档案管理基本情况登记表 doc.docx
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档案管理基本情况登记表doc
档案管理基本情况登记表
填报单位：
青岛xx空调电子有限公司
单位法人
xx
主管部门
海尔集团公司
职工人数
1140（人）
单位性质
合资
地址
青岛经济技术开发区前湾港路243号
邮编
266500
单位名称、隶属关系变更
单位曾用名
起止时间
隶属单位
档案
管理
部门
名称
档案室
联系电话
86762298
档案管
理方式
综合
√
负责人
王新宙
隶属部门
质管处
分散
专（兼）职档案人员姓名
潘旭红
董晖
郭红云
档案总数
2490（卷）4024（件）
底图41238（张）
纸质照片36（张）
电子文件5（件）
数码照片（件）
2006年度形成各类档案数量
管理类
产品
科技研究
基本建设
设备仪器
会计
干部职工
录音带
录像带
照片
电子文件
实物档案
底图
244件
7件
1154件
7件
4024张
库房设施设备
建筑面积
使用面积
档案橱
密集架
计算机
复印机
扫描仪
晒图机
摄像机
光盘刻录机
照相机
120
100
2组
2台
1台
1台
1台
1台
二OO六年度山东省档案目标管理考核达到的等级一级
二OO七年度申报山东省档案目标管理考核的等级一级
1.本单位文件材料归档范围及保管期限表
企业归档范围
序号
归档部门
归档类别
归档范围
归档时间
责任人
1
办公室
行政管理类
1.合同
2.本企业获得的各种名誉及证书等
3.本企业干部聘任及免职红头文件
2007-7-10
2
SBU推进处
经营管理类
1.中层干部年、月度考评材料
2.本企业发展规划、方针目标及管理文件材料
3.质量保证体系、整改措施等材料
4.公司级程序文件
5.青岛市清洁生产奖牌
2007-7-26
3
工会
党群工作类
1.本企业党委、支部决定、决议、办法和通报等
2.本企业党组织评先创优文件材料
3.本企业党组织机构设置、调整、人员经编制等决议、决定及党员名册
4.党费收据与党组织关系介绍信及存根
5.党组织情况统计表
6.本企业评选的劳动模范、先进集体、先进个人名单及文件材料
7.计生工作目标考核、管理责任书
8.出国的相关资料
2007-7-5
行政管理类
1.后勤福利工作通知、规定
序号
归档部门
归档类别
归档范围
归档时间
4
企文处
党群工作类
1.本企业宣传工作的报告、会议
2.反映本企业活动的报刊、简报及外部媒介发表有关我公司的文章、出版物样本及定稿
3.本企业从事各种活动中形成的声像材料，如：
照片、数码照片、录音带等
2007-7-20
经营管理类
1.年度工作总结
5
人力资源
行政管理类
1.干部工资、晋级、调资、转正等
2.干部录用、离退体、调动的有关请示.
