浅析管理信息系统对于组织效率的影响及对策Word文档下载推荐.docx
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前言
随着管理信息系统广泛的被现代企业所运用，管理信息系统的交叉性、综合性、整体性、融合性正在给企业或组织带来巨大的便捷与高效，并且提供了无限的商机。
但是与此同时，不可否认的是，管理信息系统在某些领域或者行业暴露出来的漏洞与短板也大大降低了组织的效率，增加了管理成本，并且这些不良后果也为人所诟病。
本文主要在探讨管理信息系统对于组织效率产生的影响。
一、管理信息系统在现在企业管理中的地位和作用
（一）管理信息系统的定义及特性
从狭义方面来说，管理信息系统是指企业计算机网络管理信息系统，是指运用现代化计算机网络技术和企业管理方法，系统地实现企业经营生产目标的一种综合管理系统。
从广义方面来说，管理信息系统统指所有运用计算机网络技术为其管理服务的政务部门和企事业单位，是指计算机网络技术和集成实现各项业务、技术、工作自动化及高水平管理的方法和模式。
就以上的二者定义而言，本意主要探讨的是其狭义方面的定义（当然，管理信息系统的广义定义也下文也有涉及），其主要具有如下特点：
1.综合性
管理信息系统的综合性表现在它囊括了计算机硬件系统、计算机软件系统、数据及其存储介质、通信系统、非计算机系统的信息收集、处理设备、规章制度、工作人员七大部分。
并且一个良好的管理信息系统的建立除了计算机网络系统本身的建设之外，经营管理模式和管理信息系统的后期实施与维护也必不可少。
2.交叉性
管理信息系统的交叉性体现在它所包含的学科门类众多。
如：
计算机网络通讯技术、计算机数据库管理，计算机语言、统计学、运筹学、应用数学、管理学中的决策理论、仿真学等等。
并且这些学科并不是独立承担某一块的功能，而是某一部分或某一模块需要运用到多种学科，这样就形成了学科之间的渗透与交叉。
3.整体性
管理信息系统的整体性体现在它的计算方法、管理模式和处理过程是相对确定的。
所以这必然需要管理信息系统对于整体的把控，从而达到有条不紊的协调工作。
从数据信息的收集，到信息的预处理，到信息的加工，最后到信息的处理这一系列过程始终离不开人与机器的相互配合。
4.融合性
管理信息系统的融合性体现在它是以人为主导，计算机配合使用的一个综合系统。
管理信息系统存在的目的就是为了辅助决策，让更多的人参与决策，从而使得组织架构扁平化。
但是另外一方面，如果人的操作与计算机的执行相互脱节，相互背离的话，那么管理信息系统本身就会成为一个巨大的包袱。
因此，人机的匹配是当今管理信息系统所面临的最大挑战，也是它的最大特性。
（二）管理信息系统在现代企业管理中的地位或作用
1.管理信息系统能为企业的管理提供科学的计划决策
管理信息系统能够多角度，多层面的为科学的计划决策提供依据。
一是因为，管理信息系统对于数字的敏感程度极高，能够高速的获取相关数据信息材料，这无疑提高了管理效率。
二是因为，管理信息系统内部拥有的数据分析方法——统计，其功能强大，分析全面，能够判断事物的症结所在。
三是因为能够准确的、精准的预测相应结果。
科学的预测能够为长远的计划制定提供依据。
2.管理信息系统促进了企业管理的领导职能的发挥
管理信息系统可以快捷的、方便的、高效率的、经济地管理跨地域的分公司。
总公司的高层管理者只要通过计算机的管理信息系统就可以对分公司的经营情况一目了然。
通过管理信息系统总公司可以对分公司进行调整，分公司的公开化程度提升、决策失误减少。
管理信息系统不仅可以加强信息沟通，还能够辅助决策制定，最大限度的发挥了领导的职能。
3.管理信息系统支持企业管理控制职能的实现
根据之前所指定的行动方案，目标结果，数据情况等，进行比较执行与计划的差异，并分析具体是什么原因产生了这一问题。
这一举措有助于更好的进行控制，并将控制信息回馈于系统。
