档案管理制度.doc
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档案管理制度
1.0总则
1.1为了加强公司档案管理工作，保持公司档案分类的统一性和规范性，规范档案的收集、保管和利用，为公司各项工作提供便利服务，制定本制度。
1.2本制度所称的档案资料是指金碧物业有限公司呼和浩特分公司及下属各客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具体查阅、利用价值的各种形式（纸质、电子、声像、实物的等）资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。
1.3档案资料工作的基本原则：
集中统一管理金碧物业有限公司呼和浩特分公司及各下属客户服务中心有关存档资料档案，维护档案资料的完整和安全，便于各项工作的开展和利用。
2.0权责
2.1档案管理机构分为两个不同层级：
物业分公司、客户服务中心，根据两者的需要分别保存档案和资料。
2.2物业分公司对本部档案室进行直接的管理，同时对下属各客户服务中心的档案管理工作进行业务指导和监管，并承担分公司总部及有关客户服务中心档案工作的管理责任，并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。
2.3客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。
3.0人员配备和工作岗位职责
3.1物业分公司档案采取分级管理模式，即物业分公司档案室和下属各客户服务中心档案室。
物业分公司主要收集和保管分公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。
物业分公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。
3.2物业分公司须配备档案管理的专责人员，下属各客户服务中心根据自身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员（一般由行政人员兼管），具体管理本客服服务中心日常档案资料。
3.3档案资料专员岗位职责
3.3.1物业分公司档案资料工作人员主要职责有：
3.3.1.1贯彻执行《档案法》、《恒大地产集团档案管理制度》等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起草和完善物业分公司及下属各客户服务中心档案资料管理工作相关规章制度；
3.3.1.2统筹规划并负责物业分公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设；
3.3.1.3督促分公司各部门及下属各客户服务中心档案资料的移交工作。
监督落实同步归档制度，接收和保管集团各部门以及地产地区公司移交的档案资料，进行整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作；
3.3.1.4负责对下属各客户服务中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作；
3.3.1.5做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。
3.3.2客户服务中心档案工作人员主要职责有：
3.3.2.1负责客户服务中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作；
3.3.2.2做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。
并完成物业分公司档案室交待的其他相关工作任务。
4.0档案资料的收集和整理
4.1物业集团本部统一管理的档案资料为：
4.1.1物业分公司经营活动中重要投资决策、各种重大工作计划与总结、主要费用预算方案、主要工程图纸备份、人事档案（总经理助理以上员工电子版及纸质版人事档案，物业分公司普通员工电子版人事档案）、对业主的年度收支公告、招投标资料等；
4.1.2物业分公司所涉及的重大事件及法律案件及下属客户服务中心所涉及的重大法律案件的文件材料，主要指整个事件过程材料或从立案、审案到结案的过程中形成的所有法律文书和公文；
4.1.3反映物业分公司重要活动的报刊、简摘、分公司组织沿革、发展史（含文字资料及图片资料等）、分公司大事记等。
4.2物业分公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料：
4.2.1物业分公司公章和相关证照由物业分公司统一管理；
4.2.2文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。
主要指集团公司、地区地产公司、物业管理中心领导签字的各类批示，以分公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与分公司职能有密切关系或由分公司承担有关责任并需要执行的重要文件；
4.2.3重大、突发事件的处理资料。
主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料；
4.2.4合同档案、管理监察档案、资产档案资料等。
主要包括分公司所签订的合同资料，监察职能部门对分公司进行检查的书面及取证材料以及分公司固定资产相关材料；
4.2.5人事档案资料：
分公司本部及下属客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件；
4.2.6实物、声像类档案，包括各种电子档案。
