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WPS文档教程
WPS文档教程.txt54就让昨日成流水，就让往事随风飞，今日的杯中别再盛着昨日的残痕；唯有珍惜现在，才能收获明天。
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第一章WPS文字2007的简单运用
WPSOffice2007是金山在2005版基础上历时两年，收集了海量用户需求反馈后研发的全新多语言版本，比之前的2005版本更加稳定，在产品性能、美观程度、功能丰富程度上都有了非常大的提升。
包括WPS文字、WPS表格、WPS演示三个组件，分别对应微软MSOffice的WORD、EXCEL和POWERPOINT。
本书着重介绍WPSOffice2007使用最广泛的组件――WPS文字。
首先，让我们先来看看WPS文字2007的界面（图1）：
01-界面界面.png（89.3KB）界面2008-3-1111:
16
图1
不要感到惊诧，不错你看到的是WPS文字2007而不是WORD！
确实，WPS文字与WORD在外观上非常相似，这也是金山公司的一个策略――即使WPS看上去、用起来与微软公司的Office都几乎一样，这样，原来的Office用户就可以毫无障碍地过度到WPS中来。
虽然也许这只是金山公司的一厢情愿，但也不得不承认，他们确实做得不错。
第一节简单的文字编辑言归正传，我们从哪里开始呢？
既然是文字处理软件，就让我们先录入一篇文档吧――这也是本书的特点所在，我们不讲空洞的理论，所有技巧都用实例来说话。
我们来看一篇文章――朱自清的《荷塘月色》（图2）：
§1-1-1文档的标题居中
文档的标题一般要用不同于正文的字体和字号，在国家公文标准中，将总标题的字体规定为“小标宋体”，字号为二号字。
当然，这只是国家标准公文的规定，如果你录入的是自己的私人文档，完全可以不必理会这个标准。
但标题一般是要居中的，怎样使标题文字恰好处在文
档页面的中间呢？
我看到有些人是用在标题前面加空格的方式来实现的，这是一个很不好的习惯，不仅没有效率，而且效果也不够好，特别是当文档的纸张设置改变后，为了让标题仍在中间，你不得不再次调整空格，非常麻烦。
那么，应该如何做才对呢？
用居中功能！
让我们来看一下，在“格式”工具栏的中间部分，有一组“对齐”工具按钮：
对齐工具.png（1.49KB）对齐工具2008-4-2922:
43，这些按钮按从左到右的顺序分别是左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和行距调整按钮。
现在，让我们把光标放到标题行上，然后点一下“居中对齐”按钮，标题行的文字就乖乖地跑到中间去了，非常精确。
不过要注意的是，在用“居中对齐”时，看一下标尺上的“首行缩进”标记是不是不为零，如果不为零，请用鼠标把它拖到标尺刻度为“0”的位置（图3）：
03-标尺产行缩进标尺产行缩进.png（7.91KB）标尺产行缩进2007-11-2116:
09
图3
否则，居中对齐就成了在首行缩进的前提下的居中，而不是页面的正中了（图4）：
04-缩进后的居中缩进后的居中.png（64.72KB）缩进后的居中2008-3-1111:
17
图4
不过，首行缩进后再居中也不是完全没有意义，比如在我们给公文落款时，落款单位和落款时间要在页面中间靠右的位置，且上下要对齐，这时，就可以选中落款单位和时间，按一下“居中对齐”按钮，再调整首行缩进标记到适应的位置，这样的落款就比较规范了。
§1-1-2文档正文的首行缩进
在国家公文标准中，正文一般用三号仿宋字体。
当然，如果你做的不是公文，你可以用任何你喜欢的字体和字号。
但按照中国人的习惯，每一段的第一行要缩进两个汉字，我看到许多人是用敲空格的方式来实现，而且是敲4个半角空格。
虽然这样的方法也可以实现首行缩进2个汉字的效果，但每换一次行都敲4个空格键，是不是有些烦呢？
