文秘制度.docx

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文秘制度

收文管理制度

第一章总则

第一条为使集团（以下简称集团）收文处理工作规范化、制度化、科学化，提高收文处理工作的效率和办理质量，根据国家有关规定，结合集团实际情况制定本制度。

第二条收文处理工作的主要目的是通过规范收文处理流程，使各种公文在集团内部、集团与其他有关单位之间合理地流转，各种信息能及时、准确、安全地送达，保证集团各项经营活动顺利进行。

第三条本制度适用于集团各部门及其分子公司的文件收文工作。

第二章收文办理

第四条本制度所称公文是指集团总部及各分子公司在经营管理活动中形成的对内、对外的各类正规和非正规公务文书。

第五条集团及分子公司收文包括外收文和内收文。

第六条外收文办理包括公文的签收、登记、编号、拟办、请办、分发、承办、催办等程序。

外收文办理流程如下：

集团或分子公司办公室文秘科签收登记、编号填写文件办文单，提出拟办意见请办并分发到有关部门或领导处办理有关部门承办文件管理专员负责催办办理完毕回复原件交付办公室归档。

（一）签收：

收文时应逐件清点，如发现问题，须及时向发文部门查询并采取相应的处理措施；

（二）登记：

收文后应将文件标题、密级、发文字号、发文部门、成文日期、主送机关、收发文日期及办理情况逐项填写清楚；收文应由专人统一拆封（领导亲启件除外），无关人员不得随意拆封；

（三）拟办：

办公室文秘科按有关规定对需要办理的公文逐件提出办理意见送办公室主任核定；

（四）请办：

办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文请领导人批示或主管部门办理；对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门；

（五）分发：

办公室文秘科根据办公室负责人核定的办理意见或领导人批示，将公文分送给有关领导人批示、阅知，或送有关部门办理；

（六）承办：

主管部门对需办理的公文要及时进行办理，凡在承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；公文承办部门收文后应抓紧办理，不得延误、推诿；对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应由文件管理专员及时退交办公室文秘科并说明理由；

（七）催办：

办公室文秘科对公文的承办情况应进行督促检查，文件管理专员负责跟催；对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应按照办文单上的时间规定要求定期催办；送请领导审批的急件，应附明显标志并及时催办；

（八）办结：

公文办结，对来文单位应有回复，回复办法根据领导批示确定。

第七条集团办公室内收文办理流程如下：

（一）收到内收文后，集团办公室文秘科应当进行审核。

审核的重点是：

1．是否应由本部门办理；

2．是否符合行文规则；

3．内容是否符合国家法律、法规和集团制度规定；

4．涉及集团内部其他部门职权的事项是否已协商、会签；

5．文种使用、公文格式是否规范。

（二）各部门、分子公司向集团呈送请示报告，可根据请示内容，先送相关职能部门，经部门领导签署意见后，再送集团办公室，由办公室文秘科编号、登记、送主任阅批后，再呈送主管领导签批。

根据主管领导意见，再转其他领导阅批，阅批后，应再转送总裁阅示。

（三）各部门、分子公司呈送的请示、报告只送一份（必要时可抄送有关部门），由办公室按签批程序送领导阅示，不得自行多头呈送各领导。

（四）一般内部请示、报告经领导签批后，视情况将复印件转送给上呈请示、报告的部门的文件管理专员保存，以便按批示执行。

若需由其他部门执行时，则由办公室将请示、报告的复印件转送给其他部门，由文件管理专员负责接收和处理。

第八条审批公文时，对具体请示事项，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。

第九条各分子公司可以根据自身情况参考集团办公室收文办理情况自行确定。

第三章附则

第十条本制度解释权归集团办公室。

第十二条本制度自颁布之日起试行三个月，前期相关规定自行废止，未尽事宜另行补充。

发文管理制度

第一章总则

第一条为使集团（以下简称集团）发文处理工作规范化、制度化、科学化，提高发文处理工作的效率和发文质量，依据国家有关规定，结合集团实际情况制定本制度。

第二条发文处理工作的主要目的是通过规范发文处理流程，使各种发文在集团内部、集团与其他有关单位之间合理地流转，各种信息能及时、准确、安全地送达，保证集团各项经营活动顺利进行。