管理信息系统的控制职能是根据计划职能的执行结果，执行方式来制定的前馈控制，同期控制和后期反馈控制。
4.管理信息系统减轻了管理人员的工作压力
管理信息系统因其为计算机软件操作系统，故其能大大减轻员工，尤其是管理层员工的工作压力，可以减轻劳动强度。
这种减压的效果主要是体现在，当给计算机输入一定的指令或者是条件后，接下来的操作均有管理信息系统强大的计算功能来完成。
管理信息系统系统使工作人员有更多的精力去研究、细化管理内容，扩大管理的深度和广度。
这有利于各层次管理者全面、深入地把握各种信息，进行科学的决策，进一步提高管理水平。
二、组织效率及其影响因素分析
组织效率是组织目标体系的完成情况，具体来说组织效率是指组织管理工作的劳动量与劳动效果之间的比值。
组织效率从某个方面来说是对于组织中管理职能实施效果的一个体现，如果说管理的职能行驶较为完善那么其组织效率相应会高。
但是，如若组织中的管理层只是敷衍了事或是无法领会管理的精髓，那么及时投入再多精力也无济于事。
当然了，影响组织效率的因素有很多，主要有以下几点：
（一）组织效率的影响因素
1.组织外部环境因素
（1）政治特点
（2）法律状况（3）区域经济（4）科学技术（5）社会文化
2.组织内部管理因素
（1）组织结构
组织结构，这里主要是指层次的组织结构，组织设计确定的幅度的层次和有效管理的数量。
并且一个组织的权责分配与组织的决策方式也直接由组织机构来决定。
可见组织机构对于组织效率起着至关重要的影响。
（2）业务流程
除了最重要的组织结构之外，经过大量考证发现，组织的业务流程也成为影响组织效率的重要因素。
如果一个组织的业务流程纷繁复杂，那么必然会造成资源的浪费，信息的实效性也会大大降低；
如果一个组织的业务流程过于简单，反之造成了工作或者管理效率降低，不可避免会产生错误。
所以如何优化简化业务流程成为当今现代企业共同所探讨的一个话题。
（3）员工因素
员工因素主要涉及到相关人力资源和组织行为学方面。
员工的价值观、知觉、态度、人格、能力、意志、兴趣和情感直接或间接影响他们个人的工作效率。
而组织是由人组成的，如此一来员工的个人因素就会给整个组织效率造成影响。
相关调查表明，人力资源管理师咨询公司的咨询门类最多的，也是提升组织效率最快的做法，对组织效率的贡献值约为15%左右。
（4）工具因素
科学技术与经济文化的不断发展，使得信息化成为提高组织效率最直接的工具。
二信息化工具又可以分为两个方面：
一是技术信息化工具，一是管理信息化工具。
从信息化工具的效果上讲，技术信息化是提高岗位技能的，能够提高组织效率的同时又能够克服工作固有的缺陷与瓶颈，管理信息化始终以公司的利益为着眼点，提高整个供应链的服务运作能力，因而管理信息化是企业核心竞争力重要组成部分。
（5）组织文化
企业文化，作为公司企业的一个无形的产物，是能够长期建立起来并且能够影响企业的思维建造模式的。
也就是说一个没有组织文化的企业，即使其模式模仿的多么相似，没有组织文化对于思维模式，处理方法的熏陶，这种模仿也不过是管中窥豹罢了。
对区域经济、社会文化、政治法律、科学技术等外部环境因素进行研究，以此提升企业的远景效率，对组织结构、业务流程、员工因素、工具因素等内部管理因素进行改善，以此提升企业组织的效率现状，只有充分关注现状效率与远景效率的双重改善，才能使自己的企业确保在竞争中胜出，并保持长久的竞争力。
三、管理信息系统对于组织效率的影响
（一）对于组织结构的影响
积极影响：
组织结构随着管理信息系统的逐步深入越来越趋于扁平化。
扁平化的组织结构指的是通过减少行政管理层次，裁减冗余人员，从而建立一种紧凑、干练的组织结构。
管理信息系统为普通员工搭建一个良好的信息交流的平台，同时也鼓励越来越多的员工参与到组织的决策当中，这使得管理者得到的参考意见，参考信息丰富，从而使得管理的效率大幅度的提高。
