档案管理制度及档案管理制度汇编.docx
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档案管理制度及档案管理制度汇编
关于规范公司档案管理工作的实施方案
为规范我公司档案管理，避免档案遗失，提升档案管理水平，现结合我公司实际，对规范公司档案管理工作提出如下实施方案。
一、规范档案管理的重要意义
企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映，广泛渗透于企业活动的各个环节。
企业在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据，离不开真实完整的档案信息。
当前，随着公司的不断发展壮大，公司档案的门类越来越多、数量越来越大，但是公司档案管理工作滞后于公司的快速发展，很多重要文件资料来之不易，如果因为保管不善造成丢失或损坏，后果非常严重，因此，建立规范的企业档案管理体系意义重大。
二、具体措施
（一）建立公司档案管理制度。
建立和完善档案建设的各类制度及簿册，明确归档内容、种类及归档范围，明确管理机构和主要职责，规范建立各类档案的借阅、管理和登记工作。
（二）做好资料收集工作。
各类档案的收集、归档工作由董事长办公室牵头，其它部门负责配合。
即：
行政综合类由董事长办公室负责；组织人事类由人资源部负责；会计统计类由财务部负责；生产技术类由车间部门负责；基建、规划、土地资料由相关经办部门负责。
（三）加强硬件设施。
设置档案室一间；安排培训专职或兼职档案室管理人员1名；配备档案柜若干，配备计算机一台，照像机一部，小型录像机一台，专业扫描仪一台，彩色打印机一台及档案管理软件、灭火器等。
（四）做好各类档案归档入库工作。
在做好资料收集工作后，严格按文书档案、声像档案、会计档案、机器设备工程管理档案等各大类进行收集、归类、整理入库。
（五）搞好档案软件录入工作。
将历年文书档案目录逐一录入电脑，以便于查阅。
同时把历年声像资料刻录成光盘保存。
三、工作要求
档案管理是企业发展中必不可缺少的一项重要工作，各部门要引起足够的重视，大力支持，密切配合，把本部门的归档立卷的工作分类做好，需要上交档案室的经董事长签字后进行移交，以确保各类档案资料的完整保存，为企业的快速发展服务。
二〇一八年四月七日
档案管理办法
为了加强档案资料的科学管理，逐步实现档案工作规范化，确保档案的完整和安全，更好地为公司各项工作服务，根据档案工作特点和要求，结合企业实际，制定本管理办法。
一、档案管理的主要内容及归档范围、归档种类
（一）主要内容
1、凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
2、档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
3、负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。
（二）归档范围
凡是反映本公司经营管理活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。
（三）归档种类
1、法规性文件。
包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
2、企业的重大决议。
包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、计划性文件。
包括企业总体计划或规划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件。
包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件。
包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示等。
6、凭证性文书材料。
包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同文书、协议书等的原始记录和文本。
7、证件性文书资料。
包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、环评、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
8、汇报性文书资料。
包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
9、人力资源资料。
包括企业及下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料。
包括各级领导视察、企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
11、题赠性资料。
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
12、技术性资料。
包括各类设备、产品的工程图纸、说明书、及生产方面技术文档、竣工资料等。
13、生产管理类。
包括各种生产计划、统计报表、生产管理、统计分析活动及质量管理方面的制度、认证等各种文件材料。
14、其它需归档的资料。
二、归档文件的整理原则及质量要求
（一）归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合要求。
（三）己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
（四）归档的文件材料应完整、系统、准确，一般为原件，特殊情况时可以是复印件。
（五）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
（六）案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。
（七）文件材料的归档必须办理移交手续。
（八）归档时间
1、各归档单位每年六月三十日和十二月底前向档案室移交半年的文书资料档案，声像档案可根据实际情况提前归档。
2、财会档案在本部门保存一年后，于第二年六月三十日以前归档。
