外贸部门营运手册.docx
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外贸部门营运手册
外贸部门营运手册
目录
第一页封面
第二页目录
第三页前言
第四页外贸部门组织架构图
第五页主要部门职能
第六页外贸部门跟单业务流程（附图示）
第七页海外事业部经理职责说明书P1
第八页海外事业部经理职责说明书P2
第九页外贸单证储运职责说明书P1
第十页外贸单证储运职责说明书P2
第十一页外贸业务营销代表职责说明书P1
第十二页外贸业务营销代表职责说明书P2
第十三页外贸内勤岗位职责说明书P1
第十四页外贸内勤岗位职责说明书P2
第十五页外贸客服岗位职责说明书P1
第十六页外贸客服岗位职责说明书P2
第十七页外贸部门行政管理制度
第十八页外贸部门下属分支设立目的及管理机制
第十九页外贸部门各项激励机制
第二十页海外事业部门的各项费用制度
第二十一页睡康宁代理出口协议书P1
第二十二页睡康宁代理出口协议书P2
第二十三页睡康宁代理出口协议书P3
第二十四页睡康宁外贸外销合同P1
第二十五页睡康宁外贸外销合同P2
第二十六页信用证操作流程P1
第二十七页信用证操作流程P2
第二十八页信用证操作流程P3
第二十九页信用证操作流程P4
第三十页外贸业务管理的方法
第二十一页船务跟单流程P1
第三十二页船务跟单流程P2
第三十三页外贸部门客户服务登记表
第三十四页海外业务部业务代表绩效考核表
&其它相关附页&
1.申请自主经营进出口权审办手续
2.外贸部门规划筹划书
3.其它相关表格文件
前言
随着睡康宁企业的不断的发展壮大,外贸在企业中将成为一个不可缺少的部分.其作用不但能为企业获得更大的经济利益的同时,也为企业的品牌提升及市场占有获得一个更好的解决方法.
目前,中国大部分的企业通过外贸实现双边利润的已不在少数.由于外贸操作比较繁琐复杂,相对周转期较长.存在着风险较大.所以在大部分的家纺企业中未能得到有效的发展.而且企业竞争的终端服务及相对完善透明化后.许多的家纺企业从国内的产品竞争已经演变到了扩大外贸出口上的竞争.从产品的开发到市场的占有率.逐步现实了品牌战略在整个行业中的优势.
外贸部门在企业中所扮演的角色:
外贸部门在企业中的作用在现时的发展企业中的重要角色演变已经非常明显.不但能带动企业内部的完善发展还能有效的抑制竞争对手.
外贸部门的职能:
主要体现在对国际市场的动态的分析及瞬息万变的市场行情.对国际市场与国内市场结合发展带来第一手的前沿信息.其次,对竞争对手在国际市场的运营进行分析.第三,就是对市场的需求及新项目的开发,考查,统计,分析.
外贸部门的发展拓展计划:
结合睡康宁现时的发展特点,针对国际市场现时的市场发展分析进行针对性的拓展,开发.制定三到五年的长远发展规划及营销的方针.制定完善具有竞争力的产品,价格及正确路线.对国外的媒体,广告,大客户拓展策划.制定完善的人才补充,绩效考核战略计划.
外贸部门的内部激励机制:
人才是一个企业的宝贵财富资源,也是企业的心脏位置所在.很大程度上参阅各大成功企业的案例中得到:
一个企业的发展跟人才储备有着很大的联系.企业谋求发展,人才谋求空间也成了企业文化的共同所要达成的一个目标.外贸部门是企业团体中的一份子,也有着担负企业的发展的重任在肩.当然,外贸部门也是具有着特殊性.因为对成员的基本素质要求较高,团体合作能力要强.应变外事能力要果断.工作的周期长及不稳定等因素所以相对的激励机制也在企业中更显为明显.
外贸部门培训机制:
凡新员工必须经过产品知识培训,专业知识培训,及外贸相关知识的培训.培训的成绩将作为员工是否能转正及转正考查员工的一种薪资参考.
外贸部门管理原则:
以团体利益为先,把公司利益摆首位,坚决执行并完成上层所下达的拓展计划跟销售目标.紧密结合公司各部门.遵守公司的各项规章制度.保守公司内部商业机密.工作努力向上,不断提升自我专业技能,与时俱进.现实个人的人生价值!
