海运出口代理指定货操作流程Word格式.docx

海运出口代理指定货操作流程Word格式.docx

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2.2.1SHIPPINGDETAILS:

描述托单中所有托运内容

2.2.2P/ONO.或其他专用代码：

2.2.3指定哪个船公司（或货运代理）：

2.2.4发货人货物完工、预定出货时间：

2.2.5MB/L、HB/L运费条款显示：

PP/PP、PP/CC、CC/PP、CC/CC

2.2.5.1PP/PP：

MB/L和HB/L都为预付，一般这种情况用于使用我司自有的运费约价，我司赚取运费差价，与目的港代理的分成视具体情况而定。

2.2.5.2PP/CC：

指MB/L预付、HB/L到付，这种情况一般用于使用我司自有的运费约价，要求目的港向收货人高收运费，按照事先约定支付给目的港代理一部分PROFITSHARE。

2.2.5.3CC/PP:

指MB/L到付、HB/L预付，这种情况一般用于使用目的港代理运费约价，按照事先与代理确认好的分成比例，向代理收取PROFITSHARE。

2.2.5.4CC/CC：

指MB/L到付、HB/L到付，这种情况一般用于使用目的港代理运费约价，并由目的港代理收、付运费，并按照事先确认好的分成比例向目的港代理收取一定HANDLINGFEE或PROFITSHARE。

2.2.6预配船期：

2.2.7PROFITSHARE:

2.3PROFITSHARE分配方式：

PROFITSHARE分配方式有以下几种：

2.3.1只支付或者收取相应的HANDLINGFEE:

2.3.2事先确认好分成比例：

如50%/50%

3订舱

3.1制作单证：

托单、装箱单、三联单、预配清单。

3.1.1托单：

向船东订舱托单内容与发货人托运信息不同

3.1.1.1发货人：

为HEADWINNINGBO

3.1.1.2收货人：

目的港代理

3.1.1.3通知人：

SAMEASCONSINGEE

3.1.1.4起运地、目的地：

MB/L上为港到港，CY/CY条款

3.1.1.5运费条款：

MB/L运费条款根据事先确认结果显示

3.1.1.6其他内容按照发货人托书显示

3.1.2三联单：

按照托单内容打印

3.2订舱开箱单：

具体操作参照海运出口SOP

3.3EDI预配舱单

第二章装箱

目标：

装箱过程要做到全程跟踪，确保箱子及时进港。

1仓库装箱

1.1指定货的装箱通常会有比较具体、详细的操作要求，操作务必在操作前与收、发货人确认好装箱中所需的具体操作要求

1.2多票拼箱的进仓，务必以书面形式告知仓库，避免出现错误

1.3外拼箱，在收到拼箱公司传真的进仓通知后，按照上面的进仓编号、仓库地址、截止时间，编制我司自己的进仓通知，传真给客户。

2门到门装箱

具体操作方式参照海运出口SOP

第三章报关

1报关前准备工作

搜集、检查报关所需资料。

2报关放行在海关的基本流程

理单------输单------对单------发送------派单------申报------审单------海关放行------

港区放行------原始单据流入海关------打印退税单------退税

第四章、舱单（实配舱单）

1发送（EDI）舱单数据

报关放行当天要发送舱单数据给船东、船代或订舱代理。

2根据目的港海关要求须发送的舱单数据

美国和加拿大货物都要求在报关前向船公司提供目的港海关要求发送的舱单数据。

一般美国称为AMS（AutomatedManifestSystemuseinU.S.），加拿大称为ACI（AdvancedCommercialInformationSystemuseinCanada）。

AMS&

ACI:

ACI的发送流程见附件

ISF：

自2010年1月26日起，美国海关要求发生ISF10+2信息，具体发送流程见ISF发送流程及要求。

第五章、自揽货借代理操作

NVOCC的操作，通常是我司自揽货的发货人要求使用目的港代理或我司约价时使用的，提单签发HEADWIN提单，前期操作：

订舱－装箱－报关－EDI舱单与一般自揽货操作流程相同。

之后的提单确认、PRE-ALERT及费用结算参照以下做法。

第六章、提单（提单确认与修改）

1.1MB/L确认：

1.1.1MB/L内容确认：

确认船公司提单的内容，主要包括SHIPPER/CNEE/NOTIFY/FREIGHTTERMS/SHIPPINGTERMS.

