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文书学笔记
文书学笔记
第一部分基础篇
第一章绪论
第一节文书学的研究对象
1、文书：
是人们在社会实践活动中为处理各种事情的需要，以文字的方式，在特定载体上形成的具有一定效用的信息记录。
2、文书的形成条件：
（１）文字的形成是文书产生的必要条件
（２）社会组织的形成是文书产生的充分条件
3、文书、公文、文件之间的关系
联系：
（1）文书、公文、和文件三者在内涵上没有本质的区别，都是人类社会实践活动中为处理某种事物的需要而直接形成的信息记录。
。
（2）公文概念的提出哦主要是为了去区分于私人文书。
公文是文书的主流，是文书学研究的主要内容
（3）三者在外延上有一定的区分，按从大到小的顺序排列应该是：
广义文件＞文书＞公文＞狭义文件。
此外，文书、公文、文件的概念的形成还源于历史和习惯两个因素，造成文书和文件存在着一些细小的差别：
文书处理特质一种信息记录外，还可以指从事此项工作的人，如军队中沿用这个职位称为。
而文件不具备这种含义。
4、文书的特点：
（１）文书的记录性：
是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的
（２）文书的传递性：
是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的
5、文书的作用：
是指文书作为一种信息记录，在人类社会实践活动中独立承担的功能。
（１）传播信息作用
（２）凭证依据作用
6.文书与文书工作的演化历史：
（1）古代历朝文书和文书工作演化发展的历史
1.初创期——先秦
2.确定期——秦汉
3.文书的发展期——魏晋南北朝
4.成熟期——隋唐
A.文书工作与档案工作开始相分离。
例如，唐代始创专门的档案库—甲库
B文书机构的设置。
例如，隋设置中书、门下、尚书三省。
中书出令—门下审议—尚书执行。
5.进一步发展期——宋元明清
A.文书工作与档案工作的全面分离。
例如，北宋崇宁年间，尚书省设立专门化的档案房—架阁库。
B.明确提出一文一事制度
C．赋予贴黄制度的新含义：
唐代贴黄—是一种公文纠错更改制度，
宋代—是指臣子在上呈皇帝的札子、奏状写完后意犹未尽，需要补充或说明事，以黄纸附言，贴于正文之后，称为贴黄。
D.形成引黄制度——有摘引之意，有利于提高公文处理效率。
E.健全公文的保密制度：
宋代创造了实封制度
F.元代制定了严格的文书工作官吏选拔制度
G.首创照刷、磨勘制度：
这是一种监督检查公文处理过程的方法，为元代首创。
H.完善公文的传递制度。
（二）文书工作演化发展的规律
（１）文书制成材料的改进：
是文书信息内容的记述载体和物质承担者。
（２）文书的种类、用途和制度的变迁：
集中反映在文书的名称、格式以及传递方向。
7、现代文书工作的变革与发展的时期：
（１）中华民国时期的文书工作变革
Ａ、颁布和修订了公文程式条例
Ｂ、对文书工作进行改革
（２）新中国文书工作的发展
Ａ、完善文书管理制度
Ｂ、组建文书工作体系
Ｃ、研究文书工作规律
第二节文书学的产生和发展
一、文书学的形成
1.文书学的酝酿阶段：
自文书及文书工作的形成到20世纪初，体现三个方面：
（1）汇集文书的资料
（2）研究文书的撰制
（3）制定文书工作规则
2.文书学的形成阶段：
从20世纪初至40年代末
3.文书学的发展阶段：
从20世纪50年代开始主要标志：
（１）设立专门的文书学研究机构
（２）出版大量的文书学学术专著
二、文书学的体系及特征
（1）文书学的学科体系
1.文书工作发展史
2.古文书学
3.机关文书处理
4.专门文书处理
（2）、文书学的基本特征：
1.应用性与理论性的统一
2.综合性与独立性的统一
第三节文书学的学习及研究方法
一、学习文书学的意义：
（１）有利于继承优秀的文化遗产
（２）有利于总结管理活动的经验
（３）有利于提高公务人员的技能
二、文书学研究的具体方法：
1.比较研究法2.案例研究法3.模拟法
第二章公文文书学
第一节公文文书的特点与功能
公务文书：
简称公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录
一、公务文书的特点：
（１）由法定作者制发：
所谓法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的国家机构与其他社会组织或其法定代表人。
法定作者主要包括：
国家机关、企事业单位、人民团体及其负责人。
（２）具有法定权威和现实执行效用
公文现行效用又称现实执行效用或时效，是其法定权威性的作用形式，是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能
（４）具有规范的体式：
体式是文体与格式的总称。
（５）具有特定的处理程序
上述公文特点之间的关系可以归纳如下
——法定权威和现行效用是公文最本质的特点
——法定作者是公文具有法定权威和现行效用的前提
——规范体式是公文具有法定权威和现行效用的象征
——特定处理程序是公文具有法定权威和现行效用的保障
5、公文不同于图书、情报、档案等其他文献形式的主要特征：
公文的特点，是公文区别其他文书，乃至图书、情报、档案等其他文献形式的基本属性
公文的具体特点如题２。
6、公文的基本功能：
（１）公文是公务管理的工具
