金字塔原理思考表达和解决问题的逻辑.docx
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金字塔原理思考表达和解决问题的逻辑
金字塔原理:
思考、表达和解决问题的逻辑
金字塔原理:
思考、表达和解决问题的逻辑
汪洱
学习导航
通过学习本课程,你将能够:
●掌握金字塔结构的定义及作用;
●了解金字塔结构的原则;
●理解金字塔结构的重要意义;
●学会运用金字塔原理进行思考并解决问题。
金字塔原理:
思考、表达和解决问题的逻辑
一、什么是金字塔结构
1.金字塔结构的定义
金字塔结构就是结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进,先重要后次要,先全局后细节,先总结性观点后具体数据,先论点后论据,先结论后原因,先结果后过程。
这十句是金字塔结构重点突出、投其所好、逻辑清晰的基本原则。
2.金字塔结构的作用
一般来说,金字塔结构的作用主要包括:
帮助投其所好
人们都期望投其所好、取悦他人,要想达成这一目标,必须学会察言观色、揣摩人心。
因此,要以受众为中心,把握受众的需求点、利益点、兴趣点和关注点。
只有受众愿意听、愿意看,才能听得进去、看得进去,受众有绝对的决策权。
要想让听众听、读者看,唯一的办法就是让受众愿意听、愿意看。
听众是主角,说者是配角;读者是决策者,作者是服务者。
不同的工具适用不同的场合,没有万能的工具,但唯一不变的理念是,无论推广何种产品都必须以客户为中心。
只有迎合受众才能打动受众,只有迎合领导才能打动客户。
达到沟通目的
学习金字塔原理,还能达到沟通的目的,使人们的观点鲜明、重点突出、逻辑清晰、层次分明。
很多沟通都是为了达到沟通的第四个目的——让别人执行和操作自己的指令,要达到沟通的第四个目的,必须以沟通的前三个目的为基础,即:
第一,对方愿意听、有兴趣;第二,对方能理解并接受说者的观点;第三,对方记得住说者的指令。
要点提示
沟通的四个目的:
①使受众愿意听、有兴趣;
②使受众能理解并接受说者的观点;
③使受众记得住说者的指令;
④让受众执行和操作自己的指令。
掌握结构化系统思维
学习金字塔原理,还能提高逻辑思维能力,提升沟通的效果和效率。
掌握结构化系统思维,不仅对目前有好处,对未来的职业晋升也有好处,因为凡是得到提拔的人一定是条理、逻辑清晰的人,尤其是在政府、国有企业等大型企业中。
3.金字塔结构的三项实用技能
金字塔结构的三项实用技能包括:
先做人后做事
感性做人,理性做事;感性切入,理性回归;清晰思考,有效表达;攻心为上,攻城为下。
只要是表达,受众都会有几个疑问:
第一,想说什么,即观点、主张、信息;第二,想怎么说,即逻辑思路和结构;如果是向领导汇报,领导还有第三个疑问,即你的目的;如果是向客户讲话,客户会有第四个疑问,即好处是什么。
因此,每次表达前都要想好观点主张、逻辑思路结构、目的以及好处四个问题的答案。
要话先说
时间管理的重要原则是要事先做,讲话也是同样的道理,重要的话要先说。
提供解决方案
大多数领导最喜欢做选择题和判断题,最讨厌的是问答题,也就是要让员工为老板打工,而不要老板为员工打工。
员工可以向领导汇报面临的问题、挑战和困惑,其前提是必须提供三个解决方案,并按照自己的判断排出优先顺序。
4.金字塔的基本结构
金字塔思维保证条理清晰、层次分明,要先说中心思想,再说二级思想、三级思想、四级思想,逐层向下展开,最重要的内容先说。
任何一篇文章或者一次讲话,都是单一思想统领的金字塔结构,中心思想应当说听众想听的话,而不是讲话者想说什么听众就要听什么。
5.以受众为中心
一般来说,听众可以分为领导和专家两类。
领导
研究领导时,要研究超过50%的领导怎么想,研究大概率事件,研究群体、共性。
通常领导都愿意这样听:
先重要后其次,先全局后细节,先总结后具体,先论点后论据,先结论后原因,先结果后过程。
专家
对于专家而言,其听的顺序除了第一条外,其他五方面都与领导完全相反。
专家最讨厌听结论,并会质疑对方结论的科学性和有效性。
专家包括研究人员、科学家、医生、律师、技术人员和专家型领导。
无法判断听众时的切入点
