Outlook会议室小组日程建立查看及会议室预定手续.docx

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Outlook会议室小组日程建立查看及会议室预定手续

Outlook会议室小组日程建立、查看

及会议室预定手续

一、会议室小组日程建立及查看

1、选中OutLook日历选项，在“动作”菜单栏中单击“查看小组日程”

2、在弹出的小组日程对话框中，单击“新建”按钮

3、输入小组日程名称

4、弹出的自定义小组日程对话框如下图所示，此时组成员为空

5、单击小组日程“添加其他人”下拉菜单中的“添加自通讯薄”选项

6、在弹出的“选择成员”对话框中依次选中“会议室1-4”，然后单击“收件人”

按钮，将会“议室1-4”添加进“收件人”空白框中，最后单击“确定”按钮完成会议室成员添加。

7、添加成功后的会议室小组日程如下所示，单击“保存并关闭”按钮完成最终添加

8、会议室小组日程添加完成后，以如下方式查看，单击“动作”菜单栏的“查看小组日程…”选项

9、在弹出的小组日程对话框中，选中“会议室小组日程”，单击“打开”按钮将其打开

10、所有会议会议室日程安排如下图所示，其中蓝色标记的时间段代表会议室已被预约，灰色空白处时间段代表空闲

二、会议室预定

1、打开“会议室小组日程”，选中要预定会议室的灰色空白时间段，在“安排会议”下拉框中单击“新建会议…”选项

2、在弹出的会议窗口中，单击“收件人”选择参加会议的与会者，其中选择的会议室已自动被添加至“收件人”空白框中

3、选择相关与会者，添加至“必选”空白框中，单击“确定”完成与会者的添加

4、如下图所示，在会议窗口中添加相关选项，如：

主题、地点、标签、开始结束时间、会议简介等，填写完毕后，单击“发送”按钮进行会议室预约

5、发送完成后，相关会议室会自动发送请求是否被接受邮件至会议发起者邮箱

6、相关会议参与者将会收到会议邀请邮件，会议参与者可选择“接受”、“暂定”、“谢绝”，对本次会议邀请进行回复。

7、如选择“接受”，如下图所示选中“现在发送相应”，并单击“确定”按钮，完成对会议请求的响应

8、会议发起者将会收到来自会议参与者的会议响应，如下图所示

9、此时在查看“会议室小组日程”时，被预约会议室的相关时间段已为蓝色，表示会议室已被预约成功

10、同时会议发起者和会议参与者的日历中将会显示相关日程

会议发起者日历：

会议参与者日历：