秘书学教学方案.docx

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秘书学教学方案

《秘书学》教学方案

主讲教师：

张求会

第一次授课

一、秘书学的定义及性质

（一）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。

（二）秘书学的三大内容：

1．秘书人员（又称为“秘书工作人员”、“秘书工作者”、“秘书从业者”、“秘书从业人员”，或者径直称作“秘书”）

2．秘书机构（又称为“秘书部门”、“秘书班子”、“文秘部门”、“办公厅”或“办公室”）

3．秘书工作（又称为“秘书活动”）

（三）秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴的应用型学科。

二、秘书的定义

（一）秘书的定义：

　　秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

（二）秘书定义的三个构成部分：

1．服务对象（存在领域）：

政府机关、企事业单位、团体或个人

2．主要功能（主要作用）：

提供辅助管理、综合服务

3．职业属性（“职业”、“职务”之分）：

秘书首先是一种职业名称（秘书人员在社会中所从事的作为其主要生活来源的一种社会活动），在某些特殊场合同时又是一种职务名称。

附：

［职业］个人在社会中所从事的作为主要生活来源的工作。

［职务］机关或团体中由职位规定的应该担任的工作。

三、秘书的类别与层次

（一）秘书的类别（划分标准不同，类别各异）

1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经济来源，而非服务对象是否为个人）。

2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。

3．从具体工作的角度划分，意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。

（1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实存在过，不能简单地予以否定。

（2）按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”等类型。

（二）秘书的层次

　　1．秘书所在单位级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。

2．同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分：

（1）初级秘书：

主要从事一般日常工作；

（2）中级秘书：

主要负责起草文稿、办理公文、处理信息；

（3）高级秘书：

工作以参政议政为主，较多参与决策。

四、秘书的修养

（一）政治理论修养

（二）秘书的职业道德

　　1．［职业道德］从事一定职业的人在其特定的职业活动中必须遵循的行为规范。

2．秘书职业道德的基本内容：

服从、谨行、合作、守纪

五、秘书的知识结构

扎实的基础知识、系统的专业知识（秘书业务知识＋所属行业知识）、必要的辅助知识

六、秘书的能力结构

办事能力：

1．理解和领会能力（迅速准确地领会领导的意图）；2．分析能力（分清轻重缓急）；3．应变能力（灵活处理突发性事件、政策“真空”状态下的各类特殊事件）

交际能力：

1．秘书从事公关活动的主要目的：

帮助所在单位及服务对象树立良好的社会形象；2．第四章《秘书交际》重点内容提示：

①p30双向互惠，②p31换位思考，③p34学会倾听，④p36深切了解领导，⑤p37若无其事，⑥p39雪中送炭与火上浇油，⑦p40等边距离

表达能力：

1．基本要求：

能说会写；2．共同标准：

准确、规范、简洁

操作能力：

各类常见办公设备的熟练操作与简单维护

七、秘书人员的心理素质

（一）培养秘书意志力

　　1．意志：

具有确定目的、实现目标、支配控制自己行动的心理素质。

2．秘书意志力的表现：

①自觉，②自制，③坚韧，④果断

（二）塑造适合于秘书工作的性格

1．性格：

一个人对现实的稳定的态度、行为方式。

2．性格的特点：

既有稳定性，又有可塑性。

3．比较适合于秘书工作的性格“模式”：

顺从与独立相结合，外向与内向相结合。

（三）维护心理健康

1．心理健康的表现：

①智力正常，②情绪成熟，③行为协调，④工作专注，⑤关系和谐

2．秘书工作容易滋生的不良心理：

①唯上，②恃势，③骄傲，④自卑

3．培养正常的情感情绪，时常调节个体行为，随时矫正异常心理。

八、秘书的培养目标和培养途径

（一）培养目标：

1．秘书人员应是具有比较广博的基础知识、掌握系统的专业知识、熟悉了解行业知识的通才—专才型人才。

2．通才与专才之辨

（二）培养途径：

自我培养＋外界培养

（三）秘书人员与优化群体

　　1．优化群体：

按照异质结合的原则，由不同专长、学历、年龄、性格、性别、籍贯的人科学组合起来的工作群体。

2．优化群体的特点：

①各有所长，②各得其所，③各司其职，④比例适中，⑤动态平衡

3．秘书部门及秘书人员在优化群体中可以发挥的作用：

①根据因事设人的原则，协助领导组建工作群体；②协助领导了解组成成员的各自情况，因人制宜，做好分工；③协调上下左右的关系，增强内部凝聚力；④时刻注意工作动态，根据需要，及时加以调整。

九、秘书机构的定义及特点

（一）秘书机构的定义：

党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。

（提示：

与秘书的定义相对照）

（二）秘书机构的性质

1．秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构（或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”）