在实际工作中，实物、声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交分公司档案室，自行保管时要注意保护完整性；
4.2.7荣誉类档案；
4.2.8其他档案资料。
4.3各客户服务中心管理自身楼盘、业主和经营相关的档案和资料：
4.3.1客户服务中心业务章及相关证照由客服中心自行管理；
4.3.2小区基本情况材料
4.3.2.1房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格；
4.3.2.2纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料；
4.3.2.3接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。
4.3.3业户档案资料（包括维修基金档案资料）
主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。
由于日常工作的需要，业户档案资料一般存放于各个客户服务中心。
因此，业户档案资料的管理是各客户服务中心档案工作的重点。
对于业户资料必须妥善保管并及时更新。
具体收集整理要求如下：
4.3.3.1业户档案资料包括：
业户姓名、地址、收楼时间、面积等,根据具体需要，选择将档案袋装进档案盒内，并将业户的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列。
在盒上面备有相应档案标签，将制作好的档案标签贴在档案盒（夹）的侧立面距顶部3CM位置上，并把档案盒排列在档案柜中。
档案柜必须加锁封存；
4.3.3.2及时做好业户档案的跟踪、更新工作。
当发生情况变化时，如通讯电话联络方式发生变化时；业户发生更替时，档案管理人员应将变化情况记录在业户档案中，及时做好业户档案资料的更新；
4.3.3.3借阅方面，业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须履行档案借阅审批手续，并经主管领导签字确认后方可查阅，业户档案应永久保存；
4.3.3.4具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑，建立业户电子档案进行管理。
同时做好电子档案的更新。
4.3.4日常管理服务资料
4.3.4.1各部门日常的各种往来函件、值班记录，各种内部通启等文书资料的管理。
4.3.4.2客户服务中心人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件等行政材料。
4.3.4.3物业经营管理材料。
各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。
4.3.4.4设备档案管理，包括设备的标识、设备台帐和设备资料等
4.3.4.5工程图纸档案资料。
可分为：
建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图。
各类图纸分装不同档案盒并在盒面上制作标签，注明图纸的单位，名称、日期等。
4.3.4.6物业租赁材料。
包括租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出（转）租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图等。
4.3.4.7各客户服务中心或个人参加各种活动材料。
包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。
4.3.5小区创优档案资料及社区文化资料。
包括但不限于企业内部评比创优资料、行业内评比资料、省市级评比创优资料、国家级评比创优资料；企业ISO9000认证及其它认证材料等。
5.0档案资料的移交和归档要求
5.1移交前资料管理
5.1.1各客户服务中心必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，客户服务中心档案资料员对应归档资料的完整、完好负责；
5.1.2各客户服务中心存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，对于自己保存的档案资料，按类别和年限两级分类分柜存放。
5.2归档要求：
以下主要是指档案类归档内容的归档要求，资料类档案归档时要求按日期分类装订，以方便自行保存、查阅即可
5.2.1各物业分公司及下属客服中心按照本管理办法的归档范围及归档日期要求及时、准确、规范地进行归档；
5.2.2归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录；
5.2.3幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。
非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面；
5.2.4文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；
5.2.5归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档；
5.2.6热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；
5.2.7归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
5.2.8归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来；
