物业档案管理制度物档案管理制度.docx

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物业档案管理制度物档案管理制度

物业档案管理制度物档案管理制度

　物业档案管理制度

　总则

　根据物业实际情况制定本办法。

　二、档案归档原则

　按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

（件：

归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件）。

　三、档案编号细则

　档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。

　一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。

　二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。

　三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。

　4、全宗号：

七星海棠项目（LS）；

　年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010年的档案的年度编号为“（2010）”。

　流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。

　将各类编号如下依次排列：

全宗号（2010）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。

其中，“（2010”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。

全宗号（七星海棠项目——LS；）

　附图：

　四、行政类档案内容

　1．公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。

　2．上级单位发来的与公司有关的文件材料。

　3．公司对外的发文与有关单位来往的文书。

　4．公司的请示与上级单位的批复。

　5．各部门的报告、总结。

　6．公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复。

　7．公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　8、其它行政类文件材料。

　五、人事类档案内容

　1．公司人事档案、任免文件及职工奖励、处罚等文件。

　2．公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　3．公司职工培训学习、考核等文件材料。

　六、项目档案内容

　1、各个项目工程前期介入、工程图纸等文件材料。

　2、各个项目创优档案文件。

　七、档案收集、归档流程

　1、外部来文的收集

　办公室接收后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等工作的，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内备查。

　内部文件的收集

　各部门需要上报公司存档的文件（主要包括报表、计划、总结、考核表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内归卷管理。

　2）以公司缮印发出的公文（含定稿、打印的正件、附件、批复、请示、转发文件）一律由办公室专人填写发文登记簿，办理完毕分文、传送、报送等工作后每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿、正件收集至文件盒内归卷管理。

　业主档案（业主信息、装修、投拆记录、登记来访等）由客户服务部负责收集、整理、归卷管理。

　财会类档案（会计凭证、会计账簿、会计报表等）由财务部负责收集、整理、归卷管理。

　工程类、技术类档案（包括前期介入资料、竣工图纸、竣工资料等）由工程部负责日常收集、整理、归卷，如属于项目迎优资料的，应移送办公室进行归卷管理。

　七、办公室负责定期检查各部门档案形成情况，指导各部门档案管理人员资料整理、归卷工作。

　八、档案归档保存期限

　1、永久保存：

包括公司章程、股东名册、组织规程及管理制度、实施细则、董事会及股东会纪录、财务报表、不动产所有权证及其他债权凭证资料；工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。

　2、10年：

包括预算、决算书类、会计凭证、项目销售、项目建设管理类档案资料、其他经核定须保存10年的文书。

　3、?

5年：

期满或已解除的合同、协议等、其他经核定保存5年的文书。

　4、1年：

当年使用后无长期保存必要的。

　5、财务档案管理期限应符合财政部下发的《企业财务档案管理制度》的规定。

　6、需要长期保存的，由办公室专人负责扫描制作光盘并按类别标明档案编号后留存。

　九、档案归档时限要求：

　1、归档分上半年和下半年两次归档。

一般为每年12月份和次年的6月份为公司档案归档时间，办公室应在6月份完成公司上年档案的归卷、清理和登记造册工作。

　2、工程类、财会类、业主信息等档案资料，由相关职能部门负责进行日常归卷，如需移交办公室管理的，应在每年6月前整理完毕统一交办公室归档。

　4、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

　十、密级划分（密级查阅权限参考）

　公司文件资料按保密程度分为A（绝密）、B（机密）、C（秘密）、D（普通）。

　1．A级文件（绝密）：

指最重要的公司秘密，包括：

　财务分析报告；对高层管理人员的考核报告、评议等；对薪酬分配方案及所属文件；

　2．B级文件（机密）：

指重要的公司文件，包括：

　公司注册及相关文件；各种末正式批复或采取的计划、方案；公司尚未公开或不宜公开的来往文书，以及合同、协议文本等；

　3．C级文件（秘密），包括：

　各种证明材料；如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。

　4．D级文件（普通）：

指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：

　规章制度；一般业务工作来往文件；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关人员任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。

