进销存信息管理系统制作文档Word下载.docx
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3.6.4合同管理子系统结构设计60
4.系统实施63
4.1程序设计说明63
4.1.1进货及合同管理子系统程序设计说明63
4.1.2库存管理子系统的程序设计64
4.1.3销售管理子系统程序设计说明66
5.使用说明67
5.1总说明67
5.2进货及合同管理部分说明67
5.3进货及库存管理部分说明68
5.4销售管理部分说明69
1.项目章程
1.1总则
1.1.1项目名称
该项目命名为华运金属公司进销存信息管理系统，简称华运进销存系统。
1.1.2项目目标
华运进销存系统的战略目标是建立促进物资流通的社会化、合理化、建立一个能灵敏、高效、全面提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。
1.实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提高工作效率和工作质量
2.提高物资流通的社会效益，建立物资配送信息子系统
3.及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营管理水平
4.能进行各项经济指标的动态分析及市场预测、财务预测
5.能日工与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、价格、资源需求等方面的市场信息
6.实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一致性、时效性和灵敏度的要求。
1.1.3项目参与者
项目参与者为兴磊、钟艳萍。
1.2项目成立原因
老系统的工作流程有如下的问题：
1.老系统中进货和销售是完全脱离的两个环节，即货进来了放入仓库，销售时首先查仓库的库存，如果够，才能达成交易，不够则失去了一笔生意。
不能根据销售的情况组织进货，对销路好的商品进货不足，不仅失去了做生意的机会，而且给客户造成了不好的印象，对销路不好的商品进货过多，又引起了积压的库存。
2.老系统的物资供应分为计划内和计划外两部分，这是计划经济的模式，早已不在适合现在市场经济的商品流通情况。
3.老系统的销售分为预开票和结算开票两部分，这是因为销售人员不能精确的知道销售商品的单件的重量的具体的细节，两次开票不仅增加了工作量，而且产生了误差。
4.老系统的发票处理是件相当繁琐的工作，实际发票的处理并不是企业经营的必要环节。
5.原系统没有库存管理这一部分，实际上对库存定期的检查，核实是在具体工作中必不可少的环节。
6.原系统没有充分的供应商和客户关系的资料，不可能进行CRM（customerrelationshipmanagement），根据现代的供应链理论，供应商和客户是供应链的重要环节，对企业的经营有重要的影响。
7.原系统是纸上作业的系统，任何一项活动都免不了多张的单据，这种工作方式的效率低下，造成了公司资源的浪费。
原系统的单据中存在大量的数据冗余，增加了填写的工作量。
1.3项目范围
数据类
物资需求、合同、进货、销售、库存、财务、费用、计划、价格、客户、供应商、人员、工资
业务过程
需求预测、需求计划、物资平衡、合同登记、合同执行、进货登记、核价、进货验收、开发货票、顾客服务、可供资源、库存管理、库存控制、财务记账、账务记账、账务结算、人事计划、人员考核
接口
供应商、库存管理人员、采购人员、销售人员、销售办公室、仓库、财务系统
1.4方法学
采用当代企业管理的新方法对原有系统进行改进，用原型法开发华运进销存系统。
1.5项目安排
1.5.1工作陈述、交付成果及进度
阶段
主要任务
主要成果
时间安排
项目定义阶段
对未来系统进行全面和详细的分析,明确建立进销存系统的需求。
实施一系列有关管理技术原理和软、硬件系统的教育培训,企业高层和中层领导及管理人员对系统有基本概念的认识和了解。
提出以商业信息系统为原型的系统方案
项目定义分析报告（pdar）。
项目定义备忘录（pdm）
20天
需求分析阶段
企业现状和现有系统现状及存在的问题，完成数据的搜集，对新系统需求的全面调研
需求分析报告
30-40天
系统分析阶段
在系统调查的基础上，对新系统的功能进行细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型
