银行行政部岗位职责.docx

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银行行政部岗位职责

银行行政部岗位职责

行政部岗位职责

一、岗位名称：

行政主管

直接上级：

常务副总经理

直接下属：

行政事务秘书、储运员

工作职责：

公司日常行政事务及人力资源工作

A、行政工作部分

1、在常务副总经理的领导下，负责公司日常行政工作，并督促行政事务秘书完成各项本职工作；

2、落实各岗位责任制和工作标准，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作；

4、组织收集和了解各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作，掌握公司主要活动情况，为公司领导决策提供意见和建议，负责编写公司年度大事记；

5、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况；

6、负责监督、管理公司印章的使用；

7、参与公司发展规划和年度经营计划的编制的讨论；

8、负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用管理标准及管理制度的拟定和修改工作；

9、负责公司日常法务工作；

10、负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作；

11、负责召集公司全体员工大会，开展年度总结评比和表彰工作；

12、根据领导要求，作好公司来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络；

13、负责向直属领导提议下属人选，并对其工作进行考核评价；

B、人力资源工作部分

1、根据公司经营需要，向总经理提交年度人力资源规划报告；

2、根据业务需要，适时开展职务分析和职务设计工作，以提高公司整体效率；

3、根据规划报告和经营情况，做好公司招聘、选拔、储备人才的工作；

4、结合公司战略规划和实际业务需要作好员工培训工作；

5、建立并维护员工绩效考评体系；

6、建立并维护员工薪酬、福利体系；

7、根据公司的战略目标和实际经营情况，建设企业文化，做好员工激励工作；

8、根据国家相关法律法规，妥善处理各种劳动纠纷和改善劳动关系。

（二）管理责任：

1、负责召集本部门的有关工作会议；

2、定期将自已的各项工作以书面形式向总经理报告；

3、参加公司中层例会、总经理办公会、年度总结会及其有关的会议；

4、对其分管的工作全面负责。

二、岗位名称：

行政事务秘书

直接上级：

行政主管

直接下属：

无

工作职责：

配合行政主管做好日常行政工作。

1、负责前台话务、接待工作；

2、负责文件、报刊、杂志等的收发管理；

3、负责办公用品的登记、采购、发放管理；

4、负责公司图书、资料、合同等文档的管理；

5、负责制作及复印以公司名义对外发布的文档；

6、负责考勤统计工作；

7、负责协助新员工办理入职手续；

8、定期将自己的各项工作以书面形式向行政主管报告；

9、根据领导指示通知会议时间，准备会议材料并做好会议记录；

10、负责监督公共区域的卫生清洁工作（包括员工及清洁公司），保持办公环境整洁、优美；

11、负责与物业公司保持良好联系，及时处理公司日常物业事务。

12、做好公司临时分派的其它工作。

直接上级：

直接下属：

无

工作职责：

公司车辆驾驶、维护和商品储运

1、确保公司领导正常用车；

2、负责车辆的日常保养检查工作；

3、保证行驾车辆的安全，自觉遵守交通法规；

4、节约油耗，降低车辆维修保养成本；

5、有权拒绝车况不良或有故障的车辆指派；

6、精心维护车辆，做到车内良好整洁；

7、遵纪守法，准时出车，工作时间不擅自离开工作岗位；

8、工作积极主动，服从调度，协助做好有关工作；

9、负责公司到货的签领、检验、运送至仓库，并协助其它部门完善相关的表格文件；

10、负责公司货物的发送，并协助其它部门完善相关的表格文件；

11、做好公司临时分派的其它工作。

一、行政部职能：

1、负责集团行政管理工作并及时指导、监管各分/子公司日常行政管理工作；

2、负责集团行政管理制度的制定、完善和实施；并监督集团各部门、各分子公司、项目部制度执行工作，狠抓制度执行力；

3、负责集团公文管理工作：

集团内部文件、会议报告、领导讲话稿的起草、呈报、分发和归档,集团外来文件、信函的收发、呈报、跟踪处理和归档；

4、负责集团印章管理工作：

集团、各分子公司、项目部印章的刻制、领用、使用、保管、收回等工作的管理；

5、负责集团接待与集团内部活动的整体策划、前期准备、过程控制、协调、安排，包括车辆调度、服务人员安排、食宿安排、礼品准备等工作。

6、负责集团各类档案的汇总、归档及借阅管理，并指导和监督集团下属各分/子公司的档案管理工作；

7、负责集团、各分/子公司、项目部经营工作中重大、重要的信息管理，并进行分类收集、管理和跟进处理；

8、负责集团各类会议的归口管理，包括会前统筹规划安排，会中及时把握动态并跟进，会后健全记录，下发纪要，及时督办并反馈。

9、负责集团资质证照的归口管理，及时做好集团和各子公司证照申报、变更、年检等工作；负责指导和监督集团下属各分公司的营业登记、变更、年检、注销等工作；

10、负责集团及各子公司资质发展规划及具体申报落实，确保资质满足企业发展需要；

11、负责集团所有客户（包括战略客户）的建档、维护、服务、回访等管理工作。

12、负责集团与工商部门、行政主管部门、地方政府及单位等对外关系的维护与管理，并及时收集国家、地方政府、行业主管部门出台的相关政策文件，结合集团实际情况，提出应对方案和措施；