1.1.2电放：

指定货多数MB/L是做电放的。

1.1.3SEAWAYBILL（NON-NEGOTIABEL）：

如果船公司接受SEAWAYBILL，目的港代理也没有收费问题，可以选择使用SEAWAYBILL，可以节省电放费，不过，需注意目的港代理的信用问题。

1.2HB/L确认：

根据发货人的原始订舱资料在开船前传真给客户确认。

1.2.1发货人、收货人、通知人：

根据托单内容和发货人核对，按照发货人确认内容显示

1.2.2起运地、目的地：

根据具体托运情况显示，注意CY-DOOR,DOOR-DOOR等条款的显示方式。

1.2.3运输条款：

运输条款有可能和MB/L不一致。

1.2.4运费条款：

根据事先确认好的条款显示。

1.2.5目的港代理显示：

需显示目的港代理的详细资料，以便收货人及时联系代理。

1.3FCR（FORWARDERCARGORECEIPT）:

根据收货人要求，签FCR给发货人作为发货人向收货人收取货款的凭证。

1.3.1基本内容：

SHIPPER/CNEE/NOTIFY/VSLVOY/POL/PODIS/POD/MARKS/PAKAGE/DESCRIPTION/G.W./MEA，以上内容与订舱内容一致

1.3.2特殊内容：

1.3.2.1PLACEOFRECEIPT：

收货地，指工厂交货地址

1.3.2.2PORTANDCOUNTRYOFORIGIN:

指起运地

1.3.2.3DATEOFRECEIPTOFCARGO:

收货时间

1.3.2.4RECEIPTNO.:

FCRNumber

1.3.2.5DocumentsReceived:

收到的单证

1.4提单签发

1.4.1MB/L：

根据事先确认好的签单方式签单、或做电放、做签SEAWAYBILL

1.4.2HB/L：

根据确认好的内容，录入实际开船日期，签单，一般3正3副。

目前系统格式中没有设定ONBOARDDATE的打印，注意要加盖ONBOARD和日期章。

1.4.3FCR:

根据事先确认好的内容，录入开航日期，签单，一般3正3副

1.4.4如果有船证明，应在订舱时就跟船公司确认好，船开后跟提单一起签。

1.5签章的选择：

1.5.1.1使用HEADWINHB/L提单的签单需显示：

ASCARRIER

1.5.1.2代理指定货，原则使用代理提单，如需使用HEADWINHB/L，需事先取得总经理同意，签单显示：

ASAGENTFORTHECARRIER

1.6提单倒签流程：

1.6.1请客户发倒签申请邮件。

邮件包括船名、提单号、商业金额、倒签原因。

1.6.2一线员工转交客户申请给海运部经理。

1.6.3在符合以下调节的情况下，海运部经理可以马上批准：

1.6.3.1提单为记名提单；

1.6.3.2信用证结汇:

出示信用证复印件

1.6.3.3发货人出示保函

1.6.3.4收货人出示保函

1.6.3.5倒签日期在3天只内

1.6.3.6提供出口发票、装箱单

1.6.4如果是非记名提单或者是记名提单但无法拿到收货人保函，货值金额超出USD10,000，客户必须出示有银行签章的担保函。

1.6.5如果客户有超出以上要求以外的特殊处理，海运部经理要将申请转交给总经理、或其代理人审批

注：

美线严禁倒签，其他航线视具体情况决定

1.6.6具体保函格式见附件

第六章、费用确认及结算

1在系统里录入支出、收入：

（系统：

海运出口——出口操作——费用）制作运费通知单传真给发货人确认

2人民币收费的开票申请要在提单签发之前经主管审核后交给结算部，以便及时开出发票，在客户付款后随提单一起寄给客户。

费用录人时要确保数据的准确性，结算对象及付款对象要搞清楚

付款对象必须与发票抬头保持一致。

3打印付款申请：

付款申请生成后交部门主管审核，再交财务报销。

4国外代理帐单制作流程如下：

4.1首先将和国外代理所有的应收、应付费用录入系统，海运出口－费用帐单－代理帐单制作－普通代理帐单，生成DEBITNOTE或CREDITNOTE，DEBITNOTE样本见附件

所有发给HWUSA的货物，只签DEBITNOTE，如有应收，请HWUSA发送DEBITNOTE（见附件）

4.2帐单生成后需按照审批流程执行（见附件）：

5结算在确认所有费用都收回以后，将核销单和退税文件退回给客户或按我司与客户签定的协议时间收费和退文件，

6操作必须及时准确的在系统中录入核销单号码

第七章、PRE-ALERT

货物装船以后，操作应按照如下格式将出货信息发送给目的港代理，并同时提供如下单据：

1.MB/LSCAN件

2.HB/LSCAN件

3.INVOICE

PRE-ALERT的前，注意以下几点：

1.在MBL和HBL均为CC的情况下，一定要注明收款和付款金额

2.除了要在PRE-ALERT中显示箱号，还要显示封号

3.美线在ISF不是我司FILING的情况下，要在PRE-ALERT中注明MBL和HBL的AMS#和SCACCODE；

在我司FILINGISF情况下，只需要提供CBP#

4.船开后立即发送PRE-ALERT，不需要等资料全部齐了再发，缺少的文件可以注明后补。

PRE-ALERT发的越早越好。

PRE-ALERTSAMPLE（样本）--美线:

DearXXX,

Plsfindthepre-alertofthebelowshipment

-----------

EXNINGBOTOLOSANGELES,CABY2X40HC

Carrier:

CSCL

Voy&

Vsl:

XINCHANGSHAV.0074E

ATD:

FEB19TH

ETA:

MAR03TH

1.mb/lno.:

NGBLAX020475*******ORIGINAL**********（CY-CY）PP

（MBLCC情况,这里注明金额USDXXX）AMS#SCACCODE:

XXXX

OriginalmblwillsenttoyoutomorrowbyUPS.