5.2.9声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团监察室规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。
6.0归档档案资料检查
6.1物业分公司的档案资料工作应纳入日常管理当中。
6.2物业分公司负责检查、监督、指导并考核各客户服务中心档案资料的管理工作。
统计汇总下属各客服中心归档资料目录清单，定期对下属各客服服务中心档案的归档工作进行实地检查，主要检查其归档资料完整性、及时性、准确性，并对检查结果进行记录。
6.3物业分公司所属的档案资料管理工作接受集团地区地产公司档案室和物业集团本部的检查、监督和指导。
物业集团本部不定期对各物业分公司的档案管理工作进行抽查或实地检查，包括各物业分公司档案管理、分公司对下属楼盘档案监督检查情况。
各物业分公司于每年6月30日和12月31日前分别将整理好的半年的档案资料目录清单，以电子版形式发往物业集团档案管理员备案。
7.0档案资料的利用
7.1档案资料借阅基本程序
档案资料借阅使用时，仅在档案室查阅一般资料，办理普通登记手续即可；查阅重要密级资料，须履行档案借阅审批手续（具体各项档案借阅审批权限请参见附件一）；且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印（相关表格请参见附件五《档案借阅申请表》、附件六《档案借还登记表》）。
7.2档案资料借阅事项规定
7.2.1借阅的档案资料必须按时归还，并及时办理清户手续。
借出的档案资料一般不超过7天，超过7天需办理续借手续，未办理延期手续且借出档案超过15天者，对相关责任人进行失职问责处理，在借阅期间造成重要资料丢失者，对相关责任人进行失职问责并报上级领导部门处理；
7.2.2借阅者不经允许不得随便摘抄、拍照、复制档案资料，凡经允许摘抄、复制的档案资料必须由档案资料管理人员进行审查和核对；
7.2.3借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得在档案资料上涂改、划线、圈点等，并保证如期归还；
7.2.4实物档案一般不外借，声像档案资料应以复印件提供利用。
7.3档案资料密级确定及管理
7.3.1物业分公司及下属各客户服务中心档案资料密级分为机密、秘密、普通三等级，密级事项划分详见档案资料归档范围；
7.3.2查阅机密档案资料，只能在档案室内查阅；
7.3.3须在设备完好的保险装置中保存密级资料，且档案室内门、柜应做到随开随锁；
7.3.4档案室的档案资料要定期清查，做到账物相符。
发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。
7.4物业分公司应注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案只保存在有关客户服务中心的档案库中，如需调用调阅档案中保存的含有业主姓名、电话和居住单元等个人隐私信息，须客户服务中心总经理批准，如需调出或复制超过三十份业主个人隐私信息的须经客户服务中心总经理和物业分公司总经理两级批准，并由有关档案人员记录去向和跟踪有关信息资料及其销毁情况。
8.0档案资料管理和鉴定
8.1档案室的设置
8.1.1物业分公司档案室原则上分为综合档案室和资料保管室，并且库房原则上要求独立，下属各客户服务中心可根据自身实际情况，是否设置与档案室分开的独立资料保管室。
若技术资料不多或者空间不够的情况下，可只设立综合档案室或两者合并统一存放，但在室内须分类明确，至少保证具有相对独立的空间并能保证资料的安全与完备。
8.1.2库房设置的具体要求：
8.1.2.1库房相对独立，具有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温等设备的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危险物品，配备灭火器材，标示禁止烟火标志；
8.1.2.2库房内应保持整齐、清洁、美观，安置温湿度计，每周定时测记。
标准温度14-24℃，标准湿度45-60%；声像类库房温度宜18-24℃，相对湿度宜35-45%；
8.1.2.3库房内尽力按分类设置，档案资料柜（架）应按分类，顺序整齐排放，并与窗户垂直，以免阳光直射并便于通风，并将所有档案柜（架）统一编号，编制档案资料存放位置索引。
8.2档案资料统计
8.2.1物业分公司及下属各客户服务中心在每年12月31日前对档案资料的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案资料的借阅利用等情况进行统计；
8.2.2各项统计数据一律用钢笔、档案墨水和阿拉伯数字书写，且字迹工整；
8.2.3物业分公司档案员将统计结果报物业分公司总经理，下属各客户服务中心档案员将统计结果报客户服务中心总经理；
8.2.4统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际。
8.3档案资料的鉴定
8.3.1档案资料一经归档，未经档案资料主管领导鉴定和批准，任何人不得擅自销毁；
8.3.2经鉴定后仍无法确定其保存价值的档案资料，应继续保存至次年再进行鉴定（请参见附件九《档案鉴定申请表》）；
8.3.3技术档案资料鉴定时，需附工程口技术部门的专业意见；
8.3.4不能单纯从保管期限，年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出继续保存或销毁意见。
8.4档案资料的销毁
8.4.1经鉴定后批准销毁的档案资料，由档案室负责人妥善处理，不得作其他用途或当作废纸出售（请参见附件十《档案鉴定与销毁目录》）；
8.4.2销毁档案资料须有至少两名监销人。
监销人应认真复核做销毁的档案资料。