第三条本制度适用于集团各部门及其分子公司的文件发文工作。

第二章发文类别

第四条本制度所称发文是指集团总部及各分子公司在经营管理活动中形成的对内、对外的各类正规和非正规公务文书。

第五条集团常用公文按其性质主要分为三类、八种：

（一）上行文

1.请示：

适用于向上级单位或领导请求指示和批复或要求给予资格、额度、指标等事项。

2.报告：

适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等。

（二）下行文

1.通知：

适用于发布集团规章制度、人事任免、转发有关机关或单位的公文、批转下级部门或分子公司的公文、传达要求有关部门和分子公司知晓或执行的事项。

2.规定：

适用于对某一具体事项作出的安排，要求有关部门、人员遵照执行。

3.决定：

适用于集团对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消部门或分子公司不适当的决定事项。

4.通报：

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验等。

5.会议纪要：

适用于记载和传达会议情况和议定事项、主要精神、要求与会人员共同遵守、执行。

会议纪要内容若是让全集团人员都知晓的则不用字号。

若会议议定事项如涉及机构、编制、人事任免、工资福利、表彰、重大项目的审批等事项，须用其他公文种类行文。

（三）平行文

函：

适用于集团与外部单位之间，集团内部各部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，向业务协作关系单位提出要求或答复。

第六条集团各部门、各分子公司在发文时应对照类别选择文种。

第三章发文办理

第七条发文分为红头文件发文和一般发文。

第八条红头文件发文是指以集团或分子公司名义对内对外的发文，发文字号为：

苏雨字〔20XX〕XX号或宁雨字〔20XX〕XX号等。

以集团名义发布的红头文件主要适用于向机关或上级单位所做的请示和报告；适用于全集团的重要的文件发布，如重要规定、决定、通报、通知、干部任免、工作要点等。

以分子公司名义发布的红头文件主要适用于分子公司作为独立个体向机关或上级单位所做的请示和报告；适用于分子公司的重要文件发布。

第九条一般发文是指集团职能部门和分子公司的有关部门发布的请示、报告、通知、决定等不用红头标识的文件。

发文字号如苏雨办请字〔20XX〕XX号。

第十条发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十一条发文要有针对性，根据自己的权限确定发文适用范围，由文件管理专员负责把关，总经办和集团办公室负责抽查。

第十二条以集团名义发布的红头文件发文的流程如下：

主办部门草拟文稿（发文稿纸或电子文本）文件管理专员对其内容、适用范围和格式审核投资者关系管理部对其内容进行二次审核办公室文秘科校稿集团领导签发办公室秘书编号集团统一印制的红头发文纸打印办公室盖章、存档主办部门分发。

第十三条以子公司名义发布的红头文件发文可参考以集团名义发布的红头文件流程。

第十四条一般发文流程如下：

主办部门草拟文稿（发文稿纸或电子文本）文件管理专员对其发文对象、内容、适用范围和格式审核部门领导签发文件管理专员登记、编号文件管理专员存档文件管理专员依据文件适用范围发文。

第十五条拟制公文，对涉及集团内部其他部门职权范围内的事项，主办部门应事先主动与其他有关部门协商并会签；若有不同意见，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，可以列明各方理据，报请主管领导裁定。