系统分析报告（系统数据流程图、概况表、数据字典、数理逻辑表达式及有关说明）
30-50天
系统设计阶段
根据系统分析报告中的系统逻辑模型综合考虑各种约束，利用一切可用的技术手段和方法进行各种具体设计，确定新系统的实施方案，解决“系统怎么做”的问题
系统设计报告（系统物理设计说明书）
20-40天
系统实施阶段
系统硬件的购置与安装、程序的编写（购买）与调试、系统操作人员的培训、系统有关数据的准备和录入、系统调试和转换
系统软件、硬件、人员培训、系统调试测试报告
15-30天
系统维护和评价阶段
对系统目标与功能的实现情况进行检查，并与系统开发中设立的系统预期目标进行对比，及时写出系统评价报告
系统维护和评价报告
60-100天
1.5.2预算
金属公司进销存系统建设资金预算及投入情况如下：
项目
金额（万元）
制定进销存系统建设规划
20
系统分析、设计、测试与维护
50
购买硬件设施
人员培训与系统更新
30
合计
150
2.系统需求说明书
2.1需求分析
需求分析是系统开发工作中很重要的环节之一，实事求是地全面调查是分析与设计的基础，也就是说这一步工作的质量对于整个开发工作的成败来说都是决定性的。
2.1.1需求分析的任务
1、确定对系统的综合要求：
包括系统功能、性能、运行、以及将来可能提出的要求。
2、分析系统的数据要求：
通常采用建立数据模型的方法，利用图形工具辅助描绘数据结构，将数据结构规范化。
3、建立系统的逻辑模型：
通常用数据流图、数据字典和主要的处理算法描述这个逻辑模型。
4、开发原型系统
2.1.2新系统的目标
促进物资流通的社会化、合理化、建立一个能灵敏、高效、全面提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。
7.实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提高工作效率和工作质量
8.提高物资流通的社会效益，建立物资配送信息子系统
9.及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营管理水平
10.能进行各项经济指标的动态分析及市场预测、财务预测
11.能日工与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、价格、资源需求等方面的市场信息
12.实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一致性、时效性和灵敏度的要求。
2.1.3进货管理需求分析
2.1.3.1原进货系统主要功能
进货管理主要负责管理与进货、付款业务有关的流程，主要功能有：
1、订单管理
根据系统提供的库存信息或根据客户要求，向供应商发送订单。
2、入库单管理
包括入库单的制单、维护、查询以及商品入库。
可根据进价的变动，作到库存商品加权平均单价的自动调整，保证库存总金额的准确性。
使用进货功能将进货的商品输入到计算机中，所输入的内容包括进货的部门、所进商品及其数量、进价等。
当确认所输入的内容正确无误后，可以使用进货确认功能中提供的记账审核功能将该单据记入商品账及财务账。
对于代销的商品还需要记入到该厂商的应付款账中，以便定期根据商品的销售情况向该供应商付款。
3、进货差价管理
当实际进货金额与原进货金额因打折或调价等原因不符时，通过此功能调整与供应商的欠付款金额。
包括差价单的制单、维护、查询。
差价单与进货单之间存在对应关系，一张进货单可以对应多张差价单。
4、退货管理
当有退货发生时，调用此功能。
包括退货单的制单、维护、查询以及商品的及时出库。
5、欠付款管理
以付款单的形式记录对供货商的欠付款信息。
可按供货商、商品、欠付款数量等进行查询，为向供货商付款提供参考。
录制付款单时，要求指明所付的进货单及与之相联系的差价单。
6、进货日结
每天进行进货日结操作，生成进货的清单。
7、进货分析统计
按供货商、商品、部门、业务员来反映进货情况和排名。
系统提供细到品类、品牌、性质的查询功能。
2.1.3.2原进货管理中存在的问题
1.进货的结算方式很多，手续繁杂、容易出错
2.人工开进货凭证，容易写错算错，事后查找、处理都很处理困难。
3.缺乏对市场信息的统计、综合分析，对市场价格把握不明确，容易增加进货成本。