（２）公文是社会沟通的手段
公文的最大优势：
在于突破了管理活动的领域、层次和时间的限制，有效记录、传递和存储具有权威性、凭证性的公务信息。
这也是公文的基本功能。
7、公文的具体作用：
（1）行为规范作用
（2）书面领导与指导作用
（3）联系与处理公务作用
（4）宣传教育作用
（5）凭证依据作用。
此为公文最突出最宝贵的作用
公文凭证依据作用的体现和价值（见P34）
第二节公务文书的效用
一、公文的行政效用与历史效用
1.公文的现行效用，又称现实执行效用或时效，是指公文直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并直接发挥实际效用。
具体来所，是指公文在一定的时间、空间、机构和人员范围内，对机构或个人行文产生的约束力、强制执行力和其他强制性影响。
2.公文的历史效用:
是指其对印证历史事实、反映历史发展过程的权威性影响，是其转化为档案的历史依据。
二、公文现行效用的范围界定P36-39
三、公文现行效用的等级划分
四、公文现行效用的生成条件
（一）公文生效的实质条件
（二）公文生效的形式条件
第三节公文文书的类别
一、按应用领域分类：
正式通用公文、内部通用公文、专用公文
正式通用公文：
即根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点。
内部通用公文：
简称内部公文，即在社会组织内部通用的公文，具有复杂性、内部性和灵活性的特点。
专门公文：
亦称专门文书，是某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的，具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书，使用范围具有极强的专门性和限制性。
二、物质载体分类
（1）按应用领域分类：
可分为正式通用公文，内部通用公文和专用公文
（2）按物质载体的角度分类：
纸质文书、感光介质文件、磁介质文件、电子文件
（3）按公文内容性质的角度分类：
1.规范类文书：
有各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为，具有普遍约束力的文件。
2.领导指导类文书：
由各级领导、指导机关及其领导人制发的用于颁布政令、部署工作、批复事项的文件。
如命令、规定、指示、批复等。
3.报请类文书：
由被领导、指导机关向有关上级机关汇报工作、反映情况、答复询问、提出建议、请求指示或批准时使用的文件。
如请示、报告等。
4.知照类文书：
面向社会或特定范围（各类社会组织之间在其内部范围内）为公布、通知有关事项、通报情况、联系工作、商洽事宜、交流信息而制发的文件。
如通告、公告、通知、通报、公函等。
5.契约类文书：
由双方或数方位实现一定目的、明确双方权利、责任、义务而签订的作为工作依据或法律凭证的文件。
如合同、协议书等。
6.会议文书：
指在会议活动中形成的和使用的文书材料。
（4）按公文涉密程度分类：
1.绝密级文书：
涉及党和国家最核心的机密的文书，一旦泄露，会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害
2.机密级文书：
涉及党和国家重要机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害
3.秘密级文书：
涉及党和国家一般机密的文书，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害
4.内部文书：
限于党和国家机关内部或专业系统范围内使用的文书，内容虽不涉密但不宜或不必对社会公开
5.限国内公开的文书：
内容虽不涉密，但不宜向国外公布而仅在国内公布的文书
6.对外公开的文件：
又称公开性文件，指内容不涉及任何秘密，可直接对国外公开发布的文件。
（5）从公文办理时限分类：
特急件：
内容至关重要且特别紧急，必须在最短时间内以最快的速度优先传递、处理的文件。
急件：
内容重要且紧急，要求打破工作常规迅速传递、处理或在规定的时限内输完毕的文书。
平件：
无保密和时限方面的特殊要求，按工作常规传递、处理的公文
（6）从行文方向分类：
上行文：
指下级组织向所属上级组织报送的公文
平行文：
同级机关或不相隶属的社会组织之间往来的公文
下行文：
指上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文
（7）从机关授受公文的角度分类：
发文：
本机关制发的公文
收文：
本机关收到的其他机关制发的公文
（8）按处理方式分离：
可以分为阅知件、阅办件
（9）从公文稿本的角度分类：
1.草稿：
又称草案、征求意见稿、送审稿、初稿，是公文撰拟过程中最初期的原始稿件，供讨论、修改、审批之用。
它不属于正式文件，不具备现实执行效用。
2.定稿：
又称原稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据。
草稿经领导人签发便成为定稿。
定稿反映了文件撰拟、审核、签发的全过程，具有重要的参考价值和凭证作用。
3.正本：
根据定稿缮印的、用于向外发出的正式文本。
正本有以下三种特殊形式：
其一为试行本：
指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发布的试行文本，在试行期内具有法定效力。