3.厂内调动通知单
4.干部花名册
5.大、中专毕业花名册
6.职工花名册
7.统计报表
8.对职工奖罚的文件材料及职工违纪处分材料
9.职工技术培训的通知、规定、计划、总结
2007-7-20
6
安保
行政管理类
1.保卫、消防、安全生产、武装工作的计划、总结、工作方案、会议纪录、请示与上级批复
2.民兵和征兵工作
3.安全技术管理通知，规定、通报、会议纪要、措施、总结等
4.事故报告、调查分析及处理材料
2007-7-5
7
规划办
生产技术管理类
1.项目立项申请、报告及批复等
2.项目建议书、任务书、协议书、委托书、合同等
3.可行性研究报告
4.询价、报价、订购过程中形成的文件材料
5.项目鉴定、验收工作形成的全部文件材料
2007-7-5
8
创新订单支持部
产品类
1.专利证书及申请材料
2007-6-25
9
财务
会计档案类
1.会计凭证、会计账薄、会计报表
2007-7-15
10
定单获取中心
经营管理类
1.产品销售合同、协议
2007-7-18
备注:
1.圆珠笔、铅笔、浅蓝墨水书写的材料不予归档
2.应归档的文件必须是原件，报表及特殊情况除外
3.排放顺序：
密不可分的文件材料应当排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；复制件在前，原件在后；非诉讼案件的结论、决定性文件材料在前，依据性文件材料在后
1、管理类档案保管期限表：
类目名称
基本范围
责任部门
保管
期限
管理类（GL）
党务工作
1．上级机关关于党务工作的文件材料
2.本企业党委（总支、支部）决定、办法、通知、通报等。
3.本企业党委（总支、支部）会及召开的工作会议、民主生活会会议记录、纪要。
4.党委（总支、支部）评先创优文件材料。
5.本企业党委（总支、支部）其他方面的文件材料。
6．上级机关关于党务工作的文件材料。
（1）针对本企业的主要业务、重大问题的指示、批示文件。
（2）一般性、普发性文件
办公室
永久
永久
永久
长期
长期
永久
短期
组织工作
1.本企业党委（总支、支部）组织工作计划、总结。
2．本企业对党员、党员干部考察、任免、政审决议、决定等。
3．本企业党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定。
4．本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知。
5．党费收支与党组织关系介绍信及存根。
6．本企业党员干部考核、晋升的材料。
7．党组织情况方面的统计报表。
8．上级机关关于组织工作的指示、规定等文件材料。
工会
长期
永久
永久
长期
长期
长期
永久
长期
宣传工作
1.本企业在理论学习、政策教育、精神文明建设等工作中形成的文件材料。
2.反映本单位活动的报刊、新闻稿。
企业文化处
长期
长期
工会工作
1.本企业工会工作计划、总结、会议记录、统计报表。
2.本企业职工代表大会及有关会议文件。
（1）重要的
（2）一般的
3.本企业工会制发的规章制度、决定、通知。
4.本企业民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利。
5.上级机关关于工会工作的指示、规定等文件材料。
工会
长期
永久
短期
长期
长期
长期
共青团工作
1.本企业共青团工作计划、总结。
2.本企业共青团工作统计报表。
3.表彰本企业先进团组织与个人以及处分本企业团员的有关材料。
4.本企业共青团团组织改选、任免的请示与批复。
5.本企业团组织关系介绍信及存根。
6.上级机关关于共青团工作的指示、规定等文件材料。
办公室
长期
长期
长期
长期
长期
长期
类目名称
基本范围
责任部门
保管
期限
管理类（GL）
行政事务
1.上级机关颁发的本企业应执行的文件。
2.本企业厂长（经理）办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等。
3.本企业制发的各类决定、通报和签定的行政协议、合同。
4.工商行政管理方面的材料。
5.本企业关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件材料。
6.本企业文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料。
7.本企业大事记等编史修志方面的文件材料。
8.本企业其他行政事务方面形成的材料。
（1）重要的
（2）一般的
办公室
长期
永久
长期
长期
永久
永久
永久
长期
短期
劳动人事
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关材料。