外贸部门组织架构图&职能
一.主架构流程图
营销中心
海外事业部海外事业客服中心
海外市场产品开发部海外市场事业区域拓展部
海外区域经销商新客户开发
二.内部业务开展流程图
跟单员下单
来样打版确样或现货生产
海外市场产品开发部海外客服中心
海外客服中心生产中心
生产中心
全流程跟单员要实时责任监控
按合同交货期交货
主要部门职能:
1.海外事业部
负责海外产品开发项目的信息收集,跟踪,研究分析.并完成上交汇报
负责海外事业部门的内部部门制度,行政区域的管理
负责海外事业部门的年度营销方针&年度销售任务的策划及落实
负责海外事业部门的客户资料的管理
负责海外事业部门的年度预算及年度分析报表
负责海外事业部门的销售网络的维护
负责协调内部各部门之间的配合,完善及参与讨论管理
负责海外广告媒体投放计划,展会,销售方案的审定,落实
负责各种业务所需的证件资料的申办,完善工作.
负责海外产品的开发,信息回馈等相关跟进工作
2.海外客服中心
负责海外客户的资料统计,分析,整理,分类,归案,等相关工作
负责海外客户的及时产品开发资料的分析,整理,归案,汇报等相关工作
负责海外客户的投诉,回复等相关跟踪工作
协调拓展部门,开发部门的生产下单及跟踪
负责海外事业部门内部行政工作的执行跟踪及统计汇报工作
协调海外事业部与生部及相关部门的协调,沟通,调解等相关工作
负责公司的品牌维护跟协调
3.海外市场产品开发部
负责协调及时完成海外事业区域开拓部门所指向的打版,生产样板的设计开发任务
负责有效完成每月上层所下达的产品开发指标
负责对海外地区产品特性的分析,及打样,取板结果的分析统计
负责完成所有产品开版,打样资料的统计,分类,归案交与客户资料中心
负责完成年度开发计划的策划书
4.海外市场区域拓展部
负责完成每年,每月海外事业部经理所下达的所有销售指标
负责收集整理区域内的市场信息及产品信息归类归档交与客服中心归案
负责下年度及下月度的工作开展计划及市场拓展计划的完成
协调客服,生产跟踪及沟通好与客户交易的每一个过程的运营工作机制
5.海外区域经销商（即品牌区域代理商）
负责配合公司收集市场信息的回馈及整理以方便公司作出及时策案
负责每年定期,定量的销售合同的签订
负责产品质量,用户记录的备案及时回馈公司
负责完成年度的销售计划的完成及下年的销售任务的策划任务
外贸部门跟单业务流程
①.前期接触
1.询价
2.报盘
3.还盘
4.再报价,特殊情况需向部门经理请示
②.成交
1.做P/I,需副总审核,交货期与生产部门沟通后确定
2.传客户签字确认
3.确认后复印交财务及总监留底
4.由总监安排基地生产或外派准备
③.催订金
1.根据P/I的付款条件催定金
1.1T/T:
催客户汇出定金
1.2收到客户银行水单（传真件）
1.3交财务查款
1.4收到财务收款确认函,通知总监
2.根据P/I的付款条件催定金
2.1L/C:
催客户开具信用证
2.2L/C副本
2.3确认L/C
2.4收到财务收款确认函,通知总监收到财务收款确认函,通知总监
④.下单生产
1.开具生产订单
2.交财务签字确认
3.交业务,下单生产
⑤.出货
1.业务提出出货单,由外贸经理审核付款情况
2.船务提出订舱确认书
3.签出货单,出货
⑥.收余款、放单
1.1T/T:
船务交提单复印件
1.2传真至客户催余款
1.3收到客户水单,交财务查帐
1.4收到财务收款确认函,签发放单函
1.5放单
2.1L/C:
提交全套单据至银行议付
2.2银行收单议付
2.3交财务查帐
2.4收到财务收款确认函,签发放单函
2.5放单
⑦.核销单
注:
其中涉及到相关的产地证,CE认证,出口配额等证单类及工作细分,类具可参考部门流程管理文件.
