几种常用公文的写作方法.docx
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几种常用公文的写作方法
几种常用公文的写作方法
一、决定、决议
对重要问题或重大行动做出安排及决策用“决定”,经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。
决定、决议两种公文虽然在产生过程、适用范围等方面有所不同,但就文种的基本内容、结构形式和语言表达来说,又很相似。
1、标题。
决定、决议的标题比较规范,常见的是:
发文机关(或会议)、事由、决定(决议)三项组成,或不写发文机关,只有事由、决定(决议)两项。
标题上面一般标出日期,加括号。
决定、决议标题中有发文机关或会议名称的,正文后不署名,没有发文机关或会议名称的,可在副标题中注明,或在文后署名。
奖惩性决定、决议多在文后署名。
2、正文。
在决定、决议写作中,特别要重视对内容的把握。
首先是交代产生此决定、决议的背景,说明原由。
指出什么机关或会议,根据什么政策或原因作出这一决定或决议。
这一部分行文要求简明扼要,逻辑严密,用词准确。
其次是决定或决议的内容。
这是正文的主体,要写决定或决议的具体事项。
有的比较简单,甚至比前一部分还要短;有的决定或决议内容丰富,事项具体,则要分点、分条叙述,行文要具体、明确,直陈其事,以便于理解和执行。
有的决定或决议除了以上两部分外,还写对事项的评价或号召,指出什么是正确的,什么是错误的,应当怎样做,不应当怎样做。
决定、决议的写法要特别注意政策上和法律上的依据。
【<决定>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会
(决定)
榕开委[××××]××号
中共福州经济技术开发区委员会
福州经济技术开发区管理委员会
关于×××的决定
各镇(街)党委、政府(办事处),区直机关党工委、企工委,区直各口党委,区直各部、委、办、局(公司),各人民团体,武装部,保税区各办、局,科技园区管委会:
正文………………………………
附件:
一、
二、
中共福州经济技术开发区委员会
福州经济技术开发区管理委员会
××××年×月×日
主题词:
××××××××
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
【<决议>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会
文件
榕开委发[××××]××号
中共福州经济技术开发区委员会
关于×××的决议
(××××年×月×日×××会议通知)
正文…………………………………………………………………
…………………………………………………
主题词:
××××××××
发:
各镇(街)党委,区直机关党工委、企工委,区直各口党委,区直
各部、委、办、局(公司),各人民团体,武装部,保税区各办、
局,科技园区管委会,存档。
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
二、意见
意见的写作,既要分寸恰当又不能模棱两可;既要使下级有章可循,又不能让下级各行其便;有关工作的措施要求既要具体明确,又不能要求过死,毫无伸缩性。
1、标题。
一般写法包括发文机关、事由、意见。
在意见之前应加助词“的”字,将文种与事由联接起来。
2、正文。
正文分为开头、主体、结尾三个部分。
(1)开头。
主要有四种:
一是目的式开头,即有简明扼要的文字,说明提出此意见的缘由。
二是提要式开头,即将全篇意见的要点在开头部分扼要写出。
三是按语式开头,即对将要开展的工作的重要性加以强调,以引起读者对意见内容的重视。
四是背景式开头,即将有关的重要情况在开头作一个介绍,使读者了解意见形成的背景,以加深对意见的理解。
这种开头常用于对重要问题提出处理的办法和解决的措施。
(2)主体。
主要写明意见的具体内容,如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施、注意事项等,一般采用分条列项式写法,主要要求:
一是全面系统。
对工作的见解和要求,一定要顾及各个方面,使工作涉及到的各个部门,都能明确地领会工作的原则和要求。
二是准确具体。
意见中提出的措施或办法,用语要准确,表述要具体,这样才便于下级机关理解和贯彻执行。