其二为暂行本：
指发文机关一时来不及制定供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，暂行期内，具有法定效力。
其三为修订本：
指对已发布生效的规范类文书，经实践检验重新予以修改补充后再行发布的文本）
4.副本：
指正本的复份或复制本，在形式上与正本完全或部分相同，供抄送、传阅、存档备查之用。
其中，用于与定稿一同立卷归档的文本又可称为存本。
5.不同文字的稿本
法律规范性文件：
即通常所称的“法”，是我国目前具有法律法规效力的文书的总称。
由宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章等层次组成。
行政规范性文件：
狭义的行政规范性文件是指除行政法规、政府规章外，国家行政机关为执行法律法规和规章，对社会实施管理，在其职权范围内依照法定程序制定、公开发布的具有普遍约束力、可反复适用的决定、命令和行政措施等行政文件。
党内法规和党内制度的区别:
党内制度的外延大于党内法规的外延
一是非成文制度不属于党内法规，而在党内制度中有些是“形成”的而不是“制定”的，并无成文的形式；
二是省和直辖市以下党组织尤其是基层党组织制定的规章制度因其约束范围较小，也不属于党内法规的范畴；
三是党内制度范畴中的体制、机制问题也不属于党内法规的范围。
电子文件的三要素：
（1）内容信息
（2）机构信息（3）背景信息
电子文件的主要种类：
（见P46）
9、文种选用规则的具体内容：
（1）根据发文目的选择文种
（2）根据行文关系选择文种
（3）根据发文权限选择文种
（4）根据国家的统一规定选择文种
16、正确选用文种的意义：
（1）正确地选择文种，有助于促进公文写作的规范化
（2）正确地选择文种，有助于使文件得到及时妥善的处理
（3）正确选择文种，有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性。
总之，文种选用是否得当有可能影响该文件的整个生命周期，影响相关的行政管理活动或业务活动的开展，因此，文种的选择不容忽视。
17、通用文种种类：
（一）规范类文书条例：
1.条例：
用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定。
2.规定：
用于对某一方面的工作作比较具体的规定。
3.办法：
用于对某项工作作具体的规定
（二）其他通用公文文种
1.命令：
用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2.决定：
适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.公告：
适用于向国内外宣布重要事项或法定事项
4.通告：
适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项
5.通知：
适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免人员。
6.通报：
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况
7.报告：
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问
8.请示：
用于向上级机关请求指示、批准
9.批复：
用于答复下级机关的请示事项
10.意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
11.函：
适用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
12．会议纪要：
适用于记载、传达会议精神和议定事项。
第三章文书工作概述
第一节文书工作的范畴、特性与作用
一、文书的工作范畴
（一）文书工作的概念
文书工作：
是围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称
（二）文书工作的基本内容：
撰制、传递、办理和处置、管理
1.文书的撰写：
包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印（签署）等环节
2.文书的传递：
包括接受登记、分装、投送及其渠道的选择等环节
3.文书的办理：
包括拟办、批办、承办、注办
4.文书的处置：
包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节
5.文书的管理：
包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。
二、文书工作的特性：
文书工作的特性，是文书工作区别于其他社会管理活动的显著标志。
政治性、技术性、服务性、时效性
文书工作的时效性：
是指文书工作的具体活动过程是有时间界限和要求的
三、文书工作的作用：
助手作用、纽带作用、积累作用
第二节文书工作要则
一、文书工作的基本原则
1、文书工作的基本原则：
是由党和国家统一规定的文书工作的准则。
文书工作的基本原则应贯穿于文书工作各个环节之中，用于指导文书工作的顺利开展。
2、文书工作的基本原则内容：
（1）准确原则：
