档案管理制度大全doc.docx

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档案管理办法（Q/21101-2003）

前言

 本标准是结合院2002年推行的技术经济责任制及2000版质量管理体系对我院1999版《档案工作管理办法》的修订。

本标准自2003年08月01日起实施，原1999版《档案工作管理办法》作废。

本标准由档案管理部门归口管理

本标准主要起草人：

胡波董福贵邴冬燕

本标准校审人：

陶莎

本标准批准人：

邴冬燕

1.目的和范围

为了进一步加强我院档案的收集、整理、移交、保管、利用、销毁管理工作，提高档案管理水平，有效地保护档案资源，促进我院档案信息资源的开发和利用，适应生产和管理的需要，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我院实际情况，特制定本办法。

本办法中所称的档案，是指过去和现在，我院在工程设计和各项管理工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的记录。

2.引用标准/文件

《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》DLGJ105—2000

《电力勘测设计科技档案分类编号办法》NDGJ86—96

《电力勘测设计科技档案案卷质量标准》DLGJ137—1997

《电力勘测设计文书档案管理规定》DLGJ143—1998

《电力工程勘测设计科技档案保管期限划分标准》DLGJ130-1997

《电力勘测设计技术成果转让规定》DLGJ100—1998

《工作标准汇编》（北京供电设计院企业标准）

《技术经济责任制文件汇编》Q/20110-2002（北京供电设计院企业标准）

《设计图纸管理办法》Q/20204.08-2000（北京供电设计院质量体系文件）

3.管理机构及职责

3.1管理机构

3.1.1档案管理部门是在主管院长领导下的档案管理职能部门。

3.1.2档案管理部门配备专职的档案管理人员。

3.1.3各科室设置兼职档案员，形成院档案管理网络。

详见《档案管理网络图》〔附录A（标准的附录）〕。

3.2职责

3.2.1档案管理部门

3.2.1.1遵守国家档案管理相关法律、法规，建立并执行档案管理制度。

3.2.1.2负责全院的科技、文书、会计、声像、设备、实物档案以及科技图书、资料、期刊、技术和管理标准的管理。

3.2.1.3负责对各科室的立卷、归档工作进行督促和技术指导。

3.2.2专职档案管理员

3.2.2.1档案管理部门主任

（1）负责组织制定档案管理制度，并组织贯彻执行；

（2）负责组织、协调全院各类档案管理工作；

（3）负责档案业务建设工作；

（4）负责组织各类文件材料归档质量验收、考核工作；

（5）负责档案的统计工作。

（6）负责档案的鉴定、销毁管理。

3.2.2.2原始科技文件材料整编员

（1）负责原始科技文件材料的验收、整编和原始档案保管、借阅管理；

（2）负责电子档案的刻录、保管、鉴定销毁和下载管理；

（3）对需要作废销毁的科技原始档案提出作废销毁申请。

3.2.2.3成品科技文件材料整编员

（1）负责成品科技文件材料的验收、整编、入库管理；

（2）负责电子科技文件材料的验收、整编、入库管理；

（3）对需要作废销毁的科技成品档案提出作废销毁申请。

3.2.2.4综合档案管理员