海外事业部经理岗位职责说明书
岗位名称海外事业部经理岗位编号
所在部门营销中心岗位定员1~2
直接上级营销总监职务代理无
直接下级外贸客服、外贸跟单、分区域经理、外贸内勤、单证储运岗位分析2006-12
职位描述:
负责所有海外市场的运营,策划,产品开发
负责内部所有组织的管理维护
负责海外市场的品牌维护
负责海外市场的销售目标的划分,制定,完成
负责外贸合同的管理与审核
负责外贸单证制作的技术支持以及单证人员及业务资料存档人员的培训
职责与工作任务:
职
责
一职责表述：
负责海外事业的拓展及策划及销售计划的落实完成的跟踪
工作
任务1、负责海外参展、考察的业务策划
2、负责海外事业的营销方针的定制,划分及销售任务完成
3、负责海外产品的开发与拓展
4、负责海外市场的品牌推广
职
责
二职责表述：
负责海外事业部门的全面业务工作开展的领导工作
工作
任务1、协助客户信息的收集，归档及客户信用的调查
2、负责本人外贸业务的开发及拓展，并制定本部门业务开发计划等
3、协助业务人员开展业务，确保进出口工作的顺利进行
职
责
三职责表述：
负责外贸合同及单证类的管理与审核
工作
任务1、负责外贸合同各项条款的审核，以确保公司利益不受侵害
2、负责外贸合同的管理，保证合同的正常执行
3、负责合同,L/C等其它单证类的核实与监督
职
责
四职责表述：
负责各类外贸单证制作的技术支持以及单证人员及业务资料存档人员的培训
工作
任务1、负责为外贸单证制作提供技术支持，以确保单证的质量及各项条款的正确性。
2、负责单证人员及业务资料存档人员的培训，确保海外事业部各项工作的顺利进行
职
责
五职责表述：
内部组织管理及其它
任务
工作有效的进行部门管理及完成其它总经理交办的工作任务
工作权限:
1、外贸工作规划审核权
2、市场推广方案、调研方案审核权
3、对所属下级的工作的监督、检查权
4、对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权、考核评价权
5、对所属下级的工作争议有裁决权
6、其它经总经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系：
总经理，营销总监，各部门经理，生产厂长
外部协调关系：
相关海关、外管、商检、客户、物流等
任职资格:
教育水平大专学历
专业国际贸易外贸日语
培训经历外贸商务师,外贸报关培训,CEO管理培训,法律知识,公共关系,市场营销管理,计算机应用.国际礼仪等
经验国际贸易、市场营销、管理和其他相关专业经验：
5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理,对服装,面料,外贸,等有一定营销经验
知识熟练运用外贸相关政策,对纺织行业有一定程度的经验.对管理方法有相当的经验.对外贸流程较熟练.
技能技巧熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，网络知识，具备熟练的英语,日语应用及对话能力,具备熟练的外贸部门筹建管理经验
个人素质具有相当的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力及外贸谈判能力及专业知识及技能
其它:
使用工具/设备计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境需要一定空间的办公室.有需要时计划出差
工作时间特性工作时间调动性较强.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标产品推广工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标预算控制情况、部门合作满意度
能力指标判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸单证储运岗位职责说明书
岗位名称单证储运岗位编号
所在部门海外事业部岗位定员1~2
直接上级海外事业部经理职务代理无
直接下级无岗位分析2006-12
职位描述:
负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作
负责公司进出口商品出货对帐工作
负责公司外贸工作中单证今后制作实务等相关的工作
职责与工作任务:
职
责
一职责表述：
负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作
工作
任务1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录
2、负责相关合同的平衡测算及关务处理
3、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证
4、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。
5、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理
职
责
二职责表述：
协助公司进出口合同的申报工作
工作
任务1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供
2、协助财务部门相关合同执行的税务处理
3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调
职
责
三职责表述：
负责公司进出口商品出货对帐工作
工作
任务1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排
2、配合业务人员涉外事务的处理
3、负责公司商品出货运输安排及跟进
职
责
四职责表述：
其它
任务
工作其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货运、船务公司的建议权
4、其它经部门经理批准赋予的权限
5、其它经总经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系：
本部门及相关各部门
外部协调关系：
各政府机关、海关、运输等部门
任职资格:
教育水平中专及以上学历专业
专业国际贸易、管理和其他相关专业
培训经历单证员培训、公共关系培训知识：
精通海关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识
经验5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历
知识对海关事务,外贸报关等物流货运行业及专业知识要达到操作标准
技能技巧熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
其它:
使用工具/设备计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境大办公室.经常出短途差
工作时间特性按公司要求上班.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性
边际指标预算控制情况、部门合作满意度
能力指标判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸业务员岗位职责说明书
岗位名称外贸业务员/区域经理岗位编号
所在部门海外事业部岗位定员
直接上级海外事业部经理职务代理无
直接下级无岗位分析2006-12
职位描述:
负责本人业务工作的开展
负责产品报价工作的进行
负责客户合同的签订及跟进工作
负责海外市场的招标和招投标工作的进行及订单接洽
负责海外市场的品牌维护
职责与工作任务:
职
责
一职责表述：
负责本人业务工作的开展
工作
任务1、负责与客户交流，收集业务的相关信息，了解客户的要求，并做好记录等相关工作
2、负责公司产品包装,要求等及市场推广
3、负责客户前期授信的协助调查
4、负责海外品牌的维护
5、负责收集海外市场的信息,分类,归案
职
责
二职责表述：
负责产品报价工作的进行
工作
任务1、负责海外市场公司相关产品的价格调查工作
2、负责对外报价与公司内部价格的协调工作
3、配合参与制定海外价格的内部制定工作安排
职
责
三职责表述：
负责客户合同的签订及跟进工作
工作
任务1、负责将合同要求与客户订单资料要求，根据公司的程序转化成公司的生产指导性文件
2、负责与公司的样品开发、物控采购、技检、及生产各环节及时沟通，跟进订单生产进度以便及时有效与客户合作，确保合同的顺利履行