万一多敲了一个或少敲了一个，就会使整篇文档看上去“参差不齐”。
那怎么办呢？
对了，用上面提到的首行缩进标记是个好办
法，许多人都这样做了，用鼠标拖动首行缩进标记，使首行留出大约2个字符的位置，但这“大约”却并不是很容易把握，也难免会多一些或少一些。
我一般是在录入正文第一段的时候，从“格式”菜单中选择“段落”（图5），调出“段落”设置对话框，并在其中的“缩进→特殊格式”下选择“首行缩进”，在“度量值”下的方框中输入“2”字符，确定即可（图6）。
当输入完一段，按下回车键进入下一段的时候，你会发现下一段已经继承了我们刚才做的设定，也是首行缩进2字符，这样，就避免了反复设置或反复敲空格的麻烦了。
05-段落段落.png（10.97KB）段落2008-3-1111:
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图5
06-首行缩进首行缩进.png（14.85KB）首行缩进2008-3-1111:
18
图6有时，我们会遇到这样的情况，就是在“段落”设置面板中度量值后面的单位并不是“字符”，而是“厘米”、“毫米”甚至是“磅”，怎样才能把它重新设置成“字符”呢？
试试把鼠标指向“度量值”后面的“字符”二字。
发现什么了？
对，“字符”二字后面出现了一个小黑三角！
用鼠标点一下这个黑三角，就可以在磅、英寸、厘米、毫米、字符中任选其一做度量单位了（图7）！
§1-1-3行间距和段间距行间距和段间距
我们回过头来看图2，文字的行与行之间的距离比较合适，看上去很舒服，但如果间距过大或过小，就不那么舒服了。
请看图8和图9：
08-间距过大间距过大.png（53.85KB）间距过大2008-3-1111:
20
图8
09-间距过小间距过小.png（63.43KB）间距过小2008-3-1111:
20
图9怎么样？
一个是间距过大，一个是间距过小，看上去都不那么舒服吧？
行间距应该设置多大为好呢？
又如何设置呢？
这个其实也是因人而异的，看各人喜欢了。
我一般是将行间距设置成“1.5倍行距”，之所以设置成1.5倍行距，一方面是因为这个间距看上去比较舒服，另一个主要原因是设置成行高的倍数，而不是直接设置成固定多少毫米，是因为在字号变大或缩小时，行距也会随行高的变化而变化，使其在变化后也同样比较合适。
而如果设置成固定值，则会出现当字号增大时，行距会显得太小，而当字号减小时，行距又显得太大了。
设置行距的方法很简单，选定要设置的段落（其实更多时候我是直接全选全文的，或者在开始就设置好，后面录入的文字会继承前面对行间距的设置），用鼠标点击菜单栏上的“格式→段落”即可调出段落设置对话框，当然也可以在要设置的段落中右击鼠标，选择右键菜单中的“段落”（图10）。
10-行间距行间距.png（19.29KB）行间距2008-3-1111:
20
图10在这个设置面板中，有两个地方值得我们注意一下，一个是设置值的单位，如果在“行距”下面的下拉框中选择了“固定值”，则固定值的单位如同首行缩进的单位一样，也是可以在“英寸、磅、厘米、毫米”等单位中任意选择的。
另一个值得注意的是设置面板下面有一个选项“如果定义了文档网格，则与网格对齐”，如果勾选了这一项，那么你以上的设置很可能不会生效，因此，一般我都不选这一项。
至于网格，我们在下一小节中再详细谈谈吧。
除了行距，在这个面板中我们还可以设置“段间距”，顾名思义，段间距就是段与段之间的距离。
段间距分段前间距和段后间距，分别进行设置，其默认单位是“行”，与行距一样，也可以设置成其他单位，但无论你设置成厘米、毫米还是英寸，确定后都会自动转换成“磅”，这真是个奇怪的问题。
一般而言，我都是将段间距设置成“0”的，我认为这样更自然一些。
但如果你喜欢，你当然可以将它设置成稍大一些，或者任何你想要的值。
§1-1-4网格
在上一小节，我们谈到了网格，但没有细讲。
说实话，一般我是不怎么注意它的。
因为在默认的情况下我们是看不到网格的。
