建筑机械集团采购管理流程汇编.docx
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建筑机械集团采购管理流程汇编
建筑机械集团采购管理流程
1-1采购管理总体流程
1、流程图
2、流程节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
备注
1
根据现场进度及实际需要编制材料采购计划
材料采购计划
2
按照公司制度规定要求，对材料采购计划进行审批
材料采购审批单
目的：
控制项目成本，提高利润产值
3
若没有供应商，采取招投标管理（或及时启动战略供应商开发、管理）
材料采购计划
报价汇总审批单
供应商（或战略供应商）
4
与中标单位开展竞争性商务谈判、合同谈判，内部合同评审，组织合同签订与交底
商务谈判、合同评审记录
合同
交底记录
5
根据合同条款要求及现场进度执行物资采购、督促进场
材料采购计划
报价汇总审批单
材料采购指令
6
根据合同条款要求对进场物资进行验收
进场材料
参与部门：
采购中心、分公司生产管理部、质检部、技术人员
7
根据公司制度规定办理物资入库手续，填报收据及输入网上ERP系统
入库手续
各种收据
8
按照公司制度规定对物资管理履行检查、监督、复查职能，整改人根据要求整改到位
整改通知单
主要检查物资管理是否履行各流程，价格是否合理，是否违规支付材料款、是否严格履行合同等
9
根据合同要求定期与供应商做好对结账及材料款的支付工作
对结账资料
付款发票、收据等
材料款支付必须结合合同条款要求和公司制度要求执行
1-2材料采购计划管理流程
1、流程图
2、流程说明
2.1职责说明
（1）分公司生产管理部：
负责根据现场进度、实际需要编制材料计划。
（2）分公司技术员：
负责对材料规格、型号、技术质量标准进行审核。
（3）分公司分管副总：
负责综合各级审核意见审批材料计划，并重点审核材料进场数量、进场时间等。
（4）采购中心主管：
审核材料计划中材料名称、数量、规格型号、技术参数、进场时间等并对采购性质进行判断；安排人员执行采购。
（5）采购中心采购员：
根据采购中心主管安排执行材料采购。
2.2节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
说明
1
分公司生产管理部根据需要编制材料计划
材料计划
2
分公司技术员对材料规格、型号、技术参数等进行审核；分公司分管副总综合各级审核意见审批材料计划，并重点审核材料进场数量、进场时间等
材料计划
审核意见
3
采购中心主管审核材料的规格、型号、技术质量标准、数量、进场时间等，并对采购性质进行判断
4
若为战略采购，采购中心主管根据集团战略协议安排人员采购
5
若为非战略采购而无供应商的，进入招投标管理流程
6
若为非战略采购而有供应商的，采购中心主管接受审批计划，安排人员执行采购
7
采购员根据采购中心主管安排执行采购
1-3报价会签审批流程
（适用于单批采购金额2000元以上，5万元以内的物资采购）
1、流程图
2、流程说明
2.1职责说明
（1）采购中心采购员：
负责编制报价会签审批单。
（2）采购中心主管：
负责对材料价格、数量、进场时间等进行审核；负责安排人员执行采购。
（3）分公司分管副总：
负责对材料名称、价格、数量、规格型号、进场时间、付款方式等进行综合评审。
（4）集团分管副总：
负责综合各级审核意见对报价审批单进行审批。
2.2节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
说明
1
采购员根据分公司提交的材料计划编制报价会签审批单
报价审批单
2
采购中心主管审核材料价格、数量、进场时间等
报价审批单
审批意见
3
分公司分管副总对材料名称、价格、数量、规格型号、进场时间、付款方式等进行综合评审
报价审批单
审批意见
4
集团分管副总根据各级审核意见审批报价审批单
报价审批单
审批意见
5
根据分管副总审批意见安排采购员执行采购
1-4招投标管理流程（适用于单批采购金额5万元以上的物资采购）
1、流程图
2、流程说明
2.1职责说明
（1）采购中心采购员：
负责拟定入围供应商名单。
（2）采购中心主管：
负责入围供应商名单的审核；负责编制招标文件商务部分；负责整理汇总招标文件、组织招标文件评审、组织发出招标文件、回收投标书；负责组织招标小组开标、开展竞争性商务谈判、初步拟定中标单位和候补中标单位名单。
（3）技术研发中心：
负责入围供应商名单的审核；负责编制招标文件技术部分。
（4）分公司分管副总：
参与审核入围供应商名单。
（5）集团分管副总：
负责审批入围供应商名单。
（6）集团总经理：
负责根据招标小组意见审批中标单位。
2.2节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
说明
1
采购中心采购员拟定入围供应商名单
入围供应商名单
2
采购中心主管、技术研发中心主管、分公司分管副总对入围供应商名单进行审核
入围供应商名单
审核意见
3
集团分管副总综合各级审核意见对入围供应商名单进行审批
入围供应商名单
审批意见
4
采购中心主管编制招标文件商务部分
招标文件商务部分
5
技术研发中心负责编制招标文件技术部分
招标文件技术部分
6
采购中心主管汇总整理形成完整招标文件
招标文件
7
采购中心主管负责组织招标小组对招标文件进行审核、修正
修正后的招标文件
8
采购中心主管根据入围供应商名单进行发标