是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线和基础。
（2）及时原则：
是对文书工作的效率要求，也是文书工作特性的具体体现。
（3）安全原则：
是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。
（4）精简原则：
就是便捷、高效。
文书工作要力行简便、讲求实效。
这种简便原则主要体现在三个方面：
发文少而精、处理文书要方便读者、文书管理要利于使用。
二、行文方向、行文关系与行文方式
（一）行文方向:
是指公文传递、发送的方向。
应根据机关之间的工作关系确立行文方向。
机关之间的关系是决定行文方向的基本要素，它取决于机关各自的组织系统归属和职权范围。
P74
（二）行文关系：
公文的行文关系是根据组织系统、公文法定作者的职权范围与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文单位之间的关系。
（三）行文方式：
指文件传递运行的方式。
P74
多级行文的必要条件：
为使公文尽快传递到若干级上级或下级机关，可采用多级行文的方式
1.用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机关根据各自的情况作补充规定的文件
2.用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高层次的机关同时了解情况，制定决策的文件
越级行文的必要条件：
（1）情况特殊紧急
（2）上级领导交办并指定越级上报的具体事项
（3）需直接询问、答复或联系具体事项
（4）虽多次请示直属上级机关但问题长期未予解决，或与直属上级有争议而该问题又急需解决
（5）揭发、检举、控告直属上级机关
三、行文规则
1.行为规则：
为确保公文运行的畅通无阻，国家有关部门专门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量，提高行文效率与效果的的有关规定；即各社会组织之间文件往来运行所必须遵循的统一规则。
2.行文规则的意义：
（1）有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷
（2）有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效运转
（3）有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文牍主义
3.行文规则的内容：
（1）根据机关之间的工作关系确立行文方向
（2）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文（行文方式：
指文件传递运行方式。
）
（3）正确选择主送机关与抄送机关P77
（4）坚持党政文件分开的原则
（5）联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协议一致
（6）严格控制公文数量，简化行文手续
第三节文书工作机构与组织形式
一、文书工作机关的类型
（一）中心机构：
指各级各类办公厅，它是社会组织内部文书工作的总枢纽
（二）专门机构：
指在社会组织内部专门从事文书工作的部门
（三）分支机构：
是整个社会组织全部文书工作的一个分支，主要是指社会组织内部的各个职能部门。
二、文书工作的组织形式
（一）确定文书工作组织形式的依据
1.社会组织的规模
2.社会组织内部机构所有的驻地情况
3.社会组织收发文书的数量
（二）文书工作的组织形式
1.集中式：
指一个社会组织的全部文书工作，除部分的撰拟与承办由有关职能部门承担外，其他文书工作的活动程序都集中于中心机构，即办公厅进行。
一般适用于中小型社会组织。
2.分散式：
指一个社会组织的文书工作，分别由其办公厅与各职能部门及其专兼职文书人员承担。
一般适用于大型社会组织。
3.复合式：
批在一个社会组织中同时采用集中与分散两种组织形式。
适用于大、中型社会组织。
确定文书工作组织形式的依据：
主要取决于中心机构能否直接控制各专门机构和分支机构文书工作的状况。
第四节文书工作人员
一、文书工作人员的层次（见P82）（见练习P71）
文书工作人员的层次，是指根据其在文书工作中的责任大小和工作的繁简难易以及所需能力的高低，划分的业务等级。
一般来讲，对于一个社会组织而言，文书工作人员和一划分为控制层、执行层和操作层。
（一）文书工作的控制层：
指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人。
（二）文书工作执行层：
指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人
（三）文书工作操作层：
指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员
二、文书工作人员的素质要求
（1）思想品德要求：
思想觉悟、职业道德
（2）知识能力要求：
系统的知识、全面的能力（观察分析能力、表达能力、操作能力）
（3）还必须具备健康的心理和体魄
目前，我国文书工作人员面临哪“三种转变”
（1）由技能型向谋略型的转变。
（2）由静态型向动态型的转变。
（3）由单一型向复合型转变。
23.文书工作人员的群体结构优化的具体内容及其必要性：