想看一看它的庐山真面目吗？
有个办法可以让网格显示出来。
用鼠标点击“视图”菜单下的“网格线”（图11），再看文档，是不是面满了横线（图12）？
为什么网格线那么密，能不能让它稀一些？
为什么只有横线，能不能再添加上纵线？
当然可以，要设置网格线，需要从“页面设置”中来，点击“文件→页面设置”（试试用鼠标左键双标尺的空白处，是不是也调出了“页面设置”面板？
），调出“页面设置”面板。
在“页面设置”面板的最右一个选项卡就是“文档网格”，在此，可以设置每页的多少行，每行多少字符，并提供了“无网格”、“指定行和字符网格”、“只指定行网格”三种模式（图13）。
一般我都是用“无网格”或者“只指定行网格”。
11-网格线网格线.png（21.03KB）网格线2008-3-1111:
21
图11
12-显示网络显示网络.png（17.81KB）显示网络2008-3-1111:
21
图12
现在我们回过头来看看图12，为什么每行文字占了两行网格？
这是因为在那篇文档中，我们设置了“每页44行”，而用三号字在A4纸上排版，除非行与行之间重叠起来，是不可能排得下44行字的，因此，每2行网格排了一行文字，所以形成了图12的状况，现在，我们设置成每页20行（如图13），再看一看效果，是不是每行文字对应一行网格，好像小学时用的横格本，比刚才好看多了（图14）？
13-设置网格设置网格.png（11.03KB）设置网格2008-3-1111:
21
图13
图14
其实，网格的主要作用并不仅在于使文字对齐，更多的是在绘图中使对象对齐。
关于这一点，就留给大家在以后的学习中多摸索吧。
另外需要说明的是，所有的网格线都是辅助线，即帮助我们设置对象对齐的“虚拟线”，在实际打印出来的文稿中，是不会显示的，即使你希望它显示出来，也是办不到的。
§1-1-5稿纸设置稿纸设置
还记得上中小学时的作文本吗？
想不想把文档弄成作文稿纸的样子打印出来？
好了，就用WPS文字为我们提供的“稿纸设置”功能来实现它吧。
在文档录入好后，点“格式”菜单下的“稿纸设置”，会弹出如图15的“稿纸设置”面板。
勾选“使用稿纸方式”，即可设置“规格”、“网格”、“颜色”、“纸张大小”、“纸张方向”以及“换行”等内容了。
我们选全部按默认的设置，点“确定”后即可发现文档已经呈稿纸方式显示了（图16）。
细心的你是否已经发现，原来居中的文档标题现在不再居中了，字号也变得无法设置了。
对，这些都是稿纸模式的限制，现在，要使标题居中，只能用以前的办法了，在前面加上4个全角空格吧！
这也正是我们学校老师所要求的！
15-稿纸设置稿纸设置.png（10.34KB）稿纸设置2008-3-1111:
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图15
16-稿纸示例稿纸示例.png（169.74KB）稿纸示例2008-3-1111:
22
图16
除了这些，还有什么发现？
对了，就是页面的页眉和页脚也有变化，在页眉上有“第×页共×页”的标识，在页脚中则显示“20×25=500”即每页的格子数。
如果你是学生，把自己的作文这样打印出来，交给老师，一定会赚取不错的印象分的。
第二节查找替换技巧
第二节查找替换技巧查找替换是文字处理软件最常用的功能之一。
灵活运用查找替换功能，不仅可以提升你的工作效率，更可以帮你完成一些“不可完成”的任务。
§1-2-1简单文字的查找替换简单的文字替换想必大家都会了，它可以让我们批量修改文档中的错别字或者其他任何词语。
比如你在写一篇中篇小说，写到一半的时候想将女主人公的名字由“凯西里”改成“小芳”，如果一个一个地改，肯定会累到吐血，用查找替换功能就简单多了――从“编辑”菜单中选择“替换”，或者直接用快捷键“CTRL+H”调出“查找替换”工具（图17）在“查找内容”中填入“凯西里”，，在“替换为”中填入“小芳”，再点一下“全部替换”按钮，文档中所有的“凯西里”就全部一次性替换成“小芳”了。
