公文改错技巧.docx

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公文改错技巧

公文改错技巧

　公文改错技巧

　一、公文的格式

　1.文头部分：

　公文文头又叫公文版头，它位于公文首页的上方，约占首页的三分之一，其下方有一条红线，为文头部分与下面的主体部分的分隔线。

其构成包括发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度等六个部分：

　其一，发文机关标识：

位于公文眉首的上部，居中排列，有两种形式：

　第一种，由发文机关的全称或规范化简称加文件二字组成，如中华人民共和国国务院文件或国务院文件。

若是套红印刷的称为红头文件，若是黑色印刷的称为白头文件。

　第二种，两个以上单位联合行文，要将联合各方的单位名称分行排列，主办单位列首位。

　其二，发文字号：

简称发文号或文号，位于发文机关标识正下方，由机关代字、年号加顺序号三个要素组成。

发文年份用阿拉伯数字，用六角括号括起来，如国发〔2002〕1号，其中的国是国务院的代字，〔2002〕是发文年份，1号是顺序号。

意思是：

由国务院于2002年制发的第一个文件。

发文年份要写完整，2002不要写成02。

发文顺序号也要用阿拉伯数字书写，不编虚位（即1不编为001），不加第字。

　其三，签发人：

只限于上行文，签发人的书写位置于发文机关标识下方的右侧，将发文字号左移，使两者在分隔线上左右对称。

　其四，份数序号：

指一份文件在总印数中的顺序号，用7位阿拉伯数字

　标识于眉首左上角第一行处，顶格书写。

其写法是0000001。

按有关规定，只有绝密、机密级公文才标明份数序号，以免丢失。

　其五，秘密等级和保密期限：

凡是有保密要求的公文，必须在眉首右上角第一行顶格标明保密等级。

　密级分为绝密、机密和秘密三种，秘密等级和保密期限之间用★隔开。

　其六，紧急程度：

这是对公文处理时限的要求，分特急、急件和限时送达。

其位置在密级的下方。

　2.主体部分：

　主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等组成。

　其一，公文标题：

公文标题在红色分隔线之下，位置居中。

标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由、文种三要素构成。

发文机关名称要用全称或规范化简称；文头已有发文机关名称的，标题可省去发文机关；除批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。

　其二，主送机关：

指承办或处理公文的受文单位，顶格写在标题左下方、正文之上，后加冒号。

一般情况下，上行文主送单位只有一个，不要多头主送；下行文可写多级受文单位；那些发布在报纸等媒体上的周知性公文，如公告、通告，可以不写主送单位。

　其三，正文：

正文是公文的核心部分，是用来表达公文的具体内容的。

正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行。

正文部分内容较多的情况，一般要写开头、主体、结尾三个部分；内容较少，则采用篇段合一方式。

原公文格式中末页上端左侧顶格的（此页

　无正文）标注已撤销，现在的格式务必使印章与正文同处一面，以防止不法分子造假行骗。

　其四，附件及附件说明：

附件是指那些用来说明、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。

附件说明，是指用于说明附件材料的名称及件数的专用格式。

附件两字写在正文结束以后，另起一行的下侧，开头空两格，加冒号，然后依次标注所附文件的名称及序号。

附件名称后不加标点符号。

　其五，发文机关印章或签署：

发文机关是公文的作者，通常标注在落款处。

发文机关应写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前；在文头或标题中标明了发文机关的，落款可省去，盖上印章即可。

　印章是发文机关对文件生效负责的凭证。

印章与正文必须同处一面，用印的位置在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。

几个机关联合行文时，印章不能重叠。

　以领导者个人名义制发的公文的签名称之为签署。

签署的位置在成文日期之上偏左，在本人职务名称后空一格签名。

　其六，成文时间：

成文时间是公文形成或正式生效的时间。

除公文中明确注明生效日期的，一般是由机关领导人审批签发公文的时间；联合行文以最后一机关的领导人签发日期为准。

成文时间大多在文尾标注，用汉字小写，零写成0。

会议通过的文件，以通过日期为准，用小括号标注在标题的正下方。

　其七，附注：

附注也称注释，指的是对公文中某些内容或有关事项的说明，如对阅读范围和阅读对象的限定：

此文件发至县团级，并用小括号标注，写在成文时间下一行，居左空2字。

　我国现行发文范围有三个层次：

发至省军级、发至县团级、发至基

　层。

上行文不限定阅读范围。

　3.文尾部分：

　文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数三个部分。

　其一，主题词：

它是公文主要内容的标准化概括，由标明公文主要内容及文种名称的名词或名词性词组组成，一份文件一般不超过7个。

　主题词是提高公文检索速度的检索符号。

为适应引用公文主题词的需要，《国务院主题词表》规定了15类共1000个主题词，使用主题词不得超过主题词表的范围。

　主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方，居左顶格标识后加冒号，词与词之间不加标点符号，空一格以示区别。

　其二，抄送机关：

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。

过去，对上级机关用抄报，对平级机关用抄送，对下级机关用抄发，现在统称为抄送。

　公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜绝滥抄滥送。

　抄送标识在主题词下一行，左空一字书写；同一层次的抄送机关之间用顿号隔开，不同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开，抄送机关的最后要标注句号。

