖总指挥 41月11日下午参观大巴车辆租用51月11日下午公司参观背景音乐准备及播放安排6大会全程照片拍摄、通讯报导7媒体、政府领导来宾接待、会谈安排8公司领导大会期间主要工作安排 4、小组：安全保障组 组 长： 副组长： 组 员： 安全保卫组主要工作任务见下表：序号工作任务责任人完成时间11月11号参观车辆开道警车联系、落实，往返路线确定2车辆进厂停放引导3公司参观安全总指挥、入厂参观安全警戒、提示4XXXX中心安全检查、应急灯设置、应急通道保持畅通第二部分 公司内部布展一、公司内部布展：1、厂区一：2、厂区二：3、公司各角落卫生由保洁公司负责打扫、清理

7、4、公司大屏幕二、酒店布展1、会场外部布展2、报到大厅：设置喷绘第三部分、大会主要工作流程一、大会准备工作日程安排日期项目内容地 点责任人/主持人参加人员总体会议方案制定报批总体方案宣贯各小组汇报工作进度发出经销商参加大会请柬所有印刷资料准备完毕各小组汇报工作进展，安排有关事宜会议策划布展组主要成员进驻会场公司/酒店会议主要工作人员到位酒店凭邀请函、身份证签到宾馆签到处自助午餐餐厅自助晚餐餐厅二、1月10日工作安排（接站、报到）时间活动内容地点负责人三、1月11日大会议程（主题大会、公司参观、文艺汇演） 时间内容参加人员地点负责人/主持人上午7:00-8:008:10-8:308:30-8:4

8、08:40-9:209:20-10:0010:00-10:3010:30-11:1511:15-12:00中午12:00-12:3012:30-14:00下午14:0014:30-17:0017:00-18:00晚上18:0019:00-20:3020:00-22:00四、1月12日工作安排议程（业务大会）时间内容参加人员地点负责人/主持人上午7:00-8:008:10-8:308:30-9:209:20-9:509:50-10:5010:50-11:3011:30-12:00中午12:00-13:00下午14:00-14:4014:40-15:2015:20-16:0016:00-16:30

9、16:30-18:00晚上18:30-20:00国际业务分会场会议流程由国际营销事业部单独制定。第四部分、整体预算报价一、住宿用房（预计：38.1万元）日期房间类型预计用房/间房间价格元/间/天天数合计(元)住宿人数10、11、12日住宿费用豪华单人间标准间合计 超出规定人数的代理商缴纳800元/人。 代理商提出单人住单间的另外需缴纳1500元/3天。二、餐饮杂费（餐饮预计： 万元） 1、餐费（35.86万元）日期时间地点方式预计人数价格(元/人)合计（元）10日12:00-14:00一楼餐厅自助19:00-21:00一楼餐厅自助11日12:00-13:00一楼餐厅自助18:30-20:00多

10、功能A厅围桌12日12:00-13:00多功能厅C厅自助18:30-20:00多功能厅D厅围桌13日中午自助合计 2、自购酒料、香烟、水果等序号自购酒类数量价格金额/元1自购白酒（五粮液、江泉液）2红酒3啤酒4饮料5自购香烟会场茶歇6自购其他以上小计三、会议室费用 日期会议名称时间会议室价格（元/半天）使用次数（半天）会议室费用/元1月11日主题大会1月12日业务大会1月12日海外经销商会议合计会议室总体费用约8万元会议室提供: 免费提供会议欢迎牌、会议指示牌； 免费提供优质的音响服务和话筒； 免费提供纸、铅笔、白板服务。四、布展及照相 分类序号项目数量价格金额公司1道路两侧灯杆刀旗2立柱拱门

11、，包含条幅3道路两侧空飘气球4道路两侧充气立柱5车辆及附具展示说明牌6红色地毯7公司内部红黄蓝竹杆刀旗酒店（气球第二天起50元/天）8道路两侧灯杆刀旗9拱形门包含条幅10酒店入口空飘气球11喷绘费用12条幅13集体合影14合影站台费15花篮16演讲台鲜花及桌花17主席台鲜花布置18主席台两侧XXXX旗帜合计五、演出费用： 文艺汇演，约计20万六、杂费（4.6万） 1、主持人费用： 元2、大会全程摄影费用： 元 3、车辆租用： 元 4、奖牌及证书制作： 元合计费用序号项目总金额/万元1住宿费2餐饮3会议室4布展合影5文艺演出6杂费7礼品费用（防寒服）： 8金融系统、政府领导、行业领导礼品，演出期

12、间活动抽奖礼品费用9不可预见合计备注：1、以上费用计入公司运营费用； 2、以上费用不含接送站差旅费。第五部分 工作注意事项及考核1、各小组根据职能职责组织本小组二次分工，制定细化工作方案，按要求开展工作，及时沟通，按照时间节点完成相应工作。对于未按时完成相应工作的给予具体责任人100元/次的处罚，并给予小组负责人50元/次的处罚。2、会议期间，工作人员着公司西装工装，白色衬衣，蓝色领带；产品驾驶人员着公司工作服，讲解人员着公司西装工装。3、所有工作人员务必注意安全，有保护自身安全和提示他人安全的责。如遇突发事件，在第一时间报告安全负责人，安全责任分工： 接送站安全负责人： 酒店活动安全负责人： 公司内部活动安全负责人： 4、所有参会人员务必保持手机开机，联系畅通。