3、基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。
4、如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。
5、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
三、归档文件的整理方法
重视平时积累，建立机关的搜集、整理制度，加强指导监督，确保文件材料齐全完整。
（一）严格登记:
来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。
（二）及时收集:
对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。
各部门完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向档案工作人员交纳相应的全部文件资料。
（三）严格检查:
同一事由的文件是否齐全，各内部机构文件种类、是否齐全，正本、底稿、附件是否齐全，应逐一进行检查。
并逐件检查是否处理完毕为生效文件，文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。
（四）随办随归：
“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。
（五）妥善处理:
对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。
（六）建立制度：
建立保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度，把文件材料的归档工作纳入各部门及全体管理人员的职责范围。
四、资料档案保管
（一）档案库房应做到防火、防霉、防虫、防盗等工作。
（二）档案排列上架时，应按照类别排列。
（三）资料档案保管需要每年定期进行库藏档案的清理核对和质量检查，做到帐物相符。
（四）档案的接收、移出必须履行登记手续。
五、档案管理和档案利用
（一）本公司各部门和所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。
（二）在档案资料室查阅档案，应办理查阅登记手续。
查阅密件必须报经董事长批准。
（三）不得随意折叠或拆散档案。
严禁对档案随意涂改、挖补。
（四）外单位人员查阅档案必须持有所在单位介绍信和本人工作证，经董事长办公室审批。
（五）借出和归还档案时，必须办理登记、清点手续，并按期归还，不得丢失、损毁。
严禁擅自抄录、复制、公布档案。
借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
（六）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案后方可办理调动手续。
六、档案员职责
（一）对本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
（二）负责本公司档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，编制档案检索工具。
（三）负责档案室管理，定期对档案室进行安全检查，做好档案保护工作。
（四）做好档案借阅利用工作，为公司各项工作服务。
档案管理工作流程
一、立卷归档流程
将文件材料收集整理分类——整理装订档案——制作检索——入库上架——登记档案记录本
二、档案的分类整理
代码
一级类目名称
代字
一级类目名称
W
文书档案类
K
会计档案类
J
基本建设类
S
声像档案类
S
实物档案类
Z
专题档案类
代码
二级类目名称
代字
二级类目名称
D
党群工作
X
行政工作
J
经营管理
S
生产技术管理
二级类目
三级
类目
代码
基本内容
党
群
工
作
类
党
团
工
作
D
党委综合性工作、党代会和党委会议、党组织建设、宣传教育、党员和党员干部任免、党费管理、党风治理、机要保密、统战工作、党务大事记、纪检工作；团组织建设、团代会、团员管理、团费管理、青少年工作
工
会
工
作
G
职工代表大会、职工民主管理、劳动竞赛、“双先”表彰、群众募捐、扶贫；文体活动；女工工作、婚姻管理、计划生育、妇幼保健
协
会
工
作
X
协会、学会活动、章程、任职、会费管理、会议材料
行
政
工
作
类
行
政
事
务
X
综合性行政事务工作、行政会议、协调周边关系、保卫、交通管理、征兵、“三防”工作、监察工作、保密工作、民主建议
文
秘
工
作
W
材料起草，来文登记、传阅，文件管理，简报管理
企
业
文
化
Q
企业文化网络建设及文化艺术、文体活动策划组织、对外传播、企业报刊
公
关
接
待
G
接待国内外来宾视察、考察、采访；企业出境人员管理
法
律
事
务
F
法律咨询、经济纠纷处理、起诉应诉事务
审
计
工
作
S
监事会工作、审计管理体制（审计项目资料归专题档案）
人
事
管
理
R
职工招聘、录用、职称评聘、大中专生录用、人才储备、职工教育培训、薪酬管理、职工保险、奖励处分、定额定员、人事任免、离退休人事管理
物
业
管
理
W
职工生活福利、食堂、商店、幼托所、招待所、水电、绿化、保安、职工住房、土地征购和房产购置（另设土地房产专题类）
经
营
管
理
类
企
业
管
理
Q
企业登记、营业执照、商标和品牌管理；企业改革、重大经营战略性决策，方针目标管理、经营模式、资源配置、经济责任制管理；综合性企业分析，企业普查、企业升级、企业管理现代化；多种经营、横向联合、协作合资
计
划
统
计
J
企业中长期计划、年（季）度计划、各项专业发展计划、全面计划管理工作、各种统计报表、
财
务
管
理
C
财务计划、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通、投资效益分析、财务预测、财务监督、税务管理、审价招标
薪
酬
管
理
X
薪金、奖金、保险、养老金、福利补贴、离退休待遇
物
资
管
理
W
物资供应、能源管理、仓库管理、物资购销计划、废旧物资回收与修旧利废
产
品
销
售
C
市场分析、用户调查、产品销售各种记录、协议、合同、广告宣传、售后服务工作、信息收集；电子商务
股
份
制
事
务
G
股份制建立，股东大会、董事会日常事务，业绩公布、本企业股票价格走势，信息收集，信息披露