17-查找和替换查找和替换.png（8.55KB）查找和替换2008-3-1111:
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§1-2-2带转义符的查找替换带转义符的查找替换
以上是查找替换功能最简单的应用。
下面我们看一个稍稍复杂一些的吧，如图18，是从网上复制过来的一篇电子文档《廊桥遗梦》，看到有什么问题了吗？
对，它在本不应该分段的地方分了段，也就是说，每一自然行后面都被插入了一个段落符号。
18-过多换行符过多换行符.png（55.89KB）过多换行符2008-3-1111:
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图18
也许在你的程序界面中看不到那么多代表空格的小点和代表换行的回车符号，这是因为在默认显示状态下它们被隐藏了。
点一下常用工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”（图19），即可让那些隐藏的编辑标志全部显示出来。
19.png（8.86KB）2008-3-2807:
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图19
现在，我们先观察一下，这一篇文档在格式上有什么特点。
首先，在格式控制中使用了大量的空格，前面我们说过，这是一个很坏的习惯，当然要将这些空格全部删除，代之以首行缩进和居中。
但我们先不急着删除它们，因为它们对我们还有用。
其次是每一行末都有一硬回车（段落符号）我们需要把多余的硬回车去掉，，这样，无论我们怎样设置字体字号或者纸张大小，都不会出现像图18中那样的错乱的状况。
那么，到底哪些硬回车需要删除，哪些硬回车需要保留呢？
通过观察我们发现：
在不该分段而分段的地方，回车符后面跟着的后面的文字，而原本就应该分段的地方，回车符后面都有4个半角空格。
这也是我们先不急着删除空格的原因。
现在，按CTRL+H调出查找与替换对话框，在“查找内容”中填写“^p”（“^p”代表回车符，后面再跟4个半角空格），在“替换为”中填写一串文档中不会出现的特殊字符，如“￥￥￥￥”，点击“全部替换”。
这样做的目的，是把真正需要的回车符标记出来，以便后面还原。
接着，将“查找内容”改为“^p”，“替换为”留空（删除先前留在里面的内容），再点“全部替换”，此时，整篇文章全部排在一个段落里，但是真正需要分段的地方我们已经用“￥￥￥￥”标记出来了，下面要做的就是再次调出“查找与替换”面板，在“查找内容”中输入“￥￥￥￥”，在“替换为”中输入“^p”即可。
然后，再用同样的办法，删除所有多余的空格，并重新设置一下文字和段落格式，刚才杂乱的文档变成清爽多了（图20）。
20-删除多余回车删除多余回车.png（61.82KB）删除多余回车2008-3-1111:
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图20
小知识：
为了能够查找和替换回车符、制表符等在查找替换输入框中无法直接输入和显示的特殊符号，WPS使用了一些转义符号，为了大家方便查找，在这里用表格方式将常用的转义符列出来：
表一：
常用转义符号
表.png（9.99KB）2008-3-2807:
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第三节文字工具
第二节中，我们为了说明查找替换的方法，使用了网上下载的《廊桥遗梦》作为示例文档，其实，如果只是想让该文档格式规范起来，还有更简单的办法，那就是WPS文字提供的“文字工具”（图21）。
这可是WORD等其他文字处理软件都没有的独家功能啊！
21-文字工具文字工具.png（17.32KB）文字工具2008-3-1111:
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图21