销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字；
8.4.3档案室应及时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。
9.0档案资料分类及编目原则
9.1公司档案分类
9.1.1综合档案大类编号：
1目录代字：
ZH
9.1.2工程档案大类编号：
2目录代字：
GC
9.1.3资产设备档案大类编号：
3目录代字：
ZC
9.1.4业户档案大类编号：
4目录代字：
YH
9.1.5人事档案大类编号：
5目录代字：
RS
9.1.6声像档案大类编号：
6目录代字：
SX
9.1.7实物档案大类编号：
7目录代字：
SW
9.1.8培训档案大类编号：
8目录代字：
PX
上述目录代字均为档案类型前两个字汉语拼音的缩写，如综合档案为“ZH”。
其它以此类推。
10.0管理内容
10.1档案全宗编号、分类及目录标识方法
10.1.1档案全宗编号
10.1.1.1金碧物业集团：
HD2，“HD2”表示恒大地产集团下设的物业业务板块。
10.1.1.2呼和浩特分公司：
HD2（HH0），“（HH0）”表示呼和浩特分公司。
10.1.1.3包头恒大华府客服中心：
HD2（HH1），包头恒大名都客服中心：
HD2（HH2），呼和浩特恒大雅苑客服中心：
HD2（HH3），新建项目根据建设时间按照自然数4，5，6，…依次编号。
10.1.2公司档案分类及目录标识方法
10.1.2.1综合档案大类编号：
1目录代字：
ZH
例如：
包头恒大华府客服中心综合类档案文书类第一本第一卷第一份文件档案结构号为：
ZH1.1.1–1–1
件号（第一件）
案卷号（第一卷）
目录序号（第一本目录）
二级属类编号（本级单位来文）
一级属类编号（文书档案）
目录代字（综合档案）
一级属类分为：
1、文书，2、监察管理，3、合同，4、创优，5、突发事件。
二级属类编号：
1、本级单位来文，2、上级单位来文，3、公函，4、工作计划，5、资金计划，6、采购计划，7、食堂费用，8、其他。
10.1.2.2工程档案大类编号：
2目录代字：
GC
例如：
恒大名都客服中心工程档案图类第一卷档案的档案结构号为：
GC2.2.1–1–1
件号（第一件）
案卷号（第一卷）
目录序号（第一本目录）
二级属类编号（图类）
一级属类编号（包头恒大名都客服中心）
目录代字（工程档案）
其中，一级属类以各客服中心为单位序号，二级属类根据类型分为：
1、综合类（房屋资料、验收资料等），2、图类（规划图、管网图等），3、维修类（维修请示、批复、价目等，4、其它（系统保养计划、年检报告、安全鉴定书等）。
每个类目可立若干卷。
10.1.2.3资产设备档案大类编号：
3目录代字：
ZC
例如：
恒大华府客服中心资产台账档案的档案结构号为：
ZC1.1.1–1–1
件号（第一件）
案卷号（第一卷）
目录序号（第一本目录）
二级属类编号（资产类）
一级属类编号（恒大华府客服中心）
目录代字（资产设备档案）
按客服中心的资产设备立项、购置、安装、使用、维护等过程形成资料装盒组卷，其中包含使用指南和说明书等。
资产设备档案的一级属类以各客服中心为单位顺序编号为1、2、3……，二级属类为：
1、资产，2、设备，3、其他。
其他的类型可按此原则分类。
保管期限一般为长期。
目录号每10年为一个目录字段。
10.1.2.4业户档案大类编号：
4目录代字：
YH
例如：
恒大华府客服中心业户档案第一栋第一单元第一层东户档案的档案结构号为：
YH1.1.1–1–1
住户（东户）
楼层（一楼）
单元（第一单元）
二级属类编号（第一栋）
一级属类编号（包头恒大华府客服中心）
目录代字（业户档案）
一级属类为各客服中心，二级属类按楼栋编号顺序编号。
10.1.2.5人事档案
例如：
人事类档案综合类客服部2011年第一件档案的档案结构号为：
RS1.1–1–1
件号（第一件）或月份
部门（客服部）或案卷号（第一卷）
二级属类编号（包头恒大华府客服中心）
一级属类编号（综合类）
目录代字（人事档案）
一级属类分为：
1、综合类（员工花名册、文件考勤、社保、公积金等），2、人事档案（个人档案），3、劳动合同类，4、其它类。
二级属类以各客服中心为单位顺序编号为1、2、3……。
部门分为：
1、公司本部，2、客服部，3、保安部，4、工程维修部。
如遇考勤资料则用案卷号与月份区分。
10.1.2.6声像档案大类编号：
6目录代字：
SX
例如：
声像档案照片类第一本第一卷第一份档案的档案结构号为：
SX4.1–1–1
件号（第一件）
案卷号（第一卷）
目录序号（第一本目录）
属类编号（磁盘、光碟等）
目录代字（声像档案类）
声像档案的一级属类为1、照片，2、录音带，3、录像带，4、磁盘、光碟等。
保管期限一般为长期。
每10年给定一个目录序号。
10.1.2.7实物档案大类编号：
7目录代字：
SW
10.1.2.8培训档案大类编号：
8目录代字：
PX
例如：
培训档案综合计划类第一本第一份档案的档案结构号为：
PX2.1–1–1
件号（第一件）
案卷号（第一卷）
目录序号（第一本目录）
属类编号（培训计划类）
目录代字（培训档案）
一级属类分为：
1、综合类（培训发文、培训制度、培训方案等），2、培训计划，3、培训教材，4、人才档案，5、其它（往来函件、申请等）。
11.0档案管理考核
档案的考核采取奖罚并用的原则。
11.1奖励：
公司本部档案中心每半年一次对各单位和部门的档案管理工作进行全面检查，对于档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的单位、部门或者个人，整理相关材料上报集团公司领导，
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