13、负责集团秘级文件、档案、信息等的保密工作。

14、负责集团、各子公司行政介绍信的管理和使用工作，并有效指导和监督各分公司行政介绍信的管理；

15、归口负责集团的后勤管理工作，确保集团行政后勤工作有序运行：

1）负责集团、各子公司办公用品采购、保管、使用和维护管理；2）负责集团员工工作服定制、发放、统一着装等管理工作；

3）负责集团办公区所有办公设施设备等的维修、保养；4）负责集团车辆和车队管理；5）负责集团男女员工宿舍、食堂管理；

6）负责集团、各子公司卫生检查、考核、评比工作；

7）负责集团、子公司办公区、男女宿舍、食堂的消防安全保卫工作；

16、负责集团形象宣传，树立规范、统一的集团形象：

17、负责集团文化建设，营造良好和谐的企业文化。

二、行政部岗位职责

（一）部门经理职责

1、全面负责集团行政（客服）部的工作，并及时指导、监督各分/子公司行政管理工作；

2、及时收集相关政策、行业信息和资料，结合集团实际情况，提出应对方案和措施，为领导决策提供参考意见和建议；

3、负责集团行政管理制度的修订和补充，并组织实施；狠抓集团制度执行力；

4、审核部门月度、季度或阶段性工作总结计划，负责起草集团年中、年终工作报告、领导讲话稿；

5、负责来访客户、领导等接待服务工作；

6、组织、协调集团年会、员工活动、市场类活动及各类会议；

7、严格控制办公经费的支出，做好其成本预算和控制；

8、主管集团食堂、员工宿舍、员工工作服等后勤保障的管理工作；

9、负责集团、各子公司卫生检查、考核、评比工作；

10、主管集团及各子公司资质申报工作，确保集团和各子公司资质能有效满足发展需要；

11、负责外联工作（包括与上级主管部门、工商税务、同行企业、客户单位等的联络、关系处理）；

12、负责集团企业文化建设工作；

13、负责本部门的内部管理：

1）进行员工工作分工、安排、检查和督促；2）审核和控制部门预算费用；

3）对部门员工进行绩效考核、业务指导和培训。

14、完成领导交办的其他工作。

（二）部门副经理职责

1、协助经理处理集团日常行政事务，经理不在岗时，主持本部门的日常管理工作；

2、组织制定本部门年度、月度、季度工作目标及工作计划，并组织实施；

3、负责集团会务组织工作，督办检查办公会议有关决议的落实；

4、负责行政公文管理工作，审核各类通知文件，并及时提醒相关领导进行批示、修改和审定；

5、负责集团、各分子公司、项目部印章的归口管理；定期或不定期对各分子公司、项目部印章保管、使用情况进行检查；

6、负责收集整理相关政策、行业信息和资料，撰写专题报告，为领导决策提供参考意见和建议；

7、负责指导、监督、检查集团及各子公司保密工作的执行情况；

8、协助经理做好部门员工思想教育工作，组织员工进行业务学习和培训；

9、负责集团、子公司办公区、男女宿舍、食堂的消防安全保卫工作；

10、负责集团所有客户的建档、维护、服务、回访等管理；

11、协助经理与外界有关部门、机构保持联络，维系关系；

12、负责集团车辆和车队管理；

13、完成领导交办的其他工作。

（三）行政主管职责

1、负责集团各类文件的起草、呈报、分发、归档管理,并及时做好外来文件的跟踪督办；