1．本企业内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料。
2．本企业干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考查、职称评聘等方面的文件材料。
（1）本部、事业部级干部
（2）企业内部干部
3．本企业干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等。
4．本企业干部职工离退休、停薪留职、剩余人员与复转退军人安置等有关材料。
5．本企业劳动计划、总结、工资改革方案等。
6．劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等。
人力资源处
长期
长期
永久
长期
长期
长期
永久
后勤福利
1．上级关于后勤福利工作的规定、通知等。
2．本企业关于后勤福利工作的规定、计划、总结、通知等。
3.本企业职工分房方案、购房合同、购房协议、分房会议记录、住房调查、宿舍管理制度等住房方面的材料。
工会
长期
短期
长期
经营决策
1．本企业发展规划、方针目标及其管理材料。
2．企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等。
3．重大经营决策和实施计划措施等。
4．厂长（经理）责任制、任期目标等。
SBU管理处
永久
永久
永久
长期
分类名称
基本范围
责任部门
保管
期限
生产计划、统计工作
1．本企业生产计划、总结、报告及计划调整等材料。
2．生产技术、经济指标完成情况分析。
3.生产、技术、经济、销售统计月报表。
4.企业综合性统计报表及分析材料。
5.工业普查报表。
定单执行处
短期
短期
短期
长期
永久
财务管理
1．上级机关及本企业制发的有关财务管理制度、规定、办法、通知。
2．固定资产的新增、报废、调拨材料。
3．清产核资、资产评估等方面的报告、报表等材料。
财务部
长期
长期
永久
企业管理
1.本企业整顿、认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等。
SBU管理处
永久
质量管理
1．质量管理规划、计划、措施、总结。
2．质量管理制度、办法、规定、条例。
3．质量保证、合理化建议、整改措施等材料。
4．质量异议处理、事故分析报告及处理材料、质量检查、评比材料。
5．企业程序文件
质量部
短期
长期
长期
长期
长期
分类名称
基本范围
责任部门
保管
期限
安全生产
1．安全技术管理通知、决定、通报、会议纪要等。
2．事故报告、调查分析及处理材料。
3．统计报表。
定单执行处
长期
长期
永久
基建管理
1．本企业项目立项申请与批复。
2．征、租用土地（单独项目的除外）申请、报告、批复、合同、协议、说明材料。
3．统计报表。
项目办
永久
永久
长期
科技管理
1．技术革新和合理化建议文件材料。
工会
短期
档案和信息工作
1．档案工作的规划、制度、办法、规定等。
2．档案移交清单、销毁清册。
3．档案利用、开发成果材料。
4．计算机软件、盘片材料。
5．有关科技信息。
6．图书、资料工作材料。
7．统计报表。
档案室
长期
永久
长期
永久
长期
短期
永久
2、产品类（单项产品）档案保管期限表
分类名称
基本范围
责任部门
保管
期限
产品（CP）
计划决策阶段
1．调查研究
（1）开发的请示与上级指示性文件。
（2）项目任务书。
（3）市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告。
（4）技术、经济可行性研究报告。
2．决策
（1）发展建议书、技术建议书、计划任务书、技术任务书、设计研制任务书、协议书、委托书、合同、立项申请及批复。
（2）专题分析报告、专题会议纪要。
（3）研制计划、方案、方案论证报告。
开发部
长期
长期
短期
长期
永久
长期
长期
设计阶段
1．初步设计
（1）产品研究、设计计划。
（2）技术经济初步评价。
（3）研究试验大纲、试验报告。
2．技术设计
（1）产品设计标准。
（2）设计任务书、计算书、计算程序、计算记录、计算报告。
（3）技术经济分析报告、成本核算情况。
（4）技术攻关、技术关健问题分析和处理报告。
（5）特殊元件、外购件、材料表。
（6）技术设计说明书。
3．工作图设计
（1）文件目录。
（2）产品设计图样。
（3）各种明细表、汇总表。
（4）专题技术请示报告。
（5）标准化初步审查报告。
（6）设计评审报告。
开发部
长期
长期
长期
永久
长期
短期
长期
短期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