打开需要处理的文档（如处理前的《廊桥遗梦》，用鼠标点击工具菜单，选择“文字工具→）段落重排”，然后再执行一次“智能格式整理”只需2步，文档就相当规范了！
不过要注意一下执行的顺序，如果先执行“智能格式整理”，再执行“段落重排”的话，结果就会完全不同了。
该工具还提供了许多其他功能，就留给大家慢慢地探索吧。
第四节表格操作技巧
WPS文字2007中的表格操作基本上与微软的WORD相应功能差不多，没有太多的特点，用过WPS2000的用户可能会有些不顺手，下面主要讲一些与WPS2000的不同之处和常用技巧。
§1-4-1如何插入表格想在文档中插入表格是一件非常容易的事。
可以从菜单中点“表格→绘制表格”，然后用鼠标在文档编辑区“画”表格，就像用铅笔在白纸上画一个表格一样的方便和简单；也可以点“表格→插入→表格”，这样会出现“插入表格”对话框，可以设置表格的行数、列数以及列宽等（图22）。
22-插入表格插入表格.png（5.52KB）插入表格2008-3-1111:
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图22不过，更方便也更常用的方法是用鼠标点击常用工具栏中的“插入表格”工具，按着鼠标左键不放，拖动鼠标，即可定制出指定行列数的表格。
要注意的是，在你按下鼠标左键的时候，会出现一个“4×5”的表格候选区，但我千万不要认为只能插入4×5范围内的表格，当你继续拖动鼠标，超出4×5的范围后，你会发现，其实这个范围可以无限扩展，直到你满意为止（图23）。
23-拖动表格拖动表格.png（7.58KB）拖动表格2008-3-1111:
25
图23
§1-4-2表格行列的调整表格行列的调整
与WPS2000不同的是，直接用鼠标拖动表格的边线调整其大小的时候，与之相邻的行或列并不会随之改变。
比如向右拖动表格线时，当前列的列宽加大的同时，右一列的列宽就会减小，即右一列的右边线的位置不变。
如果我们要实现WPS2000中的效果，即在调整当前列的列宽时，右一列的列宽不变，只需把光标放到标尺上表格线对应的位置，就会实现在2000版中同样的效果。
如图24所示，虚线位置表格调整后各列右边线的位置，除了要调整的列之外，所有的列宽都没有改变。
而当你只需要调整相邻两邻的宽度而不想影响其他列时，直接拖动表格线则提供了一个很好的选择。
24-表格右移表格右移.png（8.95KB）表格右移2008-3-1111:
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图24如果你只想拖动某一个或相邻几个单元格的表格线，而不是整列移动，那么可以先将要调整的单位格选中，使其呈反黑状态，再拖动其表格线，即可实现,如图25所示，选中第二、三行的第一列两个单元格，向右拖动其右边线，则调整后只有第二、三行的列宽变大了，第一、四行的第一列列宽并不随之变化。
对于行的操作，与列操作基本雷同，就不费笔墨了。
25.png（7.04KB）2009-8-1617:
58
图25
§1-4-3绘制斜线表头绘制斜线表头
斜线表头是WPS文字中表格绘制的一个特色功能，也是WPS2000以来一以贯之亮点之一。
在WPS文字2007中绘制斜线表头非常容易，只须将鼠标定位在欲设置的单元格中（一般为第一行第一列），从菜单中点击“表格→绘制斜线表头”（图26）即可调出“斜线单元格类型”设置对话框（表27），在这里，可以选择斜线表头的类型。
26-斜线表头斜线表头.png（14.68KB）斜线表头2008-3-1111:
26
图26
27-斜线表头工具斜线表头工具.png（17.25KB）斜线表头工具2008-3-1111:
26
图27选好斜线单元格类型后按“确定”按钮即可在光标所在单元格中显示你所选择类型的斜线，并且，点击相应位置后，还可以在该单元格的各个区域内输入相应的文字（图28）。
当然，为了使表格比较美观和输入文字时不至于被“挤掉”，最好将斜线表头所在单元格的行高和列宽设置得适当大一些。