信
息
管
理
X
电子计算机系统、各类信息数据管理；通讯管理；档案管理、情报工作、图书管理；对外宣传、报导，综合新闻发布（股分制新闻发布除外）；对外发言和经验介绍；外界对的报导；收集同行的资料
生
产
技
术
管
理
生
产
管
理
S
生产组织、生产准备、生产运作、调度指挥工作
计
质
量
管
理
J
企业全面质量管理、产品质量检测和质量控制、质量认证、计量检测
设
备
管
理
S
购进设备计划、大修计划安排、报表、设备报废、能源消耗定额管理、节能降耗
安
全
环
保
A
职工安全教育、安全防范技术、工伤事故处理、劳动保护；环境保护检测、控制、调查、污染治理；卫生监督与管理、职业病防治
科
技
管
理
K
科研规划、科技综合管理、专利管理、技术开发推广、产品开发
工
程
管
理
G
基建工程、装修改造工程管理
标
准
化
管
理
B
企业各种标准化管理工作、各种标准、规范
三、编写
1、文件标题：
单份文件成件的件标题，按文件原标题为准，原标题不能反映文件内容和无标题的，应补充拟写标题；对多份文件成件的，应概括所有文件内容拟写标题。
2、编写件页号：
文件本身带有页编号的，采用文件本身编号；文件本身编号不连贯的，重新编页号；无页号的应编写页号。
页号编写于右上角（正面页）和左上角（背面页）。
3、档案排列：
按年度分开，年度内按党群工作、行政工作、经营管理、生产技术管理四类分开，四类中按小类分开，小类中按文件分开。
4、档案编号：
年度·代码·流水号。
其中，年度以四位数表示；代码指Q、Z、G、S；流水号，每年编一个流水号，按0001、0002、0003……的顺序编号。
5、档号章：
每件文件上方空白处加盖档案章，并填写其内容。
档案章的格式如下：
请爱护档案
件号
2000·Q·0001
期限
15年
盒号
100
6、装盒：
同一小类的档案装入一盒或多盒，不同小类的不得装入一盒。
每年编一个盒流水号，按001、002、003……的顺序编号。
7、盒内档案目录：
每盒编制盒内档案目录，其格式如下：
（“备注”栏填写“密级”和“销毁”）
年度：
盒内档案目录盒号：
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
档案盒脊背标注：
格式如下
文书档案
年度
盒号
类别
起止件号
四、借阅
1、本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请——主管领导签字批准——档案负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
2、收集、交接、整理、统计工作
1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整
2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷
3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）
4、年中档案室对初步立卷的文件材料进行检查、指导
5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷
6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案
7、档案室对案卷进行分类、整理
8、编制档号
9、编制案卷目录等各种检索工具
10、入库
11、登记造册
五、鉴定销毁
档案销毁提出申请——主管领导签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。
档案管理制度汇编
西峰区爱卫办档案室
二○年十一月
1.档案室工作制度..................................3
2.档案材料归档规定................................4
3.档案管理人员岗位职责............................5
4.文书档案归档制度................................6
5.档案借阅与利用制度..............................7
6.声像档案管理规定................................9
7.档案的鉴定、销毁................................10
8.档案保密.......................................11
9.档案管理检查制度...............................12
10、消防安全......................................13
档案室工作制度
一、收集、整理、保管单位的文书、财会、科研、人事、声像等所有档案。
二、收集、整理、保管与档案有关的内部书刊等参考资料、证件。
三、修裱、复制字迹退色、纸张老化和损坏的文件材料。
四、对档案的收进、移出、保管、利用等进行登记和统计。
五、定期会同有关业务人员根据档案保管期限表，对全部档案进行鉴定，将通过鉴定拣出确无继续保存价值的档案，经主管领导批准后到保密局指定地点进行销毁。
六、根据各项工作需要，积极为领导和机关提供档案信息，为党、政及管理工作服务。
七、根据工作需要，积极汇编文件资料和编制各种专题目录、索引、卡片等检索工具。
档案材料归档规定
一、档案的归档范围：
文书档案、财务档案、教学档案、人事档案、声像档案等。
二、单位办理完毕的具有保存价值的文件材料，按各类档案的整理方法，装成数盒，在翌年的上半年内向档案馆移交。
三、归档的文件材料应按它们自然形成的规律，保持它们的内部联系，根据具体情况装成数盒，使归档的档案能正确反映本单位各项工作活动，并且便于查找利用。
四、单位在整理档案时必须把党群和行政的文件材料分开整理归档。
五、具有永久和长期保存价值的档案，盒内文件要逐张编号，备有文件目录，并附上“备考表”。
六、向档案馆归档的档案，应编有档案目录。
档案馆接收档案时应查对清楚，并由交接双方在移交目录上签字。
档案管理人员岗位职责
1、依照《档案法》认真学习档案专业知识，不断提高专业水平。
2、认真贯彻落实上级档案管理机关有关规章制度和管理办法，严格执行档案分类管理标准。