对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。

第十六条集团和分子公司各部门对外报送资料和对外宣传资料时必须由文件管理专员审核，若部门有疑问，应由文件管理专员向投资者关系部核实。

第四章文件管理专员职责

第十七条集团各部门、各分子公司应指定专门人员从事文件管理工作。

第十八条文件管理专员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。

其岗位职责是：

（一）负责本部门的发文、收文、编号、登记、传阅等工作；

（二）负责起草、校核以本部门名义制发的公文；

（三）负责及时督促催办本部门的公文办理；

（四）负责对外报送材料和宣传资料的审核；

（五）参加投资者关系部和集团办公室组织的文件规范培训。

第五章文件格式

第十九条发文格式应采用集团制定的文件格式，格式规范详见《集团公文格式制度》

第六章附则

第二十条本规定解释权归集团办公室。

第二十一条本制度自颁布之日起试行三个月,前期相关规定自行废止，未尽事宜另行补充。

公文格式制度

第一章总则

第一条为规范公文格式，维护公司权益，特制定本制度。

第二条本制度所适用的公文是指集团总部及各分子公司在经营管理活动中形成的对内、对外的各类正规和非正规公务文书。

第三条本制度适用于集团各部门及其分子公司的文件格式工作。

第二章公文种类

第四条集团常用公文按其性质主要分为三类、八种：

（一）上行文

1.请示（请）：

适用于向上级单位或领导请求指示和批复或要求给予资格、额度、指标等事项。

2.报告（报）：

适用于向上级单位或领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级单位查询等。

（二）下行文

1.通知（通）：

适用于发布集团规章制度、转发有关机关或单位的公文、批转下级部门或分子公司的公文、传达要求有关部门和分子公司知晓或执行的事项。

2.规定（规）：

适用于对某一具体事项作出的安排，要求有关部门、人员遵照执行。

3.决定（决）：

适用于集团对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消部门或分子公司不适当的决定事项。

4.通报（通报）：

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验等。

5.会议纪要（会）：

适用于记载和传达会议情况和议定事项、主要精神、要求与会单位共同遵守、执行。

会议议定事项如涉及机构、编制、人事任免、工资福利、表彰、重大项目的审批等事项，须用其他公文种类行文。

对于重要的会议纪要说明：

如果是例会，则写苏雨*月（周）会〔****〕*号，若是临时会议则苏雨*会〔****〕*号

（三）平行文

函：

适用于集团与外部无隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向业务协作关系单位提出要求或答复。

第三章公文格式

第五条红头文件一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

（一）涉及集团秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（二）紧急公文应当根据紧急程度在内发文中分别标明“急”、“特急”；在外发文中标明“特急”和“急件”

（三）发文单位应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号由发文单位代字、年份、序号组成。

联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标注符号。

（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称。

（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

（八）成文日期一般以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（九）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十）内部发文中的下行文应当标注主题词。

（十一）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，只在红头文件的外发文中使用，且应使用全称或者规范化简称、统称。

第六条红头文件中各要素标识规则

红头文件各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

第七条眉首

（一）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行用六角括号标注释，如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，直接标注在密级后面。

（二）紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，与密级标识在同一行的右侧，加六角括号。

（三）发文机关标识。

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

（四）发文字号。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（五）签发人

上报的公文需标识签发，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。

第八条主体

（一）公文标题

红色反线下空2行，用2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（三）公文正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

页边设置，左右2.5，上下2.54；行距在25磅-28磅之间。

（四）附件

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

（五）成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

（六）公文生效标识

1.单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。

成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

2.联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

3.特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第九条版记

（一）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号宋体字；词目之间空一字。

（二）抄送

公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。

（三）阅读范围

若是内部下行文则左空一字用3号仿宋体字标识“阅读范围”，后标全角冒号。

（四）印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（五）版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

（六）版记的位置

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

第十条页码

置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白以后的页不标识页码。

第十一条一般内发文除不用红头文件的抬头以外，其他均与红头文件格式相同。

第十二条信函式格式

一般对外的邀请函或贺电，用便笺纸书写，加盖集团或子公司用章，不用红头文件。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重实效。

第十四条向上级单位行文，一般只写一个主送单位或主管领导，上行文一般不得越级报送。

第十五条“请示”应当一文一事。

报告、请示是两种不同的文种，不可同时使用。

第五章式样

（内部上行文格式）

紧急程度：

密级：

时　　限：

关于×××××××的请示

苏雨办请字〔2006〕×号

×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××（部门或公司名称）

　（负责人签字）

×年×月×日

（内部下行文格式）

紧急程度：

密　　级：

关于×××××××的通知

苏雨办通字〔2006〕×号

××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（部门公司名称）

二○○六年Ｘ月Ｘ日

主题词：

××××××

阅读范围：

××××××××××××

（红头文件格式）

〔密级〕〔急件〕

苏雨字〔2006〕×号签发人：

祝义才

关于XXXXXXXXX的请示

XXXXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

附件：

1.XXXXXXXXX

2.XXXXXXXXX

江苏食品产业集团有限公司

XXXX年XX月XX日

主题词：

XXXXXX

抄送：

XXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX年XX月XX日印发

印发份

（会议纪要格式）：

集团办公室会议纪要

苏雨办周会〔2006〕**号

会议时间：

会议地点：

会议主持：

会议主题：

参会人员：

会议记录：

会议内容：

1．

2．

3．

第五章附则

第十五条本制度解释权归集团办公室。

第十六条本制度自下发之日起试行三个月，前期相关规定自行废止，未尽事宜另行补充。

（附总部各部门的发文字号，按26个字母排序）

部门

发文字号

办公室

苏雨办

财务部

苏雨财、中雨财

策划科

苏雨策

发展部

苏雨发

工程部

苏雨工程

工程技术中心

苏雨工技

供应部

苏雨供

工业园

苏雨工

IT部

苏雨IT

技术中心

苏雨技

进出口部

苏雨贸

品管二部

苏雨品二

品质管理中心

苏雨品

禽业事业部

苏雨禽

禽业销售公司

苏雨禽销

人资部

苏雨人

商业公司

宁雨商

设计室

苏雨设

生产部

苏雨生

生鲜部

苏雨生鲜

投资者关系部

苏雨投

物流中心

苏雨物

销售公司

苏雨销

新车间

苏雨新

雨建公司

苏雨雨建

资金管理处

苏雨资

总经办

苏雨总办

总务部

苏雨总务