三是层次分明。
有些意见中既有工作的基本原则,又有具体的政策措施,一般要分开来写,不宜放在一起写。
(3)结尾。
意见一般要有结尾段落,用来进一步强调工作或提出号召,结尾的方法,一是补充式结尾,补充几点要求;二是号召式结尾,必须写得简洁有力;三是督查式结尾,对意见的贯彻落实提出明确的督查要求。
有的意见结尾还要求有关单位限期书面告知贯彻执行的情况
【<意见>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会
(意见)
榕委[××××]××号
中共福州经济技术开发区委员会
关于×××的意见
正文…………………………………………………………………
…………………………………………………
中共福州经济技术开发区委员会
××××年×月×日
主题词:
××××××××
发:
各镇(街)党委,区直机关党工委、企工委,区直各口党委,区直
部、委、办、局(公司),各人民团体党组,武装部,保税区各办、
局,科技园区管委会,存档。
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
三、通知
通知是党政机关、人民团体、企事业单位日常业务活动中使用频率最高、范围最广的一个文种。
不同类型的通知有不同的写法。
1、发布、批转、转发或印发的通知。
这种通知与所发布的法规和所批转、转发、印发的文件一起,构成一个新的文件。
它的写法一般为一段式,开门见山,说明批转、转发、印发的目的和要求,如表示“同意”、“望认真贯彻执行”或“参照执行”、“供参考”等。
有的提出进一步贯彻的意见,在讲明发布或批转、转发、印发目的、要求的基础上,再作进一步的说明,如系发布性的,可简要强调发布这一条例、规定的根据、制订过程、实施的意义、实施的意见、实施的办法和应注意的问题等。
如系批示性的,应强调结合本地区、本系统的实际情况对被批示文件内容要求加以具体化,说明在贯彻执行中应注意一些什么问题,提出具体的贯彻执行意见,以便下级机关遵循。
此类通知的标题要注意文字精炼,不宜写得太繁琐。
2、工作通知。
适用于布置、安排性内容,带有指示性、指导性,要求下级机关必须贯彻执行。
它的正文包括三个部分:
一是缘由部分。
一般要概述情况、说明目的、交待背景或陈述理由、指出根据,从中引出问题,然后,用习惯过渡词语,如“特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等,转入事项部分。
二是事项部分。
即通知的中心内容,是应知、应办的事项,是工作的具体部署,是执行的依据,应提出明确、具体的要求。
一般采取分条分项式写法,并用序码,也可以用小标题,分清层次,划分段落,使人一目了然。
便于领会、理解和执行。
三是结尾。
一般比较简短,主要是要求下级机关、单位结合具体情况认真研究通知的精神并抓好落实。
如属于重要通知,其结尾有时另起一段提出指示性要求。
一般经常使用的结尾语是:
“望结合本地区、本部门具体情况贯彻(参照、研究)执行”。
3、会议通知。
召开什么会议,事先发个通知。
这种通知应用极广,写法也较自由,但要包括一些基本内容,如:
会议名称、召开会议的时间、地点、会议内容、参加人员、会期和注意事项,等等。
4、公务通知。
这种通知可以是指示性,也可以是阅知性的。
如传达事项或交流信息的通知,就是属于阅知性的,主要是让收文单位了解某些事情、某种情况,并不要求办理或执行的。
【<事项通知>的格式一】
中共福州经济技术开发区委员会办公室
(通知)
榕开委办[××××]××号
中共福州经济技术开发区委员会办公室
福州经济技术开发区管理委员会办公室
关于×××的通知
各镇(街)党委、政府(办事处),区直机关党工委、企工委,区直各口党委,区直各部、委、办、局(公司),各人民团体,武装部,保税区各办、局,科技园区管委会:
正文×××,特作如下通知(现通知如下;望按以下通知执行;现将有关事项通知如下;特紧急通知如下;等)。
………………………………………………………………………
…………………………………………………
以上通知,望认真执行。
(以上通知,望认真贯彻执行。
)
(本通知自下发之日起实行。
)
【<事项通知>的格式二】
(以上通知,请即(望速)向所属单位传达,认真执行。
)
(各地区、各部门可根据本通知要求,研究和制定贯彻细则,并公布执行。
)
