基建工程竣工资料整理与归档管理规定.docx

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基建工程竣工资料整理与归档管理规定

北京京能新能源有限公司企业标准

Q/XNY-214.05-08-2013

基建工程竣工资料

整理与归档管理规定

2013-09-30发布2013-09-30实施

北京京能新能源有限公司发布

目次

附录A（规范性附录）风电、光伏科技文件归档范围与8-9大类档案分类及保管期限划分表

前言

本标准是根据北京京能新能源有限公司（以下简称新能源公司）标准体系工作的需要编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准。

档案是国家和企业的宝贵财富，档案管理目的是为加强公司工程基建过程中的资料积累，保证建设工程档案内容齐全、准确、有效，并加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。

本标准的附录A、附录B为规范性附录。

本标准代替新能源公司2013年1月发布的Q/XNY-214.05-08-2013《基建工程竣工资料整理与归档管理规定》。

本标准由公司工程部提出并归口管理。

本标准起草部门：

工程部。

本标准起草人：

杨华、杨骞。

本标准修改人：

李振山。

本标准审核人：

季万勇。

本标准复核人：

樊立云、王丰绪。

本标准批准人：

张凤阳。

本标准于2011年8月首次发布，2012年6月第一次修改，2013年1月第二次修改，2013年8月第三次修改。

基建工程竣工资料整理与归档管理规定

1范围

本标准规定了北京京能新能源有限公司基建工程档案管理职责、分类规则、分类表、档号标识及其整理、归档、组卷、排列等要求。

本标准适用于公司所属全资或控股风电工程（含新建、扩建及改造工程）、太阳能发电工程的档案管理，其它工程参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

档发字[1997]15号《国家重点建设项目档案管理登记办法》

GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》

DA/T22-2000《归档文件整理规则》

DA/T42-2009《企业档案工作规范》

国家电力公司总文档［2002］29号《火电企业档案分类表6-9大类》（修订本）

GB/T11821-2002《照片档案管理规范》

DL/T5191-2004《风力发电场项目建设工程验收规程》

NB/T31021-2012《风力发电科技文件归档与整理规范》

中电建协工[2006]1号《中国电力优质工程评选办法》

Q/BEIH-215.08-01-2013《电力工程建设管理流程》

3术语和定义

下列术语和定义适用于本规定：

3.1前期文件：

工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.2竣工文件：

工程项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。

3.3施工文件：

工程施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3.4竣工图：

工程竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.5监理文件：

指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

3.6竣工验收文件：

项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

3.7设备资料：

设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告。

进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明等。

3.8单位工程：

具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

单位工程的分类应符合《电力建设施工、验收及质量验评标准》。

3.9电子档案：

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支撑软件、参数和其它相关数据。

3.10正本：

有规范格式和生效标志的正式文本。

（即指有各方代表符合规定格式的亲笔签名，盖有责任单位公章的文件。

）

3.11副本：

再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。

3.12归档：

对办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理移交保存的过程。

3.13立卷：

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

4职责

4.1工程部

4.1.1本标准的归口管理部门，负责标准执行情况的监督、检查、考核。

4.1.2负责指导、协调项目公司基建工程档案管理工作。

4.1.3负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理和归档。

4.2前期部

负责工程前期文件管理，负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理、归档及向项目公司移交。

4.3计划部

负责招投标文件管理和合同管理，负责基建工程档案归档责任部门中的相关内容的收集、整理、归档及向项目公司移交。

4.4项目公司

4.4.1组织各参建单位学习、贯彻落实公司基建档案管理规定，制定项目公司档案管理实施细则。

4.4.2定期、不定期组织监理单位、施工单位档案管理人员、施工技术人员、质量管理人员、资料管理人员、技术负责人召开档案管理工作会议，解决工程档案实施过程中存在的问题。

4.4.3定期、不定期组织组织相关人员进行施工过程资料和验收资料的收集、整理检查，并监督监理单位、施工单位按档案归档内容进行收集和整理，做到与工程同步，内容准确、项目齐全。

