高新家园物业部岗位职责.docx

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高新家园物业部岗位职责

总经办

1、总物业经理

职位：

总物业经理

报告上级：

发展商/业主委员会

工作概要：

全权负责物业公司的日常事物，负责与发展商/业主委员会

协调工作，并执行公司之决策。

主要职责：

1.全权管理物业公司各级员工；

2.审批物业公司运作支销；

3.安排各部门负责人监察员工之工作表现；

4.负责组织管理公司的各项规章制度、操作规程等，并监督具体实施；

5.负责编制物业公司人员框架及工资标准，报经发展商/业主委员会批准后,负责具体实施；

6.处理物业运作之整体行政工作,诸如审批各部门负责人之工作报告；

7.检查物业之保安、清洁、维修程序，并制定建议,由业主代表审核后,进行适当之调整；

8.督导承包商的服务质量,如有差异时,按事件之性质采取行动纳回轨道；

9.定期组织工作会议,检查工作表现；

10.定期友善探访住户及有关部门,建立沟通对话渠道；

11.策划教育用户,按需要举办活动以提高用户知觉性及合作态度；

12.定期举办应急演习,使物业员工能经常保持最佳状态及熟悉应急之程序,而用

户方面也对管理工作有进一步认识,从而建立互让及合作精神；

13.主持制定物业管理公司争创全市优秀物业管理及ISO9002认证的计划,并付诸

实施；

14.定期向发展商/业主委员会呈报物业管理工作报告；

15.定期与发展商/业主委员会代表举行会议检查及报告物业运作进度。

2、副总物业经理

职位：

副总物业经理

直属主管：

总物业经理

工作概要：

协助总物业经理处理物业管理公司的各项事务。

主要职责：

1、协助总物业经理处理日常事物；

2、负责对分管的物业工程、保安、行政等方面的工作进行监督、检查；

3、协调物业管理各项工作，并负责直接培训各级员工；

4、定期与各级员工开会检讨管理进度及跟进各项服务；

5、对管理公司的各项工作，包括客户关系、保洁、保安及设备运行，维修保养等做出定期考评，并提交报告及建议与总物业经理做检讨；

6、参与讲座制定公司的各项规章制度，及负责节日与政府部门的联谊活动；

7、总物业经理指派的其它工作。

物业管理部

1、物业部经理：

职位：

物业部经理

直属主管：

总物业经理

工作概要：

在总物业经理的直接领导下，负责物业部工作，包括处理客户事务；物业内的清洁工作；编排及督促属下员工之工作；定期做出计划安排、工作总结。

主要职责：

1、执行总物业经理之工作指示；

2、安排督导辖下各员工之日常工作；

3、负责客户事务，指导所属员工解答客户咨询，帮助客户解决疑难，处理客户投诉并跟进至事件圆满解决；

4、巡视检查物业内各项设施和综合环境，以确保：

—任何时间内清洁状况令人满意，且无重大虫鼠危害

—园艺盆栽摆设完好；

—各项设施正常完好；

5、组织本部门专业管理人员参加物业的接管验收；

6、负责用户二次装修的管理；

7、负责组织、建立和管理住户档案；

8、无论物业发生任何事件，第一时间到现场，协助总物业经理进行处理；

9、撰写对政府有关部门及客户的通知、书信及其它文件，并呈交总物业经

理审批签发；

10、负责本部门对外联络工作，组织及安排接待、参观、节日庆典等公关活

动。

11、熟悉防火设施，紧急出口的位置及所有紧急情况处理的步骤；

12、主持其部门的每周工作会议，检讨工作表现，并报告总物业经理；

13、每周做部门工作报告呈交总物业经理；

14、每月做部门财务预算和部门工作报告呈交总物业经理；

15、保持友善的态度，协调本部门和其它部门的工作关系；

16、总物业经理指派的其它工作。

2、接待员

职位：

接待员

直属主管：

物业经理

工作概要：

接待住户的投诉、办理住户入住手续及二次装修的管理工作，帮助住户解决疑难，提供优质服务。

主要职责：

1、接听电话并做好记录；

2、收发文件、邮件及内传；

3、熟悉物业公司为住户提供的各项服务及收费标准，及时处理解决住户提出的