招标文件、入围供应商名单
发标记录
9
采购中心主管根据发标记录进行投标书回收
发标记录
入围供应商投标文件
10
采购中心主管组织招标小组进行开标
入围供应商投标文件
招标小组组成：
分管副总（组长）、采购中心主管（副组长）、技术研发中心主管、分公司分管副总、分公司质检部主管
11
采购中心主管组织招标小组与投标单位开展竞争性商务谈判
谈判记录
12
招标小组根据谈判结果初步拟定中标单位及候补中标单位名单
中标单位及候补中标单位名单
13
集团总经理根据招标小组意见审批中标单位
中标单位
1-5战略供应商开发管理流程
1、流程图
2、流程说明
2.1职责说明
（1）采购中心采购员：
负责拟定入围供应商名单。
（2）采购中心主管：
负责入围供应商名单的审核；负责编制招标文件商务部分、负责整理汇总招标文件、组织发出招标文件、回收投标书；负责组织招标小组开标、开展竞争性商务谈判、初步拟定中标单位和候补中标单位名单。
（3）技术研发中心：
负责入围供应商名单的审核；负责编制招标文件技术部分。
（4）分公司分管副总：
参与审核入围供应商名单。
（5）总公司分管副总：
负责审批入围供应商名单。
（6）总公司总经理：
负责根据招标小组意见审批中标单位。
2.2节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
说明
1
采购中心采购员拟定入围供应商名单
入围供应商名单
2
采购中心主管、技术研发中心主管、分公司分管副总对入围供应商名单进行审核
入围供应商名单
审核意见
3
集团分管副总综合各级审核意见对入围供应商名单进行审批
入围供应商名单
审批意见
4
采购中心主管编制招标文件商务部分
招标文件商务部分
5
技术研发中心主管编制招标文件技术部分
招标文件技术部分
6
采购中心主管汇总整理形成完整招标文件
招标文件
7
采购中心主管组织招标小组对招标文件进行评审、修正
修正后的招标文件
8
采购中心主管根据入围供应商名单进行发标
招标文件、入围供应商名单
发标记录
9
采购中心主管根据发标记录进行投标书回收
发标记录
入围供应商投标文件
10
采购中心主管组织招标小组进行开标
入围供应商投标文件
招标小组组成：
总经理（组长）、分管副总（副组长）、采购中心主管、技术研发中心主管、分公司分管副总
11
采购中心主管组织招标小组与投标单位开展竞争性商务谈判
谈判记录
12
招标小组根据谈判结果初步拟定中标单位及候补中标单位名单
中标单位及候补中标单位名单
13
集团总经理根据招标小组意见审批中标单位
中标单位
1-6合同评审流程
1、流程图
2、流程说明
2.1凡涉及定金、预付款、质保期、定加工等需要签订合同的物资采购，必须签订合同。
2.2职责说明
（1）采购中心主管：
负责草拟合同文本；负责根据授权组织合同签订工作；负责组织向分公司仓库、质检部进行合同交底工作。
（2）技术研发中心主管：
负责审核合同中关于材料规格、型号、技术参数的条款等。
（3）法务部：
审核合同条款是否存在法律风险。
（4）分公司分管副总：
负责对合同条款中进场时间、技术参数、付款方式等主要条款进行审核。
（5）集团分管副总：
负责审核合同条款。
（6）集团总经理：
负责综合各级审核意见对合同文本进行审批。
2.3节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
说明
1
采购中心主管草拟合同文本初稿
合同文本初稿
严格要求采用标准合同文本，若有附加协议，单独草拟附加协议文本，合同评审时只对附加协议文本进行评审，标准合同文本将不再评审
2
技术研发中心主管、法务部对合同文本初稿进行审核
合同文本初稿
审核意见
技术研发中心主管审核技术参数；法务部审核合同条款是否存在法律风险
3
分公司分管副总对合同条款中材料进场时间、技术参数、付款方式等主要条款进行审核
合同文本初稿
审核意见
4
集团分管副总审核合同条款。
合同文本初稿
审核意见
5
集团总经理综合各级审核意见对合同文本进行审批。
合同文本初稿
审批意见
6
采购主管根据授权组织合同签订工作
7
采购中心主管组织向分公司仓库、质检部、生产部、财务部进行合同家底
合同交底记录
1-7资金申请支付流程
1、流程图
2、流程说明
2.1职责说明
（1）采购中心采购员：
负责编制资金支付申请单；负责在审批完毕的资金申请单上签字确认。
（2）财务：
负责审核材料单据金额与申请金额是否对应，是否符合合同条款约定的付款比例。
（3）采购中心主管：
根据合同付款方式、供应商供货表现审核资金支付申请单。
（4）集团财务经理：
负责根据合同条款、以往资金支付凭证审核资金支付申请单；负责根据总经理审批意见进行材料款划拨。
（5）集团分管副总：
根据合同付款方式、供应商供货质量、及时性等审核资金支付申请单。
（6）集团总经理：
负责根据合同条款及综合各级审核意见审批材料款的支付。
2.2节点说明
步骤
工作内容简要描述
重要输入
重要输出
备注
1
采购员编制资金支付申请单
资金支付申请单
2
财务审核材料单据金额与申请金额是否对应，是否符合合同条款约定的付款比例
资金支付申请单
审核意见
3
采购中心主管根据合同付款方式、供应商供货表现审核资金支付申请单
资金支付申请单
审核意见
4
集团财务经理根据合同条款、以往资金支付凭证审核资金支付申请单
资金支付申请单
审核意见
5
集团分管副总根据合同付款方式、供应商供货质量、及时性等审核资金支付申请单
资金支付申请单
审核意见
6
集团总经
升级会员 