（1） 负责科研、文书、会计、设备、声像、实物档案的验收、整编、保管和借阅管理工作。

（2） 对需作废销毁的档案提出作废销毁申请。

（3）协助科技成品档案借阅管理员进行借阅和借阅档案催还管理工作。

3.2.2.5科技成品档案借阅管理员

（1）负责成品科技文件材料的保管和借阅管理。

（2）对需作废销毁的科技成品档案提出作废销毁申请。

3.2.2.6标准、科技图书管理员

（1）负责技术和管理标准的采购、整编、发放、保管、鉴定销毁管理。

（2）协助技术质保科进行技术、管理标准有效版本的控制。

（3）负责科技图书、资料和期刊的采购、整编、保管、借阅管理。

（4）负责地形图的整编、保管、借阅管理。

（5）对需作废销毁的档案提出作废销毁申请。

（6）协助科技文件成品材料整编员进行成品材料的整编管理。

3.2.3兼职档案管理员

（1）参加档案管理部门组织的培训和交流活动。

（2）协助本部门负责人组织档案管理制度培训，传达档案管理信息，代表本部门就档案归档和利用问题与档案管理人员进行沟通和协调。

（3）协助本部门负责人做好本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

（4）协助本部门负责人做好本部门原始科技文件材料归档的督促工作。

4.档案种类

我院的档案分为：

科技档案；文书档案；会计档案；设备档案；实物档案；声像档案；技术、管理标准；科技图书、资料、期刊八大类。

其中科技档案包含：

工程勘测设计项目、自身基建项目、科研项目、标准设计项目、业务建设、科学仪器文件材料六类。

5.文件材料的收集、整理及移交的归口管理

5.1院办公室是各类收发文件的归口管理部门，应按照《电力勘测设计文书档案管理规定DLGJ143—1998》及《文书文件材料立卷归档管理办法Q/21103-2003》的规定负责文件分类、整理、立卷、组卷和移交工作。

5.2科技文件材料的收集、整理、移交职责参照《科技文件材料立卷归档管理办法Q/21102—2003》执行。

5.3财务科负责按照《会计档案管理办法Q/21104-2003》进行会计档案的立卷、装订以及编制会计档案移交清册等归档工作。

5.4文件、文字材料（包括声像等多种载体）的产生部门或主办部门对各种文件、文字材料有收集、立卷、整理和移交的职责。

5.5设备采购部门负责设备档案的移交工作。

5.6实物收集部门负责实物档案的移交工作。

5.7对于工程设计或管理活动过程中使用的或送交有关人员检验的文字材料，使用或检验单位应及时送还设计专业室或主办部门，以便及时归档。

5.8无论从何种渠道接收到的、需我院处理的文件、文字材料，均应及时转交归口部门或办公室，任何人均无权对其长期积压和擅自处理。

5.9对于复印的文件材料或其它载体材料的复制件（拷贝），主办部门应将其原始件归档，其复印或复制件不属归档范围，可留存使用单位，但应按有关规定妥善保管。

对于无保存价值的材料，应按有关规定处理。

5.10文件材料的收集、整理及移交工作流程，详见《档案管理工作流程图》〔附录B（标准的附录）〕。

6.档案的整编

6.1整编人员在接收文件、文字等各门类载体材料后，应按照有关规定对接收材料的标识、质量和内容进行验收，逐项核对《文件材料移交清单》，并进行登记。

6.2整编人员按照《电力勘测设计科技档案案卷质量标准DLGJ137—1997》及《档案案卷质量标准Q/20613-2003》及时对接收的文件材料进行立卷分类、排列编号、组卷整理、编写案卷题名、装订等整编工作。