2、协助经理做好会务工作，拟定会议纪要并下发至相关部门；

3、负责集团、各子公司行政介绍信的管理和使用工作，并有效指导和监督各分公司行政介绍信的管理；

4、负责集团、各子公司办公用品采购、保管、使用和维护管理；

5、负责集团计算机、办公网络、电话交换机、投影仪、打印机、复印机、无线路由器等办公设施设备的日常维护和故障排除维护，以确保集团办公正常运行；

6、负责集团形象宣传，树立规范、统一的集团形象：

1）负责集团CIS系统的健全、优化和推广使用，并监督各分公司、项目部规范使用；2）负责集团网站建设和完善，及时发布集团新闻动态和重要信息；

3）负责与相关新闻媒体单位建立长期友好关系，适时正面宣传；4）负责集团内部报刊、杂志、情况简报的编辑、印发；5）负责集团大事记的编写。

6）负责相关平面设计工作；

5、全面负责集团的档案管理工作，并有效指导各分、子公司的档案管理工作；

7、负责集团OA管理系统的推广和建设工作；

8、完成领导交办的其它工作。

（四）资质主管职责

1、协助经理做好集团及各子公司资质规划、申报及管理；

2、负责集团及各子公司资质材料的准备、申报、审批等具体工作的落实；并随时向上级汇报工作进展情况；

3、负责集团及各子公司营业执照、组织代码证、资质证书、安全生产许可证等企业证照的申报、延期、复检工作的统筹管理、协调、安排；

4、及时收集、整理汇编与业务有关的行业政策文件、规定等，第一时间进行分析并提出相关建议和意见，及时呈报上级；

5、负责集团及各子公司所有人员证件的归档管理；

6、协助经理做好相关主管部门的关系协调、维护；

7、完成领导交办的其它工作。

（五）客户服务主管职责

1、负责建立健全客户资源库，及时录入客户的相关信息，并及时更新、呈报；

2、接待客户来访和接听来电,解答客户咨询,负责各类投诉、求助、咨询与收集客户意见和建议,并做好相应记录，负责各类投诉的跟进、处理;

3、负责紧急意外情况时,协助领导进行应急调度和危机攻关；

4、了解客户需求，为其他部门提供反馈信息，并监督相关部门及时跟进或改进；

5、负责不定期组织进行客户满意度调查，及时向领导反馈集团各部门和人员服务质量和效率、服务意识和态度等内容；

6、定期或不定期走访相关客户单位和人员，代表集团做好关系维护；

7、协助经理对集团相关人员进行商务礼仪培训，并检查评估培训效果；

8、完成领导交办的其他工作。

（六）行政文员职责

1、负责集团公文、函件、资料的打印工作，并分清轻重缓急，做到优质高效；

2、集团内部文件及外来文件的分发、传送、存档管理；

3、严格按照集团制度规定，做好集团员工考勤登记管理工作；

4、每月做好办公用品的申购、登记、发放及保管工作，并与财务部共同做好月底盘存；

5、负责做好集团及各子公司相关报刊、杂志等资料的订制、分发和管理；

6、根据集团制度规定及领导的安排，及时做好日常会议、接待及各项活动的前期准备工作；

7、及时有效做好集团内部文件和信息的上传下达，将集团各项政策文件及时通知到位；

8、完成领导交办的其他工作。

（七）档案管理员职责

1、认真学习，宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和