人们要对两类人分别说不同的话,当无法判断听众类型时,有三种切入点可供选择:
第一,我的主观结论;
第二,罗列详实的数据;
第三,精炼筛选支撑自己主张的主要数据。
一般而言,第三种切入点风险较小,因此当无法判断听众类型时,要用支撑自己观点的主要数据。
【案例】
高速路听证会
广东省高速路隧道桥梁公司每次修高速路都要开听证会,参加论证会的主要有三种人:
政府、投资方和技术专家。
这里最大的决策者是政府。
政府最关心社会效益、政绩、占地最少、社会稳定等;投资方最关心的是投资回报;技术专家最关心的是质量和安全,他们也希望被尊重、受重视。
由此,听证会开场时可以这样说:
“各位领导,下面我将从以下三部分来做我的论证报告:
第一,社会效益;第二,经济效益;第三,质量和安全。
”
在商务文书写作中,要迎合最有影响力的人、最重要的人。
受众前期调查
有时受众有很多种人,讲话时难以判断,就可以做一个前期调查。
如果没时间做前期调查,有两个建议:
第一,迎合超过50%的人,迎合多数人的关注点、利益点、需求点和价值点;
第二,以自我为中心,条理清晰,层次分明。
总之,以受众为中心是上上策,以自我为中心是下下策,听众有绝对的决定权,因此唯一不变的理念就是以受众为中心。
二、金字塔结构的原则
金字塔结构有四项实用原则,分别为:
结论先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。
1.结论先行
结论先行,即只有一个中心思想,且要放在最前面。
2.以上统下
以上统下,即上对下总结概括,下对上解释支持,上下之间类似父子关系、递进关系。
工作计划
图1 工作计划、方案、建议、报告规划图
如图1所示,在工作计划中,总目标是父亲,步骤是儿子。
目标。
目标包括总目标、子目标和阶段目标。
子目标包括销售、市场、制造等部门;阶段目标是流程、里程碑等表示时间的继续,包括时间、进度、步骤。
此外,还有标准和要求,制定KPI指标,并分工、责任到人。
措施。
措施包括完成重点工作,并采取相应的方法技巧。
采取措施和方法先要进行培训,得到领导的重视,责任到人并持续追踪。
资源。
资源包括五类,即人、财、物以及时间、政策等。
人这项资源的内容很丰富,包括负责人、责任人、监督人、检查人、考评人、执行人等。
第五大类资源——政策,包括权力、信息、流程、平台、授权以及领导和其他部门的支持和协助,也就是权利和支持。
要点提示
资源的五大类:
①人;
②财;
③物;
④时间;
⑤政策。
风险。
风险包括两项,即面临的问题及解决方案、风险及应急预案。
一般来说,领导最想看到的是解决方案而不是问题,是应急预案而不是风险。
发生概率高的放在问题中写,发生概率低的放在风险中写;可控的放在问题中写,不可控的放在风险中写。
只要是面向未来写计划、方案、建议、分析报告、立项报告等,结构大体如此。
此外,工作计划中还要写到此目标对公司的价值和重要性。
工作总结
简单的工作总结,比如周报和月报,包括成绩、措施、不足三项内容;复杂的工作总结,比如年报、述职报告等,还要另加价值和经验两项内容。
在工作总结中,结果是父亲。
图2 工作总结、项目总结、报告规划图
如图2所示,一般来说,工作总结的内容主要包括:
成绩。
成绩大体分为部门成绩、功能成绩。
部门成绩,包括销售部、市场部、财务部、各项目组的成绩等。
功能成绩,包括经营成绩、管理成绩、客户成绩、运营成绩等。
其中,经营成绩包括收入、成本和利润;管理成绩包括建团队、定战略、完善流程等;客户成绩包括客户数量、客户质量、客户满意度及评价;运营成绩包括生产、研发、ERP、运营和流程方面的成绩。
成绩有时按功能划分,有时按时间进度划分,但二者不能交叉。
成绩既有绝对数又有相对数,相对数值从纵向、横向两个方面作比。
纵向比是与过去和目标比,与过去比又有同比和环比;横向比包括对手、标杆、部门或地区三项比。
价值。
工作总结要注意对公司的价值,有的客户虽然不盈利,但对公司有价值,包括品牌、知名度、长远目标和对社会的价值。
措施。
工作总结包括完成的重点工作以及采取的措施、方法。
不足。
工作总结包括不足,以及相应的改进措施。
经验。
工作总结还包括经验、教训和体会。