　　2．比较两类机构：

（1）职能性机构：

承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰；

（2）综合性机构：

不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。

（三）秘书机构的特点

1．附属性：

直接隶属于领导机关

2．综合性：

活动内容综合性强

3．辅助性：

活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督

（四）秘书机构的设置原则和具体要求

＊总原则：

秘书机构的设置，要适应机关或单位管理工作的实际需要。

＊具体要求：

　　1．凡独立单位必须设置秘书机构（从独立行文角度把握）。

　　2．秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求。

　　3．秘书机构与所属机关、单位在工作性质上必须相适应。

十、秘书机构的基本职能与主要任务

（一）基本职能：

辅助决策，服务领导

（二）主要任务（三大任务之间互相渗透，互相交叉，相辅相成）

＊政务性工作（参与政务）

1．调查研究（为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情况，提出富于建设性的意见和建议）

2．信息工作（向决策者及时提供准确、完整、有用的信息）

3．协调工作（侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下，联系左右，理顺关系）

4．咨询工作（为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广）

＊业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质的任务）

1．文书工作（公文的统收统发）

2．档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理）

3．会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作）

4．接待工作（可分为内宾、外宾接待两大类，注意内外有别）

5．保密工作（保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室）

＊事务性工作（主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、环境卫生、设备管理等）

附：

［政务］关于政治方面的事务，也指国家的管理工作。

（提示：

可以理解为“决策”或“与决策直接相关的工作”）

［行政］①行使国家权力的∶～单位｜～机构②指机关、企业、团体等内部的管理工作∶～人员｜～费用。

十一、秘书机构的领导关系

（一）秘书机构只直接对所属机关单位负责

　　秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。

换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。

（“各自为营”、“各为其主”）

（二）秘书机构之间的联系（含纵向联系、横向联系）

【思考与练习】

1．比较下列几个秘书定义：

（1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务的人员。

（2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。

（3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。

（4）秘书是一种从事脑力劳动的职业，其职责是在居于领导地位的集团或个人决策时提供信息和意见，并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。

（5）秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。

而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。

所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。

（教材p18）

（6）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。

（教材p118）

2．案例分析：

王国琛原是某大型国有企业的厂长，厂里为他配置了专职秘书李小彬。

两年后，王国琛辞了职，自己集资办起了一家饮料厂，并从厂里“挖走”了原来的秘书李小彬，让小李继续帮助自己迎来送往、东奔西走。

有人开玩笑说：

“老搭档就是老搭档，小李这个秘书还是老样子。

”请问：

这句玩笑话应该怎样看待？

3．分析下列十条管理经验：

①依个人专长选择最适当的人选，彼此撷长补短，又保持多元性；

②了解团队的工作是什么，以及这些工作的重要性何在；

③激发个人与团队的工作动力，提高他们努力工作的意愿；

④让每位成员有足够的技能、人际与知识，并激发他们的潜能；

⑤有良好的沟通，彼此的关系形成信任与尊重；

⑥团队有弹性，能视需要改变架构和做事流程，并能适应多变环境；

⑦设定绩效目标和解决问题的方法，并追踪成果；

⑧以正面的肯定或给予嘉许，促进团队的学习、成长和满意度；

⑨让成员对身为团队其中一员感到光荣与兴奋，有向心力及信心；

⑩随时注意团队的发展情况，配合需求应用不同的领导型态。

（载《南方都市报》2002年3月31日第53版，原题为《让你的团队动起来》）

第二次授课

一、秘书工作的特点

（一）秘书工作的特点是一个复杂的体系，可从不同的角度予以描述。

（二）秘书工作最重要、最有特色的性质：

1．辅助性

＊内涵：

一切秘书活动均以辅助领导为中心内容

＊地位：

辅助性是秘书活动最根本的属性

＊全面准确地认识辅助性：

①秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”。

（p76）

②立足于本单位的全局，在强烈的战略意识指导下，不仅要想领导之所想、急领导之所急，而且要想领导所未想、急领导所未急，提供全方位、全过程的辅助。

（p82）

③辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。

只有搞好事务性工作，单位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地；只有搞好事务性工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。

（p84）

④不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。

（p89）

⑤辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办和处理中，把这些日常工作做好了，就是为决策的制定、执行和落实提供了帮助。

（p89）

⑥秘书人员在辅助决策中作用的大小，既取决于秘书人员是否积极主动地开展工作，更取决于领导是否重视发挥秘书的作用。

此外，还与秘书人员自身的能力有关。

（p89）

⑦秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。

（p118）

2．中介性

＊内涵：

沟通上下、全面协调

＊就围绕领导的核心工作——决策而言，秘书活动可以发挥的作用是：

辅助领导决策，传达决策，了解决策的执行情况，检查督促决策的贯彻落实。

＊中介性服从于辅助性

3．事务性

＊内涵：

在辅助领导的过程中，大量的事务性工作主要靠秘书人员来完成。

＊辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。

二、秘书工作的指导思想和原则

（一）秘书工作的指导思想

　　1．“三服务”的由来及内容（p85）

2．“三服务”的变通理解：

三个服务方向（为直接上级服务，为平行和下级单位服务，为群众服务）

3．秘书工作的指导思想：

围绕领导机构及领导者的总目标、总任务，做好“三服务”：

即为直接上级服务，为平行及下级单位服务，为群众服务。

（二）秘书工作的原则——坚持“三统一