(如有违反以上通知规定的,除按违反×××论处外,还要根据情节轻重,给有关领导人和直接责任者以纪律处分。
)
中共福州经济技术开发区委员会办公室
福州经济技术开发区管理委员会办公室
××××年×月×日
主题词:
××××××××
抄送:
×××,×××,存档。
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
【<知照性通知>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会办公室
(通知)
榕开委办[××××]××号
中共福州经济技术开发区委员会办公室
关于成立×××领导小组的通知
各镇(街)党委、政府(办事处),区直机关党工委、企工委,区直各口党委,区直各部、委、办、局(公司),各人民团体,武装部,保税区各办、局,科技园区管委会:
正文×××,决定成立×××领导小组,其组成人员如下(决定调整×××领导小组成员,调整后的×××领导小组成员名单如下):
组长:
×××职务
副组长:
×××职务
成员:
×××职务
中共福州经济技术开发区委员会办公室
××××年×月×日
主题词:
×××××××
抄送:
×××,×××,存档。
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
【<会议通知>的格式】
会议通知
经研究,定于×月×日(星期×)上午××,在×××召开×××大会,会议主要议题是×××。
会期×天。
现将有关事项通知如下:
一、参加对象:
1、………
2、………
二、有关事项:
1、………
2、………
中共福州经济技术开发区委员会办公室
××××年×月×日
四、通报
通报不同于其它的文种,即它的内容必须有具体的正、反面典型事例和客观实际情况。
通报的正文,一般分总提(导语)、事实和决定、要求三部分。
1、总提部分。
无论是表扬性、批评性通报,还是传达性通报,都习惯于在正文开头简明扼要地概括出全文的主题,勾画出一个总体轮廓。
传达上级重要精神的通报,要概括介绍这一情况的发生时间、覆盖面及其性质、影响等;如果是表扬通报或批评通报,要交待出单位或人物(包括身份、所在单位、职务等)、时间、事项及其结果,点出发文机关的基本态度。
2、事实和决定部分。
这是通报全文的重点和核心。
不管是哪一种类型的通报,均应适当地详细写出事实的全过程或全部内容,交待出事情的来龙去脉,使阅文者看完后即能掌握全貌,并能从中悟出是非,充分认同发文机关的决定。
写事实部分,若是传达上级的重要精神,要逐条写清具体内容;若是传达重要情况,要适当详写情况的几个主要方面,并简要分析情况的性质和发展态势;若是表扬通报要写出先进典型的主要经验或事迹,指出体现了什么精神,具有什么意义,作出适当的评价;若是批评通报要写出错误行为的发展过程和结果,指出违反了哪些法令、政策和规定以及错误性质和危害,作出结论。
决定作为通报核心部分的一个方面,虽然文字不多,但却是行文的直接目的,是前因之果,传达了上级的决策思想,要求准确无误。
表扬通报的决定,要明确写出授予什么等级的荣誉称号,给予什么样的奖励,或直书“特予通报表彰”、“特予通报嘉奖”;批评通报的决定,要对违纪者或事故责任者写明惩戒的类别,或给予通报批评,或给予警告、留党留职察看,或给予经济处罚。
不管写哪一类的决定,都应注意简洁性,用一两句或几句话表达完整。
传达重要精神或情况的通报,一般不写决定,如果有“决定”字样也往往是作为过渡句。
3、要求部分。
这是前两部分的归结,也是通报的落脚点。
除知照性的通报外,无论是表彰先进典型,还是批评错误行为,或是传达重要情况或精神,都不是最终目的,最终目的是号召人们学习先进,或是警戒人们避免某类错误行为,或者是要求人们重视某一情况、贯彻某一精神。
要把握行文目的,按照行文目的来提出要求。
【<通报>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会办公室
(通报)
榕开委办[××××]××号
中共福州经济技术开发区委员会办公室
关于×××的通报
各镇(街)党委、政府(办事处),区直机关党工委、企工委,区直各口党委,区直各部、委、办、局(公司),各人民团体,武装部,保税区各办、局,科技园区管委会:
正文…………………………………………………………………
…………………………………………
中共福州经济技术开发区委员会办公室
××××年×月×日
主题词:
×××××××