移交清单应保存备查。

6.3编整后的档案应及时入库，并编制检索卡、案卷目录、全引目录等以便于检索。

6.4文书档案的整编时间不超过半个月。

为了不影响档案的借阅，无特殊情况下，其余类别档案的整编时间不超过一个星期。

7.档案的保管

7.1档案管理人员应按照档案管理要求做好档案库房的管理工作。

妥善保管好入库的档案资料，保证帐物相符，便于查找。

7.2经营计划科和院出版公司应妥善保管好出版过程中的文件材料。

7.3档案借阅人员应保管好在用档案，保证不丢失、不损坏，不对借阅的档案进行划改和批注。

7.4个人或科室不得擅自销毁档案。

8.档案的利用

8.1档案利用是指对档案的阅览、复制和摘录。

8.2我院聘任的员工可以利用已开放的档案，员工的档案借阅权限参见《档案借阅制度Q/21111-2003》，未开放的档案按照相关管理制度进行借阅审批。

8.3对外开放的档案实行有偿服务，收费标准由院经营计划科确定。

8.4档案管理部门应在每年的3月前制定年度编研计划，档案管理人员应会同科技人员、专业人员对档案资料进行研究、整理、编研，出版有利用价值的档案编研材料。

8.5对于档案信息利用效果突出的情况档案管理人员应及时填写《档案信息利用效果登记表》〔附录C（标准的附录）〕经设总或主任（科长）签署，以便统计档案利用效果。

8.6员工和档案管理人员不得拷贝、转借和出卖院档案资料。

不得将档案的复制件进行对外交换、转让和出卖。

9.科技档案的对外交流

9.1我院工程设计、科研成果，标准化设计、业务建设和科技情报资料一般均可提供对外交流。

9.2外单位来院索取科技档案必须持有正式介绍信，科研成果，业务建设和科技情报资料由技术质保科归口办理审批手续，工程设计、标准化设计由经营计划科归口办理审批手续。

9.3档案资料交流费用按照《电力勘测设计技术成果转让规定DLGJ100—1998》收取。

9.4不提供交流的档案

9.4.1技术专利、技术转让项目等有关图纸资料。

9.4.2在技术上尚未成熟，内容尚未完整的中间成品或正在投标过程中的有关工程档案资料。

9.4.3一般工程设计的原始文件材料、计算书等原始档案。

9.4.4重要的科研成果、单项工程设计或工程各阶段设计的完整档案。

9.4.5保密工程档案。

10.档案的鉴定和销毁

10.1院各种门类档案的鉴定销毁须在院档案鉴定小组的主持和组织下进行。

10.2应根据档案的实际情况，定期对现有档案的价值进行鉴别和判定，将库存中确无保存价值的档案及时清除销毁，以提高档案库房的利用率，保证档案的准确性和有效性，使档案能够更好地为设计生产服务。

10.3档案的鉴定和销毁应参照《档案鉴定销毁制度Q/21114-2003》执行。

11.归档责任考核

11.1科技文件原始材料的归档考核按院《科技文件材料立卷归档管理办法Q/21102-2003》和院《技术经济责任制文件汇编Q/20110-2002》执行。

11.2评审鉴定科研成果时，要验收鉴定科研项目档案材料的完整情况。

11.3在上报优秀科技成果奖和优秀工程设计、优秀标准化设计时，应由档案管理部门向技术质保科提供专题归档情况证明材料《工程设计、标准设计、科研项目文件材料归档情况》〔附录D（标准的附录）〕。

11.4在评选先进科室和先进个人时，应参照档案管理部门提供的《科室和个人年度归档情况》〔附录E（标准的附录）〕。

11.5对于在档案编研、档案现代化管理、档案的收集、整理、提供利用等方面做出显著成绩的员工和部门可根据情况给予奖励

11.6每年对于档案兼职管理员应视完成工作成效给予奖励。

11.7对下列行为之一者，将根据情节轻重对直接责任者给予处罚。

11.7.1丢失或者擅自销毁档案管理部门保存的档案。

11.7.2将生产、管理活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝向档案管理部门移交文件材料。

11.7.3擅自对外提供、抄录、公布档案管理部门保存的档案和保密档案。

11.7.4涂改、伪造档案。

11.7.5档案工作人员玩忽职守，造成档案存放混乱、档案丢失和损失。

11.8对逾期不归或丢失档案的处罚

11.8.1对借阅的档案到期不续借或不归还的情况，将以本/卷册为单位按每延迟一天0.5元的标准处罚。

11.8.2对于丢失或破损档案的情况，将按照每张2元的标准处罚。

11.8.3对于遗失的图书、资料按原价赔偿；对于领用和借阅的技术、管理标准、重要的孤本资料和价格较高且不易购置的图书资料按原价的两倍赔偿。

12.附录

附录A（标准的附录）《档案管理网络图》

附录B（标准的附录）《档案管理工作流程图》

附录C（标准的附录）《档案信息利用效果登记表》

附录D（标准的附录）《工程设计、标准设计、科研项目文件材料归档情况》

附录E（标准的附录）《科室和个人年度归档情况》

科技档案管理办法（Q/21102-2003）

本标准是根据《电力勘测设计科技档案案卷质量标准DLGJ70-1999》及我院质量体系文件《设计过程控制程序Q/20204-2000》、《服务过程控制程序Q/20205-2000》等标准制定。

