TCS标准编写模板使用指南.doc
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TCS2009标准编写模板使用指南
为了便于公司标准编写符合GB/T1.1规定的标准,现规定使用“标准编写模板TCS2009”对标准进行规范编写。
TCS2009符合GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分:
标准的结构和编写》的规定,并且适应相关办公软件的升级需求。
具体使用方法如下:
一、启动或退出TCS2009
(一)启动
如果正确安装好了TCS2009,安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式,另外在“开始”菜单中也有启动路径。
启动之后,屏幕上将出现如下图所示的主界面,同时屏幕右下角会出现图标。
(二)退出
如果需要退出TCS2009,在屏幕上已经显示主界面的情况下,点击“退出”按钮即可。
当屏幕上没有显示主界面时,需先点击右下角图标进入主界面后退出。
请注意:
只有再新建或打开的TCS文件全部关闭后才能退出TCS2009。
如果在没有关闭TCS文件的情况下退出,系统会给出相应的提示。
二、新建或打开TCS文件
(一)新建TCS文件
如果需要编写一个新的标准,则应进行新建TCS文件的操作:
在主界面点“新建”按钮,屏幕上会弹出“新建TCS文件”窗口。
在该窗口的“文件名”中输入标准文件的名称后,按“保存”按钮,屏幕上将出现标准首页的主要内容,如图所示:
TCS2009自动设定了标准文件首页框架。
在此框架下,可以根据所编写标准的内容,在章标题“范围”和“规范性引用文件”下的空白处输入相应的内容。
可以视编写标准的实际需要确定是否保留第2章“规范性引用文件”。
在首页的顶行输入标准名称(替换文字“标准名称”)。
如果标准名称需要多行显示,则应在需要回行的位置使用软回车操作(即同时按下Shift键和Enter键),而不应使用硬回车操作(即只按Enter键)。
请注意:
当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后,TCS2009会自动在首页添加标准名称。
(二)打开TCS文件
如需打开TCS文件,进入主界面后点击“打开”按钮,选择所要打开的TCS文件打开即可。
请注意:
在没有安装TCS2009的情况下,也可以通过Word打开TCS文件,但无法正常使用TCS2009所提供的功能。
三、TCS2009“菜单栏”的使用方法
在Word2007中,新建或打开TCS文件后,在标准文件首页工具栏里点击“加载项”,就会出现TCS快捷菜单栏,如图所示:
(一)“要素及排版”菜单
在编写标准的过程中,可以依靠TCS2009提供的“要素及排版”菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关内容的编写。
如图:
1.封面
点击“封面”菜单条,弹出“标准封面选项”,选择“企业标准”点确定后自动添加标准封面,如图所示:
封面添加完毕后,TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为内容的书眉。
在封面中,点击页面中具有灰色底纹的部分可输入相应内容。
各部门在编写封面时,只需对这2项内容进行编写,其余内容留空由综合管理部统一进行汇总编写。
请注意:
a.在灰色框中填写相应的内容,封面产生后,模版会保护文件从而不能编辑封面,可选择“取消保护”对封面进行修改。
b.封面中的“标准名称”、“标准英文译名”如果需要在特定的位置回行,以便多行显示,则应在需要回行的位置使用软回车操作
2.目次
选择“目次”菜单条后,会弹出如图所示窗口:
如果在该窗口上不做操作,直接点击“确定”将自动按照默认的目次内容添加目次,并自动冠以“目次”标题。
如果还需添加其他目次内容,请在“可选的目次内容:
”中进行选择。
TCS2009提供了默认向上自动选择的功能,如选中了“五级条标题”,则它以上的目次项都会被勾选,同样适用于附录条标题。
当修改了标准文本内容后,则可能需要更新目录。
此时只需再次选择“要素及排版”中的“目次”菜单条,这时系统会弹出对话框,询问“本文已经插入目次,是否修改目次?