3.归类分组
归类分组是对具有共同点的思想进行归类分组,这如同兄弟关系。
例如,工作总结不能简单罗列五大内容,以免造成逻辑混乱,要遵守归类分组这第三条规则,横向之间有兄弟和并列关系。
4.逻辑递进
逻辑递进是思考的逻辑,即按照逻辑顺序组织素材。
组织信息共有两大类顺序,即演绎推理和归纳推理。
演绎推理
演绎推理就是线性推理,包括大前提、小前提、结论的三段式演绎。
解决问题的逻辑就是演绎推理,包括三个步骤:
存在的问题、产生的原因以及解决方案。
归纳推理
归纳推理是一个封闭的环,一般是一个论点三个论据。
归纳推理中,组织信息有三种顺序,分别是时间顺序、空间顺序、重要性顺序。
时间顺序。
时间顺序就是按照事情发生的先后及前因后果关系组织信息。
空间顺序。
空间顺序是组织结构图。
重要性顺序。
重要性顺序是根据重要性进行的区分。
柏拉图的二八原则,也适用于解决问题。
80%的问题是由20%的原因产生的,只要解决了20%的原因,就可以解决80%的问题,这叫关键因素,主要矛盾解决了,次要矛盾也就迎刃而解。
比如,员工离职的真正原因排在第一位的是薪酬待遇,第二是晋升空间,第三是上司、团队等小环境不好,也许这三项是员工离职的最重要原因,解决了这三项原因,可以留住超过80%的员工。
金字塔思维能保证条理清晰、层次分明。
在商务写作中,一定要分清一级标题、二级标题、三级标题、四级标题等,做到逻辑清晰。
在团队中,每个人都采用统一的思考方式,才能使沟通和表达效率最高,最容易互相理解。
三、为什么要用金字塔结构表达
1.从人性的角度分析
用金字塔结构表达,从人性角度讲有两个方面:
第一,人的意愿;第二,人的注意力和忍耐力的极限。
人的意愿
大多数受众并不喜欢开会、培训或者看正式的商务文章,受众喜欢简单罗列和归类分组的信息,多数人喜欢少和简单。
金字塔结构就是把同样多的信息归类分组,让人感觉少和简单,让受众愿意听、愿意看,这是符合人性的。
人的注意力和忍耐力的极限
根据心理学测试结果,人的注意力只能持续7~15分钟。
假设有编剧、导演、演员三种角色,作为编剧,应在人们注意力最集中的前10分钟,把最想传递的信息或主张全部说一遍,重心要前移,亮点要分布,前后要虎头豹尾分布;作为导演,要用提问、多媒体等互动方式引导听众来演;作为演员,要不断走动,不仅活跃现场气氛,更重要的是保持听众的注意力。
读者每天有海量的数据信息可供阅览,人们看文件的注意力只能保持几分钟,因此作者要注意文章的标题、开头和结尾。
2.商务文书写作结构
图3 总分总结构图
如图3所示,商务文书的写作结构主要包括:
标题
书的每一面至少要有一个标题,读者才爱看,所以每500~800字要提炼一个标题。
标题要加大、加粗,以突出显示文章结构,同时给读者以新的刺激。
首页
报告的首页应把最想讲的信息、数据全部讲一遍,因为第二页就没人爱看了。
统计显示,2010年证券业一共产生58万份报告,头言报告平均3万字,读者是基金经理、投资人,根本没有时间看完。
所以报告的第一页要写主要结论和论据。
比如,房产公司的投招标报告,读者对象是全体董事会成员,他们最想看的是结论。
按照金字塔原理,前面应写摘要,写出首选某公司的结论及相应论据,然后展开论述,最后重复一遍首选该公司,这就是总分总结构,不能一味按照分总结构写文章报告。
报告还要根据受众及文体的不同有所选择,受众是领导时,最好采用先总后分结构;受众是专家时,最好用先分后总结构。
一般来讲,总结、计划或有定论的事情采用先总后分结构,实验报告、实证报告、论文等可以先分后总。
但公司报告、申请中,通常先总后分,这里的总不是背景,而是结论、建议,是最希望听众记住的内容。
摘要
公文前面要写一段导语或叫摘要,摘要是全篇文章的总结、概括、提炼。
此外,还要重心前移,善用数据、图表。
3.TOPS原则
图4 TOPS原则
TOPS原则(见图4)与金字塔结构无关,但能使文章观点明确、结构完整。
目标明确是根据受众的需求调整顺序、权重、论据、风格。
先讲受众的关注点,后讲自己认为重要的,两者顺序不可颠倒。
先迎合受众方能打动受众,先迎合领导方能打动客户。
了解受众有三个途径,即观察、调查和换位思考。