4.4.4负责各参建单位档案整理和归档过程中的指导、监督。

4.4.5负责工程管理以及竣工验收各阶段形成文件的收集、整理，在工程竣工后将各参建单位移交的竣工档案汇总整理后移交档案部门归档。

4.5勘测、设计单位

4.5.1负责地质、测量、水文、气象等设计基础资料保管及图纸发放。

4.5.2设计阶段形成的图纸、文字说明、概预算书、设备材料清册、专题报告、设计计算书、工程标书、询价书、报价书、竣工图等设计资料保管及发放。

4.5.3按期提交竣工图纸。

4.6监理单位职责

4.6.1负责监理过程形成的监理大纲、监理规划、监理细则、专题会纪要、监理工作总结等资料保管。

4.6.2协助建设单位监督、检查项目建设中文件收集、积累、整理情况，审核、签署竣工文件。

4.6.3负责竣工资料的收集、整理和归档、移交。

4.6.4负责归档资料的完整性、真实性和准确性审查。

4.7施工单位职责

4.7.1负责工程建设期间建筑施工、设备安装等过程中全部资料的形成、收集、整理和保管。

4.7.2按归档要求提交竣工资料。

4.7.3对所形成的资料真实性、准确性、完整性负责。

4.8调试单位

4.8.1负责提交调试方案、措施、调试报告，调试过程中设备缺陷处理记录，调试试运质量验评表、性能试验、调试过程中变更设计资料、调试工作总结等调试过程中产生的文件材料。

4.8.2按归档要求提交竣工资料。

4.8.3对所形成的资料真实性、准确性、完整性负责。

5管理活动内容与方法

5.1总则

5.1企业档案管理的总体要求

5.1.1所有的归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的需要。

5.1.2档案的完整：

指按依据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国家档案局档发（1988版）4号和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28‐2002所确定的内容，将各基建项目应归档保存的竣工文件材料原件齐全、完整归档。

5.1.3档案的准确：

指档案的内容真实反映各项目的实际情况和建设全过程，保证图、物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

5.1.4档案的系统：

指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。

5.1.5档案的规范：

指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，应符合国家相关的行业标准。

5.1.6各参建单位应有归口管理部门并有专人负责档案管理工作，文件形成部门以及有关单位应对科技文件的质量负责，符合文件归档要求。

5.2工程资料的书写设置要求

5.2.1施工、监理、调试单位所形成的工程文件，如作业指导书、监理月报、工程联系单等的封面标题要求空四行（标准四号字距离），在主标题上方写入本项目的工程名称，空两行（四号字距离），写入主标题内容（采用宋体二号字加粗），居中布置。

结尾签章与主标题空八行，二号字距离，字体采用标准宋体四号字，居中布置。

5.2.2文件材料（非验收资料和过程验收记录）的编写一律采用A4纸，用激光打印机打印（也可用碳素墨水或蓝黑墨水书写亦可），正文文字采用小4号宋体，1.5倍行距，标题为宋体小二号加粗。

编排文本时，要求段落的开头缩进两个文字的距离，如果开头文字需要写入序号，要在序号后加一个空格。

文件书写格式应横行排列，文章段落、章节编排，按有关公文编写要求，汉字简化应符合国家颁发的有关规定执行。

5.2.3凡是正文应有页眉和页脚，其字型均采用小五号字体，页眉左边书写工程名称，右边书写项目公司名称，两侧位置调至下横线上紧靠两边。

页脚居中设置，内容为第X页共Y页，页眉尺寸为1.5cm，页脚为1.5cm；页眉下横线重度为1.5磅。

5.2.4正文中出现的大标题采用加粗宋体小二号字，要标题显著、突出、一目了然。

正文文件的标题距页眉空一行（标准宋体四号字的距离）。

正文内容中序号排列应统一，序号后无需加符号，只需空一格。

5.2.5施工技术记录、质量评定表必须使用相关验评的现行表式，不足部分经监理单位、项目单位认可后确定表式，所有典型表式必须是印制或激光打机打印件，不能复印。

表格名称字为小宋四号加粗。

表内“工程名称”应填写整个工程名称；表格内容字体采用五号字宋体，签字应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