3、负责解决当中需要协调的一切与合同相关的问题
职
责
四职责表述：
负责海外市场区域招标和招投标工作的进行及订单接洽
工作
任务1、负责投标、招标项目的确定及执行方案的策划或订单的接洽
2、负责协助外贸内勤人员制作招、投标书，并确保招投工作的顺利进行
职
责
五职责表述：
其它
任务
工作其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划建议权
2、市场推广方案、调研方案参与权
5、其它部门经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系：
本部门及各相关部门
外部协调关系：
相关海关、外管、商检、客户、物流等
任职资格:
教育水平大专及以上学历专业
专业国际贸易、市场营销、管理和其他相关专业
培训经历公共关系培训知识：
海关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识
经验3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历
知识市场营销管理、品牌管理、公共关系培训知识：
精通市场营销管理知识，通晓品牌管理、公共关系、法律等知识，了解相关公司产品的专业知识
技能技巧熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
其它:
使用工具/设备计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境大办公室.按计划规定出差
工作时间特性工作时间调动性较强.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标产品推广工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标预算控制情况、部门合作满意度
能力指标判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸内勤岗位职责说明书
岗位名称外贸内勤岗位编号
所在部门海外事业部岗位定员
直接上级海外事业部经理职务代理无
直接下级无岗位分析2006-12
职位描述:
负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务
负责统计业务人员销售情况
职责与工作任务:
职
责
一职责表述：
负责日常办公室事务处理
工作
任务1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作
2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者提供信息
3、负责本部门日常邮件收发，及普通文档管理
4、负责本部门相关文件的打印、复印等。
职
责
二职责表述：
协助业务人员完成销售任务
工作
任务1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜
2、负责客户档案的建立及更新，并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作
3、协助业务人员完成客户询价、报价工作
4、协助业务人员完成海外区域标工作的各项事务性工作处理
5、收集到客户信息，及时通知业务人员，确保信息的及时有效性
职
责
三职责表述：
负责统计业务人员销售情况
工作
任务1、及时对业务人员的销售情况进行统计
2、每月定时向财务及海外事业部经理提交销售员的统计表
职
责
四职责表述：
其它
任务
工作其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系：
本部门及公司各相关部门
外部协调关系：
客户
任职资格:
教育水平中专及以上学历专业
专业国际贸易、服装纺织相关专业
培训经历行政管理培训、办公礼仪
经验2年以上相关工作经验
知识具有相应的企业管理知识技能技巧：
熟练使用自动化办公软件，具备较强的网络知识，能熟练应运英语写作及对话
技能技巧熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
其它:
使用工具/设备计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境大办公室.经常出短途差
工作时间特性按公司要求上班.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标预算控制情况、部门合作满意度
能力指标判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸客服位职责说明书
岗位名称外贸客服岗位编号
所在部门海外事业部岗位定员
直接上级海外事业部经理职务代理无
直接下级无岗位分析2006-12
职位描述:
负责为本部门提供专业的技术支持
负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作
负责出口产品的售后服务与跟踪
职责与工作任务:
职
责
一职责表述：
负责为本部门提供专业的技术支持
工作
任务1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务
2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务
3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并及时提供相关数据及建议
职
责
二职责表述：
负责出口产品的售后服务与跟踪
工作
任务1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务，及技术支持
2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并及时对客户的投诉做出记录
3、及时的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满意
4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益
职
责
三职责表述：
负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作
工作
任务1、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息
2、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识
职
责
四职责表述：
其它
任务
工作其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系：
本部门及公司各相关部门
外部协调关系：
客户
任职资格:
教育水平中专及以上学历专业
专业国际贸易、服装纺织相关专业
培训经历行政管理培训、办公礼仪
经验3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历
知识客户服务、公共关系培训知识：
精通家纺专业知识，通晓客户管理、公共关系等知识，了解相关公司产品的专业知识
技能技巧熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
其它:
使用工具/设备计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境大办公室.正常情况下无需出差
工作时间特性按公司要求上班.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况
边际指标预算控制情况、部门合作满意度
能力指标判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸部门行政管理制度
工作时间管理:
正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:
Am:
8:
00-----am:
12:
00
Pm:
1:
30-----pm:
6:
00
签于外贸部门具有特殊的工作时间原因,现规定:
无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处
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