4.传递信息渠道过长，延误时间又极易出错
5.缺乏对领导者的决策支持功能
6.没有完善的客户管理系统，没有深入挖掘客户价值。
2.1.4销售管理需求分析
2.1.4.1原销售模块功能
1.支持带有有效期的物品报价，及时、快捷地调整产品的报价功能。
2.支持销售计划的制定，按订单配置产品结构。
3.根据不同的税种累计销售额，根据不同的税率自动计算税额
4.具有多种方式的折扣处理，支持灵活的价格和销售策略
5.支持退货、换货处理，支持同一订单多交货地点
6.可多角度分析销售成绩查询在某段时间内产品的销售流向情况
7.处理外币销售业务；
解决同一种产品可否按不同的货币报价问题
8.销售订单的实时管理，并自动统计数据、金额，提供对销售定金的管理
9.生成提货单自动更改库存销售分配量，可用量
10.销售发票可同时开列各种费用，自动按不同角度累计销售额
11.支持多种销售模式，直接销售、经销、代销，提供销售订单的复制功能
12.提供对销售订单的信用管理，可进行客户信用的自动控制
13.提供销售员回款情况和佣金管理
14.可随时查询产品报价和库存货物可用量情况，可提供产品可签合同数查询
15.提货单期限控制，支持客户货款拒付处理
2.1.4.2原销售管理中存在的问题
1.销售的结算方式很多，手续繁杂、容易出错
2.人公开销售凭证，容易写错算错，事后处理困难
3.由于销售人员不能准确掌握库存，开出的废票很多，常常要退票
4.缺乏对销售信息的统计、综合分析，对市场把握不明确
5.传递信息渠道过长，延误时间又极易出错
6.缺乏对领导者的决策支持功能
7.没有完善的客户管理系统，没有深入挖掘客户价值
2.1.5库存管理需求分析
2.1.5.1原库存管理功能
库存管理主要负责管理与商品库存有关的流程，主要功能有：
1、库存商品汇总查询
可按仓库、货位、商品、部门等查询，反映库存量和库存金额信息；
根据系统基本信息管理中设定的库存上、下限进行库存的预警，若有超过保质期的商品，系统给出相应的提示。
2、库存商品盘点
生成盘点表提供给仓库管理员，作为盘点依据。
3、期初、期末值调整
根据盘点调整库存期初、期末值，并作好改动的相应记录，保证系统库存与实际库存数量相符。
4、移仓管理
当商品在本部门内发生货位上的变化时，填制"
移仓单"
，以保证货位上的库存数量准确，销售部门能够顺利的进行销售。
5、调拨管理
当商品在不同部门间流动时，填制"
调拨单"
，并可根据实际情况决定部门间的金额计算方法。
6、出/入库管理
对已经经过财会部门确认的进货单、销售单、返货单、退货单进行出入库操作，并做相应的记录。
7、报损、报益管理
报损、报益单的制单、维护、查询、统计。
8、库存分析
按部门、商品生成报表。
包括上月期末值、本月进货量、本月报益、本月报耗、本月销售量、本月期初值等，并提供畅、滞销商品的有关信息。
2.2新系统功能
通过对系统分析得到如下总功能图：
2.2.1进货管理功能设计
进货管理子系统功能图如下：
按供货单位查询
2.2.2销售管理功能设计
销售管理子系统功能图如下：
2.2.3库存管理功能设计
库存管理子系统功能图如下：
按大类物资查询
2.2.4合同管理功能设计
合同管理子系统功能图如下：
2.3新系统的逻辑模型设计
2.3.1进货管理子系统逻辑模型设计
1.进货管理第一层数据流程图
进货管理第一层DFD
2.进货管理第二层数据流程图
进货管理第二层DFD
3.进货管理第三层数据流程图
进货安排
订单查询
退货处理
2.3.2销售管理子系统逻辑模型设计
1.销售管理第一层数据流程图
销售管理第一层DFD
2.销售管理第二层数据流程图
销售管理第二层DFD
3.销售管理第三层数据流程图
销售订单管理
订单生成
订单登记统计
发货单处理
2.3.3库存管理子系统逻辑模型设计
1.库存管理第一层数据流程图
库存管理第一层DFD
2.库存管理第二层数据流程图
库存管理第二层DFD
3.库存管理第三层数据流程图
入库登记
出库登记
库存盘点
库存查询
库存统计
2.3.4合同管理子系统逻辑模型设计
1.合同管理第一层数据流程图
合同管理第一层DFD
2.合同管理第二层数据流程图
合同管理第二层DFD
3.合同管理第三层数据流程图
合同到货
合同登记
合同查询
3.系统设计
3.1代码设计
根据数据特点应用层次码设计物资码,合同号,入库单号,订货单号,发货单号,应用顺序码设计单位码.