管理信息系统使得管理的层级相对减少，信息的沟通程度和传递速度提高较快，这无疑使得组织结构趋于扁平化。
扁平化的组织结构之所以能够提高组织效率是因为其对于市场的反应速度较快，能够及时准确的应对市场的变换风云。
所以说管理信息系统使组织结构扁平化从而使得组织效率提高。
（二）对于业务流程的影响
管理信息系统根据不同模块的划分可分为不同的流程。
如以层次划分的战略管理、战术管理、作业管理为例。
从高层战略管理的总任务的确立，到战术管理方面获得组织的各种资源，最后再到作业管理的资源利用活动的实施。
宏观上来说，以上三个过程使得信息的上传达下得以实现和保证。
微观上来说，每个过程又包含着各种子流程。
如作业管理中有资源信息的甄选到资源信息加工，整合再到资源的配置、维护等，又形成了一个子项业务流程。
一方面，管理信息系统所做即为提供快捷方便科学的管理操作模式，形成固有的管理标准和配置，改造甚至是重塑了业务流程，使得业务活动的效率大大提高，从而使得组织效率提高。
消极影响：
但是另一方面，由于管理信息系统是计算机操纵，固有的标准模式难以打破，这使得对于一些特殊情况，管理信息系统的过于僵硬机械，不能够灵活的反应业务流程中某些步骤的变更或调整以应对这些变更时耗费的资源极大，这无疑使得组织效率大打折扣。
（三）对于组织员工的影响
从员工个体来说：
若员工的信息技术素质较高，那么管理信息系统对于员工来说有如锦上添花。
管理信息系统融合性，即管理信息系统与人的配合相互渗透程度会充分显现。
从员工群体来说：
管理信息系统对于员工，尤其是普通员工来说方便了他们互相之间的交流，在企业间形成一个高效的工作氛围。
若员工信息技术素质较低，那么管理信息系统对于员工来说有如雪上加霜，生硬的操作技术，迟缓的信息反应能力，这让这些员工无法与管理信息系统相适应的同时，又使他们工作的满意度和热情大大降低。
另外，由于管理信息系统对于组织制度层面的建设与监督过程规范严苛，可能导致了某些环节缺乏一定的灵活性。
这种灵活性或者说是人情味的缺失有可能会导致员工的工作满意度下降。
但是若是员工沉溺于管理信息系统提供的信息交流平台，那么必然会导致员工的工作重心偏移，工作效率降低。
同时，也会在组织中形成一些恶性的非正式组织，会催生一些谣言的发展。
（四）对于使用工具的影响
管理信息系统作为一种高效，方便与时俱进的工作管理软件在大中企业中广泛使用。
当然了，管理信息系统在企业或组织中的具体的操作是由企业中的一些技术型人才来执行的。
这里又有两个分支，如若这些管理信息系统的维护开发者的理论知识雄厚，实操技能过硬，那么这种新兴的使用工具如会得到正确的发挥，那么势必会让组织效率有明显提升（积极影响）。
相反，只会让组织的效率大打折扣（消极影响）。
（五）对于组织文化的影响
管理信息系统对于组织文化的影响主要有两个方面：
1.观念方面
管理信息系统的引进很大程度上对于企业内部人员观念发生了转变。
管理信息系统以其整体性等特征，在引导业务流程的发展，铺垫工序步骤的进行等方面都明确了组织的目标。
这一点使得组织员工对于组织愿景的展望与实现提供了一个良好的条件与契机。
另外。
一方面，这种新兴信息系统在组织内部的广泛使用也使得组织的整个风气和精神在对待新事物，尤其是思想观念的前卫性上有了极大的提升。
但是不可否认的是，正是因为管理信息系统所带来的极大方便与快捷，也会导致组织内部一种拖沓，懒散的组织风气，这一点也是现在多数现代企业所面临的问题。
2.制度方面
管理信息系统在其开发阶段就注意到了针对组织制度的迥异，会进行不同程度的设计。
无论是考勤信息管理系统，绩效信息管理系统等其均属于管理信息系统的范畴，所以根据此，制度在初期建立与后期监督过程中就体现出其规范与严苛。
所以管理信息系统催生出的是一种严谨、规范、公平的组织制度。
四、消除管理信息系统对组织效率消极影响的对策
（一）管理信息系统本身
