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销售模块

ERP销售/业务模块介绍

2009-12-4 |  | 系统管理员

ERP软件中，销售管理的职能是由"SalesandDistribution"模块（中文译作“销售与分销”，简称SD模块）为核心来完成的。

本章将从销售管理的主要功能、销售管理与其他功能模块的联系等方面，分别进行探讨。

一、客户信息的建立和维护

ERP销售管理的思想是从客户需要出发来规划企业的生产经营活动，在大量的客户信息的分析基础上来回答生产何种产品、产品如何定价、产品如何销售、如何为用户服务、如何确定本企业最优的产品组合等诸多问题，因此，完整的客户信息不仅是销售活动的需要，而且是企业全部生产经营活动的需要。

每一个客户的信息以客户档案的形式存在，至少包括：

客户代码、客户名称、通信办法、地区代码、开户银行、信贷能力、客户类型等基本信息。

所谓客户类型，是指客户使用产品的特征，包括：

1）代理商：

对产品仅起分配和介绍的作用，并不具有产品的所有权。

对这类客户，档案中还应保留相关支付信息。

2）经销商：

在产品交换过程中持有所有权，产品用于经销目的。

3）直接使用者：

把产品直接用于生产或消费的用户。

另外，客户的信贷信息是销售订单确认的重要依据，销售部门必须据此来决策销售订单的确认与否。

当然，对于销售订单确认情况、销售佣金计算、标价，应提供给客户以迅速、方便的查询功能。

二、销售订单管理

客户的实际需求是通过销售订单进入ERP系统的。

订单是根据获取的客户信息、物流信息、销售项目以及其他注意事项建立的，其主要内容有：

订单号、客户代码、订单类型、订单内容（项目号、描述、数量、价格、需求日期、交运日期、以及是否要交税、是否单独装运的要求等）、有关日期信息（订货日期、登记日期以及最后更改确认日期）、与客户有关的信息（客户采购号、采购者姓名等）以及其它信息（销售地区代码等）。