1.物资码设计如下:
物资码:
123456789
型号
规格
品种
大类
2.由于合同号,入库单号,订货单号,发货单号设计方法相似,所以只列出合同号作为示范,设计如下:
合同号:
12345
该日的第几份合同
签订日期
签订月份
3.单位码是按照添加顺序设计.如本公司则为:
00000,又如某单位是第五个添加的,则其单位码为00005。
3.2数据存储逻辑设计
根据修改后的流程数据要求,将所需数据列出如下的3NF的形式:
1、入库明细=入库单号+入库时间+物资编码+名称+规格+单价+数量+金额+库房代码+货位代码+入库人+供方编号。
2、出库明细=发货单号+出库时间+物资编码+名称+规格+单价+数量+金额+库房代码+货位代码+出库人+买方编号。
3、可供资源表=物资编码+可供数量+0状态货物数量。
4、材料收发明细=日期+凭证编号+入库数量+出库数量+结存数量+单价+金额。
5、盈亏明细表=物资编码+物资名+应有数量+现有数量+盈亏数量+状态。
6、库存明细帐=物资编码+物资名+规格+期初库存+本期入库+本期出库+期末库存+库房+货位。
7、库存分类帐=类别+期初库存+本期入库+本期出库+本期盈亏+期末库存。
8、入库汇总表=物资编码+名称+规格+均价+数量+金额+库房代码+货位代码+供方编号。
9、出库汇总表=物资编码+名称+规格+均价+数量+金额+库房代码+货位代码
10、发货单=发货单号+开票日期+结算日期+接货地点+购买单位码+物资码+实发数+是否已出库
3.3E—R图
3.4数据字典
3.4.1数据存储定义
数据存储定义卡
名称：
进货合同
简述：
存储“进货合同”的规范化信息
组成：
合同号+合同依据+签订日期+合同性质+供货单位码+收获单位码+结算单位码+
物资码+运输方式+技术标准+交货期+合同数量
关键字：
合同号
往来单位
编号：
D1
存贮销售客户的规范化信息
客户编号+客户名称+客户地址+客户电话+客户传真+交易次数+合同完成情况+客户信用等级+退换货情况
客户编号
订单明细
D2
存贮“销售订单”的规范化信息，以供必要时查询使用
订单编号+订单日期+订单性质+需求单位编号+物资编号+物资型号+技术标准+运输方式+需求数量+需求物资价格+备注
订单编号
物资定价
D3
存贮物资定价的规范化信息
物资编号+物资型号+物资规格+物资价格
退换货信息
D4
存贮退换货信息的规范化信息
退换货编号+物资编号+物资数量+退换货的单位编号+物资价格+退换货的理由+退换货处理情况+备注
3.4.2数据流定义
数据流定义卡
进货合同单
供货厂与公司签订的原始供货合同凭证
合同号+合同依据+签订日期+合同性质+订货单位码+定货单位名+电报+电话+收货单位码+收货单位名+电话（收）+电报（收）+收货抵制+结算单位码+结算单位码+结算单位名+结算抵制+开户银行（结）+帐号（结）+供货单位码+供货单位名+供方地址+邮编（供）+电报（供）+电话（供）+开户银行（供）+帐号（供）+运输方式+物资码+品名+规格+型号+技术标准+交货期+合同数+合同价+备注
流通量：
150份/月
高峰期：
每年5月和11月
高峰期流通量：
300份每月
销售合同单