各类要求及投诉；

4、办理住户入住手续，制作装修人员出入证；

5、处理和联系物业部经理、物业助理和住户之间的问题，保证信息及时传达；

做好住户提供的各类资料的档案管理工作；

6、负责通知住户物业公司的各项通知、通告；

7、负责每项住户投诉的处理情况的跟进工作；

8、负责管理住户档案资料等；

9、完成物业部经理交付的其他工作。

3.物业助理

职位：

物业助理

直属主管：

物业部经理

工作概要：

负责接受客户投诉，协调及跟进各相关部门及时处理客户投诉，帮助

客户解决疑难，提供优质服务，保证客户服务能达到最高水准。

主要职责：

1、负责住户二次装修的管理

2、整理本部门的员工记录，编制本部门各类报告及会议纪要；

3、负责管理所有物业客户的资料及本部门其它文件档案；

4、负责本部门物料工具、仓库的日常管理及收发；

5、协助本部门经理处理当值表，并及时向行政人事部门报告本部门员工的考勤记录；

6、熟悉使用本部门的各种表格；

7、负责编制其所管理范围内员工轮值表及工作程序，并报物业部经理审批；

8、定时巡查物业内公共区域及公共设施，如有任何损耗，立即与其它部门

联系以补不足；

9、负责管理客户档案资料等；

10、当值期间在物业部经理的直接指导下，负责接待各类投诉，处理客户关

系，解答客户疑问，帮助客户解决困难；

11、第一时间处理客户投诉，做好解释工作，处理及跟进，并解决各种纠纷。

收集客户意见，及时反馈给公司领导，以便改进公司工作。

12、负责协调管理公司内其它各部门的工作，对客户的投诉做出及时的处理，并跟进至事件圆满解决；

13、如实做好每日值班日志及物别事件处理报告，呈交物业部经理；

14、执行公司制定之各项工作程序，并根据实际情况提出改进意见；

15、全权处理职权范围内的各种事项，如遇重大事件或其它超越职权范围的

事宜，必须及时通知上级主管；

16、生紧急事件时，协助物业部经理/总物业经理妥善处理客户关系；

17、上级指派的其它工作。

4．保洁员

职位：

保洁员

直属主管：

物业助理

工作概要：

负责物业的保洁工作，保证任何时间内清洁状况令人满意，园艺盆栽摆设良好。

主要职责：

1、负责物业的保洁工作，保证任何时间内清洁状况令人满意，园艺盆栽摆

设良好；

2、根据部门经理的指派，及时处理有关物业的保洁问题；

3、检查保洁系统上的记录是否正常，如有疑点，立即跟进调查，并采取适

当行动修正；

4、确保按编排时间当值；

5、遵守物业公司的规章制度；

6、仪容和仪表要符合公司要求；

7、积极配合上级所提出的要求或问题是否已解决或正在处理；

8、了解用户或上级所提出的问题或投诉，然后向物业部经理报告；

9、及时将每日工作报告呈交上级主管；

10、上级经理指派的其它清洁任务或特别任务。

5、园艺工

职位：

园艺工

直属主管：

物业助理

工作概要：

负责物业的园艺工作，保证任何时间内园艺盆栽摆设良好。

主要职责：

1、负责物业的园艺工作，保证任何时间内园艺盆栽摆设整齐，生长良好；

2、根据物业经理的指派，及时处理有关园艺问题；

3、确保按编排时间当值；

4、遵守物业公司的规章制度；

5、仪容和仪表要符合公司要求；

6、积极配合上级所提出的要求或问题是否已解决或正在处理；

7、了解用户或上级所提出的问题或投诉，然后向物业部经理报告；

8、及时将每日工作报告呈交上级主管；

9、上级经理指派的其它园艺任务或特别任务。

保安部

1、保安部经理

职位：

保安部经理

报告：

总物业经理

工作概要：

负责物业的安全防范及消防工作，处理各种紧急事件。

主要职责：

1、在总物业经理的领导下，主持保安部的日常工作，组织布置、协调保安部各专业的工作，保障物业住户、员工的生命及财产安全；

2、根据安全保卫工作的方针、政策和有关法律、法令，制定各项安全消防管理规章制度。

督促检查公司各部门及物业各住户，执行防火安全防火制度和落实预放措施情况；

3、根据以“预防为主”的工作方针，对物业住户及员工进行防火、防盗、防治安灾害事故及保密和法制教育。