抄送:
×××,存档。
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
五、报告、请示
报告和请示这两类公文都要侧重反映情况,陈述理由,不要多发议论。
1、向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
报告的种类主要有定期报告、专题报告、综合性总结报告、会议报告、工作报告等。
报告是一种陈述性文件,主要是报告情况,不要含糊地请求人家回答或解决问题。
报告的结构:
(1)标题:
一般只包含事由和文种。
(2)正文:
分两部分,一是报告起因,说明为什么要写报告;二是报告内容,这是正文的主体,要写明完成任务、进行工作或处理事项的依据、过程、措施以及结果、成效与存在问题,有的还要写经验、教训及今后打算等,可根据报告的种类而定。
但共同要求是:
内容扼要,材料准确,层次分明,条理清晰,语言明白,文理通顺。
与专题性报告相比,综合性报告更难写。
怎样用有限的篇幅,讲请报告的全部内容,是综合性报告的一个突出的难题。
为此,必须注意如下几点:
一是突出重点,不要面面俱到;二要综合分析,不要简单地罗列现象,不得要领;三要以点带面,典型概括,做到点面结合。
2、向上级机关请求指示、批准,用“请示”。
请示要扼要明确,主要是提出请示事项,说清楚要求谁回答或解决什么问题,还可以要求在什么时候回答,必要时从中说明一些理由。
请示有三个鲜明的特点:
一是必须是下级向上级行文;二是必须是在自己职权范围内无法肯定或处理的问题;三是必须要求上级明确表态、批复的。
写请示时要注意几个问题。
一是请示事项要集中、专一,一文一事,不宜冗杂,千万不要以简报代“请示”;二是主送的领导机关只能写一个,不要多头主送,除领导者直接交办的事项外,不要直接主送领导者本人;三是请示问题要符合政策,符合实际,是工作中急需解决而又有条件解决的问题;四是请示的理由要充分,解决的办法要切实可行;五是不得越级请示,如特殊情况必须越级行文的,在行文的同时,应抄报越过的机关。
【<报告>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会办公室
(报告)
榕开委办[××××]××号签发人:
×××
中共福州经济技术开发区委员会办公室
关于×××情况的报告
中共福州市委办公厅:
正文×××,现将×××的情况报告如下:
…………………
…………………………………………………
特此报告。
中共福州经济技术开发区委员会办公室
××××年×月×日
(盖章)
主题词:
×××××××
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
【<请示>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会
(请示)
榕开委办[××××]××号签发人:
×××
中共福州经济技术开发区委员会
关于×××问题的请示
中共福州市委办公厅:
正文×××,请示如下:
…………………………………………
……………………………………
特此请示,请示复(请批准)
(以上意见当否,请批示。
)
(以上意见如无不妥(当)请批转有关部门执行)。
中共福州经济技术开发区委员会办公室
××××年×月×日
(盖章)
主题词:
×××××××
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
六、批复
一般是针对下级机关请示的一项或几项工作做具体答复,以便下级机关遵循办理。
其特点是针对性强,态度明朗,答复恳切,不容有松动余地。
批复的写法较简单。
一是写批复根据,说明应什么请示而批复的,包含两层意思:
接到什么请示、表示经过研究。
二是批复内容,一般不必加以议论,只要直陈其事。
如果对请示内容全部同意,就写肯定的意见;如果完全不同意,要写否定意见及其理由;如果部分同意,部分不同意,应分别写出理由。
批复的篇幅一般都较短。
七、函
函主要用于单位之间的相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请示批准等。
函的正文包括发函缘由、事项、结束语三部分。