本标准是对我院1999版《科技文件立卷归档管理办法Q/21102-2000A/0》的修订。

本标准自2003年08月01日起实施，原1999版《科技文件立卷归档管理办法》作废。

本标准由档案管理部门归口管理。

1.目的和范围

本标准对工程设计过程中形成的科技文件材料的归档方法和要求作出了具体的规定。

目的是通过加强对科技文件材料的管理，提高我院科技档案的管理水平，充分发挥科技档案在工程设计过程中的作用，提高工程设计的质量和效率。

本标准规定了在工程勘测设计、科标业、自身基建等项目的各个设计阶段中形成的具有保存价值的图纸、文字材料、计算材料等科技文件材料的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、鉴定的管理。

2.引用标准/文件

《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》DLGJ105-2000

《电力勘测设计科技档案分类编号办法》DLGJ86-96

《电力勘测设计科技档案案卷质量标准》DLGJ70-1999

《电力工程勘测设计图纸管理办法》DLGJ28-94

《技术经济责任制文件汇编》Q/20110-2002（北京供电设计院企业标准）

《设计图纸管理办法》Q/20204.08-2000（北京供电设计院质量体系文件）

3.职责

档案管理部门负责科技文件材料的归口工作，各专业室、经营计划科、工程科、技术质保科、以及工程项目设总、专业主设人、设计人和工地代表、科标业项目负责人负责执行管理办法中规定的有关职责。

4.收集与整理范围

在工程勘测设计、科标业和自身基建过程中产生的具有保存价值的科技文件材料，其范围如下：

4.1工程勘测设计项目科技文件材料

4.1.1成品材料

工程招、投标文件及附图、各阶段勘测设计图纸、说明书、设备材料清册、概预算书、工程总结、报告等。

4.1.2原始文件材料

4.1.2.1工程设计依据性文件

4.1.2.2工程设计基础材料

4.1.2.3设计来往文件、质量记录

4.1.2.4技术接口资料

4.1.2.5计算书

4.1.2.6结合工程设计进行的科研试验材料

4.1.2.7施工过程中形成的材料

4.1.2.8其它材料

工程设计原始科技文件材料的详细分类见《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》〔DLGJ105-2000〕、归档内容及责任分工见《各专业应归档原始文件材料明细表》〔附录E（提示的附录）〕