表格左边距为2.5cm，右边距这1.5cm，上边距为2cm，下边距为2cm，页眉为1.5cm，页脚为1.5cm。

表格设置要求外边框宽为1.5mm，内边框为0.5mm。

5.2.6施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品实验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料（也可打印），如表式为复印件，数据虽然用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名，不能以盖章或打印件代替签名归档。

5.2.7归档文件附图中的幅面、构件代号均应符合国家和行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。

5.2.8调试措施、方案和报告等均应为激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

5.2.9验评表填写规定

5.2.9.1施工质量检验表式应符合施工质量检验及评定标准所列表式，表式尺寸规格为A4纸。

5.2.9.2验评表的检验（实测）结果填写“符合/满足于×××项”；空白栏均应用“/”代替；签字均应使用黑色笔，且必须签日期，包括年、月、日，不写日期则为默认表格当前日期。

分项以上空白栏均填写“以下空白”。

5.2.9.3验评表的格式按照电力行业规定的表式填写，在满足内容填写字迹清晰的条件下，上下留有的尺寸可以在允许范围内调整；检查结果和验收人员签字必须是手写，验评表内容要求激光打印。

检验评定表不得出现半页内容，应采用整页表格。

5.2.9.4安装工程使用的验评表中的建设单位和监理单位人员的签字，可经上下排版布置，位置为“建设（监理）单位”，按顺序业主单位签名在前，监理单位签名在后。

5.2.10所有的竣工资料不得有涂改。

5.2.11在组卷时钢筋、水泥等原材、现场试验报告、见证取样等应有统计表。

5.3资料的收集要求

5.3.1移交业主的竣工资料一式两份,一正一副,同时提供两套电子扫描件（PDF版本），电子版归档两份,一份封存,一份备用。

5.3.2收集时原件放在正本中，材料的出厂证件及出厂试验报告可能有部分是复印件，原则上至少提供一份原件，复印件要清晰，复印件上加盖直接供货商红印章，但复印件上不得有“复印无效”的字样，抄件应注明原件的存放单位、编号，并有抄件人、抄件单位的签字和盖章。

5.3.3各项试验报告内容填写准确、齐全，有试验、审核、批准人签字和试验机构盖章，并有“MA”字样的章。

5.3.4工程资料内容填写真实、准确、工整，各检验验收单位签字认真、规范，并有明确的结论用语，如验收合格、同意隐蔽等。

5.3.5有关表单的签字必须使用碳素笔，不能以盖章或打印件代替签名。

5.3.6所有的文件材料必须达到完整、准确、真实的要求。

5.3.7影像资料以专业为单位按照声像档案的要求规定收集，其中文字说明部分要按照事由、时间、地点、人物、背景等要素填写。

5.3.8甲供设备的出厂资料、开箱验收等由项目公司专人负责收集。

5.4竣工文件归档的规定及归档范围

5.4.1项目公司应将项目建设活动中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的科技文件纳入归档范围。

5.4.2竣工图归档编制

5.4.2.1竣工图应齐全、完整、修改到位、签章手续完备，并应与项目竣工验收时实际情况相符。

5.4.2.2设计单位应按DL/T5229规定编制竣工图，项目公司对竣工图编制深度和出图范围有特殊要求时，应在合同中约定。

5.4.2.3竣工图上应由设计单位加盖竣工图章；监单位加盖竣工图审查章；建设单位加盖档号章。

竣工图章应按DL/T5229规定执行。

样表分别见下图1、图2、图3。

1）竣工图章如下：

尺寸：

长×宽=80×60。

图1竣工图章

2）竣工图审查章如下：

尺寸：

长×宽=80×23。

图2竣工图审查章

3）档号章如下：

尺寸：

长×宽=50×20。

图3档号章

5.4.2.4竣工图应按GB/T10609．3规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。

5.4.2.5竣工图章为红章。

5.4.3施工文件归档编制

5.4.3.1参建单位应按本规定编制竣工文件，监理单位负责审查。

5.4.3.2需要改闭环或回复的项目文件，执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件。

5.4.3.3原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录。

5.4.3.4设计更改文件，应按专业编制《设计更改执行情况汇总表》，格式见附录表B1。

5.4.3.5对单位工程中按专业集中整理的设计更改文件、设备与原材料质量证明文件、计量器具文件，立卷单位应按DL/T5210规定填写《登记表》，在表中应填写文件所在卷册的档号，建立索引。