只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体的发展创造良好的人文环境。
（1）合理的技能结构
（2）互补的性格结构
（3）建立优化的文书工作人员群体结构，其实质在于开发潜能及合理搭配，它一般是沿着与文书人员的个体素质要求相反的方向发展：
即文书人员群体结构优化在于“用人所长”，而文书人员的个体素质要求在于“补人所缺”。
两者共同构成文书工作人员的整体特征。
第五节文书工作的标准化与现代化
一、文书标准化的含义
文书工作标准化：
指对文书工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动，通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳效能的活动过程
二、文书工作标准化的意义：
文书工作标准化是实现文书工作现代化的必由之路。
（1）可以简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，提高机关工作水平与工作绩效。
（2）是科学管理文书、提高文书质量的技术保证
（3）是实现办公自动化的必要条件
（4）有利于引进国内和国际先进标准，迅速提高我国的文书工作水平
（5）便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础
三、文书工作标准化特性的具体内容及其含义：
（1）管理性：
标志着标准化活动扩展到行政管理领域。
（2）广泛性：
指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多。
国际性是广泛性的另一突出体现。
（3）一定的强制性：
文书工作标准虽然主要是推荐性标准，但执行中不应各行其是
文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性：
同3
四、文书工作标准化的原理：
（1）简化原理：
指适当地精简文书的内容、格式、种类、发文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定在必要的范围之内。
主要包括：
简化文书格式、简化文种种类、简化文书处理程序
（2）统一原理：
指在一定时期、一定条件下，将文书与文书工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或限定在一定范围内的措施
主要包括：
统一概念、统一文书格式、统一文书数据元的名称及表达规则、统一文书管理制度、统一文书的载体材料及设备用具
（3）协调原理：
指在一定条件下，使文书工作的内外相差因素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体功能的最佳效果
文书工作中协调的范畴：
标准内部诸要素的协调、标准之间的协调、文书工作标准和文献工作等相关领域标准之间的协调
（4）优化原理：
指按照特定的目标，在一定条件下，以科学技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之达到最佳的效果
实施优化原理的程序：
确定目标、明确限制条件、分析和决策
五、文书工作现代化的含义
文书工作现代化：
指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作达到先进的科学技术水平。
六、文书工作现代化的动因
（1）外在动力——信息技术革命
（2）内在需求——提高文书工作效能
七、文书工作现代化相关要素是：
管理机制、技术设备和人员素质。
管理机制：
是文书工作的管理体制、方法、手段等构成要素及其功能与相互关系。
技术设备：
是实现文书工作现代化的“硬件”，科学的管理机制必须辅以现代化的技术手段与设备。
人员素质：
人员是文书工作的主体，高素质的专业人员队伍是文书工作现代化的“主力军”。
包括具有信息意识、效率意识、法律意识、参与意识及掌握多种技能关系。
在实现文书工作现代化的过程中，上述三方面要素相互制约、缺一不可
（1）没有科学的管理机制，就无法充分、有效地利用现代技术设备与人力资源
（2）没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段
（3）没有高素质的文书工作人员，就无从建立科学的管理机制，现代化的技术、设备也只能成为“摆设”这三个要素也是实现文书工作现代化的必要前提条件，解决得好，必定加速文书工作现代化的进程反之，则会成为阻碍文书工作现代化的制约因素。
同时，这三个方面也是衡量文书工作是否进入现代化轨道的根本标志。
八、文书工作现代化的基本模式
文书工作现代化这场变革当中，传统文书工作的管理方法与技术、手段中的精华将得以延续并发扬光大；面对新的社会需求和信息时代的特征，现代办公环境中的文书工作必须“脱胎”于传统模式而形成具有时代特色的新型模式。
主要体现在三个方面：
前端控制模式：
文书工作现代化侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作
全程管理模式：
强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管理，以期发挥各自及总体的最大效能。
这一现代
升级会员 