ERP系统录入规范及作业指导书V20文档格式.docx

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YCF

首稿

目录

第一章合同管理4

一、新供应商引入4

1.1合同编辑5

1.2合同财务审核8

1.3合同查询__新供应商编码查询10

二、供应商合同变更11

2.1合同变更12

2.2合同变更财务审核15

2.3供应商信息查询17

三、新商品引入19

3.1采购协议编辑20

3.1.1关键字段说明24

3.1.2常见商品例举26

3.2采购协议审核27

2.2采购协议查询__新商品条码查询29

第二章商品定收货32

子系统功能概述

采购管理子系统主要实现合同管理、关系维护、商品管理、供应商管理、订货管理、收货管理、退货管理和店间调拨作业；

因华商悦购实际业务中不涉及“店间调拨作业”，所后续操作说明中不做该部分内容的介绍

系统环境

采购管理子系统配置在“业务中心系统”、“门店系统”和“配送中心系统”中，因此必须先登录进入“业务中心系统”、“门店系统”或者“配送中心系统”后才能使用采购管理子系统，以下以业务中心下的采购管理子系统为例来做说明

子系统登录

1、双击myshop客户端，选择“业务中心”，输入密码，登录系统

2、点击系统模块下拉列表框，选择“采购管理子系统”

第一章合同管理

概述：

“合同管理”是指对新供应商引入时签订合同、新商品引入时签订采购协议的管理，再者就是老供应商合同变更的管理，以上业务操作主要是在业务中心系统完成；

新供应商、新商品的编码工作由总部编码系统自动完成。

路径：

【采购管理子系统】=>

【合同管理】

一、新供应商引入

新供应商引入时，签订的合同，在系统中对应的相关业务操作是【合同编辑】及【合同审核】操作；

合同审核完成后，总部编码系统系统自动生成相应的的供应商编码信息

新供应商引入业务流程：

1.1合同编辑

合同编辑，用于记录与供应商新签合同的资料、财务结算约定（如结算方式、固定扣项、临时扣项等），以及供应商的其他基本信息

【合同管理】=>

【合同编辑】

操作步骤：

1、按路径【采购管理子系统】=>

【合同编辑】，点击【合同编辑】按钮，进入合同编辑界面，点击【新建单据】

2、输入合同编号、合同名称，修改合同起止时间及签约时间，选择正确的经营部类，合同类型、纳税号，供应商名称及其他辅助资料等基本信息

（注：

蓝色字幕标记为必输项（含，合同有效期、管理部类、合同类型、结算方式、纳税号、供应商名称）

3、合同信息录入完成后，按

；

检查填写项目，无误后按

，合同进入财务审核环节

备注：

A）“供应商编码”是系统识别供应商的唯一标识。

合同审核（包括财务审核）后由总部编码系统自动编码（6位流水号），无需手工录入

B）供应商的“结算方式“必须与表头的“合同类型”相匹配

C）在系统里，同一期间内一个供应商只能有一份有效合同

1.2合同财务审核

业务中心财务人员对商品行政部新建的合同的费用信息进行审核确认，审核通过后系统自动向总部编码系统发出新供应商编码请求，系统自动生成新的供应商编码。

1、（承上）点击【合同财务审核】，进入合同审批界面，点击下一张，或者单据查找、输入查询条件，找到需要审批的合同，进行合同相关信息（费用）的核对

2、信息核对无误后，点击【单据审核】完成合同的财务审批；

如若核对过程中发现错误，点击【重新编辑】，合同将自动被退回到“合同编辑”界面，商品行政部需要重复“合同编辑”业务流程，对合同的相关信息进行再次修正并提交审核

1.3合同查询__新供应商编码查询

当合同财务审批完成后，总部编码系统将自动生成对应的供应商编码，这时可以进“合同查询”菜单，进行历史合同的查询，同时可以看到新生成的供应商编码。

【合同查询】

点击【合同查询】，进入合同查询界面，点击下一张，或者单据查找、输入查询条件

找到历史的合同单据，可以看到系统自动生成的供应商编码，如下，系统自动生成的供应商编码是59

二、供应商合同变更

当合同信息（包括合同有效期、供应商基本信息、财务扣项等）发生变化时，在系统中需要对原有的合同进行变更处理；

另外，合同的续签、终止也是在合同变更中完成的。

合同变更业务流程：

2.1合同变更

【合同变更】

（假设59号供应商，合同续签至2016-09-08，且物理合同号为12345）

1、点击【合同变更】，进入合同变更页面，点击【新建单据】

2、在新单据页面“供应商编码”框输入待变更的供应商编码，点击回车，系统自动带出原合同信息

3、修改合同相关信息，点击【保存】，并进行【单据审核】，完成后合同将进入【合同变更财务审核】环节

不能通过〖合同变更〗来更改合同的类型。

当需要更改合同类型时，应将原合同终止重新建立新的一份合同。

2.2合同变更财务审核

功能概述：

业务中心财务人员对合同变更的费用信息进行审核确认

【合同变更财务审核】

操作步骤:

1、（承上）点击【合同变更财务审核】进入合同变更财务审批界面，点击下一张，或者单据查找、输入查询条件，找到需要审批的合同，进行合同相关信息（费用）的核对

2、核对无误后，点击【单据审核】完成合同变更的财务审批；

如若核对过程中发现错误，点击【重新编辑】，合同将自动被退回到“合同变更”界面，商品行政部需要重复“合同变更”业务流程，对合同的相关信息进行再次修正并提交审核

2.3供应商信息查询

供应商信息的查找，除了在【合同查询】菜单下能通过历史合同单据的形式查看，还可以通过“供应商精灵”、“供应商资料”，“供应商资料报表”的方式查询

（如下只简单列举3中查询方式）

路径一：

【档案管理子系统】=>

【资料查询】=〉【供应商资料】

路径二：

【资料查询】=〉【供应商精灵】

路径三：

【报表查询】=〉【供应商资料查询】

（其他子系统中也同样存在报表查询功能）

三、新商品引入

新商品档案信息的建立，在系统中是通过【合同管理】菜单下的【采购协议编辑】及【采购协议审核】操作实现的；

采购协议审核完成后，总部编码系统系统自动生成相应的新品条码及编码信息

新品引入业务流程：

3.1采购协议编辑

供应商合同在系统录入完成后，系统自动生成供应商代码；

紧接着由商品行政部通过建立“采购协议编辑”单据的方式，在系统中建立供应商的商品的基本档案，记录与供应商新签定的采购协议。

系统路径：

【采购系统管理】=〉【合同管理】=>

【采购协议编辑】

【采购协议编辑】，点击【采购协议编辑】按钮，进入采购协议录入界面，点击【新建单据】

2、从左至右，从上向下依次输入“供应商编码”，修改“协议有效期”及“首次送货日期”；

“商品名称”、“销售规格”、“销售单位”、“商品类别”等信息；

有多个商品时，点“单品增加”或者“复制当前商品”来新增记录

3、采购协议信息录入完成后，按

，进入“采购协议审核”环节

3.1.1关键字段说明

在录入商品信息时，注意以下红色框标记部分

如下是对相关字段选项的介绍

1、条码类型：

序号

“条码类型”种类

用途

备注

条码规则

1

普通商品

适用于一般商品

21+6位商品编码+4位0+校验位

2

基本码商品

适用于联营、租赁等代收银商品

商品不管理库存，只管理售价

21+6位商品编码+4位0+校验位

3

金额商品

适用于以金额码销售的商品

称重商品也可以用金额码销售

23+5位顺序号+5位金额信息+校验位

4

称重商品

适用于称重商品：

如蔬菜、水果

华商暂时不用该类型

22+5位顺序号+5位称重信息+校验位

2.库存管理类型：

“库存管理类型”种类

批次库存

适用于自营的非生鲜单品管理的商品

不管理库存

适用于联营商品和租赁商品

录入商品信息时，需填写倒扣率

金额库存

适用于自营的生鲜商品

华商暂不用该类型

3.管理权限：

管理权指的是门店在物价方面是否有独立于业务中心的调整权利

“管理权限”种类

特殊点

自采权

有进价调整、DM促销、进价促销、直接下订单等权限

自销权

有售价调整、店内促销等权限

无权限

没有自采权、自销权

所有权

既有自采权又有自销权

4．倒扣率：

只有商品的“库存管理类型”设置为“不管理库存”时，才需要填写倒扣率

5．价格因子：

销售单位与称重单位不相同时，两者的比率就是价格因子；

例如销售单位是公斤，称重单位是克的，价格因子应设为1000；

一般情况下均设置为1

6．商品标志：

“生鲜商品”适用于自营的生鲜商品，在业务操作流程上，单独走“生鲜管理子系统”；

其余均选择“普通商品”

3.1.2常见商品例举

1、联营称重（kg）商品

（条码类型为“金额商品”，价格因子1000；

库存管理类型为“不管理库存”）

2、联营开票商品（大码商品）

（条码类型为“基本码商品”；

进、售价均为0，填倒扣率；

3、一般商品

3.2采购协议审核

业务中心财务人员对商品行政部新建的商品的采购协议信息进行审核确认，审核通过后系统自动向总部编码系统发出新供应商编码请求，系统自动生成新的商品编码。

【采购协议审核】

1、点击【采购协议审核】进入采购协议财务审批界面，点击下一张，或者单据查找、输入查询条件，找到需要审批的单据，进行商品协议价格信息的核对

2、核对无误后，点击【单据审核】完成采购协议的财务审批；

如若核对过程中发现错误，点击【重新立项】，单据将自动被退回到“采购协议编辑”界面，商品行政部需要重复“采购协议”录入业务流程，对商品的相关信息进行再次修正并提交审核

2.2采购协议查询__新商品条码查询

当“采购协议审核”完成后，总部编码系统将自动生成对应的商品条码及编码，这时可以进“采购协议查询”菜单，进行采购协议单据的查询，同时可以看到新生成的商品条码及编码信息。

【采购协议查询】

点击【采购协议查询】，进入采购协议查询界面，点击下一张，或者单据查找、输入查询条件

找到历史的采购协议单据，可以看到系统自动生成的商品条码及编码信息，如下

第二章商品定收货