4.2自身基建项目科技文件材料

4.2.1成品材料

招、投标书、各阶段勘测设计图纸及文字说明、设备器材清册、概预算书、工程总结、报告等。

4.2.2原始文件材料

a.基建项目立项、用地等审批文件

b.设计、施工任务书；招标、中标文件

c.各种合同、协议、证书、执照

d.地质勘探资料

e.质量记录（包括图纸会审记录、修改通知单等）

f.工程质量事故处理记录、洽商记录及来往文件、会议记录

g.设备、材料试验记录和产品质量合格证

h.施工检查、验收记录、质量评定记录、工程决算和竣工验收文件

4.3科研项目科技文件材料

4.3.1成品材料

a.阶段成果报告（包括图纸）

b.专题总结

c.科研项目总结、研究报告、试验总结报告

d.科学试验过程中形成的图纸、文字说明及录音、录象等材料

4.3.2原始文件材料

a.任务书、可行性研究报告、调研材料

b.项目审批文件

c.科研项目合同、各种协议

d.项目进行过程中来往文件、会议纪要

e.项目相关单位提供的技术资料

f.实验、分析、测试的原始记录和数据

g.计算材料

h.科研成果评审、鉴定材料

i.科研成果评奖及获奖材料

j.成果应用及推广材料

4.4标准设计项目科技文件材料

4.4.1成品材料

标准设计图纸、说明书、规范书等

4.4.2原始文件材料

任务书、技术鉴定审批文件、调研材料、来往函电、质量记录、技术接口资料、计算书等

4.5业务建设科技文件材料

专业技术会议材料、专题（或综合）报告、业务总结、设计手册、索引、图集、专业论文、技术信息汇编、编译资料、计算程序等。

4.6科学仪器设备科技文件材料

科学仪器设备订货合同；仪器设备说明书、设备原理图、结构图、操作使用规程；仪器设备调试记录、大修记录等。

5.立卷归档

5.1职责

5.1.1成品科技文件材料

5.1.1.1如是本单位设计的成品，由经营计划科负责对成品底图进行检查验收，并填写《出版前硫酸图纸验收表》〔附录C（标准的附录）〕，此表于每月10日移交档案整编人员，以便对归档质量进行考核。

验收合格后交出版公司出版。

由本院出版公司出版的成品由出版公司直接归档。

如果外委出版，由经营计划科负责归档。

外委设计的成品由项目设总负责归档。

5.1.1.2科研项目负责人负责项目成品材料的归档。

5.1.1.3档案人员负责科技文件成品材料的接收、整编、保管和提供利用工作。

5.1.2原始科技文件材料

5.1.2.1专业主设人及工地代表负责本卷册所形成的科技文件材料的收集、整理和预立卷工作。

5.1.2.2专业主设人负责本专业原始科技文件材料预立卷的督促、检查和归档。

5.1.2.3设总负责项目依据性文件的归档，并负责本项目各专业原始文件材料归档的督促与检查。

5.1.2.4设总或项目负责人负责外委项目依据性文件的归档，并负责本项目各专业原始文件材料的归档。

5.1.2.5科研项目负责人负责项目原始科技文件材料立卷归档。

5.1.2.6外委自身基建项目原始科技文件材料由基建管理部门和项目负责人负责立卷归档。

5.1.2.7工程项目合同和采购合同由经营计划科负责收集、整理及归档。

5.1.2.8档案人员负责原始科技文件材料的接收、整编、保管和提供利用工作。

负责原始科技文件材的验收和质量考核工作。

负责对勘测设计人员原始文件材料收集、整理、预立卷、归档工作进行督促和指导。

5.1.3业务建设科技文件材料由技术质保科和专业室主任指定相关人员立卷归档。

5.1.4科学仪器设备科技文件材料由采购部门负责归档。

5.2归档时间

5.2.1成品档案

5.2.1.1由我院出版公司印制出版的工程勘测设计、自身基建、标准设计成品在出版后两日内归档；外委出版或由外单位提供的成品，在接到成品后三日内归档。

5.2.1.2科研项目科技文件材料在项目验收后一个月内归档。

5.2.2原始文件材料

5.2.2.1工程勘测设计项目、标准设计、自身基建项目的原始科技文件材料应分阶段（可研、初步设计、施工图设计）、分专业在成品出版后两个月内归档。

施工阶段文件材料应在工程竣工后一个月内归档。

5.2.2.2科研项目的原始科技文件材料应在项目验收后一个月内归档。

5.2.2.3工程项目合同和采购合同于每年3月份前归档。

5.2.3业务建设科技文件材料在材料形成或收集后一个月内归档。

5.2.4科学仪器设备科技文件材料在开箱验收后一周内归档。

5.3预立卷、归档和组卷要求

5.3.1原始科技文件材料预立卷

5.3.1.1原始科技文件材料的收集、保存、整理和归档主要由设总、主设人、工地代表来完成。

设总、主设人、工地代表应注意在设计过程中积累和保管好原始文件材料，在工程设计阶段结束后及时对原始文件材料集中整理预立卷。

5.3.1.2立卷人应按照《各专业应归档原始文件材料明细表》〔附录E（提示的附录）〕规定的归档内容进行原始文件材料预立卷。

按照《电力勘测设计科技档案案卷质量标准DLGJ70-1999》中组卷、文件排列、书写材料、格式等要求进行系统整理，要将图纸类文件折叠为标准A4号纸幅面且留有装订线位置。