　附件一

　附件二

　附件三

　附件四

　物业档案管理以下资料为赠送资料：

《滴水之中见精神》主题班会教案

活动目的：

教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。

活动过程：

  1.主持人上场，神秘地说：

“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？

”大家回答：

“愿意！

”

主持人口述谜语：

  “双手抓不起，一刀劈不开，

  煮饭和洗衣，都要请它来。

”

  主持人问：

“谁知道这是什么？

”生答：

“水！

”

  一生戴上水的头饰上场说：

“我就是同学们猜到的水。

听大家说，我的用处可大了，是真的吗？

”

  主持人：

我宣布：

“水”是万物之源主题班会现在开始。

 水说：

“同学们，你们知道我有多重要吗？

”齐答：

“知道。

”

  甲：

如果没有水，我们人类就无法生存。

  小熊说：

我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

  花说：

我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不能为美化环境做贡献了。

  主持人：

下面请听快板《水的用处真叫大》

  竹板一敲来说话，水的用处真叫大；

  洗衣服，洗碗筷，洗脸洗手又洗脚，

  煮饭洗菜又沏茶，生活处处离不开它。

  栽小树，种庄稼，农民伯伯把它夸；

  鱼儿河马大对虾，日日夜夜不离它；

  采煤发电要靠它，京城美化更要它。

  主持人：

同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？

  甲说：

看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。

  乙说：

看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。

  丙说：

我还知道水对美化城市起很大作用。

  2.主持人：

水有这么多用处，你们该怎样做呢？

（1）（生）：

我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：

我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

  （3）（生）：

前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能浪费水了。

  （4）（生）：

我要用洗脚水冲厕所。

  3.主持人：

大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌声。

（1）（生）：

小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。

（2）（生）：

小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

  （3）一生跑上说：

主持人请把手机借我用用好吗？

我想现在就给姥姥打个电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。

（电话内容略写）

  （4）一生说：

主持人我们想给大家表演一个小品行吗？

  主持人：

可以，大家欢迎！

请看小品《这又不是我家的》

  大概意思是：

学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。

学生甲乙丙三人分别上厕所，看见后又皱眉又骂，但都没有关水管，嘴里还念念有词，又说：

“反正不是我家的。

”

  旁白：

“那又是谁家的呢？

”

  主持人：

看完这个小品，你们有什么想法吗？

谁愿意给大家说说？

  甲：

刚才三个同学太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，应该把水龙头关上。

  乙：

上次我去厕所看见水龙头没关就主动关上了。

  主持人：

我们给他鼓鼓掌，今后你们发现水龙头没关会怎样做呢？

  齐：

主动关好。

  小记者：

同学们，你们好！

我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采访一下，行吗？

  主持人：

可以。

  小记者：

这位同学，你好！

通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好吗？

  答：

我要做节水的主人，不浪费一滴水。

  小记者：

请这位同学谈谈好吗？

  答：

今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。

我想把每个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。

  小记者：

你们谈得很好，我的收获也很大。

我还有新任务先走了，同学们再见！

  水跑上来说：

同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很开心，你们知道了有了我就有了生命的源泉，请你们今后一定节约用水呀！

让人类和动物、植物共存，迎接美好的明天！

  主持人：

你们还有发言的吗？

  答：

有。

  生：

我代表人们谢谢你，水伯伯，节约用水就等于保护我们人类自己。

  动物：

小熊上场说：

我代表动物家族谢谢你了，我们也会保护你的！

  花草树木跑上场说：

我们也不会忘记你的贡献！

  水伯伯：

（手舞足蹈地跳起了舞蹈）……同学们的笑声不断。

  主持人：

水伯伯，您这是干什么呢？

  水伯伯：

因为我太高兴了，今后还请你们多关照我呀！

  主持人：

水伯伯，请放心，今后我们一定会做得更好！

再见！

  4.主持人：

大家欢迎老师讲话！

  同学们，今天我们召开的班会非常生动，非常有意义。

水是生命之源，无比珍贵，愿同学们能加倍珍惜它，做到节约一滴水，造福子孙后代。

  5.主持人宣布：

“水”是万物之源主题班会到此结束。

 6.活动效果：

 此次活动使学生明白了节约用水的道理，浪费水的现象减少了，宣传节约用水的人增多了，人人争做节水小标兵

以下资料为赠送资料：

《滴水之中见精神》主题班会教案

活动目的：

教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。

活动过程：

  1.主持人上场，神秘地说：

“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？

”大家回答：

“愿意！

”