销售订单自输入系统后，便跟踪产品销售的整个过程。

1.订单的输入与确认

销售订单输入的同时，也是对订单逐步确认的过程。

只有被确认的订单才能作为最终需求纳入系统。

确认包括以下几个方面：

1）可供货情况。

确认是否能按时提供客户所需产品，包括数量。

ERP系统一般都支持"可供订货量"等库存状态查询。

2）定价确认。

根据用户提供的价格意向，系统自动地对销售项目进行标价。

标价通常是根据项目号、产品类型、客户类型、折扣百分比来确定，但有时也需根据特殊情况做出调整。

3）信贷确认。

ERP系统中，客户或销售订单可以被"挂起"。

客户挂起通常是因为信贷问题，也可能是一些特殊的情况，如信贷证明收不到、客户要求延期交货等。

因此，确认客户的信贷能力是订单确认的一个非常重要的项目。

被确认的订单确认信息也可以输入系统，并通知客户。

2.订单需求的展开

销售订单被确认并输入系统后，将由生产计划等模块进行排产，这里就不过多讨论了。

要注意的是，客户需求在产品的生产过程中有可能发生变化，如上已述及的客户要求延期交货以及定货数量调整、客户希望提前交货等。

因此，必须始终跟踪销售订单，根据变化对订单进行及时维护。

3.订货

当计划交货期临近时，系统会支持用户生成交运文件，作为对销售物品交运确认的最终处理结果。

交运文件按销售订单编制，除了提供订单号、订单开始日期、交货期、顾客代码和名称外，系统为每份交运文件生成一份清单。

它给出了本次交易的有关信息：

订单号、产品号、交付类型和状态、到目前为止未满足的订货数量、本次需交运的数量、交运零件的存贮地点、交运代码等。

所谓交运代码，是用以区分某项交运物料是部分交运、最终交运、取消的订货、还是撤消后重新启用的订货的标注。

交运文件将用于通知交运部门实施物料交运。

对于不能按期交运的销售订单，系统会自动生成一份"过期销售订单交运报告"，其中列出了所有过期和可能过期的订单。

三、销售统计和分析

所谓销售分析是指对企业实际销售效果的评价。

不仅可判别实际生产经营是否已达到预期的目标，而且从中可以发现系统存在的各种问题，例如，策略是否正确、组织机构是否适应、措施是否得当等。

销售分析的依据是具体而准确的销售记录，ERP系统为各种记录信息的收集和维护提供了有力支持。

销售分析可以根据需要采用不同的方式进行。

1）分类帐目分析：

将分类帐目中所列各种销售费用帐目的数值，如：

差旅费、广告费、邮电费、运输、销售佣金和特殊费用（如接待费等）进行汇总统计，计算出各类费用占总销售额的百分比，然后进行分析对比，如：

各类费用年内变化情况、各类费用比例与以往不同年度对比、各类费用比例与同行业对比、各类费用之间比例关系对比等。

2）销售功能成本分析：

将分类帐目所列销售费用帐目按功能分类，然后再予以分析。

至于功能如何划分则常因企业不同而异。

 直接销售费用：

如门市部、修理部的办公费用、销售人员工资、差旅费等

 间接销售费用：

如销售人员的培训费、管理人员的工资及市场研究费、销售统计费等。

 其他销售费用：

如广告费、运输费、存储费、分期付款所占资金的利息等。

3）市场单位销售成本分析：

将销售费用按照不同的市场单位进行分析，然后与上述两类分析进行联合对比，以分析各类市场对企业经营状况的影响。

市场单位的划分可采用销售地区、产品类别、客户类型、订货量的大小等不同方法，要根据需要而定。

销售分析必须搜集各种必要的统计资料。

统计报表提供的主要信息包括：

交运信息（交运地点、日期、交运额）、销售数量、销售额、销售成本、税务信息，销售代理信息及销售物料信息等。

统计的时间范围一般为l～3年，可以按年度进行汇总比较，也可以按时段（通常为月度）进行比较。

这是一类时间序列型纵向统计资料，适用于趋势分析。

统计的口径根据不同的目标可选用：

按客户分类统计、按销售代理分类统计、按销售物料代码分类统计、按销售地区代码分类统计、按市场领域进行分类统计（如行业分类）以及按交运日期、地点等分类统计。

分类统计的目的是为了进行横向比较分析，以利于进行市场研究决策、制订销售战略。

销售统计报表的数据不仅与SD模块有关，而且还依赖于成本核算中的各种信息。

因而，销售统计报表不但反映了实际销售完成的情况、检验计划的合理性，而且还有利于分析销售管理的投入产出关系，进行各种策略下的盈亏分析。

如：

增加广告宣传费用对销售的影响、采用效益挂钩或数量折扣政策对销售的影响等。

对于有着大型行销网络及转运中心的企业，ERP中销售管理整合了“分销资源计划”（DistributionResourcesPlanning）的功能。

分销资源计划对产品的分销进行计划和控制，包括存货点的管理和布局、运输管理等主要内容。

在多工厂多部门的制造业中，原料需求是由公司的其它工厂供应，同样适用这种功能。

四、销售管理与其他功能模块的联系

从上文已经可以看出，销售管理模块功能的实现，需要与其他相关功能模块进行信息的输入与输出。

      产品独特功能

一、字段自定义

自定义字段分为输入框（文本型）、输入框（数字型）、是非框、日期框、下拉框、开窗等五中类型，通过配置相应字段的用户自定义公式，可以轻松实现自动取值、取得当前表单资料、取得系统其他表单资料并对取得的资料按照设定的公式进行运算、显示。

最大限度提高了ERP软件的应用灵活性。

通过表单自定义功能，用户可以根据自己的需要，在单头、单身、单尾、数据浏览及用户自定义等各个区域内增加、删除、修改或调整表单项的字段、内容、名称、位置等，使其完全符合用户的实际需求。

真正实现了表单的按需订制。

 二．报表自定义

通过报表生成器工具，用户可以依照简单明了的操作步骤，逐步设计报表名称、限定用户、设计关联关系、打印字段、限定条件、打印顺序、开放条件、页脚签注等内容，最后自动生成SQL语句，产生报表和信息检视，轻松完成报表设计。

使用报表生成器，普通用户也能成为报表开发高手。

三．            打印格式自定义

物流管理

一、分销管理

销售的管理是从产品的销售计划开始，对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析，这样在分销管理模块中大致有三方面的功能。