分类名称
基本范围
责任部门
保管
期限
产品（CP）
试制阶段
1．试制
（1）试制计划、方案、规程、报告。
（2）工艺研究报告、工艺总体方案论证。
（3）试制工艺流程、工艺标准。
（4）试制工艺文件和工艺装备文件。
（5）工艺评审报告。
（6）试制运行记录、化验记录。
（7）试制过程纪要。
（8）原材料与半成品、成品检验方法批准书。
（9）理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式。
（10）技术标准协议试制质量分析报告。
（11）专题会议记录、纪要、决议及合理化建议。
（12）重大故障分析和排除措施报告。
（13）试制总结报告。
2.试验
（1）试验计划、方案、规程。
（2）试验所需仪器与设备清单。
（3）试验分项目记录。
（4）试验原始数据与材料。
（5）试验分析报告。
（6）试验分项小结。
（7）试验总结报告。
3.鉴定
（1）鉴定申请报告及批复。
（2）试制、试验鉴定大纲。
（3）成套设计文件。
（4）标准化审查报告。
（5）可靠性试验情况报告。
（6）产品质量和技术经济分析报告。
（7）技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）。
（8）设计定型报告、证书。
（9）试用或试运行报告。
（10）鉴定验收书。
开发部
永久
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
永久
永久
长期
长期
永久
长期
短期
永久
永久
永久
长期
长期
长期
短期
永久
永久
长期
永久
分类名称
基本范围
责任部门
保管
期限
产品（CP）
评优阶段
1．创优规划和措施。
2．创优工艺操作规程。
3．国内外对比材料。
4．上级检、抽结果和理化分析报告。
5．主要用户评价。
6．创优申请、审批表。
7．优质产品评定书。
8．获奖奖章、奖状、证书。
开发部
长期
长期
短期
长期
短期
长期
永久
永久
认证阶段
1．认证申请书、信函。
2．跟综服务材料。
3．认证检测报告、检查报告。
4．原材料修改换页说明。
5．产品检验报告。
6．各种认证证书。
开发部
长期
长期
长期
长期
长期
永久
3、设备仪器类（单台、套）档案保管期限表
分类名称
基本范围
责任部门
保管
期限
设备仪器（SB）
自制设备
1．技术任务书、申请立项报告、批复。
2．技术调查报告。
3．设计研制计划、方案。
4．计算书。
5．项目预决算。
6．技术攻关记录、成果。
7．安装使用说明书。
8．设备仪器安装竣工图纸，调试、试运行记录。
安装、总结、验收材料。
9．安全技术操作规程、维护保养制度、设备检修规程。
10．重大事故分析及处理报告。
11．大修计划、记录等。
12．设备仪器报废鉴定书、申请报废鉴定报告，批复及处理结果材料。
设备处
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
2、本单位档案分类编号办法
一级类目名称
及代号
二级类目名称
及代号
三级类目名称
及代号
1999年-2002年:
（按卷管理）
A党群工作类
B行政管理类
C经营管理类
D生产技术管理类
年度号
无
2003------（按件管理）
GL管理类
年度号
以保管期限设置
1：
永久
2：
长期
3：
短期
ZL专利类（按件管理）
年度
无
JJ基本建设类
（2004年按件管理）
H设备仪器类
（2003年前按卷管理）
SB设备仪器类
（2004年按件管理）
按生产线或设备仪器种类设置
无
I会计档案类
（2001年前按卷管理）
KJ会计档案类
（2002年按件管理）
按种类设置，如：
财务报表、会计帐簿、会计凭证设置
会计帐簿、会计凭证三级类目按年度设置。
财务报表不设置
实物类（SW）（按件管理）
01证书
03奖牌
04题名录
光盘（GP）
年度号
软盘（RP）
年度号
录象带（LX）
年度号
录音带（LY）
年度号
3、对下属单位年检的通报
无
4、对照检查标准，填写完成情况
序号
项目
完成情况
标准分
自查得分
备注
1
档案业务工作规范化建设
完成企业归档范围,分类编号
4
4
2
2006年度文件材料的归档整理
完成（不包含职工档案）
20
19
3
档案管理效能评估
无（自然得分）
20
20
4
重点建设项目档案工作
厂房基建前期文件控制
4
4
5
全宗卷
符合要求
2
2
6
对下属单位的监督指导
无（自然得分）
20
20
7
照片档案管理
符合要求
6
6
8
档案信息化建设
档案信息建全,建立了企业文件级目录数据库及专题数据库
30
18
5、本年度档案工作的创新点
无
填报时间:
2007年8月20日填报人:
xx
升级会员 