主持人口述谜语：

  “双手抓不起，一刀劈不开，

  煮饭和洗衣，都要请它来。

”

  主持人问：

“谁知道这是什么？

”生答：

“水！

”

  一生戴上水的头饰上场说：

“我就是同学们猜到的水。

听大家说，我的用处可大了，是真的吗？

”

  主持人：

我宣布：

“水”是万物之源主题班会现在开始。

 水说：

“同学们，你们知道我有多重要吗？

”齐答：

“知道。

”

  甲：

如果没有水，我们人类就无法生存。

  小熊说：

我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

  花说：

我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不能为美化环境做贡献了。

  主持人：

下面请听快板《水的用处真叫大》

  竹板一敲来说话，水的用处真叫大；

  洗衣服，洗碗筷，洗脸洗手又洗脚，

  煮饭洗菜又沏茶，生活处处离不开它。

  栽小树，种庄稼，农民伯伯把它夸；

  鱼儿河马大对虾，日日夜夜不离它；

  采煤发电要靠它，京城美化更要它。

  主持人：

同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？

  甲说：

看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。

  乙说：

看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。

  丙说：

我还知道水对美化城市起很大作用。

  2.主持人：

水有这么多用处，你们该怎样做呢？

（1）（生）：

我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：

我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

  （3）（生）：

前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能浪费水了。

  （4）（生）：

我要用洗脚水冲厕所。

  3.主持人：

大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌声。

（1）（生）：

小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。

（2）（生）：

小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

  （3）一生跑上说：

主持人请把手机借我用用好吗？

我想现在就给姥姥打个电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。

（电话内容略写）

  （4）一生说：

主持人我们想给大家表演一个小品行吗？

  主持人：

可以，大家欢迎！

请看小品《这又不是我家的》

  大概意思是：

学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。

学生甲乙丙三人分别上厕所，看见后又皱眉又骂，但都没有关水管，嘴里还念念有词，又说：

“反正不是我家的。

”

  旁白：

“那又是谁家的呢？

”

  主持人：

看完这个小品，你们有什么想法吗？

谁愿意给大家说说？

  甲：

刚才三个同学太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，应该把水龙头关上。

  乙：

上次我去厕所看见水龙头没关就主动关上了。

  主持人：

我们给他鼓鼓掌，今后你们发现水龙头没关会怎样做呢？

  齐：

主动关好。

  小记者：

同学们，你们好！

我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采访一下，行吗？

  主持人：

可以。

  小记者：

这位同学，你好！

通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好吗？

  答：

我要做节水的主人，不浪费一滴水。

  小记者：

请这位同学谈谈好吗？

  答：

今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。

我想把每个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。

  小记者：

你们谈得很好，我的收获也很大。

我还有新任务先走了，同学们再见！

  水跑上来说：

同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很开心，你们知道了有了我就有了生命的源泉，请你们今后一定节约用水呀！

让人类和动物、植物共存，迎接美好的明天！

  主持人：

你们还有发言的吗？

  答：

有。

  生：

我代表人们谢谢你，水伯伯，节约用水就等于保护我们人类自己。

  动物：

小熊上场说：

我代表动物家族谢谢你了，我们也会保护你的！

  花草树木跑上场说：

我们也不会忘记你的贡献！

  水伯伯：

（手舞足蹈地跳起了舞蹈）……同学们的笑声不断。

  主持人：

水伯伯，您这是干什么呢？

  水伯伯：

因为我太高兴了，今后还请你们多关照我呀！

  主持人：

水伯伯，请放心，今后我们一定会做得更好！

再见！

  4.主持人：

大家欢迎老师讲话！