　其三，印发机关和印发时间、份数：

印发机关指承办印发公文的单位，一般为发文机关的办公部门，写在抄送机关底格线下方左侧，左空1字。

印发时间指公文付印的日期，写在印发机关名称的右侧，用阿拉伯数字标识，如2008年10月28日印发。

通常，公文的成文日期在先，印发日期在后。

　一、标题部分

　标题是由发文机关、事由、文种组成。

　1.有的标题不全

　2.有的文种不对，特别常见乱用公告，还有批复成了指示,通知成了通告3.有的批转性公文不是法规条文仍用《》4.公文种类共用，如请示报告5.紧急的在标题中要体现出来

　二、发文字号

　1.序号不能有虚位，即数字前不得有0，不得有第字样2.年号份号颠倒

　3.年号使用的标点符号错误。

　4.秘级错误。

只有秘密机密，绝密字样5.绝密机密要有右上要有序号6.一些上行文要有签发人,签发人和文号左右平行

　三、主送机关

　1.上行文多头主送2.有的是请示平级，越级请示3.有的是直接送单位而不送人（除非是领导个人交办事项），但请示不可以直接给领导4.有的主送机关未写全，特别是简要写法要写全，省市不分等，以及什么省，什么市。

　5.主送机关名称，即抬头要顶格写6.必须要有的缺了收文机关7.党政不分，党对政府部门下命令

　四、正文

　1.有的是一文多事，见于请示；

　2.有的正文引用发文不规范，如批复等，引用要先文件名，后文号；3.有的正文数字该用阿拉伯数字，却用汉字；4.有的是用词不当。

反映成了流言，发布成了散布5.标点符号。

特别是序列，标准是一、

（一）1.

（1）

　6.量词。

要有法定计量单位，如寸不适用7.用英文无翻译8.表彰性通报无名单9.请示报告送下级10.平行文，上行文不礼貌，要用贵局，不能用你局11.错别字12.用语或叙事违反公文要则如简练明确等要素13.一些公文要有联系人，电话等

　五、结尾

　1.有的结尾不合作者本意2.有的是不合公文格式要求3.有的是表现在上行文语气不尊。

特别是上行文结尾催办，请即批复等

　六、一些人称的用法

　1.推荐名单表上要先写人名，再写单位，职称等2.主文中提到了某某人等，随附名单要先列出某某人

　七、抄送

　请示未获批准抄送下级。

抄送两字不能顶格,相对的主题词顶格

　八、附件

　1.该标明附件却未标出2.标明附件要在印章前（尚未找到明确根据）

　3.附件的顺序和名称4.附件名称后不用标点

　九、发文机关（印章）与发文日期

　1）标题上的发文机关与签署（盖章）的发文机关不对应。

　2）混用汉字与阿拉伯数字，或直接用阿拉伯数字.3）年月日不全4）乱加字，如年月日发5）发文机关日期上下颠倒6）印章没有盖或盖错地方或盖反7）没有发文日期。

　8）发文机关（印章）与发文日期位置左错9）发文时间不能超过发文机关

　十、主题词

　1）没有主题词2）太少或太多，3-5，不超7（尚未找到明确根据）

　十一、版式问题

　重要公文制发单位只能是办公室

　附：

案例

　关于邀请校长、书记参加10356211工程奠基仪式并致辞的请示报告

　校长办公室、党委办公室并呈校长、书记：

　根据校长办公会议决，我院成立了专门的10356211工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。

现定于十月

　二十一日举行工程奠基仪式，届时想请校长、书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。

热切盼望校长、书记的到来！

　此致敬礼！

　附件一：

讲话稿；

　附件二：

议程。

　资环学院

　2008年10月11日

　［解析］

　一、标题。

标题应由发文机关+关于+事由+文种构成，对内发文可省略发文机关。

就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。

　1.多用标点。

标题中除书名号外一般不用标点，如：

关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。

上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。

（新东方刘源注解：

《国家行政机关公文处理办法》规定标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

）

　2.人物模糊不清，顺序排列不当。

公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。

对外行文尤其要注意。

党先政后的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。

　3.项目不宜使用代号。

公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。

有些

　项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。

　4.混用文种。

根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三种。

请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。

文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文文种。

　二、主送机关。

即受文对象。

应根据公文内容选择相应的主送机关。

上文中的主送机关也存在着错误。

　1.多头请示。

请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。

上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。

　2.不能送个人。

公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。

　三、正文。

文种不同，内容要求也有变化。

请示的正文一般包括请示缘由、请示事项，并应提出自己对解决问题的态度和意见。

上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。

　1.引文不全。

引用的公文要写明发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：

根据华师〔2003〕17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。

上文所提到的校长办公会议决缺少时间和议决题目。

　2.数字不规范。

正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学十五规划），数字应用阿拉伯数字，十月二十一日应为10月21日。

　3.用词不当。

公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。

请校长办公室提供方便。

热切盼望校长、书记的到来！

这些含有感情色彩的话尽量不用。

　4.信息不准确。

公文所涉及的时间、地点