3、负责全年文书档案管理及归档工作。
4、负责制定业务管理办法，对文件收发工作进行指导。
5、负责定期对办公人员进行业务培训。
6、按月对文件及时归档整理。
7、认真及时地进行各类档案的收集、整理、统计工作及时立卷归档。
8、全年工作结束后，负责全部档案资料的接收和移交工作。
文书档案归档制度
一、单位在各项活动中形成的有价值的材料由专职档案人员负责收集整理，立卷后向区档案局按时归档。
二、文件材料归档的基本要求
1、归档的文件材料必须齐全完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映本单位党群、行政、技术等项活动地真是内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
三、归档案卷必须做好下列几项
1、必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。
2、归档的文件材料，应按照其自然形成规律分类、整理，使其准确、系统、完整地反映本单位的管理活动。
3、归档文件材料采用A4木浆亮白纸，格式统一，必须做到线条、字迹清楚，书写端正，严禁使用易变色、褪色的墨水书写。
4、向档案局归档的档案，必须有移交目录，清点无误后双方厉行签字。
5、归档时间随办随归，最迟不超过第二年三月三十日。
6、各类文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。
档案借阅与利用制度
一、为了保护国家秘密，维护档案的完整与安全，必须严格档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。
二、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案室联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。
不得向外单位提供。
三、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须经主管领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在单位内部查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件注消。
科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅需要时可借阅复印件。
凡离开本单位一个月者应提前把档案归还。
档案室有权调回急用的科技档案。
四、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。
五、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。
六、借阅档案人员离职，或调离本单位，所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则档案室及上级部门有权不在调动清单签字。
七、任何个人不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供一切档案材料，不得私带外单位人员到档案室查阅。
外单位人员借阅档案，须持本单位介绍信，未经领导批准，不能复印任何档案材料。
凡与本单位需借阅档案时，须经有关领导同意并下达通知由接洽人员按规定办理借阅手续。
八、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。
声像档案管理规定
一、归档范围
1、本单位大型会议声像主要材料：
照片、录像、录音带。
2、上级领导检查工作及作指示、讲话的声像材料。
3、必要的技术会议，有重大意义的活动照片、录像带。
4、反映单位重大检查、验收活动的录像带。
5、与其他载体档案有密切联系的，以及其他有保存价值的照片、录像带。
二、归档的基本要求
1、底片、照片说明要齐全，字迹工整。
2、底片与照片和影像要相符。
3、文字说明的成分主要包括事由、时间、地点人物、背景、摄像等六要素要填写齐全。
三、保管和利用
1、声像档案是特殊的载体材料，要比其他档案更应注意保管，要保存在温度14-24℃，相对湿度40-60%的库房内，为了避免磁带磁化，要使用防磁柜，长期保存的磁带，每季度要倒放一次。
2、珍贵的照片、录像带、录音带要复印一套备用。
底片要注意防潮。
3、档案人员应做好声像档案保管和提供利用。
档案的鉴定、销毁
档案室应认真做好档案鉴定，即归档前对文件材料的鉴别保管期限划分和对已到期的档案存毁的鉴定。
一、先由档案人员进行初步鉴定后，由分管领导负责进行案卷的审阅，从而确定保管期限和存毁的意见。
二、鉴定应定期进行，原则上在本年度上半年一次，下半年一次。
三、档案通过鉴定，要求达到划分保管期限正确，如发现案卷中文件材料不齐不完整或其它缺陷时应及时补充修改。
四、经鉴定销毁的档案材料，必须经主管领导审定批准，并编制销毁注册备案。
五、经鉴定销毁档案材料必须送保密纸厂进行销毁，并有档案人员监销。
档案保密
一、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》，维护档案的机密和安全。
二、按规定办理借阅手续，未经许可，不得擅自外借、转借。
三、档案管理人员必须遵守以下保密守则：
1、不该说的秘密不说；
2、不在私人交往和通讯中泄露有关内容；
3、不将档案材料提供给无关人员阅看；
4、不私自录制、复印、拍摄、摘录、收藏档案。
四、档案人员调动时，必须办理档案移交手续。
档案管理检查制度
一、安全检查方式
1、定期检查：
每季度一次。
2、不定期检查：
根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题进行检查。
3、节假日检查：
针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安全意识淡化的问题，进行强化落实安全防范措施检查。
二、安全检查主要内容
1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。
2、各类防护装置是否完好。
3、档案
升级会员 