”当选择了“是”后,即可完成目次的更新工作。
请注意:
TCS2009具有识别“有标题条”和“无标题条”的功能,在添加和更新目次时,将自动过滤“无标题条”,使其在目次中不被列出。
3.前言、引言
选择“前言”、“引言”菜单条后,会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“前言”或“引言”。
大家只需在该标题下的正文位置输入相应的内容即可。
4.附录
选择“附录”菜单条后,会弹出如图所示窗口:
可根据所编附录的性质进行选择,在输入附录标题后,点确定即可在相应的位置自动添加附录。
请注意:
所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置,并自动给予编号“附录A”;光标位于任何一个附录中,则附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置,并自动编号及自动顺延。
5.参考文献
选择“参考文献”菜单条后,会在相应位置以该标题生成参考文献,只需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。
6.索引
选择该菜单条后,TCS2009会在相应位置以此为标题生成索引。
7.双面排版
TCS2009默认所创建的标准文本为单面排版,当需要双面排版时,请选择此菜单条。
如需重新使用单面排版,再次点击此菜单条即可。
8.打印预览
选择此菜单条可预览打印时的版面状况。
但不应直接选择Word的“打印预览”,那样讲不能预览出最终标准封面的打印效果。
9.打印
需将TCS2009创建的文件打印输出时,必须使用TCS2009提供的打印功能。
不能直接使用Word的打印菜单,否则封面有可能不能正常打印。
(二)“层次标题样式”菜单
在编写标准的过程中,可以依靠TCS2009提供的“层次标题样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单,随时自动设置标准中各层次的标题样式,包括章、条、断、项列等。
如下图:
1.章标题
当需要将文本的某些内容设成章标题时,选择“章标题”菜单条,TCS2009将自动生成相应的章标题格式,章的编号无须手工输入。
请注意:
(1)当所编辑的页面处于正文时,选择此菜单条就会自动生成正文章标题编号,当所编辑的页面处于附录时,则会自动生成附录的章标题编号。
(2)“层次标题样式”菜单栏中的条标题、无标题条以及“要素内容样式”菜单中的图标题、表标题和公式标号也同样能够自动分辨正文和附录,从而自动生成相应的样式。
2.条标题
条标题样式共分5级。
通过选择相应级别的“条标题”菜单条即可自动生成相应的条标题格式,条的编号无需手工输入。
3.无标题条
无标题条是指没有标题但有条编号的条文。
无标题条样式共分5级。
通过选择相应级别的“无标题条”菜单条即可自动生成相应的无标题条格式,条的编号无须手工输入。
请注意:
在自动生成目次时,无标题条不会在目次中显示。
4.段
选择“段”菜单条即可生成段的格式。
5.列项
(1)列项——(一级)
选择“列项——(一级)”菜单条,会自动在光标所在的行首插入“——”符号,并设定为一级列项格式。
(2)列项•(二级)
选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“•”符号,并设定为二级列项格式。
(3)列项◆(三级)
选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“◆”符号,并设定为三级列项格式。
(4)字母编号列项
选择“字母编号列项(一级)”菜单条,会自动在光标所在的行首插入“a)”、“b)”、“c)”等编号,并设定为一级字母编号列项的格式。
(5)首字母编号列项(一级)
当不同的章、条或段中有多个字母编号列项时,后面列项的字母编号将连续前面的字母编号。
这时如果某个列项需要从a)开始编号,则需要应用“首字母编号列项(一级)”。
只需选择此菜单条即可实现从a)开始重新编号。
(6)数字编号列项(二级)
选择此菜单条,会自动在光标所在的行首插入“1)”、“2)”、“3)”等编号,并设定为二级数字编号列项的格式。
(7)编号列项(三级)
选择此菜单条,会自动在光标所在的行首插入“
(1)”、“
(2)”、“(3)”等编号,并设定为三级数字编号列项的格式。
请注意:
a.在编写“章标题”和各级“条标题”后,如敲击“回车”键,会自动将回车后光标所在位置设置为“段”的格式;
b.在编写各级“无标题条”后,如敲击“回车”键,会将回车后光标所在位置设置为本级的下一个“无标题条”;当你不输入任何内容,在无标题条后紧跟着再次回车,则会自动将再次回车后光标所在位置设置为上一级“条标题”或“章标题”的格式;
c.同样,在编写各类、各级“列项”后,如敲击“回车”,会自动将回车后光标所在位置设置为同类、同级的下一个列项;在“二级列项”或“三级列项”符号或编号后不输入任何内容,紧跟着回车,则会自动将回车后光标所在位置设置为上一级列项的格式。
(三)“要素内容样式”菜单
在编写标准的过程中,可根据“要素内容样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单,随时自动设置标准中要素的内容样式,包括示例、注、脚注、图、表、公示等。
如图所示:
1.示例
(1)示例
当需要编写无编号的示例时,选择“示例”菜单条,会自动在光标所在处的行首插入“示例:
”并设置相应的格式,只需输入有关的示例内容即可。
(2)示例×
当需要编写带有编号的示例时,选择此菜单条会自动插入“示例1:
”、“示例2:
”等并设置相应的格式,只需输入有关示例内容即可。
(3)首示例×
当标准中有多个章或条都有带有编号的示例时,后面的章或条中的示例编号将连续前面示例的编号。
当后面的示例需要从1开始编号时,请选择此菜单条,即可实现从1开始重新编号。
(4)示例内容
当示例的内容是一些文字并且与“示例:
”或“示例×”分行时,可选择此菜单条,将会把相应位置设成宋体小五号字的格式。
2.注
(1)条文注
当需要编写无编号的注时,选择此菜单条会自动在光标所处的行首插入“注:
”并设置相应的格式,只需输入有关内容即可。
(2)条文注×
当需要编写带有编号的注时,选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1:
”、“注2:
”等并设置相应的格式,只需输入有关内容即可。
(3)首条文注×
当标准中有多个章或条都设有带有编号的注时,后面的章或条中的注的编号将接续前面注的编号。
当后面的注需要从1开始编号时,选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。
(4)图表注
当需要对图表编写无编号的注时,请选择此菜单条,则会自动在光标所处的行首插入“注:
”并设置相应的格式,只需输入有关内容即可。
(5)图表注×
当需要对图表编写带有编号的注时,选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1:
”、“注2:
”等并设置相应的格式,只需输入有关内容即可。
(6)首图表注×
当标准中有多个图或表都带有编号的注时,后面的图或表中的注的编号将接续前面注的编号。
当后面的注需要从1开始编号时,选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。
3.脚注
(1)条文脚注
为了添加条文脚注,应首先将光标移到条文中需要添加条文脚注的位置,然后选择此菜单条,则会弹出一个增加条文脚注的窗口,如图:
,在窗口中输入相应的脚注内容,点确定后则会自动在需要添加脚注的位置给出脚注编号,即1)、2)等,同时在页面下方添上条文脚注的内容。
(2)图表脚注
当需要在表中插入脚注时,需将光标移到表中需要添加脚注的位置,输入表的脚注编号,即上角标a、b、c等,然后将光标移至表中放置脚注内容的位置,选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等,并设定为图表脚注格式,只需在编号和输入相应的脚注内容即可。
当需要在图中插入脚注时,请事先在图中需要标注脚注的位置输入脚注编号,即上角标a、b、c等,然后将光标移至图下放置脚注内容的位置,选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等,并设定为图表脚注格式,只需在编号和输入相应的脚注内容即可。
(3)首图脚注
当标准中有多个图都有脚注时,后面图中的脚注编号将接续前面图中的脚注编号。
这时后面图的脚注需要从a开始编号,请选择此菜单条即可实现从a开始重新编号。
4.图表
(1)图标题
当需要编写图标题时,选择此菜单条会根据光标所处