发函缘由主要讲为什么要去函或复函;事项就是要商洽、询问、答复或请示批准的事项;结束语可根据不同情况区别使用,如果是去函告知对方机关的,可用“特此函告(达)”;如果是去函要求对方机关回复的可用“请研究函复”、“以上意见,请予函复”、“盼复”、“以上意见,请予函复”;如果是答复对方的问题,可用“特此函复”、“此复”等。
虽然函的字数不多,但撰写起来也有一定的难度。
事由是对函的主要内容的准确、简要的概括,事由写得成功与否,关键看能否准确精练地概括全篇的中心内容,做到题文相符。
一是针对性地陈述缘由。
即针对所要商请、询问或答复的问题,实事求是地提出最有说服力的理由或依据,或言明根据上级的有关部署、指示精神,或简要陈述本地区、本部门的实际困难和需要,或扼要说明事情的经过和基本情况,或引用对方的来文字号和事由等,以便把缘由写充分。
行文宜直述,忌铺陈。
二是紧承缘由点明致函事项。
即以一两句话明确地提出问题、要求或答复意见。
这部分是全文的中心,行文要直陈其事,把意见或要求全面直接地告知对方,使对方一目了然。
切忌委婉其辞,要一语破题,不写套话、空话,中心突出,言简意明。
写函要注意三个方面的问题:
一是不能一文多事或节外生枝。
函的内容必须单一、集中,不能罗列事项,漫无中心;二是不能重复繁琐,语意不明,不要花大量精力写意义和重要性,行文要求短小精悍。
三是不能用词不当,缺乏诚意,用词必须谦恭、诚恳、友好。
【<批复、函>的格式】
中共福州经济技术开发区委员会批复
函
榕开委办[××××]××号
中共福州经济技术开发区委员会
关于×××请示(函)的批复(函)
中共马尾区委××部:
正文:
你部×号文《关于×××的请示(函)》收悉。
经研究,现批复如下:
一、………
二、………
此复。
中共福州经济技术开发区委员会
××××年×月×日
主题词:
×××××××
抄送:
×××,存档。
中共福州经济技术开发区委办公室××××年×月×日印发
(共印×××份)
八、会议纪要
会议纪要是根据会议记录摘要整理的,通常用平实、精练、严谨的语言综合会议情况和结果,它有通报情况、指导工作、推动工作的使用。
兼有上行、下行和平行公文的特征,是传达和宣传政策法令、报告和处理公务的一种工具。
不同的会议可以形成不同类型的会议纪要,比如议决性纪要、情况性纪要、消性纪要等等。
纪要还可分为综合性纪要和专题性纪要。
会议纪要的写法:
1、标题。
由会议名称和文种组成,办公会、例会纪要的标题,只要求标明哪个单位、什么性质的会议。
这种标题在一个单位内是固定的。
座谈会纪要主要是把会议讨论的问题简要地标出来。
每次会议的内容不同,标题也不同,无论什么样的标题,都要起到使人一目了然的效果。
2、开头。
可简介会议概况、说明会议的届次、目的、任务,开会的时间、地点,会议主持人,参加和出席会议的人员,会议主要成果等。
这一部分主要是会议基本情况的介绍,要用简短的文字把会议的概貌叙述出来,给人以总的印象,对会议有一个总的了解。
也有的会议纪要开头不写会议概况,很快就进入主体内容。
3、主体。
是正文的主要部分,是会议纪要的主要内容。
概述会议的内容、进程、决议、主要精神和任务。
这部分内容包括:
对会议所讨论问题的分析和认识;其重要性、已有成就和有待解决的事项;对所讨论的问题今后应采取的方针、政策、解决办法;组织领导和措施;要求向上级机关反映或提请注意的问题等。
主体内容的写法有以下几种:
一是概括式写法。
即把会议的发言、讨论情况综合到一起,概括地叙述出来。
二是分项式写法。
会议规模比较大,讨论问题比较多,涉及面比较广时,可采取这种写法。
三是发言记录式。
即按会上发言的顺序,把每个人发言的的主要内容写出来。
四是条款式写法。
有些重要会议围绕会议的主题形成的意见、确定的事项比较多,多带决定性质,而且每条意见、事项可以单列成文,可采取款式写法。
4、结尾。
这部分有的提出一般性的希望、号召;有的要求有关单位认真贯彻执行会议精神,努力完成会议提出的各项任务。
也有些会议纪要不再单写这一部分,写完会议精神和决定部分就结束全文。
会议纪要的结尾,一般要将出席人、列席人、缺席人、记录人的姓名写上。
【<会议纪要>的格式】、
会议纪要
(××)
中共福州经济技术开发区委员会办公室
××××年×月×日
关于×××问题的会议纪要
正文:
××××年×月×日,×××同志主持(召集)会议,研究了(讨论了)×××问题(听取了×××汇报)。
现将议定事项纪要如下:
一、………
二、………
出席:
×××××××××××××××
记录:
××××××
发:
××××××××××××,存档。
(共印×××份)