鉴于以上管理信息系统对于组织效率的消极影响方面，笔者认为要解决这些消极影响，首先就必须究其根本，从源头上解决这一问题。
简单来说，就是从管理信息系统的开发伊始阶段就要考虑这些问题，从开发过程中就注意并遏制这些问题的发生。
1.系统规划阶段——关键因素成功法
从系统规划阶段来说，笔者认为可以运用到WilliamZani所提出的关键因素成功法来明确开发请求。
即首先确立企业所想要实现的战略目标，或者说开发管理信息系统的原因。
接着分析影响战略目标实现的各种因素并且找出影响这些因素的因素，也就是所谓的子因素。
然后通过以上对于战略目标的明确，对于影响因素的分析，最终确立其中最重要、影响程度最大范围最广的因素（此仅正对某一领域或行业而言）。
最后，确立对于此领域影响的关键因素的性能指标和评估标准，具体来说就是，对于这一因素衡量的标准与方法，与此同时也要注意衡量这一因素时所应该重视的或者是忽略的。
值得注意的是当这一关键成功因素得以解决后，又会出现新的关键成功因素，所以此方法有必要循环使用。
2.系统分析阶段——把握整体，关注细节
把握整体，应该是结合组织的整个风气文化，员工对某些工作性事务的需求程度来分析。
同时也应该着眼于目前的整个业务流程，因为可能根据阶段的不同，业务流程中的某一部分是与现阶段不相适应的。
所以把握整体告诉我们，分析阶段应该先明确一个大致的调整方向，然后才能对于局部的不足有一个灵活针对改善。
关注细节，应该是灵活的人性化的已解决员工不同的需求为目标，以营造整个组织风气为最终结果，以改变计算机本身的被动与僵硬为先决条件的一个方法。
前面笔者也有提到，由于计算机具有一定的被动性和僵硬性，所以说面对环境的改变，人员具体需求变化无法做出及时的改变。
所以把握细节告诉我们，分析阶段应该考虑到各种突发状况的发生与逻辑思路的变化，然后进行一个具体的，细致的预防或者是调整。
3.系统设计阶段——模块化与一体化结合
系统的设计阶段所囊括的内容很多，在这里笔者所想要强调的是设计阶段中的模块化的作用。
简单来说，模块化与子系统的划分有关，但是又区别于子系统地划分。
模块化是指解决一个复杂问题时自顶向下逐层把系统划分成若干模块的过程，有多种属性，分别反映其内部特性。
另外一方面，系统设计要根据某些不同情形可采取一体化的设计方式。
那么什么是一体化设计呢？
值得就是将两个原本独立的子系统合并为一个整体的系统进行管理。
就以申银万国证券股份有限公司为例：
随着公司业务规模的扩大，业务领域的不断发展，申银万国原本割裂、分散、独立的财务信息给集团公司带来了一系列问题。
所以申银万国系统就是在充分考虑后，决定采用一体化设计思路，实现数据信息材料的共享，公用，与协同。
4.系统实施阶段——缩小实施阶段战线
缩小战线指的是在管理信息系统的事实阶段要有针对性，有重点的进行实施。
只有这样才可以利用丰富的各种资源测试并实现该子系统地功能。
这种缩小战略的实施思想也就意味着要有的放矢的进行系统的实施，缩小系统实施的战线或者说是范围。
就以广州标致公司管理信息系统的失败为例，在管理信息系统还处在实施初期阶段，适逢电脑中心专家更替，不仅没有争取加大IMS7的实施力度，反而其它的项目一哄而上，公司相继购买了财务系统，零配件管理系统等。
不但耗费了财力、物力，而且分散了计算机技术人员的开发实力。
这种没有重点突破的实施手段导致更大的财力、物力的浪费局面。
（二）组织的管理者
1.管理者的支持与信赖
管理信息系统的成功实施少不了企业决策层管理者们的支持与信赖。
因为管理信息系统不仅仅是个计算机系统，它还向企业灌输了一个全新的管理体系，管理思想。
这种管理理想与企业现有的管理机构。
管理体制不能很好地融为一体，就需要对已有的管理机构加以调整，对管理体制加以改造。
这些工作已经完全超了电脑部门管辖的范围。
组织中的中高层管理者，普通员工，技术型人才都必须为管理信息系统的实现贡献出一份历练。