5.3.1.3立卷人应按照“项目设计计划”规定的互提资料内容组卷，互提资料单要签字齐全，不可有铅笔字迹，当有改动时应在改动处有提资人签字。

当提资内容为成品档案时，提资内容可不归档，归档人应在“互提资料单”上注明提资内容的图纸名称及编号。

互提资料由接收方负责归档。

5.3.1.4应使用院质量体系文件《产品标识和可追溯性管理规定》（Q/20204.07－2000）要求的计算书统一格式，计算书封面要填写完整、签字齐全，电算时应注明软件编号。

5.3.1.5归档材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，野外作业记录可使用铅笔书写。

5.3.1.6依据性文件材料应归档原件。

归档的材料（顾客提供的资料、与顾客来往函件等）应有标识，并与《文件材料移交清单》中名称一致。

5.3.1.7当一个文件涉及多个项目或专业时，此文件只归一份，其它项目或专业在归档时，应在《备考表》中注明此文件所在的位置。

5.3.2归档

5.3.2.1归档人应填写《文件材料移交清单》〔附录A（标准的附录）〕。

若归原始文件材料应在卷内《备考表》〔附录B（标准的附录）〕中简述该卷材料的内容，对按规定应该归档但实际没有归档的材料，归档人应在卷内《备考表》中注明未归档的原因。

卷内《备考表》应由设总审核签字。

5.3.2.2科研、标准化、典型设计等项目的原始文件材料原则上应一次归档，由于前后两个阶段相隔时间较远（超过一年）可分阶段归档。

明确下马的项目，应在明确后及时整理归档。

5.3.2.3与外单位合作项目的原始材料，应由主办单位保存完整的档案，协作单位应保存承担部分的档案。

与外单位合作项目档案由设总归档。

5.3.2.4保密项目应由经营计划科在设计任务单上注明“保密”。

重要项目的特殊工艺、招投标文件、询价书以及政治项目等需要保密的原始科技文件材料在归档时由设总在备考表中注明保密字样。

5.3.2.5技经专业成品修改时需整版替换，档案最终保存第一版和最终版（概算审定版）。

估算、概算、预算的成品标识用设计阶段代字加以区分，并按工程设计图纸编号办法进行编号。

5.3.2.6成品科技材料应归档两份，分正本、副本。

5.3.2.7工程成品修改后的归档

5.3.2.7.1设计人修改设计时，应修改电子图，将电子版的《设计（设备）变更通知单20204.10-R3-2000》随修改的电子版卷册目录及图纸一同压入电子图库，以保证电子档案的完整和准确。

纸介质《设计（设备）变更通知单》（20204.10-R3-2000）与修改成品图一同归档。

5.3.2.7.2对于无电子图的底图修改，修改的底图应与《底图调用、变更申请单》（参见《档案借阅制度》〔Q/21111-2003〕）一同归档案整编。

如果重新出版电子图，应归还调用的底图，由档案整编人员替换销毁。

5.3.3验收和组卷

5.3.3.1档案人员应严格按照《各专业应归档原始文件材料明细表》〔附录E（提示的附录）〕规定的内容对原始文件材料进行逐项验收，发现材料不全或不符合规定要求时，档案人员应进行指导，并提出整改要求，归档人应按要求整理和补充材料。

5.3.3.2档案人员对原始文件材料验收后填写《原始文件材料验收表》〔附录E（标准的附录）〕，并于每月10日将《原始文件材料验收表》移交经营计划科，经营计划科据此发放归档奖。

5.3.3.3档案人员对已接收的科技文件材料，应在一周内整编入库，以不影响档案利用。

5.3.3.4对于与工程项目有关的文书档案（如任务书），应将原件归入项目的原始档案，以便日后查考利用。

但对工程合同类文件材料和概预算批复文件采取单独组卷的方法，以便在经营工作中利用。

6.整编和保管

6.1成品科技档案整编和保管

6.1.1为了保证档案的正确和真实性，成品档案整编员应严格把关，对于工程编号、图名等错误应及时与经营计划科和设计人沟通，进行修改。

6.1.2底图的整编

6.1.2.1验收归档的底图，