1.对于客户信息的管理和服务

它能建立一个客户信息档案，对其进行分类管理，进而对其进行针对性的客户服务，以达到最高效率的保留老客户、争取新客户。

在这里，要特别提到的就是最近新出现的CRM软件，即客户关系管理，ERP与它的结合必将大大增加企业的效益。

2.对于销售订单的管理

销售订单是ERP的入口，所有的生产计划都是根据它下达并进行排产的。

而销售订单的管理是贯穿了产品生产的整个流程。

它包括：

a客户信用审核及查询（客户信用分级，来审核订单交易）。

b产品库存查询（决定是否要延期交货、分批发货或用代用品发货等）。

c产品报价（为客户作不同产品的报价）。

d订单输入、变更及跟踪（订单输入后，变更的修正，及订单的跟踪分析）。

e交货期的确认及交货处理（决定交货期和发货事物安排）。

3.对于销售的统计与分析

这时系统根据销售订单的完成情况，依据各种指标做出统计，比如客户分类统计，销售代理分类统计等等，再就这些统计结果来对企业实际销售效果进行评价：

a销售统计（根据销售形式、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量来分别进行统计）。

b销售分析（包括对比目标、同期比较和订货发货分析，来从数量、金额、利润及绩效等方面作相应的分析）。

c客户服务（客户投诉纪录，原因分析）。

二、库存控制

用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度的占用资本。

它是一种相关的、动态的、及真实的库存控制系统。

它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确的反映库存现状。

这一系统的功能又涉及：

a为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的依据。

b收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。

c收发料的日常业务处理工作。

三、采购管理

确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。

能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。

建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。

具体有：

a供应商信息查询（查询供应商的能力、信誉等）。

b催货（对外购或委外加工的物料进行跟催）。

c采购与委外加工统计（统计、建立档案，计算成本）。

d价格分析（对原料价格分析，调整库存成本）。

案例分析

下面我们来看一个ERP物流系统的案例,为了与国际接轨,建立起高效、迅速的现代物流系统,海尔采用了SAP公司的ERP系统和BBP系统（原材料网上采购系统）,对企业进行流程改造。

经过近两年的实施,海尔的现代物流管理系统不仅很好地提高了物流效率,而且将海尔的电子商务平台扩展到了包含客户和供应商在内的整个供应链管理,极大地推动了海尔电子商务的发展。

海尔集团认为,现代企业运作的驱动力只有一个:

订单。

没有订单,现代企业就不可能运作。

围绕订单而进行的采购、设计、制造、销售等一系列工作,最重要的一个流程就是物流。

离开物流的支持,企业的采购与制造、销售等行为就会带有一定的盲目性和不可预知性。

因此,海尔与SAP合作,建立以订单信息流为中心的物流信息系统,使其能够在物流方面一只手抓住用户的需求,另一只手抓住可以满足用户需求的全球供应链。

通过分析,海尔集团认为实施物流信息化管理的目的主要有以下两个方面:

现代物流区别于传统物流的主要特征是速度,而海尔物流信息化建设需要以订单信息流为中心,使供应链上的信息同步传递,能够实现以速度取胜;另外,海尔物流需要以信息技术为基础,能够向客户提供竞争对手所不能给予的增值服务,使之顺利从企业物流向物流企业转变。

于是,海尔采用了SAP公司提供的ERP和BBP,组建自己的ERP物流管理系统,该系统共包括五大模块MM（物料管理）、PP（制造与计划）、SD（销售与订单管理）、FI（财务管理）、CO（成本管理）。

ERP实施后,打破了原有的“信息孤岛”,使信息同步集成,提高了信息的实时性与准确性,加快了对供应链的响应速度。

如原来订单由客户下达传递到供应商需要10天以上的时间,而且准确率低,实施ERP后订单不但1天内完成“客户—商流—工厂计划—仓库—采购—供应商”的过程,而且准确率极高。

另外,对于每笔收货,扫描系统能够自动检验采购订单,防止暗箱收货,而财务在收货的同时自动生成入库凭证,使财务人员从繁重的记账工作中解放出来,发挥出真正的财务管理与财务监督职能,而且效率与准确性大大提高。

实施和完善后的海尔物流管理系统,可以用“一流三网”来概括。

这充分体现了现代物流的特征:

“一流”是指以订单信息流为中心;“三网”分别是全球供应链资源网络、全球用户资源网络和计算机信息网络。

海尔集团在实施ERP物流系统后效果显著,采购成本降低,库存资金周转从30天降低到12天,呆滞物资降低73.8%,库存面减少50%,节约资金7亿元,同比减少67%。

整合了2336家供货商,优化为840家,提高了国际化大集团组成的供货商的比例,达到71.3%。

同时,海尔的物流速度大为提高,订单量因此得以增加,增幅在50%以上。

外部使用B2B采购平台,100%的供应商订单从网上获得,网上付款达80%以上。

仅此一项,每年可为供应商节约上千万元费用。

实现了信息替代库存,国内零部件的库存量在3天以内就可以保证每天数十万台产品的生产。