就以广州标致公司管理信息系统失败的案例为例，其管理信息系统在企业之中之所以失败主要原因是因为，管理者或者领导没有给与足够的关注与信赖。
在管理信息系统实施初期，标致公司组成了一个开发组，企业的最高管理者担任负责人。
但实际上，部分领域管理者，特别是最高层管理者没有对系统开发承担起相应的全部责任，而是由计算机人员单方面建设系统。
所以尽管管理信息系统本本身的交叉性和融合性能带来高收益，但是决策层出于各种原因，他们没有用发展的眼光看问题，只看到了此刻效果不明显，以致于造成项目的失败。
2.对技术型人才的激励
这些技术型人才是管理信息系统的维护与开发的中坚力量，他们直接决定了管理信息系统在企业组织的运行周期。
所以作为组织的管理者有必要对于他们采取一些激励机制。
根据赫兹伯格的双因素理论，管理者应该对于其保健因素和激励因素都应该采取奖励措施，尤其是激励因素方面。
如在薪金上可适当的根据工作的绩效增加工资。
与此同时一个工作环境也必不可少。
除此之外，工作本身的挑战性也是对于这类技术型人才的一个巨大的影响因素，具有挑战性的工作可能会激发他们的潜能与工作热情，尤其是对于技术型人才来说。
就以广州标致公司管理信息系统失败的案例为例，其管理信息系统在企业之中之所以失败其原因之一是因为，管理者的激励机制不完整。
在项目计划实施中，公司采取校园招聘的方式，雇佣了一大批电脑技术型人才，处于管理信息系统管理方面的原因，有的还被送往北京进修MBA学位。
因为此，公司在管理信息系统初期取得了显著地效果，但随着IT行业的迅猛发展，报酬与劳务市场的差距也越来越大。
在既不能提高专业水准，又不能获得较高报酬的前提下，这支队伍在工作上开始缺乏工作的热情。
因为这个原因，很多技术型人才选择了其他的就业方式，有的出国深造，有的跳槽离职。
3.对于系统使用者的反馈与培训
为了使管理信息系统更加深入人心，而不仅仅停留于领导的所谓面子工程。
管理者必须对员工使用管理信息系统的情况进行调查。
并且根据调查结果制定出管理信息系统用户反馈报告。
由此，管理信息系统的开发和维护和方可根据报告中的某些外部制约因素对于管理信息系统进行局部的调整与完善。
另外，报告中的由于某些内部因素制约导致员工满意度降低的内容，要进行员工的培训。
这里所说的员工培训主要指的是以员工技能培训为主素质培训为辅。
这里的培训方法主要采取讲授法与场景还原法。
培训的目的是为了使员工了解和熟悉管理信息系统的操作。
以上所说的调查反馈与培训开发通常由人力资源部完成。
（三）组织内部员工
对于普通员工而言，他们是管理信息系统的使用的主体。
员工和管理信息系统之间有一个相互牵制的关系，员工对于管理信息系统的接受使用程度直接影响了管理信息系统是否能在组织长久的使用。
首先，他们应该从态度上接受管理信息系统——这种新兴的管理方式。
只有他们在心理方面对于管理信息系统有一个默许或者是认可他们才能更好的完成今后的业务活动。
根据首因效应来说，如果员工对于管理信息的第一印象就是不好的累赘的，那么接下来的行为也会有一定的缓慢与滞后；
相反，如果员工对于管理信息系统的第一印象是美好的、是接受的，那么他以后对于此系统的操作也将是顺畅和谐的。
其次，他们应该主动参加或者配合相应的人员培训。
这种人员培训在管理信息系统开发过程中的系统实施阶段有涉及，并且这种培训也是人力资源部门所管辖或组织的一个学习过程。
普通员工们应该学会积极去配合这种培训，并且意识到这种培训是对与自己的工作有直接利害关系的。
否则的话，员工不仅仅没有学习到相关的技能知识，也对管理信息系统会产生一个恶性循环的厌恶。
根据维纳的归因理论：
如果总是将失败与挫折归因于能力差，工作难度高等内外原因中的稳定因素，就会降低人们对于成功的期望与信心。
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