28.png（3.05KB）2009-8-1618:
00
图28
§1-4-4单元格的合并与拆分单元格的合并与拆分
很多情况下，我们都需要合并单元格功能，特别是在表头上更是经常使用。
单位格的合并是一件非常容易的事，如图29所示，是一个常用的表格样式，其中表头的“时间”一格是由头两行合并而来的，而“收入”和“支出”则分别是第2、3列和第4-7列合并而来的。
29-收支统计表收支统计表.png（4.41KB）收支统计表2008-3-1111:
27
图29
其实合并单元格就是这么简单――选中要合并的相邻的两个或更多的单元格，点一下“表格和边框”工具栏（如果没有，可用鼠标右击工具栏空白处，在其中选中即可）上的“合并单元格”按钮即可（图30）。
30-合并单元格按钮合并单元格按钮.png（12.53KB）合并单元格按钮2008-3-1111:
27
图30
接着我们讲一下拆分单元格。
记得在WPS2000专业版中的表格单元格拆分中有一个选项，可以把拆分方法设置为“参照右（或上、下、左）边单元”（见图31）。
31-拆分表元拆分表元.png（11.88KB）拆分表元2008-3-1111:
27
图31
而在WPS文字2007中，这一功能也消失了（微软的没有这个功能，没办法，金山把与微软不一致的东东全丢掉了！
。
当我们想把合并过的单元格再次拆分成与旁边一致时，是不是只能）用铅笔工具一个一个地画呢？
其实不然，上帝在关闭一扇门的同时，又开了一扇窗。
如图32，把光标置于要拆分的单元格中，点击拆分单元格按钮，将“列数”设为1，用鼠标点住“行数”后面向上的调整箭头不放，片刻，“行数”就定位在“5”上不动了。
而此单元格右侧的行数正好是“5”！
用这个办法，我们不用再一个一个地数到底有几行了，更不用拿着“铅笔”一条一条地画线了！
32-拆分单元格拆分单元格.png（8.17KB）拆分单元格2008-3-1111:
27
图32
仔细观察，还有更多的发现，即在拆分一个单元格的时候，其行数并不是任意的。
而是要看其两侧是否有多行，如果其左边或右边有多行的话，则拆分的行数不能超过两侧行数的大数，并且必须是此大数的约数。
比如，一个单元格左侧相临有4行，右侧有2行，则拆分时最多能拆成4行，并且，只能拆分成1、2、4行，而不能拆分成3行。
但是，如果其两侧没有多行的时候，则可以拆分成任意多行。
而对于列的拆分，却不存在任何限制。
§1-4-5表格内文字的对齐表格内文字的对齐
表格内的文字对齐方式与普通文字的方式没有大的不同，但由于经常需要调整，即有一个专门的工具，调整起来更方便些。
除了在“格式工具栏”中可以用通用的“左对齐”、“右对齐”、“居中对齐”、“两端对齐”和“分散对齐”对单元格内的文字进行操作外，在“表格和边框”工具栏上还有一个专门设置对齐方式的按钮，可以对单元格的对齐方式进行横、纵两个方向的操作（图33）。
33-表格对齐表格对齐.png（6.59KB）表格对齐
2007-11-2422:
34
图33
在这个工具里，我最常用的就是最中间的那么横向、纵向都居中的按钮，特别是在跨行合并过的单元格里，用中间一行进行排版会让表格看起来比较美观。
有的网友可能已经注意到了，在水平方向上，“表格与边框”工具栏中的对齐按钮只有“左对齐”、“右对齐”和“居中对齐”三种，是不是在表格的单元格内就无法实现“两端对齐”和“分散对齐”呢？
真实并非如此，因为“格式工具栏”上的所有对齐方式在单元格内也是同样有效的。
§1-4-6跨页表头的标题行重复跨页表头的标题行重复
有些人非常怀念WPS2000的一个重要原因就是WPS2000比WPS文字2007的表格功能要强一些，其中WPS2000中的‘创建报表’功能就很有特点，因制作跨页表格时，一页放不下的表格，会自动跨到下页，并且下一页的表头也自动设置好了，非常方便。
其实
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