观察领导常说、常讲和肯花时间、精力做的事情。
了解受众喜好,要投其所好做四个调整:
调整顺序、调整权重、调整论据、调整风格。
但是要坚持观点,不做墙头草,只是根据受众选择不同的表达方式,这样才容易频道对接、产生共鸣。
四、用金字塔结构表达的作用
1.清晰表达,提高执行力
图5 布置任务时的四大内容
如图5所示,布置任务包括四大内容:
背景、任务和标准、措施和考评。
在这四项中,最重要的是任务和标准。
背景
布置任务的背景中,应说明需求和目的。
此外,还有大的框架结构以及人选的定位和角色,让对方得到认同感并受到重视。
任务和标准
明确布置任务,传递压力,强调重要性和意义。
还要传递动力,可以扣帽子、扛大旗,让对方认识到这是公司规定的义务,同时告知其本人及部门的收益和好处。
布置的目标应符合smart原则,明确提出标准和要求,告诉对方努力的方向。
只要提要求,应当从五个维度考虑:
数量、质量、成本、时间和安全健康环保。
此外,还要告知其输出物和输出成果,包括反馈的方式和频率,而且还要以讲的方式,确认对方是否准确理解了自己的旨意和意图。
措施
措施包括责任人、流程、步骤、方法;关键节点、注意事项、可能遇到的问题及解决方案、可能遇到的风险及应急预案;还有需要的资源支持、权限及底线,如果对方不会做,还要提供示范、模板,此外还要询问本人关于此任务的建议和疑问。
考评
考评包括监督、评估、奖惩和反馈,既要有正激励,还要有负激励,一定要有奖有罚。
此外,还应注意反馈的方式及考核结果的应用。
管理是科学和艺术的结合。
科学是结构化、规范化、可复制的;艺术是指因人而异,因材施教。
对聪明的员工只讲任务,对不聪明的员工还要讲措施,任务就是结果,措施就是过程。
【案例】
五种汇报
李总告诉小王让小张准备会议材料,这里有五种汇报顺序:
第一,我昨晚给小张发了电子邮件,我跟他说了;
第二,小张知道了;
第三,小张答应了;
第四,小张保证;
第五,小张做好。
沟通必须要有反馈,上述第一种汇报没有反馈,第二到第五种都有反馈,而且第五种还有监督、检查、执行,显然领导喜欢汇报结果的人。
比如,领导交代把名片交给客户并让客户联系,有两种汇报顺序:
第一,“刘总,你的名片我已经给客户了”;第二,“刘总,客户知道你的联系方式,说明天上午给你打电话。
”领导当然更喜欢后者,因此员工要有存在价值,不仅满足客户需求,还要超越客户需求,成为领导的贴心人。
2.保证受众找到的是自己希望的观点、结构
先说做什么,然后再说为什么,甚至有的不需要解释。
军队和城管的执行力最强,就是因为他们只知道执行,不需要问为什么。
高效率的领导者总是在人们注意力最集中时告诉人们必须做什么,而不是解释为什么。
例如,西点军校培养出了众多的商界领袖,具备很强的执行力,就是因为他们永远告诉对方必须做什么,而从来不解释为什么。
因此,要在人注意力最集中时,告诉人们做到标准和要求,而不是解释原因。
【案例】
到底想说什么
一群人聊天,一个人说:
“上星期我去了西安。
西安很保守,但我看到很多女生穿吊带裙。
在上海,满大街的女生都穿吊带裙,而女生坦胸露背在广州早就是街头一景。
”
这个人到底想说什么,其他人猜来猜去都说不出来,实际上说者想表达的是现在中国很开放,吊带裙被人们广泛接受,比如在西安、上海、广州。
因此,为保证受众找到的观点、结构是自己期望的,必须提前告诉对方,以降低听众误解自己意图的可能性。
3.打消听众的焦虑感、痛苦感,引导其追随自己的思路
对于一组散乱信息,人们通常只能记住前三个和最后一个,以及特殊形状的。
读者、听众一个字一个字地看、听,会非常焦虑、痛苦,因此不但要告诉对方观点,还要告诉结构,这样不仅能打消焦虑感、痛苦感,还能引导听众追随自己的思路。
人类一次性记住散乱信息的生理极限是七种,因此很多事物都是以七命名的。
有时人们不执行指令,不是人们不理解,而是记不住。
因为成年人的特点是理解力提高,记忆力下降。
为了便以记忆,可以采取的办法有:
分类、联想、抽象、提炼、编号、口诀、画脑图和三三三原则等。
研究表明,多数人更容易记住抽象,它可以帮助人联想;编号可以从气势上让人感觉逻辑性很强,并帮助别人记住指令;人们最容易记住三项,因此可以使用三三三原则。