2.hb/lno.:

2NBLAX020475******SEAWAY**********（CY-CY）CC

（HBLCC情况,这里注明金额USDXXX）

AMSNO:

2NBLAX020475SCACCODE:

CHNJ

Shrp:

HANGZHOUJIESHENGIMPORT&

EXPORTCO.,LTD.

Cnee:

CENTRALPURCHASING,LLC.

Total:

1195CTNS/23900KGS/120.96CBM

CTNNO:

CCLU443034140GP780CTNS15600KGS60.1CBM

CCLU448787740GP415CTNS8300KGS60.86CBM

SEAL#XXX

COMM:

CUTOFFSAW---------GENERAOTR

ISFfilingbyXXX.

3.D/N:

NB10021334

COST:

O/F:

$1950.00/40GP*2=$3900.00

THC:

$110.00*2=$220.00

TOTAL:

$3900.00（应该是$4120.00）

S/R:

$2100.00/40GP*2=$4200.00

$4420.00

P/SFORUS:

（$4420-$4120）*30%=$90

$4420-$90.00=4330.00

Attachedthecopies（HBL,D/N,B/L）justforyourref,

Plsconfirmyouracknowledgebyreturn.

REMARK:

INORDERTOAVOIDANYMISTAKEWHICHMAYOCCURBYMISSINGPRE-ALERT.PLSGIVEUSYOURREPLYONRECEIVINGOURPRE-ALERT,THANKS!

PRE-ALERTSAMPLE（样本）--除美线以外的其他航线:

Pre-Alert:

Pleasekindlyfindtheattacheddocsforbelowshipments.

EXNINGBOTO 

HAMBURGby1X20GP

Vsl&

voyno:

ITALCONTESSA 

V.0437W

EVERGREEN

BL#:

EGLV143799308587

Etd:

NOV17,2007

Eta:

DEC13,2007

1.MBL:

EGLV143799308587 

****ORIGINAL****PP/CC

（MBLCC情况,这里注明金额USDXXX）

WEHAVESENTYOUTHEORIGINALMBLBYTNT.THETRACKINGNO.IS306337355.

2.HBL:

HWNH0711084****Telexreleased****PP/CC

（HBLCC情况,这里注明金额USDXXX）

Originalreleasedasattachment.

（Fullsetoforiginalhb/lwastelexreleasedinNingbo.

Plsreleasethecargotothecneewithoutoriginalone）

SHPR:

XXXXXXXXXXX

CNEE:

XXXXXXXXXX

Cntr&

SealNo.:

XXXXXXX

$4120

TOTAL:

4.DebitNoteorCreditNote,plsrefertoattached.

Attachedthecopies（HBL,D/N,B/L）justforyourref,

另，如有其它需要代理特别注意的地方，请务必在邮件中以比较显眼的方式描述并标注！

第八章、出货信息的及时反馈

1.操作在收到客户托运信息后，应及时与国外代理取得联系，确认出口信息和要求

2.收到代理出货信息以后及时与发货人保持联系，取得准确的出货信息反馈给代理

3.订舱遇到舱位等问题时要及时向代理反应，取得代理的帮助向船东申请舱位

4.安排订舱后，将预配船期信息发送代理

5.船期有变动时需及时告知代理

6.装船3天内将PRE-ALERT和相关单证发送代理

7.有任何假期通知，必须提前在邮件签名中进行备注

第九章、文件归档

货物操作完毕后，要及时整理，再次审核文件的准确性，齐全性。

所有操作过的货都必须将以下文件留底：

1.SHIPPINGNOTES

2.JOBSHEET

3.预配清单

4.托书（包括：

客人给我司的托书/我司给船公司的托书或我司外配的对外订舱托书）

5.相关通知书（进仓通知等）及各种相关保函（正本）

6.报关整套文件

7.提单最终确认OK件

8.运费确认件

9.提单复印件

10.舱单数据确认件

文件留底应按上述顺序整理好并装订存放，每月/季/年都要定期整理，按不同日期存放于公司规定的不同地点。

二○○九年十二月

备注：

2003版流程编辑：

严洁琼、邱超艳、徐继东、王铁

2005版流程编辑：

邱超艳、胡弘晓、李雯雅、王铁

2006版流程编辑：

黄婷婷、胡弘晓、李雯雅、王铁

2007版流程编辑：

周璟虹、胡弘晓

2008版流程编辑：

周璟虹

2009版流程编辑：

周璟虹、董莹