定期举行消防培训课程和消防演习；

4、负责对消防部门、公安部门和交通管理局的联系工作。

办理涉外手续，消防管理隶属、内保隶属关系及停车场运作，物业外围交通标志等的审批手续；

5、负责物业停车场管理和保安工作；

6、负责定期防火安全检查和每日巡查，掌握情况，做到：

“六知一建立”，即：

一知建筑、交通、水源、灭火设备；二知物业内各住户经营、存储性质；三知重点、要害部位；四知义务消防组织；五知防火规章制度；六知灭火准备情况；建立防火档案；

7、对防火重点单位要严密管理，做到“四有”（有防火负责人，有防火安全制度，有义务消防组织，有灭火设施器材）；

8、负责物业消防器材设施的配置管理，对所有消防设备的动作和维护情况执行监督管理。

对消防器材进行定期检查，使其经常保持完好有效；

9、当发生火灾意外或其它紧急情况时，第一时间赶到现场协助公司领导组织救灾和善后处理；

11、负责编制确定物业各固定保安岗位，巡逻时间表和路线图，安排保安员24小时巡视物业。

编排持消防上岗证的保安员24小时在消防保安中心值班；

12、做好重要事件和大型活动的警卫布置；

13、主持其部门的每周工作会议，检讨工作表现，并报告总物业经理；

14、每周做部门工作报告呈交总物业经理；

15、每月做部门财务预算和部门工作报告呈交总物业经理；

16、总物业经理指派的其它工作。

2、保安部领班

职位：

保安部领班

报告：

保安部经理

工作概要：

协助及贯彻各项安全保卫制度，确保物业安全。

主要职责：

1、执行部门经理指令，负责当日本班各岗位安排，准确记录发生的任何事件。

对特殊事件应认真填写有关报告；

2、严格按规定准时上岗到位，与上一班班长按规定程序、标准进行交接班；

3、检查本班次保安员的着装与仪表、仪容是否符合标准，有权对不符合规定的限时调整。

4、传达上级指令，分配布置各岗位人员及换岗时间，按时进入岗位工作；

5、随时检查监督各岗位工作情况，保证各岗位按标准程序进行工作，对违反规定的保安员提出具体处理意见，并及时向部门经理汇报；

6、在执勤中留意各种保安及消防安全隐患，发现异常情况，及时采取有效措施并向上级主管报告；

7、主持召开当日班前班会和岗后总结；

8、下班前详尽整理当日值班报告，并做好记录；

9、了解掌握全班人员的思想状况，并协助主管做好本班员工的思想工作；

协助保安部经理做好物业内部的安全保卫及消防工作；

10、熟悉和掌握物业内各部门、区域及各要害部门及易发案部位的人、财、物

的基本情况。

根据物业实际情况制定和落实安全防范措施；

11、巡视物业，确保物业的保安巡逻工作正常进行。

检查所辖保安工作情况，

并及时向上级报告。

12、对所负责的保安工作进行严格督导，保证其操作正常；

13、确保所辖员工按编排时间当值，如遇事假或病假要求时，安排调动其它

员工补缺。

14、协助物业部值班经理处理执勤期间发生的有关安全保卫问题；

15、对轮值表、巡逻路线提出改善建议；

16、配合公安机关和国家安全机关认真做好查控工作。

负责调查物业内发生

的保安事件，勘察现场、调查取证、追缴赃物等；

17、密切与公安机关的联系，建立良好的合作关系。

协助公安机关开展工作，

求得信任和理解；

18、制定保安培训、工作计划，不断提高所辖保安员的素质，增强其在工作

中的责任心、业务水平和法制、纪律观念；

19、上级指派的其它工作。

3.保安消防中心监控员

职位：

保安消防中心监控员

报告：

保安领班

工作概要：

监控物业各系统，特别是消防、车场监视系统，及商业网点的运行状况，确保出现异常情况时能及时处理。

主要职责：

1、值班人员要坚守岗位，密切注视监视屏及各类控制柜的运行状态；

2、负责物业范围内的保安监控，并进行录像。

当从闭路电视上发现可疑情况或各类违法犯罪活动时，应立即通知当值班长前往调查处理；

3、负责消防监控。

在紧急情况下，根据工作程序启动各种消防设备，使之正常工作；

4、负责本责任区内消防设施、设备的保养；

5、按上级要求负责上报消防、保安设施运行状况的各种数据和报表；