《登记表》格式见附录表B2、B3、B4。

5.4.3.6非纸质载体文件归档时，应由整理单位编制文字说明与载体一起移交，并应在备考表填写互见号。

5.4.4风力发电企业归档范围参照附录A，但不限于附录A。

5.5竣工文件的整理要求

5.5.1竣工文件整理的基本要求

5.5.1.1应遵循由文件形成单位收集整理的原则。

5.5.1.2需要闭环的文件，在整理时应编制相对应的闭环文件。

5.5.1.3案卷使用的卷皮、卷内表格规格和制成材料应符合GB/T11822要求。

5.5.2档案档号构成及分类表

5.5.2.1档案分类表一级类目的类目号：

第8大类为建设项目档案、第9大类为设备仪器档案。

二级、三级类目的类目号由阿拉拍数字构成，各级类目均采用0-9标识。

5.5.2.2类目标识应由目录号和分类号组成。

目录号和分类号之间用“-”分隔；一级类目、二级类目等不同级分类号，中间直接连接不设分隔。

5.5.2.3风电项目的第8大类建设项目和第9大类设备仪器目录号由工期号和机组号组成。

第一位数代表“工期”后三数代表“机组”，各期工程的机组号连续。

示例：

0000—000—000

案卷流水号（001-999标识）

三级类目

二级类目

一级类目

目录号

实例：

1011—885—006

第6卷。

竣工图

竣工文件

项目建设

1期工程11号机组

实例表示：

8大类项目建设，1期工程11号机组，项目竣工图，第6卷。

1）工程公用部分前一位表示“工期”，后三位表示公用部分。

如：

一期公用部分为“1000”；二期公用部分为“2000”，以此类推；

2）机组部分前一位表示“工期”，后三位表示机组号。

如，一期工程1号机组为“1001”2号机组为“1002”……20号机组为“1020”，以此类推；

3）同一期以几台机组为一组共用一套公用部分的，公用部分宜采用首台机组序号标识，案卷题名应明确所包含的机组号；

4）不同工期合并一起扩建的工程，工期号宜采用后一期号标识。

案卷题名应明确所含的工期。

5.5.2.4光伏项目的第8大类建设项目和第9大类设备仪器目录号由工期号和集电线路单元号组成。

第一位数代表“工期”，后三位数代表“集电线路单元号”，一条集电线路及所对应的光伏方阵，为一个单元号。

示例：

0000—000—000

案卷流水号（001-999标识）

三级类目

二级类目

一级类目

目录号

实例：

1001—885—006

第6卷。

竣工图

竣工文件

项目建设

1期工程

实例表示：

8大类项目建设，1期工程第一条集电线路及对应的光伏方阵，项目竣工图，第6卷。

1）工程公用部分（如升压站、开闭站、前期文件等）前一位表示“工期”，后三位表示公用部分。

如：

一期公用部分为“1000”；二期公用部分为“2000”，以此类推；

2）光伏区工程前一位表示“工期”，后三位表示集电线路和集电线路所对应的光伏方阵。

如，一期工程1号集电线路所对应的光伏方阵为“1001”；

3）同一期光伏区中公用部分，如围墙、道路等项目，采用首单元的光伏方阵标识；

4）不同工期合并一起扩建的工程，工期号宜采用后一期号标识。

案卷题名应明确所含的工期。

5.5.2.5分类表

档案（8-9大类）分类表，详细内容和保管期划分参见附录A。

5.6案卷组卷、排列及装订

5.6.1组卷要求

5.6.1.1组卷应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理，案卷质量应符合档案管理要求。

5.6.1.2卷内文件内容应相对独立完整，根据文件数量的多少，组成一卷或多卷。

5.6.1.3卷内文件应避免重复归档，共用文件或附件应在备考表中说明。

5.6.1.4独立成册、成套的科技文件，组卷时应保持其原貌，不宜拆散重组。

5.6.2组卷方法

5.6.2.1项目前期、项目管理、生产准备、竣工验收等项目文件及生产准备文件，应按阶段、问题、来源、文件的重要程度组卷。

5.6.2.2独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。

5.6.2.3招投标文件，凡属于工程招投标文件应按标段组卷；设备仪器招投标文件应根据招投标方式，或按设备台件组卷或按招投标批次组成综合卷。

5.6.2.4监理文件应按文种结合专业组卷。

5.6.2.5施工文件应按单位工程组卷，单位工程划分应符合DL/T5191规定。

5.6.2.6调试文件应按专业，阶段、系统组卷。

5.6.2.7施工图、竣工图应按专业、卷册号组卷。

5.6.2.8设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文件应按专业、时间组卷。