定购单位与公司签订的原始销售合同凭证
合同号+合同依据+签订日期+合同性质+订货单位编号+订货单位名+电话+传真+发货单位编号+发货单位名+电话+传真+结算单位编号+结算单位名+结算地址+开户银行+帐号+运输方式+物资编号+物资名称+物资规格+型号+技术标准+交货日期+合同数+合同价格+备注
200份/月
每年4、5、10、11月份
400份
销售订单
定购单位向公司发出的原始定购需求
订单号+日期+订货单位编号+电话+传真+运输方式+物资编号+物资名称+物资规格+型号+技术标准+备注
3.4.3数据元素定义
数据元素定义卡
与公司有过往来记录的销售客户的唯一编号
别名：
无
长度：
6位数字
取值/含义：
前两位表示省市，后四位表示公司
客户名称
与公司有过往来记录的销售客户的名称
50个字符
客户地址
与公司有过往来记录的销售客户的地址
客户电话
与公司有过往来记录的销售客户的电话
14为数字
前4为表示区号，中间为“-”，后8为电话
交易次数
与公司有过往来记录的销售客户的交易次数
8位数字
合同完成情况
与公司签订合同的销售客户的合同执行情况
1位数字
0表示完成良好
1表示没有完成
客户信用等级
与公司有过往来记录的销售客户的信用等级
1位字符
A表示信用度优秀
B表示信用度良好
C表示信用度中等
D表示信用度差
退换货情况
与公司进行交易后是否发生过退换货情况
0表示没有
1表示有
向公司发出销售需求的订单的编号
物资价格
公司销售物资的价格
8为数字
例：
“1000”，表示1000元/吨
退换货处理情况
公司对提出退换货处理的销售客户的处理情况
1为数字
0表示拒绝，1表示退货，2表示换货
3.4.4处理逻辑定义
3.4.4.1进货管理
编辑物资需求表
1.1.1
确定需求物资
处理逻辑小说明：
对于每一张物资需求表
1、查询销售子系统，确定缺货的物资名，物资号，数量
2、查询库存，确定缺货的物资名，物资号，数量
转处理逻辑1.1.2
登记物资需求表
1.1.2
把需要的物资写入物资需求库
把1.1.2所确定的物资需求表写入物资需求库
选择供货商
1.2.1
确定所需物资的供货商，并确定其符合要求
对于每一种所需物资
1、根据提示，从物资需求库中得到所需物资的信息。
2、根据提示，输入物资号，验证物资的合法性
如果不合格
则出错处理
3、根据提示，输入往来单位码，验证往来单位的合法性和信用度
如果不合格
4、根据提示，查询市场上此类物资的价格信息
结合3的结论，选择其中价格合理的供货商
转处理逻辑1.2.2
产生订单
1.2.2
根据所需物资和以选择的供货商，生成订单
对于每一张订单
填入供货商号、供货商名、供货商地址、所需物资号、所需物资名、订单号、计量单位、进货单价、进货数量
更新订单库
1.2.3
把以生成的订单写入订单库
把已经产生的订单写入订单库，订单库得以更新
按物资查询
1.4.3
把已定货物的信息按照物资进行查询
把订货单和已定货物的信息按照物资的不同进行查询和输出
按订单号查询
1.4.5
把已定货物的信息按照订单号进行查询
把订货单和已定货物的信息按照订单号进行查询和输出
退货确认
1.5.2
简述
升级会员 