6、负责保障物业消防保安指挥系统的畅通；

7、负责责任区域内的清洁卫生工作；

8、负责紧急情况下利用公众广播系统引导/疏散物业内人员；

9、当值人员必须准确、真实、清晰填写值班记录；

10、听从上级的工作安排。

4.保安员

职位：

保安员

报告：

保安领班

工作概要：

执行公司有关保安消防工作的制度、命令，保证物业的安全。

主要职责：

1、保持高度警惕，注意和制止可疑人员进入物业园区及防止各类案件的发生；

2、根据指示驻守岗位和承担巡逻任务，维持正常秩序，保证物业的经营与优质服务，阻止一切有碍物业秩序的滋扰。

巡逻时要盘查混入楼层及公共区域的可疑人物，根据工作指引处理临时发现的一切不安全事故；

3、对物业公共区域，特别是不经常有人活动的隐蔽区域或死角地方，要加大巡逻密度，如：

楼间隐蔽处等部位，确定无人藏匿，以保证不发生破坏性事件；

4、注意发现巡逻区域内的治安、消防隐患，检查各类设施和器材是否处于良好状态，发现问题及时采取有效措施，并通知有关部门及时修复；

5、发现可疑情况时应尽量避免使用武力，有需要可召唤其它执勤人员支援；

6、熟悉发生紧急情况时的处理步骤；

7、在任何情况下不能擅自离开岗位，如下班时接班同事未能准时到达，通知领班代为安排接班；

8、上级指派的其它工作。

财务部

1、财务部主管/会计

职位：

财务部主管/会计

直属主管：

总物业经理

工作概要：

负责管理公司的经济核算、资产计算、财务公关，制定财务预算，严格控制费用，协助总物业经理做好物业管理公司的财务管理工作。

主要职责：

1、执行“宇同物业管理公司财务管理办法”；

2、执行财务预算的各项规定；

3、建立健全各项财务管理制度，不断完善和监督财务管理制度的贯彻执行；

4、具体负责管理公司的经济核算工作，按照管理需要建立财务管理体系；

5、遵守国家有关的财务制度、税务局的要求规范等有关财务法律法规；

6、跟进物业管理公司各项费用的追讨工作；

7、根据管理公司的实际运转情况，按月按季按年编制和呈报财务报表。

及时向总物业经理反映管理公司的财产及资金运作情况，提供财务信息；

8、协调银行与政府部门的合作关系；

9、审理各部门财务预算，向总物业经理提交建议，协调好管理公司各部门的合作关系；

10、严格控制费用开支，认真执行费用报销制度，本着勤俭节约的精神监督审批各部门的采购及费用开支情况；

11、统筹安排固定资产管理及其他财产的使用保管，注意发现和解决财产管理中存在的问题，确保财产物资的合理使用和安全管理；

12、负责做好资金管理运转工作，控制银行余额在合理水平上；

13、保护公司商业机密，确保公司财务资料不向无关人员泄露；

14、每月做部门财务预算及工作报告呈交总物业经理；

15、总物业经理指派的其它工作。

2、出纳

职位：

出纳员

报告：

财务部主管

工作概要：

负责管理公司现金结算及银行结算工作。

主要职责：

1、严格按照国家有关现金管理和结算制度，认真办理款项收付业务，根据审核无误的付款凭证支付款项，如不符合有关规定，出纳员有责任不予办理；

2、认真做好现金报销工作，在规定的报销时间内不能无故不报销或让报销人长久等待不作答复；填制报销凭条，经常清点备用金，每日下班前要把报销单据汇总；

3、每日逐笔登记现金日记帐，做到帐证相符，每日结出当日余额，并与库存现金核对，保证现金的准确无误，做到帐实相符；

4、每日所收支票必须做好登记工作，并及时送交银行，如支票退回，要及时与收款人和付款人取得联系，尽早收回，换取支票再存银行；

5、负责银行帐户的管理，按规定与银行办理各项结算，不准出租、出借银行帐户；

6、完成现金报销部分费用的汇总，出据费用明细表；

7、完成现金报销及支票的印鉴签字工作；

8、在主管监督下，盘点备用金，并按财务核算手续及时补充备用金，以保证管理公司现金正常运转；

9、掌握并保管好公司财务印鉴。

按规定使用财务印章，超出使用范围，要经总物业经理批准；

10、上级指派的其它工作。

工程部

参照工程部各岗位责任制（在tary中）