5.6.2.9原材料质量证明文件，应按设备成套性特点，分专业、系统按台件组卷。

5.6.2.10设备仪器类文件，应按设备成套性特点，分专业、系统、台件组卷。

5.6.3案卷及卷内文件排列

5.6.3.1案卷排列应按分类表类目顺序依次排列；相同内容组成多卷的案卷号顺延。

卷内文件应按文件形成规律，结合问题、时间（阶段）或重要程度排列。

应文字在前、图纸在后；译文在前、原文在后；正文在前、附件在后；批复在前、请示在后。

1）前期及项目管理性文件，应按文件形成规律、问题、时间（阶段）或重要程序排列；

2）项目前期、项目管理、项目竣工阶段形成的文件，卷内文件应批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列；

3）设计文件，应按照设计单位提供的图纸目录顺序排列；

4）设备更改文件，应分专业按流水编号顺序排列。

卷内文件应按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列；

5）竣工图、施工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文件按图号顺序排列；

6）施工文件，应按综合管理、施工记录与相关检测、检验文件、施工质量验收文件排列；

7）单位工程管理文件，应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及技术交底、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告依次排列。

《审查签字页》见附表B5；

8）施工记录，应按施工工序（程序）排列；

9）施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。

质量验收记录的报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录附后；

10）机组调试、试验文件，应分专业按管理文件、调试记录（报告）、调试质量验收文件排列；

11）监理文件，应按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列。

卷内文件按问题、时间排列；

12）原材料质量证明文件，应分专业按材料种类排列。

卷内文件应按质量跟踪记录，进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列；

13）设备仪器类文件，应分专业、系统、台件应按出厂质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图样、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。

卷内文件应遵循文字在前，图纸在后的规律排列。

5.6.4案卷装订要求

5.6.4.1案卷装订可按卷装订成册，或以件为单位装订装盒为卷。

宜采用不锈钢钉或三孔一线装订。

装订线离文件左边20mm，孔距为80mm.。

装订厚度应符合GB/T11822规定。

5.6.4.2图纸可不装订。

5.6.4.3档号章加盖要求：

1）施工单位、监理单位移交建设单位的文件资料，由于在整理成卷后，在案卷封面上已有档号，不加盖档号章；

2）建设单位：

即所有形成的文件，档号章加盖在案卷里每件文件的首页右上端空白处。

并填写相关内容；

例：

档号为1000-800-01时，其序号应从001（三位数）开始往下排列。

（必须注意：

按“卷”装订的文件不加盖档号章，只有按“件”装订的文件才在每件文件右上端加盖档号章，并填写相关内容）。

3）施、竣工图纸，根据卷内图纸目录，在以图纸目录为首张逐张左下角加盖档号章，不许压图纸有效内容。

卷盒内只有一份图纸的不加盖档号章；

4）档号章为红章。

5.6.4.4案卷内不应有金属物。

5.6.4.5外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

5.6.4.6超出卷盒的科技文件应按A4纸规格折叠、装订、装盒。

5.6.4.7图纸要求

1）施工图只加盖档号章；

2）竣工图要求加盖竣工图章的、监理会签章、档号章、竣工图审查章（顺序自定）；

3）监理及设计单位加盖红色印章。

5.7案卷编目、案卷封面和脊背的编制

5.7.1案卷编目

5.7.1.1案卷编目应包括：

文件页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表。

其编制与填写应符合GB/T11822规定。

5.7.1.2卷内目录页数的填